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# Zugangsdaten für Webhooks sicher verwalten

Speichere Zugangsdaten für Webhook-Schritte geschützt, wähle sie gezielt aus und vermeide, dass geheime Werte in Texten oder Tests sichtbar werden.

Ein Webhook ist ein Workflow-Schritt, der Daten an einen anderen Dienst sendet. Benötigt dieser Dienst einen geheimen Zugangswert, speicherst du ihn getrennt vom sichtbaren Workflow-Schritt.

Nach dem Speichern erscheint der Wert im Workflow nur noch als benannter, verdeckter Eintrag. So muss der geheime Wert weder im Schritttext noch in Kommentaren oder Testdaten stehen.

### Wann gespeicherte Zugangsdaten nötig sind

Viele externe Dienste prüfen, ob eine Anfrage von einem berechtigten System kommt. Dafür kann der Dienst eine dieser Anmeldearten verlangen:

| Anmeldeart          | Was sie vereinfacht bedeutet                             |
| ------------------- | -------------------------------------------------------- |
| **Basis-Anmeldung** | Zugang über zwei zusammengehörige Angaben.               |
| **Bearer-Token**    | Ein einzelner geheimer Zugangsbeleg.                     |
| **API-Schlüssel**   | Ein geheimer Schlüssel, den der externe Dienst erwartet. |

Welche Anmeldeart richtig ist, legt allein der externe Dienst fest. Übernimm sie genau nach dessen verbindlicher Anleitung. Eine öffentliche Zieladresse ohne Anmeldung benötigt keinen gespeicherten geheimen Wert.

> **Wichtig:** Ein Webhook kann Daten an einen externen Dienst übertragen. Prüfe vor dem Aktivieren, welche Daten übermittelt werden dürfen und ob die Zieladresse wirklich zum erwarteten Dienst gehört.

### Was nach dem Speichern passiert

Der geheime Wert wird im Standort geschützt gespeichert und in der Oberfläche verdeckt angezeigt. Du erkennst ihn anschließend über seinen Namen, nicht über den Wert selbst.

Das bringt zwei wichtige Folgen mit sich:

* Der Wert soll nicht zusätzlich in Schritt-Namen, Notizen, Nachrichten oder Testprotokollen stehen.
* Der gespeicherte Eintrag ist nur in dem Standort verfügbar, in dem du ihn angelegt hast.

Wähle deshalb Namen, die Dienst und Zweck klar erklären, zum Beispiel **Kundensystem – Kontakt anlegen**. Verwende keine echten geheimen Werte im Namen.

### Zugangsdaten Schritt für Schritt anlegen

1. Öffne **Automatisierung > Workflows**.
2. Öffne den gewünschten Workflow zunächst als Entwurf.
3. Füge an der passenden Stelle die Aktion **Eigener Webhook** hinzu.
4. Prüfe zuerst Zieladresse, Methode, Kopfzeilen und Dateninhalt.
5. Wähle die Anmeldeart, die der externe Dienst vorgibt.
6. Öffne die Auswahl für Zugangsdaten.
7. Wähle **Neuen Schlüssel erstellen**.
8. Gib einen eindeutigen Namen ein.
9. Füge den geheimen Wert ein.
10. Speichere den Eintrag.
11. Wähle den gespeicherten Namen für den Webhook-Schritt aus.
12. Speichere den Workflow noch nicht als endgültigen Ablauf, sondern führe zuerst einen sicheren Test aus.

Der Name ist nur eine Orientierung für dein Team. Der Wert selbst wird nach dem Speichern nicht im Klartext angezeigt.

### Sicher testen, bevor Daten echt übertragen werden

Teste einen neuen Webhook immer mit einem klar markierten Testkontakt oder mit Daten, die der externe Dienst als Test annimmt.

Ein sicherer Testablauf:

1. Prüfe Zieladresse und Anmeldeart gegen die Anleitung des externen Dienstes.
2. Lege einen Testkontakt an, dessen Name klar als Test erkennbar ist.
3. Starte nur für diesen Kontakt den Workflow.
4. Prüfe beim externen Dienst, ob die Anfrage angekommen ist.
5. Kontrolliere dort, ob die erwarteten Daten vollständig und richtig sind.
6. Prüfe, dass der geheime Wert weder in der Workflow-Ansicht noch in sichtbaren Testnotizen erscheint.
7. Aktiviere den Workflow erst danach für echte Kontakte.

Wenn der externe Dienst die Anfrage ablehnt, ändere nicht mehrere Einstellungen gleichzeitig. Prüfe nacheinander Anmeldeart, gespeicherten Eintrag, Zieladresse und Datenformat.

### Zugangsdaten ersetzen: vorher planen

Muss ein Zugangswert geändert werden, gehe sorgfältig vor:

1. Notiere, welche Workflows den Eintrag verwenden – ohne den geheimen Wert zu notieren.
2. Besorge den neuen Wert über den vorgesehenen Weg des externen Dienstes.
3. Aktualisiere den gespeicherten Zugangseintrag.
4. Führe sofort einen Test mit einem einzelnen Testkontakt aus.
5. Prüfe den erfolgreichen Empfang beim externen Dienst.
6. Kontrolliere alle betroffenen Workflow-Schritte.

Nach der vorliegenden Funktion wird ein bisheriger Wert beim Aktualisieren auf einen neuen Wert automatisch entfernt. Es gibt dann keinen alten Wert mehr, auf den der Workflow zurückfallen kann. Teste die Änderung deshalb direkt nach dem Speichern.

### Löschen und Zugriffsgrenzen

Das Löschen eines gespeicherten Eintrags ist bewusst eingeschränkt. Die Person, die ihn angelegt hat, und entsprechend berechtigte Personen im Standort können ihn verwalten oder löschen.

Bevor du einen Eintrag löschst:

1. Prüfe, ob noch ein Workflow ihn verwendet.
2. Prüfe, ob ein geplanter Test oder ein weiterer Workflow denselben Zweck nutzt.
3. Ersetze oder passe den betroffenen Workflow zuerst an.
4. Teste die Änderung.
5. Lösche den alten Eintrag erst, wenn keine Verwendung mehr besteht.

> **Achtung:** Der Löschdialog warnt, dass jeder Workflow, der diesen Eintrag noch verwendet, unmittelbar nicht mehr funktioniert. Bestätige das Löschen deshalb erst nach dem Austausch und einem erfolgreichen Test.

Fehlt dir die Löschmöglichkeit, versuche nicht, die Sicherheitsregel durch Kopieren des geheimen Werts in einen Workflow-Schritt zu umgehen. Kläre stattdessen die notwendige Berechtigung.

### Praxisbeispiel: Testkontakt an ein externes System senden

Nach einer qualifizierten Anfrage soll ein Workflow einige Kontaktdaten an ein externes System übergeben.

1. Das Team prüft beim externen Dienst, welche Anmeldeart und welche Zieladresse benötigt werden.
2. Im Workflow wird die Aktion **Eigener Webhook** nach der geprüften Bedingung eingefügt.
3. Das Team erstellt den Zugangseintrag **Kundensystem – Kontakt anlegen**.
4. Ein Testkontakt startet den Workflow.
5. Im externen System kontrolliert das Team, ob der Testkontakt und die erwarteten Felder korrekt angekommen sind.
6. Das Team prüft, dass der geheime Wert im Workflow nicht lesbar ist.
7. Erst dann wird der Workflow aktiviert.

So bleibt die technische Verbindung prüfbar, ohne geheime Zugangsdaten unnötig sichtbar zu machen.

### Vollständig testen – fünf Pflichtfälle

| Testfall                | Einrichtung                                                  | Erwartetes Ergebnis                                                                   |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Passende Anmeldeart** | Den Wert nach der Anleitung des externen Dienstes speichern. | Die Testanfrage wird angenommen.                                                      |
| **Falscher Wert**       | Einen bewusst ungültigen Testwert verwenden.                 | Der externe Dienst lehnt die Anfrage ab; der Workflow zeigt den Wert nicht offen an.  |
| **Sichtbarkeit**        | Gespeicherten Eintrag im Workflow auswählen.                 | Nur der Name ist sichtbar, nicht der geheime Wert.                                    |
| **Neuer Wert**          | Zugangseintrag mit einem neuen Wert aktualisieren.           | Der Test funktioniert direkt danach; der frühere Wert steht nicht mehr zur Verfügung. |
| **Falscher Standort**   | Den Eintrag in einem anderen Standort suchen.                | Er steht dort nicht zur Auswahl.                                                      |

### Typische Fehler und die passende Lösung

| Beobachtung                                      | Wahrscheinliche Ursache                                             | Sichere Lösung                                                                               |
| ------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Der externe Dienst lehnt die Anfrage ab.         | Anmeldeart, Wert oder Zieladresse stimmen nicht.                    | Vorgabe des externen Dienstes Punkt für Punkt prüfen und mit einem Testkontakt wiederholen.  |
| Ein geheimer Wert ist im Workflow-Text sichtbar. | Der Wert wurde direkt eingetragen statt gespeichert.                | Sichtbaren Wert entfernen, gespeicherten Eintrag anlegen und erneut testen.                  |
| Der falsche Zugang wird verwendet.               | Der Name des Eintrags ist nicht eindeutig.                          | Nach Dienst und Zweck benennen; danach jeden Webhook-Schritt einzeln prüfen.                 |
| Nach einer Änderung funktioniert nichts mehr.    | Der bisherige Wert wurde durch den neuen Wert ersetzt.              | Neuen Wert sofort mit einem Testkontakt prüfen und erst dann weitere Workflows aktiv nutzen. |
| Ein Eintrag lässt sich nicht löschen.            | Die nötige Berechtigung fehlt oder der Eintrag wird noch verwendet. | Verwendungen prüfen und die zuständige berechtigte Person einbeziehen.                       |

Wenn geheime Werte getrennt gespeichert, eindeutig benannt und mit einem Testkontakt geprüft werden, bleibt ein Webhook-Workflow verständlich und deutlich sicherer zu warten.