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# Workflows nach Terminbuchungen starten

## Was dieser Auslöser erledigt

Dieser Auslöser startet einen Workflow, wenn ein Kontakt einen Termin selbst über einen Buchungslink oder die Online-Terminbuchung vereinbart. Er eignet sich für eine Bestätigung, eine interne Vorbereitung oder Erinnerungen vor dem Termin.

Er reagiert nur auf normale Einzeltermine. Wiederkehrende Termine und Termine, die ein Teammitglied manuell für den Kontakt einträgt, lösen diesen Auslöser nicht aus.

## Voraussetzungen

* Du arbeitest in einem neuen oder bestehenden Workflow, den du bearbeiten kannst.
* Der Termin wird über einen Buchungslink oder die Online-Terminbuchung vereinbart.
* Der passende Kalender oder die Kalendergruppe ist im Standort vorhanden.
* Wenn Gäste in den Workflow aufgenommen werden sollen, müssen sie bereits beim Buchen am Termin hinterlegt sein.

## Auslöser einrichten

1. Öffne **Automatisierung > Workflows**.
2. Erstelle einen neuen Workflow über **Workflow erstellen > Von Grund auf starten** oder öffne einen vorhandenen Ablauf.
3. Klicke auf **Neuen Auslöser hinzufügen**.
4. Wähle den Auslöser **Termin gebucht**.
5. Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Erstgespräch online gebucht“.
6. Lege fest, wer in den Workflow aufgenommen wird.
7. Ergänze nur die Filter, die deinen Termin eindeutig beschreiben.
8. Speichere den Auslöser, füge die Folgeaktionen hinzu und veröffentliche nach einem Test.

## Wer wird in den Workflow aufgenommen?

Die Auswahl entscheidet, für welche Personen der Ablauf getrennt startet.

| Auswahl               | Was passiert?                                                                                                       | Geeignet, wenn ...                                                        |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| **Nur Kontakt**       | Der Workflow läuft nur für die buchende Person. Dies ist die Standardauswahl.                                       | nur diese Person eine Bestätigung oder Vorbereitung erhalten soll.        |
| **Kontakt und Gäste** | Der Workflow startet einmal für die buchende Person und zusätzlich einmal für jeden beim Buchen eingetragenen Gast. | alle Teilnehmenden dieselben Informationen oder Vorbereitungen benötigen. |
| **Nur Gäste**         | Der Workflow läuft nur für die beim Buchen eingetragenen Gäste.                                                     | die buchende Person bereits durch einen anderen Ablauf versorgt wird.     |

Gäste, die erst nach der Buchung ergänzt werden, nimmt dieser Auslöser nicht mehr auf. Prüfe deshalb bei Terminen mit mehreren Personen, ob alle Gäste bereits bei der Buchung eingetragen sind.

## Die Filter verständlich wählen

### Kontakt hat Tag

Der Filter **Kontakt hat Tag** beschränkt den Auslöser auf Kontakte mit einem bestimmten Kennzeichen.

Beispiel: Nur Kontakte mit dem Tag „Erstgespräch“ starten den Ablauf für die Vorbereitung. Prüfe, dass der Tag vor der Buchung am Kontakt vorhanden ist.

### In Kalender

Mit **In Kalender** wählst du einen konkreten Kalender. Der Workflow startet dann nur für Buchungen in diesem Kalender.

Das ist die beste Wahl, wenn ein Ablauf nur für einen klaren Terminart gedacht ist, zum Beispiel für Erstgespräche, während interne Termine oder andere Buchungsarten ausgeschlossen bleiben sollen.

### In Kalendergruppe

Mit **In Kalendergruppe** erfasst du mehrere zusammengehörige Kalender. Der Workflow startet bei einer Buchung in einem Kalender dieser Gruppe.

Verwende eine Kalendergruppe, wenn alle enthaltenen Termine denselben Ablauf brauchen. Wenn sich die Vorbereitung unterscheidet, nutze einzelne Kalender oder getrennte Workflows.

## Was nach der Buchung passiert

Nach einer passenden Buchung nimmt der Auslöser die gewählten Personen in den Workflow auf. Anschließend laufen die Schritte in der Reihenfolge, die du angelegt hast.

Sinnvolle Folgeaktionen sind zum Beispiel:

* eine Bestätigung mit den Termininformationen;
* eine interne Benachrichtigung an die zuständige Person;
* eine Aufgabe zur Vorbereitung;
* eine Erinnerung vor dem Termin;
* eine Checkliste für alle beim Buchen eingetragenen Teilnehmenden.

In der Originalansicht ist ein typischer Ablauf mit einer Wartezeit bis 24 Stunden vor dem Termin und danach einer E-Mail- sowie SMS-Erinnerung zu sehen. Ergänze solche Nachrichten nur für erlaubte Kommunikationswege und teste sie zuerst mit einem Testkontakt.

## Praxisbeispiel: Vorbereitung eines Erstgesprächs

Ein Kontakt bucht selbst einen Termin im Kalender **Erstgespräch**.

1. Erstelle den Auslöser **Termin gebucht**.
2. Wähle **Nur Kontakt**, weil nur die buchende Person eine Bestätigung erhalten soll.
3. Setze den Filter **In Kalender** auf **Erstgespräch**.
4. Ergänze eine interne Aufgabe „Gespräch vorbereiten“.
5. Füge eine Wartezeit bis 24 Stunden vor dem Termin ein und danach eine passende Erinnerung.
6. Buche einen Testtermin über denselben Buchungsweg.

Das Ergebnis: Der Ablauf startet nur bei einer selbst gebuchten Terminbuchung im richtigen Kalender. Interne oder manuell angelegte Termine starten ihn nicht.

## Ergebnis prüfen

1. Buche einen Testtermin über einen echten Buchungslink.
2. Kontrolliere die Ausführungshistorie: Der Workflow soll einmal für den Kontakt starten.
3. Prüfe Terminzeit, Kalender, Kontaktzuordnung und die angelegten Folgeaktionen.
4. Teste mit einem Termin aus einem anderen Kalender. Der Workflow darf bei einem Kalenderfilter nicht starten.
5. Teste bei Bedarf mit einem Gast. Prüfe, ob die gewählte Aufnahmeoption die richtige Anzahl an Durchläufen erzeugt.
6. Füge einen Gast erst nach der Buchung hinzu. Dieser Auslöser darf für ihn nicht nachträglich starten.
7. Lege einen Termin manuell an. Der Workflow darf dadurch nicht starten.

## Grenzen und typische Fehler

* **Manuell angelegter Termin:** Dieser Auslöser reagiert nur auf selbst gebuchte Termine.
* **Wiederkehrender Termin:** Wiederkehrende Termine werden nicht unterstützt. Verwende dafür einen passenden getrennten Auslöser.
* **Falsche Aufnahmeoption:** Bei „Kontakt und Gäste“ entsteht ein Durchlauf pro Person. Prüfe, ob Gäste dieselben Schritte wirklich erhalten sollen.
* **Gast zu spät hinzugefügt:** Nachträglich ergänzte Gäste werden nicht aufgenommen.
* **Zu breite Kalendergruppe:** Ein Ablauf kann für unerwünschte Terminarten starten. Begrenze ihn bei Bedarf auf einen einzelnen Kalender.
* **Erinnerung nicht getestet:** Buche einen Testtermin mit ausreichend kurzer Vorlaufzeit und kontrolliere Wartezeit, Nachricht und interne Aufgabe.