> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben.md). # Buchungen und Aufgaben Diese Übersicht hilft dir, aus einer Anfrage einen gut vorbereiteten Termin und daraus einen klaren nächsten Schritt im Team zu machen. Sie zeigt dir, welche Detailanleitung zu deinem Ziel passt und in welcher Reihenfolge du einen Ablauf sicher einrichtest. Ein Buchungskalender stellt freie Zeiten bereit. Die Buchungsübersicht hilft dir anschließend bei der täglichen Arbeit mit vorhandenen Terminen. Aufgaben halten fest, was eine Person vor oder nach einem Termin erledigen soll. Die drei Bereiche ergänzen sich, haben aber unterschiedliche Zwecke. ## Wähle den passenden Ausgangspunkt | Dein Ziel | Starte hier | Danach prüfen | | -------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------ | | Neue Termine über einen Link ermöglichen | [Buchungskalender für Termine einrichten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/buchungskalender-fur-termine-einrichten) | Sind Dauer, verfügbare Zeiten und Regeln für dein Angebot passend? | | Einen Termin direkt bei einem Kontakt eintragen | [Termine manuell für Kontakte eintragen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/termine-manuell-fur-kontakte-eintragen) | Ist der Termin beim richtigen Kontakt und Kalender gespeichert? | | Fehlende oder unerwartete freie Zeiten untersuchen | [Fehlende Terminzeiten im Buchungskalender prüfen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/fehlende-terminzeiten-im-buchungskalender-prufen) | Ist die Ursache klar, bevor du Regeln veränderst? | | Vorhandene Termine im Alltag bearbeiten | [Buchungen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungen) | Zeigt deine Liste nur die Termine, die du gerade bearbeiten musst? | | Eine Nachbereitung klar zuordnen | [Aufgaben anlegen und zuverlässig nachverfolgen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben/aufgaben-anlegen-und-zuverlassig-nachverfolgen) | Sind Handlung, verantwortliche Person und Frist eindeutig? | | Regelmäßige Kontrollen planen | [Wiederkehrende Aufgaben einrichten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben/wiederkehrende-aufgaben-einrichten) | Ist klar, wann die nächste Aufgabe entsteht und wer sie übernimmt? | ## Die Bereiche voneinander unterscheiden ### Buchungskalender: freie Zeiten anbieten Nutze einen Buchungskalender, wenn andere Personen einen Termin innerhalb deiner vorbereiteten Regeln auswählen sollen. Der Kalender bildet ein klares Angebot ab, zum Beispiel ein Erstgespräch, eine Beratung oder eine interne Abstimmung. Vor dem Teilen eines Buchungslinks prüfst du insbesondere: * welche Dauer ein Termin haben soll, * wann Termine grundsätzlich möglich sind, * wer für den Termin zuständig ist, * welche Vorlauf- und Pufferzeiten gelten, * ob ein Formular vor der Buchung benötigt wird. Eine Änderung an diesen Regeln kann sichtbare freie Zeiten sofort verändern. Prüfe die Buchungsansicht daher immer auch aus Sicht einer buchenden Person. ### Buchungen: Termine im Blick behalten Im Bereich **Buchungen** arbeitest du mit bereits vorhandenen Terminen. Dort ordnest du Termine nach dem, was heute oder in den nächsten Tagen erledigt werden muss. Eine übersichtliche Liste verhindert, dass ein Teammitglied mit einer unpassenden oder zu großen Auswahl arbeitet. Verwende für die tägliche Arbeit eine klare Frage als Filterziel, etwa: * Welche Termine stehen heute an? * Welche Termine brauchen Vorbereitung? * Welche Termine müssen verschoben oder nachbereitet werden? * Welche Termine gehören zu einer bestimmten Person oder einem bestimmten Angebot? Öffne bei einer Änderung zuerst den konkreten Termin. So vermeidest du, dass ein Filter oder eine Liste versehentlich den falschen Vorgang betrifft. ### Aufgaben: den nächsten Schritt verbindlich machen Eine Aufgabe ist keine zweite Terminbuchung. Sie beschreibt, was nach oder vor einem Termin konkret erledigt werden muss. Gute Aufgaben enthalten: * eine eindeutige Handlung, * eine verantwortliche Person, * eine Frist, * bei Bedarf den Bezug zum Kontakt oder Termin. Beispiel: Statt „Nachfassen“ legst du „Rufe Maria bis Donnerstag an und kläre die offenen Unterlagen“ an. Dadurch ist für das Team klar, was getan werden soll und wer den Schritt übernimmt. ## Ein sicherer Ablauf vom Buchungslink bis zur Nachbereitung 1. **Angebot festlegen.** Definiere, welchen Termin eine Person buchen soll und wer ihn übernimmt. 2. **Kalender einrichten.** Stelle Dauer, Zeiten und Regeln im passenden Buchungskalender ein. 3. **Buchungsansicht testen.** Öffne den Link in einem privaten Browserfenster und kontrolliere sichtbare Tage, Zeiten und Texte. 4. **Testtermin erstellen.** Nutze einen klar gekennzeichneten internen Testtermin, bevor du den Link extern weitergibst. 5. **Termin in der Arbeitsliste prüfen.** Kontrolliere, ob der Testtermin im richtigen Kalender und zur erwarteten Zeit erscheint. 6. **Nachbereitung als Aufgabe festhalten.** Lege eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist an, wenn nach dem Termin noch etwas zu tun ist. 7. **Ergebnis kontrollieren.** Prüfe nach dem Abschluss, ob Termin und Aufgabe den tatsächlichen Stand widerspiegeln. > **Wichtig:** Änderungen an Kalendern und Terminlisten können echte Buchungen betreffen. Teste neue Regeln zuerst mit einem abgestimmten Testtermin und dokumentiere, was du geprüft hast. ## Typische Situationen und der richtige nächste Schritt ### Es werden keine passenden freien Zeiten angezeigt Verändere nicht mehrere Kalenderregeln gleichzeitig. Prüfe zuerst die Anleitung zu fehlenden Terminzeiten. Dort gehst du Ursache für Ursache durch. Nach jeder einzelnen Änderung öffnest du die Buchungsansicht erneut und kontrollierst das Ergebnis. ### Ein Termin fehlt in der Arbeitsliste Kontrolliere zunächst Zeitraum, Kalender und gesetzte Filter. Öffne danach den Termin direkt und vergleiche seine Angaben mit der Liste. So findest du heraus, ob wirklich ein Termin fehlt oder nur deine Ansicht zu eng gefiltert ist. ### Ein Termin muss verschoben werden Nutze den vorgesehenen Änderungs- oder Umbuchungsablauf. Lege keinen neuen Termin an, solange der bestehende Termin noch die gleiche Vereinbarung abbildet. So bleiben Zusammenhang und Nachbereitung nachvollziehbar. ### Die Nachbereitung bleibt liegen Erstelle unmittelbar nach dem Termin eine konkrete Aufgabe. Eine Notiz ohne Frist oder verantwortliche Person wird im Alltag leicht übersehen. Prüfe am Tagesende die offenen Aufgaben für den nächsten Arbeitstag. ### Ein verbundener Kalender zeigt andere Informationen Behandle die Verbindung als eigenen Prüfpunkt. Kontrolliere die Einstellungen und das Ergebnis auf beiden Seiten, bevor du die interne Terminansicht als Fehlerquelle annimmst. Bei Bedarf hilft die jeweilige Anleitung zur Kalenderverbindung oder zur Fehlersuche weiter. ## Praxisbeispiel Ein Beratungsteam bietet werktags Erstgespräche an. Zuerst richtet die verantwortliche Person einen Buchungskalender mit passenden Zeiten und Regeln ein. Anschließend erstellt das Team einen internen Testtermin und prüft, ob er in der Buchungsübersicht erscheint. Am Morgen öffnet das Team eine Liste mit den Gesprächen des Tages. Für Gespräche mit besonderer Vorbereitung legt es Aufgaben an, zum Beispiel „Unterlagen prüfen“ oder „Angebot nach dem Gespräch senden“. Jede Aufgabe erhält eine verantwortliche Person und eine Frist. Muss ein Gespräch verschoben werden, bearbeitet das Team den bestehenden Termin statt eine neue Buchung zu erzeugen. Nach dem Gespräch kontrolliert es das Ergebnis und lässt nur wirklich offene Aufgaben stehen. So bleiben Terminvergabe, Tagesplanung und Nachbereitung klar getrennt und trotzdem gut verbunden. ## Nächster Schritt Wähle in der Tabelle den Link, der deinem unmittelbaren Ziel entspricht. Wenn du einen neuen Buchungsablauf aufbaust, beginne mit [Buchungskalender für Termine einrichten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/buchungskalender-fur-termine-einrichten).