> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben/aufgaben-anlegen-und-zuverlassig-nachverfolgen.md). # Aufgaben anlegen und zuverlässig nachverfolgen ## Kurz erklärt Aufgaben halten eine konkrete interne Aktion fest: wer etwas bis wann erledigt. Sie können einem Kontakt zugeordnet sein, aber auch ohne Kontakt entstehen, etwa für interne Arbeit. In der Aufgabenliste kannst du Aufgaben gezielt finden, bearbeiten und mehrere Einträge zusammen erledigen oder löschen. ## Aufgaben in Bereichen, Ordnern und Listen organisieren Mit einer klaren Aufgabenstruktur findet jedes Team seine Arbeit schneller wieder. Sie trennt zum Beispiel laufende Kundenprojekte, interne Abläufe und wiederkehrende Routinen, ohne dass einzelne Aufgaben in einer langen Sammelliste untergehen. Die Struktur hat vier Ebenen: * Ein **Bereich** ist die oberste Klammer für einen größeren Arbeitsbereich, zum Beispiel „Kundeneinrichtung“ oder „Interne Abläufe“. * Ein **Ordner** ist optional. Er bündelt mehrere Listen innerhalb eines Bereichs, etwa pro Projekt oder Quartal. * Eine **Liste** ist der konkrete Arbeitsort. Dort liegen die Aufgaben und dort öffnest du Board- oder Listenansicht. * Eine **Aufgabe** gehört immer zu genau einer Heimatliste. Unteraufgaben gliedern nur diese Aufgabe weiter, sie sind keine eigene Liste. > **Merke:** Bereiche können Listen direkt enthalten oder zuerst Ordner. Ordner enthalten Listen, aber keine Aufgaben direkt und keine weiteren Ordner. ## Die Struktur links lesen und sicher auswählen Öffne den Aufgabenbereich. Links siehst du die Bereiche, ihre Ordner und die darin enthaltenen Listen als Baum. Ein kleiner Pfeil klappt einen Bereich oder Ordner auf und zu. Klicke auf eine **Liste**, um ihre Aufgaben in der Hauptfläche zu sehen. Wähle die Liste vor dem Anlegen einer Aufgabe bewusst aus. So landet die Aufgabe sofort beim passenden Ablauf. Eine Karte im Board zeigt anschließend neben ihrem Status auch an, wenn sie Unteraufgaben besitzt. ## Einen neuen Bereich anlegen Lege einen neuen Bereich nur an, wenn es einen eigenständigen Arbeitszusammenhang gibt. Für einzelne Projekte innerhalb desselben Ablaufs reicht meist ein Ordner oder eine Liste. 1. Klicke neben **Bereiche** auf das Pluszeichen. 2. Vergib einen kurzen, eindeutigen Namen. Das Eingabefeld erlaubt bis zu 100 Zeichen. Wähle bei Bedarf eine Farbe, damit der Bereich in der linken Navigation schneller zu erkennen ist. 3. Prüfe die Sichtbarkeit. Bei einem privaten Bereich wählst du die Mitglieder aus, die ihn sehen dürfen. Soll der Bereich für alle sichtbar sein, ändere die Sichtbarkeit entsprechend. 4. Du kannst die vorhandenen Status aus einem bestehenden Bereich übernehmen. Das spart Zeit, wenn der Arbeitsablauf gleich aufgebaut ist. 5. Erstelle den Bereich und richte darin anschließend Listen oder Ordner ein. Öffne über das Dreipunkt-Menü eines Bereichs bei Bedarf **Umbenennen**, **Einstellungen**, **Liste erstellen**, **Ordner erstellen**, **Eigene Felder** oder **Statusoptionen**. Einstellungen und Status gelten auf Bereichsebene; richte sie deshalb so ein, dass sie zu allen enthaltenen Listen passen. ## Ordner und Listen gezielt anlegen Ein Ordner lohnt sich, wenn ein Bereich mehrere klar getrennte Teilprojekte enthält. Lege zum Beispiel im Bereich „Kundeneinrichtung“ für jedes größere Vorhaben einen Ordner an. Darin erhalten die einzelnen Arbeitsschritte eigene Listen. So gehst du vor: 1. Öffne beim passenden Bereich das Pluszeichen oder das Dreipunkt-Menü und wähle **Ordner erstellen**. 2. Gib einen Namen mit bis zu 100 Zeichen ein. Im Dialog gibt es außerdem einen Schalter für die Sichtbarkeit. Aktiviere die Einstellung „für alle sichtbar“ nur, wenn alle Personen die Inhalte sehen sollen. 3. Erstelle anschließend über den Bereich oder den gewünschten Ordner eine **Liste**. 4. Gib auch der Liste einen eindeutigen Namen; dafür stehen ebenfalls bis zu 100 Zeichen zur Verfügung. Prüfe die Sichtbarkeit vor dem Erstellen erneut. 5. Öffne die neue Liste. Erst dort legst du Aufgaben an oder siehst bereits vorhandene Karten. Wenn du keine zusätzliche Gruppierung brauchst, erstellst du die Liste direkt im Bereich. Das hält eine kleine Struktur übersichtlich. ## Praxisbeispiel: eine Kundeneinrichtung vorbereiten Ein Team arbeitet an einer neuen Kundeneinrichtung. Es legt den privaten Bereich **Kundeneinrichtung** an und gibt ihn nur den beteiligten Personen frei. Im Bereich entsteht der Ordner **Kunde Nord**, mit den Listen **Vorbereitung**, **Umsetzung** und **Abschlussprüfung**. In der Liste **Vorbereitung** erstellt das Team Aufgaben wie „Zugangsdaten prüfen“ und „Starttermin abstimmen“. Während der Umsetzung öffnen Mitarbeitende genau diese Liste und sehen nur die passenden Aufgaben. Sobald der Ablauf fertig ist, bleibt die Struktur nachvollziehbar, ohne andere Projekte zu vermischen. ## Änderungen und Löschen sicher handhaben Über die Dreipunkt-Menüs kannst du Bereiche, Ordner und Listen umbenennen oder verwalten. Prüfe vor dem Löschen immer die ausgewählte Ebene: Wenn du einen ganzen Bereich löschst, werden auch seine Ordner, Listen und Aufgaben entfernt. Die Löschbestätigung weist darauf hin, dass gelöschte Inhalte innerhalb von zwei Monaten wiederhergestellt werden können. Nutze das Löschen deshalb nur für tatsächlich nicht mehr benötigte Strukturen. Für laufende Arbeit ist Umbenennen oder eine klare Ablagestruktur meist sicherer. ## Ergebnis prüfen Lege zum Test einen kleinen Bereich mit einer Liste an und öffne diese Liste anschließend. Prüfe: 1. Erscheint der Bereich links unter **Bereiche**? 2. Lässt sich die Liste aufklappen und öffnen? 3. Ist die Sichtbarkeit so eingestellt, wie du sie brauchst? 4. Landet eine Testaufgabe in der gewählten Liste und erscheint sie im Board oder in der Listenansicht? So erkennst du früh, ob die Struktur für den Alltag verständlich ist, bevor du viele Aufgaben darin anlegst. ## Eine Aufgabe im Board anlegen Es gibt zwei sichere Wege. Beide erstellen dieselbe Art von Aufgabe – der Unterschied ist nur der Startpunkt. | Startpunkt | Wann er sinnvoll ist | Ergebnis | | --------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | **Aufgabe hinzufügen** in der Leiste über dem Board | Du weißt noch nicht, in welchem Status die Aufgabe starten soll. | Du ergänzt die Angaben im Eingabebereich und speicherst. | | **+ Aufgabe hinzufügen** am Ende einer Statusspalte | Du kennst den passenden Startstatus bereits. | Die neue Aufgabe wird direkt dieser Spalte und damit diesem Status zugeordnet. | ### Schnell eine Aufgabe erfassen 1. Öffne die passende Liste. 2. Wähle **Aufgabe hinzufügen** oder **+ Aufgabe hinzufügen** in der gewünschten Statusspalte. 3. Gib einen eindeutigen, handlungsorientierten Namen ein, zum Beispiel „Entwurf für die Terminbestätigung prüfen“. 4. Wähle bei Bedarf direkt die zuständige Person, ein Datum und eine Priorität. 5. Speichere. Die Aufgabe erscheint als Karte im Board. Beim schnellen Erfassen sind Name, Zuständigkeit, Datum und Priorität sofort sichtbar. Die weiteren Details ergänzt du anschließend durch Öffnen der Karte. > **Minimal erforderlich ist der Name.** Eine Aufgabe ohne zuständige Person oder Termin ist zwar möglich, aber im Team leicht zu übersehen. Ergänze diese beiden Angaben deshalb möglichst direkt. ## Eine Aufgabe vollständig ausfüllen Öffnest du eine Aufgabenkarte, erscheint sie je nach gewählter Darstellung als Seitenbereich oder als eigenes Fenster. Die zuletzt verwendete Ansicht wird gespeichert. Oben zeigt dir ein Pfad, zu welchem Bereich und zu welcher Liste die Aufgabe gehört. | Angabe | Bedeutung und praktische Nutzung | | ---------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aufgabenname** | Beschreibt das gewünschte Ergebnis. Er lässt sich direkt ändern. | | **Status** | Zeigt den aktuellen Arbeitsschritt. Die verfügbaren Status werden für den Bereich eingerichtet; sie können deshalb je Bereich unterschiedlich sein. | | **Zuständige Person** | Eine Aufgabe hat genau eine verantwortliche Person. Teile größere Arbeit mit Unteraufgaben auf, statt mehrere Personen in dieselbe Zuständigkeit zu schreiben. | | **Daten** | Du kannst ein einzelnes Datum oder einen Zeitraum mit Start- und Fälligkeitsdatum wählen. Die angezeigte Zeitzone hilft bei teamübergreifender Planung. | | **Priorität** | Optional: keine Priorität, niedrig, normal, hoch oder dringend. Nutze „dringend“ sparsam, damit es seine Wirkung behält. | | **Beschreibung** | Hier hältst du Kontext, erwartetes Ergebnis, Links und Prüfschritte fest. Die Bearbeitungsleiste unterstützt Formatierung, Rückgängig/Wiederholen und Bilder. | | **Alle Felder** | Enthält die für den jeweiligen Bereich eingerichteten eigenen Felder. Ein Strich bedeutet: Dieses Feld hat noch keinen Wert. | | **Verknüpfte Objekte** | Verbindet die Aufgabe mit passenden Kontakten, Chancen, Unternehmen oder anderen vorhandenen Datensätzen. | | **Unteraufgaben** | Zeigt kleinere Arbeitsschritte unter der Hauptaufgabe. | | **Kommentare** | Hält Rückfragen und Absprachen direkt bei der Aufgabe fest. | So gehst du vor: 1. Öffne die Karte. 2. Prüfe zuerst den **Status**: Er muss dem tatsächlichen Stand entsprechen. 3. Wähle die eine zuständige Person. 4. Lege ein Fälligkeitsdatum fest; bei Arbeit über mehrere Tage wählst du einen Zeitraum. 5. Setze nur dann eine hohe Priorität, wenn die Aufgabe wirklich vor anderen Arbeiten behandelt werden muss. 6. Beschreibe konkret, was fertig sein soll und wie das Ergebnis geprüft wird. 7. Ergänze bei Bedarf eigene Felder und verknüpfte Datensätze. 8. Speichere mit **Speichern**. Mit **Abbrechen** verwirfst du die noch nicht gespeicherten Änderungen. ### Praxisbeispiel: Vorbereitung für ein Beratungsgespräch Eine Person soll Unterlagen für ein Beratungsgespräch vorbereiten. 1. Du öffnest die Liste **Beratung vorbereiten** und wählst in der Spalte „Zu erledigen“ **+ Aufgabe hinzufügen**. 2. Du nennst die Aufgabe „Unterlagen für Gespräch mit Frau Meier prüfen“. 3. Du weist die Aufgabe der zuständigen Person zu, setzt den Vortag als Fälligkeitsdatum und wählst „hoch“ als Priorität. 4. In die Beschreibung schreibst du die drei benötigten Unterlagen und ergänzt den verknüpften Kontakt. 5. Du speicherst und prüfst, ob die Karte in der richtigen Spalte erscheint. 6. Nach dem Prüfen verschiebst du den Status auf den nächsten passenden Schritt oder markierst die Aufgabe als abgeschlossen. So kann jede Person sofort sehen, was zu tun ist, wer verantwortlich ist und woran ein fertiges Ergebnis erkennbar ist. ## Unteraufgaben für mehrere Arbeitsschritte verwenden Eine Unteraufgabe eignet sich, wenn eine größere Aufgabe aus klar trennbaren Schritten besteht oder verschiedene Personen einzelne Schritte übernehmen sollen. Die Hauptaufgabe bleibt dabei der gemeinsame Rahmen. 1. Öffne die Hauptaufgabe. 2. Scrolle zum Abschnitt **Unteraufgaben**. 3. Wähle **Aufgabe hinzufügen**. 4. Benenne den einzelnen Schritt und speichere ihn. 5. Ergänze bei Bedarf Zuständigkeit, Priorität und Fälligkeitsdatum direkt in der Unteraufgabenliste. 6. Wiederhole das für jeden weiteren Schritt. Die Aufgabenkarte zeigt anschließend die Anzahl der Unteraufgaben. Das macht auf dem Board sichtbar, welche Arbeit bereits aufgeteilt ist. Erledige Unteraufgaben trotzdem einzeln und kontrolliere vor dem Abschluss der Hauptaufgabe, ob kein offener Schritt übrig ist. ## Kommentare und einen direkten Aufgabenlink verwenden Nutze Kommentare für Abstimmungen, die genau zu dieser Arbeit gehören. Du findest den Kommentarbereich am Rand oder am unteren Ende der Aufgabenansicht. * Du kannst Personen erwähnen, auf bestehende Kommentare antworten und Bilder anhängen. * Bereits veröffentlichte Kommentare lassen sich bearbeiten oder löschen. * Halte im Kommentar kurz fest, was entschieden wurde oder was als Nächstes geprüft werden soll. Wenn du eine bestimmte Aufgabe schnell teilen möchtest, kopiere die Adresse aus der Browserzeile, während die Aufgabe geöffnet ist. Personen mit Zugriff auf den Bereich gelangen darüber direkt zu dieser Aufgabe. Teile keine vertraulichen Informationen in der Linkbezeichnung; der Link verweist auf die Aufgabe selbst. ## Aufgaben verschieben oder in mehreren Listen anzeigen Öffne die Aufgabe und wähle im Aktionsmenü die passende Listenaktion. Die beiden Möglichkeiten haben unterschiedliche Folgen: | Aktion | Was passiert | Wann verwenden | | -------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | **In Liste verschieben** | Die Aufgabe wechselt ihren einzigen Heimatort und verschwindet aus der ursprünglichen Liste. | Die Aufgabe gehört ab jetzt zu einem anderen Ablauf oder Team. | | **Zu weiterer Liste hinzufügen** | Dieselbe Aufgabe bleibt in ihrer Heimatliste und wird zusätzlich in einer anderen Liste angezeigt. Änderungen sind überall sofort dieselben. | Zwei Arbeitsgruppen sollen denselben Vorgang sehen, ohne doppelte Aufgaben zu pflegen. | ### Status beim Verschieben sorgfältig prüfen Verschiebst du eine Aufgabe in einen anderen Bereich, können dort andere Status vorhanden sein. Dann fragt die Oberfläche, welchem Status die Aufgabe am Ziel zugeordnet werden soll. Prüfe diese Auswahl bewusst: Sie bestimmt, in welcher Spalte die Aufgabe danach erscheint. Wird eine Aufgabe nur zusätzlich in einer anderen Liste angezeigt, behält sie dagegen die Statuslogik ihrer Heimatliste. Sie übernimmt nicht automatisch die Status der zusätzlichen Liste. Deshalb kann ein Wechsel in einen Status, der nur in der zusätzlichen Liste existiert, beim Speichern abgelehnt werden. **So löst du das richtig:** * Soll die Aufgabe dauerhaft dem anderen Ablauf folgen, verschiebe sie in dessen Liste und bestätige die passende Statuszuordnung. * Soll sie nur zusätzlich sichtbar sein, bearbeite ihren Status weiter nach der Heimatliste. * Lege keine Kopie an, nur um sie in zwei Listen zu sehen. Eine gemeinsame Aufgabe verhindert widersprüchliche Fortschrittsstände. ## Nach dem Speichern prüfen 1. Öffne die Aufgabenkarte erneut. 2. Kontrolliere Name, Status, zuständige Person, Datum und Priorität. 3. Prüfe bei Unteraufgaben, ob jede Teilaufgabe eine klare Zuständigkeit und einen Termin hat. 4. Öffne bei verknüpften Daten mindestens einen verbundenen Datensatz und prüfe, ob die Aufgabe dort sichtbar ist. 5. Wenn die Aufgabe in mehreren Listen angezeigt wird, ändere testweise einen ungefährlichen Eintrag und kontrolliere die Änderung in der zweiten Liste. 6. Prüfe beim Verschieben in einen anderen Bereich besonders den zugeordneten Status. So erkennst du früh, ob die Aufgabe am richtigen Ort liegt und ob der Fortschritt im Team eindeutig bleibt. ## Aufgaben im Board oder in der Liste überblicken Für dieselben Aufgaben gibt es zwei Ansichten: das **Board** und die **Listenansicht**. Du wechselst nur die Darstellung. Aufgaben, Zuständigkeiten, Termine und Status bleiben unverändert, und deine Auswahl verändert nicht die Ansicht anderer Personen. | Ansicht | Gut geeignet für | Was du siehst | | ----------------- | ---------------------------------------------------------- | ------------------ | | **Board** | Arbeitsschritte und Engpässe schnell erkennen | Karten in Spalten | | **Listenansicht** | Viele Aufgaben miteinander vergleichen oder gezielt prüfen | Zeilen und Spalten | > **Grenze:** In diesem Aufgabenbereich stehen nur Board und Listenansicht zur Verfügung. Eine Zeitachsen-, Kalender- oder Gantt-Ansicht ist hier nicht vorgesehen. ### Das Board: Arbeitsschritte sichtbar machen Im Board entspricht jede Spalte einem Status. Die Überschrift zeigt den Statusnamen und die Anzahl der Aufgaben darin. Auch eine leere Spalte bleibt sichtbar, damit du Arbeit dorthin verschieben kannst. Eine Aufgabenkarte zeigt den Namen, das Datum oder den Zeitraum und – falls vorhanden – die Anzahl der Unteraufgaben. Öffne die Karte, wenn du alle Details brauchst. So arbeitest du im Board: 1. Öffne die gewünschte Liste und wähle die Boardansicht. 2. Prüfe die Zahlen in den Spalten: Eine hohe Zahl kann auf einen Rückstau hinweisen. 3. Ziehe eine Karte in die nächste passende Spalte, sobald sich der Arbeitsstand ändert. 4. Nutze **+ Aufgabe hinzufügen** am Ende einer Spalte, wenn eine neue Aufgabe direkt in diesem Status beginnen soll. 5. Scrolle seitlich, wenn nicht alle Statusspalten gleichzeitig auf den Bildschirm passen. Das Verschieben einer Karte ändert ihren Status. Es ist keine Kopie und kein bloßer visueller Hinweis. ### Die Listenansicht: Details nebeneinander prüfen In der Listenansicht stehen dieselben Aufgaben als Zeilen. Sie ist besonders hilfreich, wenn du viele Aufgaben nach Zuständigkeit, Fälligkeit, Status oder Priorität vergleichen möchtest. Du kannst die sichtbaren Spalten: * hinzufügen oder entfernen; * in eine andere Reihenfolge ziehen; * breiter oder schmaler machen. Wähle nur Spalten, die du für die aktuelle Prüfung wirklich brauchst. Eine klare Ansicht ist schneller lesbar als eine breite Tabelle mit vielen leeren Angaben. ### Ansicht wechseln 1. Öffne die Liste. 2. Wähle im Ansichtsmenü **Listenansicht** oder **Boardansicht**. 3. Prüfe, ob die passenden Aufgaben angezeigt werden. 4. Wechsle jederzeit zurück, wenn du für den nächsten Schritt eine andere Perspektive brauchst. Beim Wechsel geht keine Aufgabe verloren. Filter und Gruppierung helfen dir anschließend, die Darstellung weiter auf deine Frage einzugrenzen. ## Aufgaben gruppieren, filtern und gesammelt bearbeiten ### Gruppierung passend zur Frage wählen Über **Gruppieren nach** teilst du dieselben Aufgaben unterschiedlich auf. Die Aufgaben werden nicht verändert. | Gruppierung | Gute Frage dazu | | --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | | **Status** | In welchem Arbeitsschritt steckt die Arbeit? | | **Zuständige Person** | Wer hat wie viele Aufgaben? | | **Statusgruppe** | Wie viel Arbeit ist noch offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen? | | **Priorität** | Was sollte zuerst bearbeitet werden? | | **Eigenes Feld** | Wie verteilen sich Aufgaben auf Kategorien, die ihr selbst eingerichtet habt? | Im Board ist die Gruppierung nach Status der Normalfall. Wechsle zur zuständigen Person, wenn du Auslastung besprechen möchtest; wechsle zur Priorität, wenn ihr die Woche planen wollt. ### Filter ohne Datenänderung einsetzen Filter beschränken nur, was du gerade siehst. Sie ändern keine Aufgabe. Standardmäßig stehen Filter für zuständige Person, Status und Fälligkeitsdatum bereit; weitere Kriterien öffnest du über **Filter**. 1. Wähle zunächst die Liste, die du prüfen willst. 2. Setze nur einen Filter, zum Beispiel „mir zugeordnet“ oder „heute fällig“. 3. Prüfe die Trefferzahl und die angezeigten Aufgaben. 4. Ergänze bei Bedarf weitere Kriterien oder einen untergeordneten Filter. 5. Übernimm die Auswahl. 6. Entferne einzelne Filter oder wähle **Alle löschen**, wenn du wieder den vollständigen Überblick brauchst. Wiederholst du dieselbe Filterkombination häufig, speichere sie als persönliche Aufgabenansicht, sofern diese Funktion in deinem Bereich sichtbar ist. So musst du die Kriterien nicht jeden Tag neu setzen. ### Sammelaktionen nur nach Kontrolle ausführen Mehrere Aufgaben wählst du in der **Listenansicht** über die Auswahlfelder aus. Für die ausgewählten Aufgaben stehen zwei Sammelaktionen zur Verfügung: | Aktion | Wirkung | Sichere Vorgehensweise | | ------------------------- | --------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | | **In Status verschieben** | Setzt alle ausgewählten Aufgaben in den gewählten Status. | Prüfe zuerst Titel und Anzahl der markierten Aufgaben. | | **Löschen** | Entfernt alle ausgewählten Aufgaben. | Wähle nur eindeutig entbehrliche Aufgaben und kontrolliere die Auswahl zweimal. | Nach einer Sammelaktion kannst du im Bereich **Sammelaktionen** den Fortschritt und das Ergebnis prüfen. Verwende Sammelaktionen nicht, um unterschiedliche Arbeit nur schnell „aufzuräumen“: Ein falscher Status erschwert dem Team die spätere Nachverfolgung. ### Praxisbeispiel: Wöchentliche Aufgabenrunde Du möchtest am Montag die anstehende Arbeit im Team sortieren. 1. Du öffnest die passende Liste in der Listenansicht. 2. Du filterst nach offenen Aufgaben mit Fälligkeit in dieser Woche. 3. Du gruppierst zuerst nach zuständiger Person und erkennst, dass eine Person deutlich mehr Aufgaben hat. 4. Du wechselst zur Boardansicht und gruppierst wieder nach Status. 5. Gemeinsam verschiebt ihr nur die Aufgaben weiter, deren Arbeitsschritt sich tatsächlich geändert hat. 6. Anschließend prüfst du im Bereich **Sammelaktionen**, ob keine versehentlich ausgewählte Aufgabe verändert wurde. Das Ergebnis ist ein realistischer Überblick: Das Team sieht sowohl die Auslastung als auch den tatsächlichen Fortschritt. ## Aufgabenstatus sinnvoll einrichten Ein Status beschreibt, in welchem Arbeitsschritt eine Aufgabe gerade ist. Jede Aufgabe hat genau einen Status. Im Board wird jeder Status als Spalte gezeigt; ziehst du eine Karte in eine andere Spalte, änderst du ihren Status. Die Status eines Bereichs liegen immer in genau einer dieser festen Gruppen: | Gruppe | Bedeutung | Beispiele für eigene Status | | ----------------------- | ------------------------------------------- | ---------------------------------------------- | | **Noch nicht begonnen** | An der Aufgabe wurde noch nicht gearbeitet. | Eingang, Bereit | | **In Bearbeitung** | Es fehlt noch Arbeit oder eine Prüfung. | In Arbeit, Wartet auf Rückmeldung, Zur Prüfung | | **Erledigt** | Es ist keine weitere Aktion nötig. | Abgeschlossen | Diese drei Gruppen kannst du nicht umbenennen, ergänzen oder entfernen. Innerhalb jeder Gruppe kannst du aber beliebig viele eigene Status anlegen. Ein Status „Zur Prüfung“ gehört zum Beispiel in **In Bearbeitung**, solange jemand noch handeln muss – nicht zu **Erledigt**. > **Wichtig:** Status gehören zum Bereich, nicht zu einer einzelnen Liste oder einem Ordner. Alle Listen eines Bereichs teilen sich dieselben Status. Brauchen zwei Abläufe wirklich unterschiedliche Schritte, lege sie in getrennten Bereichen an. ### Status ansehen oder ergänzen 1. Öffne **Aufgaben** und suche links den gewünschten Bereich. 2. Öffne beim Bereich das Aktionsmenü. 3. Wähle **Statusoptionen**. Dort siehst du die drei Gruppen, die vorhandenen Status und ihre Anzahl. 4. Überlege zuerst, ob der neue Schritt „noch nicht begonnen“, „in Bearbeitung“ oder „erledigt“ bedeutet. 5. Wähle in dieser Gruppe **Status hinzufügen**. 6. Gib einen kurzen, eindeutig verständlichen Namen ein. Im sichtbaren Eingabefeld sind bis zu 20 Zeichen vorgesehen. 7. Speichere. Der neue Status erscheint als zusätzliche Boardspalte in allen Listen dieses Bereichs. Du kannst einen Status umbenennen, seine Farbe festlegen und ihn innerhalb seiner Gruppe umsortieren. Die Sortierung verändert auch die Reihenfolge der Spalten im Board. Einen Status kannst du nicht löschen. ### Bestehende Aufgaben und Statusänderungen prüfen Das Anlegen eines neuen Status verschiebt keine vorhandene Aufgabe. Sie bleibt so lange im bisherigen Status, bis jemand sie bewusst ändert. Dafür gibt es zwei gleichwertige Wege: * Ziehe die Karte im Board in die passende Statusspalte. * Öffne die Aufgabe und ändere das Feld **Status** in der Detailansicht. Prüfe danach, ob die Karte in der erwarteten Spalte steht. Leere Spalten sind normal: Sie zeigen, dass der Status existiert und für die nächste Aufgabe bereitsteht. ### Ein übersichtliches Statussystem planen * Halte die Anzahl klein. Jede zusätzliche Bezeichnung wird zu einer weiteren Boardspalte. * Ergänze nur Schritte, bei denen sich die Arbeit tatsächlich verändert. * Vermeide fast gleiche Namen wie „In Prüfung“ und „Prüfung läuft“, wenn niemand den Unterschied klar erklären kann. * Entscheide die Status, bevor ein Team viele Aufgaben anlegt. Änderungen in einem vollen Board sind schwerer nachzuvollziehen. * Verwende den eigenen Wortschatz eures Teams. Ein klarer Status wie „Wartet auf Rückmeldung“ ist hilfreicher als ein ungenauer Sammelbegriff. **Praxisbeispiel:** Für die Vorbereitung von Kundenterminen nutzt ein Team die Schritte „Eingang“, „Unterlagen prüfen“, „Wartet auf Rückmeldung“ und „Abgeschlossen“. Die ersten drei liegen in den passenden offenen oder laufenden Gruppen; nur „Abgeschlossen“ liegt bei erledigten Aufgaben. So sieht das Team sofort, ob noch etwas zu tun ist. ## Voraussetzungen * Du hast Zugriff auf **Kontakte** und **Aufgaben**. * Du kennst Titel, Frist und – wenn nötig – die zuständige Person. * Für die Zuordnung zu eigenen Feldern müssen diese Felder bereits bei euch eingerichtet sein. ## Schritt für Schritt 1. Öffne im Hauptmenü **Kontakte** und anschließend **Aufgaben**. Oben in der Liste findest du Filter, Sortierung und Sammelaktionen. 2. Wähle **Aufgabe hinzufügen**. 3. Vergib einen kurzen, handlungsorientierten Titel, zum Beispiel „Rückruf nach Angebot“. 4. Ergänze bei Bedarf eine Beschreibung mit Kontext, Links oder Vorbereitungshinweisen. Die Beschreibung kann formatierten Text enthalten, zum Beispiel Hervorhebungen oder Webadressen. Sie darf bis zu 2.000 Zeichen enthalten. 5. Lege Datum und Uhrzeit der Fälligkeit fest. 6. Aktiviere bei Bedarf die Wiederholung, wenn die Aufgabe regelmäßig neu entstehen soll. 7. Ordne die Aufgabe einem Kontakt zu, wenn sie zu einer konkreten Person gehört. Ohne diese Zuordnung bleibt sie eine eigenständige interne Aufgabe. 8. Weise sie einer zuständigen Person zu, wenn die Verantwortung klar sein soll. 9. Speichere die Aufgabe. Für mehrere neue Aufgaben hintereinander kannst du **Speichern und weitere Aufgabe anlegen** wählen. 10. Um einen bestehenden Eintrag zu ändern, öffne den Titel oder wähle das Bearbeiten-Symbol in der Aktionsspalte. 11. Für mehrere Einträge markierst du die gewünschten Aufgaben in der Liste. Danach kannst du sie gemeinsam als erledigt markieren oder löschen. ## Ergebnis prüfen Die Aufgabe erscheint in der Aufgabenliste mit Titel, Fälligkeit und Zuständigkeit. Bei einer kontaktbezogenen Aufgabe ist der Kontakt korrekt verknüpft. Eine Aufgabe ohne Kontakt lässt sich als eigenständiger Eintrag über die Filter wiederfinden. ## Häufige Fehler ### Kein klarer Titel „Nachfassen“ reicht nicht. Schreibe, was konkret zu tun ist und worauf sich die Aufgabe bezieht. ### Fälligkeit fehlt Ohne Frist ist eine Aufgabe schwer priorisierbar. Setze ein realistisches Datum und bei zeitkritischen Aufgaben eine Uhrzeit. ### Aufgabe ohne Verantwortung Wenn niemand zugeordnet ist, muss das Team die Zuständigkeit erst klären. Weise die Aufgabe direkt zu. ### Eigenständige Aufgaben nicht auffindbar Wenn eine automatisierte Aufgabe ohne Kontakt entsteht, wird sie nicht bei einem Kontakt angezeigt. Filtere in der Aufgabenliste nach Aufgaben ohne Kontakt und grenze bei Bedarf zusätzlich nach Zuständigkeit oder Frist ein. ## Gut zu wissen * Über **Erweiterte Filter** kannst du nach Zuständigkeit, Status (alle, heute fällig, überfällig oder anstehend), Fälligkeit und – falls vorhanden – eigenen Feldern filtern. * Die Sortierung ist nach Fälligkeit, Titel, Erstellungszeit und Änderungszeit möglich. * Gelöschte Aufgaben können bis zu zwei Monate wiederherstellbar sein. * Erinnerungen oder interne Benachrichtigungen für automatisiert angelegte Aufgaben werden nicht automatisch verschickt. Richte sie in der betreffenden Automatisierung ausdrücklich ein. ## Eine Aufgabe mit mehreren Datensätzen verknüpfen Eine Aufgabe kann gleichzeitig mit Kontakten, Chancen, Unternehmen und eigenen Datenobjekten verbunden werden. So bleibt dieselbe Arbeit an allen passenden Stellen sichtbar, ohne dass du mehrere identische Aufgaben anlegen musst. 1. Öffne die Aufgabenliste oder einen Kontakt, eine Chance, ein Unternehmen oder ein eigenes Datenobjekt. 2. Wähle **Aufgabe hinzufügen**. 3. Prüfe im Feld **Zuordnen zu** die bereits vorgeschlagenen Datensätze. 4. Ergänze über **Zuordnung hinzufügen** weitere passende Datensätze. 5. Vervollständige Titel, Zuständigkeit und Fälligkeit und speichere die Aufgabe. 6. Öffne die Aufgabe später erneut, wenn du die Zuordnungen anpassen möchtest. Pro Datentyp lassen sich bis zu zehn Datensätze mit einer Aufgabe verbinden. Eine wiederkehrende Aufgabe übernimmt diese Zuordnungen bei ihren neuen Durchläufen. ### Vorgeschlagene Zuordnungen verstehen * Aus einem **Kontakt** heraus wird der Kontakt und, falls vorhanden, sein primäres Unternehmen vorausgewählt. * Aus einer **Chance** heraus werden die Chance, ihr primärer Kontakt und dessen primäres Unternehmen vorausgewählt. * Aus einem **Unternehmen** heraus wird dieses Unternehmen vorausgewählt. * In der allgemeinen Aufgabenliste beginnt eine neue Aufgabe ohne Zuordnung. Passe die Vorauswahl bewusst an. Eine Zuordnung ist keine Datenkopie: Die eine Aufgabe erscheint an allen verknüpften Stellen, bleibt aber derselbe Vorgang. ### Verknüpfungen gezielt ergänzen oder entfernen Öffne eine bestehende Aufgabe über das Bearbeiten-Symbol. Im Bereich **Verknüpfte Objekte** kannst du weitere Kontakte, Chancen, Unternehmen oder bei euch eingerichtete eigene Datenobjekte ergänzen. Eine nicht mehr passende Verknüpfung entfernst du direkt am jeweiligen Eintrag und speicherst die Aufgabe erneut. Öffne anschließend einen der verknüpften Datensätze und prüfe dort den Aufgabenbereich. In der Aufgabenliste kannst du außerdem die Anzeige der verknüpften Objekte öffnen, um alle Bezüge derselben Aufgabe auf einen Blick zu sehen. Ein Datensatzname führt direkt zu seinem jeweiligen Eintrag. ### Aufgabenliste nach Zusammenhang filtern Nutze **Erweiterte Filter**, wenn du nicht nur nach Frist oder Zuständigkeit suchen möchtest: 1. Wähle als Filter eine Art verknüpfter Daten, zum Beispiel Kontakt, Chance, Unternehmen oder ein eigenes Datenobjekt. 2. Wähle den konkreten Datensatz oder mehrere passende Datensätze aus. 3. Ergänze bei Bedarf Status und zuständige Person. 4. Verbinde die Filter mit **UND**, wenn alle Bedingungen zutreffen müssen, oder mit **ODER**, wenn einer der Zusammenhänge ausreicht. 5. Übernimm den Filter und kontrolliere, ob nur die erwarteten Aufgaben erscheinen. So findet ein Team zum Beispiel alle offenen Aufgaben zu einem bestimmten Kontakt **oder** zu einem bestimmten Unternehmen, ohne mehrere Listen durchsuchen zu müssen. ### Ergebnis und Berechtigungen prüfen Im Bereich für verknüpfte Objekte eines Datensatzes siehst du die Aufgabe wieder. In der Aufgabenliste kannst du nach verbundenem Kontakt oder Chance, Status und Zuständigkeit filtern. Eine Person kann die Aufgabe sehen, wenn sie mindestens auf einen der verknüpften Datensätze Zugriff hat. Bereits vorhandene Aufgaben behalten ihre frühere Zuordnung. Öffne sie bei Bedarf und ergänze weitere Datensätze manuell; eine automatische Ergänzung ist dafür nicht vorgesehen. Verknüpfungen werden derzeit beim Anlegen oder Bearbeiten einer Aufgabe in der Oberfläche gepflegt. Eine Automatisierung kann diese Zuordnungen nicht eigenständig setzen. Wenn du mehr als zehn Datensätze derselben Art verbinden musst, teile die Arbeit in mehrere klar benannte Aufgaben auf. ### Praxisbeispiel Für ein komplexes Angebot erstellt ein Team eine Aufgabe „Unterlagen vor Termin prüfen“. Die Aufgabe wird mit der Chance, dem Ansprechpartner und dem zugehörigen Unternehmen verbunden. Die zuständige Person sieht dieselbe Aufgabe in der Chancenansicht, während die Projektleitung sie im Unternehmensprofil findet. Nach der Erledigung wird nur ein Vorgang abgeschlossen, nicht drei Kopien. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben/aufgaben-anlegen-und-zuverlassig-nachverfolgen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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