> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben/wiederkehrende-aufgaben-einrichten.md). # Wiederkehrende Aufgaben einrichten Wiederkehrende Aufgaben sorgen dafür, dass ein klar definierter Arbeitsschritt nach einem festen Zeitplan erneut entsteht. Das eignet sich zum Beispiel für regelmäßige Qualitätsprüfungen, Monatsabschlüsse, Rückrufe oder wiederkehrende interne Abstimmungen. Das Team muss die Aufgabe nicht jedes Mal neu anlegen. > **Kurz gesagt:** Du definierst Aufgabe, Zuständigkeit, Startzeitpunkt und Rhythmus einmal. ONE LOOP erstellt die nächste Aufgabe zum geplanten Zeitpunkt. Das Abschließen einer Aufgabe löst die nächste Aufgabe nicht sofort aus. ## Was die Funktion automatisch erledigt | Auslöser | Was automatisch passiert | Was das Team sieht | | --------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | | Eine Aufgabe ist als wiederkehrend gespeichert. | ONE LOOP berechnet die nächsten Termine nach dem festgelegten Abstand. | In der Aufgabenübersicht erscheint die Aufgabe wieder zum passenden Termin. | | Eine frühere Aufgabe ist noch offen oder überfällig und die Zusatzoption ist aktiviert. | Die nächste geplante Aufgabe wird trotzdem erzeugt. | Mehrere offene Aufgaben derselben Routine können gleichzeitig vorhanden sein. | | Der festgelegte Endpunkt ist erreicht. | Es wird keine weitere Aufgabe der Reihe angelegt. | Die letzte geplante Aufgabe bleibt vorhanden; danach endet die Reihe. | | Eine einzelne Aufgabe oder zukünftige Aufgaben werden gelöscht. | Je nach Auswahl wird nur dieser Termin entfernt oder die Serie für die Zukunft gestoppt. | Die bereits erledigte Vergangenheit der Reihe bleibt unverändert. | Die Funktion verändert keine bestehenden Aufgaben nachträglich, nur weil ein Rhythmus angelegt wird. Prüfe deshalb die erste angelegte Aufgabe und den nächsten geplanten Termin direkt nach dem Speichern. ## Wann eine Wiederholung sinnvoll ist Eine Wiederholung passt, wenn der Ablauf unabhängig davon stattfinden soll, ob die vorige Aufgabe bereits erledigt ist. Gute Beispiele sind: * wöchentliche Prüfung offener Anfragen; * monatliche Vorbereitung der Buchhaltung; * täglicher Kontrollgang für einen gemeinsamen Posteingang; * regelmäßiger Rückruf an einen festen Kontakt. Sie ist nicht geeignet, wenn eine Aufgabe erst durch ein einzelnes Ereignis entstehen soll. In diesem Fall brauchst du einen Ablauf, der genau dieses Ereignis auswertet. Eine Wiederholung folgt immer ihrem Zeitplan. ## Voraussetzungen Bevor du startest, kläre diese Punkte: * Die Aufgabe hat einen verständlichen Titel und eine zuständige Person. * Der erste Fälligkeitstermin und die Uhrzeit sind bewusst gewählt. * Das Team kennt den gewünschten Abstand: stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. * Für eine zeitlich begrenzte Routine ist ein Enddatum oder eine Anzahl von Wiederholungen festgelegt. * Bei einer kontaktbezogenen Aufgabe ist der richtige Kontakt zugeordnet. * Du weißt, ob die nächste Aufgabe trotz einer offenen Vorgängeraufgabe entstehen soll. > **Tipp:** Lege eine neue Routine zuerst mit einem kurzen, gut beobachtbaren Abstand an. So kontrollierst du Zuständigkeit, Fälligkeit und Folgetermin, bevor du sie dauerhaft einsetzt. ## Aufgabe anlegen oder bestehende Aufgabe umwandeln Du kannst eine wiederkehrende Aufgabe neu anlegen oder eine vorhandene Aufgabe zur Wiederholung machen. Der Startpunkt ist jeweils die Aufgabenübersicht, ein Kontakt oder ein Unternehmen. 1. Öffne die Aufgabenübersicht, den passenden Kontakt oder das passende Unternehmen. 2. Wähle **Neue Aufgabe**. Für eine vorhandene Aufgabe öffnest du stattdessen die Bearbeitung. 3. Trage zuerst die grundlegenden Angaben ein. 4. Aktiviere den Schalter **Wiederkehrende Aufgabe**. 5. Lege Rhythmus, Ende und bei Bedarf das Verhalten bei überfälligen Vorgängern fest. 6. Ordne die Aufgabe einer verantwortlichen Person und – falls sinnvoll – einem Kontakt zu. 7. Wähle **Speichern**. 8. Öffne danach die gespeicherte Aufgabe oder die Aufgabenliste erneut und kontrolliere Rhythmus und nächsten Termin. ## Sichtbare Felder und Entscheidungen | Feld oder Schalter | Bedeutung | Pflicht oder optional | Sichere Entscheidung | | ------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------- | -------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | **Titel** | Beschreibt den konkreten Arbeitsschritt. | Pflicht | Formuliere Tätigkeit und Ergebnis, zum Beispiel „Monatliche Belegprüfung vorbereiten“. | | **Beschreibung** | Ergänzt Hinweise, Checkliste oder Hintergrund. | Optional | Nutze sie für wiederkehrende Prüfpunkte, die nicht im Titel stehen. | | **Fälligkeitsdatum und Uhrzeit** | Legen den ersten Termin fest. | Pflicht | Wähle den Zeitpunkt, ab dem die Reihe starten soll. | | **Wiederkehrende Aufgabe** | Aktiviert die Zeitplanung der Reihe. | Pflicht für eine Wiederholung | Erst nach dem Einschalten werden Rhythmus- und Endoptionen relevant. | | **Wiederholung alle** | Kombiniert eine Zahl mit dem Zeitintervall. | Pflicht für eine Wiederholung | Beispielsweise alle 2 Wochen oder alle 1 Monat. | | **Zeiteinheit** | Bestimmt den Rhythmus: Stunde, Tag, Woche, Monat oder Jahr. | Pflicht für eine Wiederholung | Wähle die kleinste sinnvolle Einheit; vermeide unnötig häufige Erinnerungen. | | **Endet am** | Bestimmt, wann die Reihe stoppt. | Pflicht als Entscheidung | Wähle „Nie“, ein festes Datum oder eine feste Anzahl von Wiederholungen. | | **Neue Aufgabe auch bei überfälliger vorheriger Aufgabe erstellen** | Hält den Zeitplan ein, auch wenn ein früherer Termin offen ist. | Optional | Aktiviere die Option nur bei voneinander unabhängigen Routinen. | | **Zuständig** | Legt fest, wer die Aufgabe erhält. | Für eine klare Teamarbeit erforderlich | Wähle eine Person, die den Ablauf tatsächlich verantwortet. | | **Kontakt bzw. zugeordnetes Objekt** | Verknüpft die Aufgabe bei Bedarf mit dem passenden Datensatz. | Optional | Nutze die Zuordnung nur, wenn sie für die Bearbeitung hilfreich ist. | | **Speichern** | Erstellt die Aufgabe und startet den Zeitplan. | Pflicht | Kontrolliere danach sofort den angezeigten Rhythmus. | | **Speichern und weitere Aufgabe anlegen** | Speichert diese Aufgabe und öffnet direkt eine neue Eingabe. | Optional | Verwende es nur, wenn du danach bewusst eine weitere, getrennte Aufgabe anlegst. | ## Rhythmus und Ende richtig festlegen ### Wiederholungsabstand wählen Im Feld **Wiederholung alle** gibst du Zahl und Einheit gemeinsam an. Beispiele: * **alle 1 Stunde** für einen kurzen, zeitlich begrenzten Test; * **alle 1 Tag** für einen täglichen Kontrollschritt; * **alle 2 Wochen** für eine zweiwöchentliche Abstimmung; * **alle 1 Monat** für einen Monatsabschluss; * **alle 1 Jahr** für einen jährlichen Prüftermin. Der nächste Termin richtet sich nach dem gespeicherten Zeitplan und dem Anlagedatum. Er entsteht nicht unmittelbar, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen wird. ### Ende bewusst bestimmen Für den Endpunkt stehen drei Varianten zur Verfügung: | Variante | Wann sie passt | Folge | | ---------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------- | | **Nie** | Die Routine wird dauerhaft benötigt. | Die Aufgaben werden ohne festes Ende weiter erzeugt. | | **Benutzerdefiniertes Datum** | Eine Aktion läuft nur bis zu einem bestimmten Termin. | Nach diesem Datum entsteht keine neue Aufgabe mehr. | | **Nach einer Anzahl von Wiederholungen** | Die Routine soll nur eine klar begrenzte Zahl von Durchläufen haben. | Nach dem letzten festgelegten Durchlauf endet die Reihe. | Eine dauerhaft laufende Routine sollte regelmäßig überprüft werden. Sonst entstehen weiter Aufgaben, obwohl der ursprüngliche Anlass längst vorbei ist. ### Überfällige Vorgängeraufgabe Die Option **Neue Aufgabe auch bei überfälliger vorheriger Aufgabe erstellen** ist eine bewusste Kapazitätsentscheidung: * **Aktiviert:** Der Zeitplan hat Vorrang. Die nächste Aufgabe wird erstellt, auch wenn die vorige noch offen ist. Das passt etwa zu einer täglichen Eingangskontrolle. * **Nicht aktiviert:** Eine offene Vorgängeraufgabe kann verhindern, dass sich parallele Arbeit stapelt. Das passt besser zu Aufgaben, die erst nach dem Abschluss des vorherigen Schritts sinnvoll sind. ## Ergebnis zuverlässig prüfen Führe bei jeder neuen Reihe diesen vollständigen Test durch: 1. Lege eine eindeutig benannte Testaufgabe an, zum Beispiel „TEST – Aufgabenroutine prüfen“. 2. Wähle einen kurzen Testabstand und einen klaren Endpunkt. 3. Ordne die Aufgabe einer Testperson oder dir selbst zu. 4. Speichere die Aufgabe und prüfe in der Aufgabenübersicht Titel, Fälligkeit, Zuständigkeit und Wiederholungskennzeichnung. 5. Lasse die erste Aufgabe offen und kontrolliere zum nächsten geplanten Zeitpunkt, ob die Folgeroutine entsprechend deiner gewählten Überfälligkeitsregel entsteht. 6. Schließe die erste Aufgabe ab und prüfe: Die nächste Aufgabe darf nicht allein durch das Abschließen sofort entstehen; maßgeblich bleibt der Zeitplan. 7. Stoppe oder lösche die Testreihe nach der Prüfung, damit keine unnötigen Aufgaben zurückbleiben. Der Test ist erfolgreich, wenn die Folgetermine zum festgelegten Zeitpunkt erscheinen, der richtige Personenkreis sie sieht und die Reihe am gewünschten Endpunkt tatsächlich stoppt. ## Bestehende Reihen ändern Beim Bearbeiten einer wiederkehrenden Aufgabe entscheidest du, ob die Änderung nur für diesen Termin oder für zukünftige Aufgaben der Reihe gelten soll. Wähle **nur diese Aufgabe**, wenn du einmalig eine Frist verschieben oder eine Ausnahme dokumentieren möchtest. Wähle **zukünftige Aufgaben der Reihe**, wenn sich Rhythmus, Zuständigkeit oder Beschreibung dauerhaft ändern sollen. Ändere den Rhythmus nie beiläufig. Kontrolliere nach jeder dauerhaften Änderung den nächsten Folgetermin, damit aus einer Wochenroutine nicht versehentlich eine Tagesroutine wird. ## Einzelne Aufgabe oder ganze Zukunft löschen Auch beim Löschen gibt es zwei unterschiedliche Ziele: * **Einzelnen Termin löschen:** Diese eine Aufgabe verschwindet; die geplante Reihe kann weiterlaufen. * **Künftige Aufgaben stoppen:** Die zukünftige Wiederholung endet. Wähle diese Variante, wenn die Routine nicht mehr benötigt wird. Eine wiederhergestellte gelöschte Aufgabe erzeugt keine Folgetermine rückwirkend für den Zeitraum, in dem sie gelöscht war. Prüfe nach einer Wiederherstellung daher den nächsten tatsächlich geplanten Termin und lege fehlende historische Aufgaben bei Bedarf bewusst separat an. ## Typische Fehler und sichere Lösungen ### Es entstehen zu viele offene Aufgaben **Ursache:** Die Reihe läuft weiter, obwohl Vorgängeraufgaben offen sind, oder das Intervall ist zu kurz gewählt. **Lösung:** Prüfe zuerst die Überfälligkeitsoption. Danach ändere Rhythmus oder Endregel für zukünftige Aufgaben der Reihe und kontrolliere den nächsten Termin. ### Die nächste Aufgabe erscheint direkt nach dem Abschließen nicht **Ursache:** Das ist erwartetes Verhalten. Wiederkehrende Aufgaben entstehen nach dem Zeitplan, nicht als direkte Folge des Abschlusses. **Lösung:** Kontrolliere Fälligkeitsdatum, Uhrzeit und Wiederholungsabstand. Warte bis zum nächsten geplanten Termin, statt die Aufgabe mehrfach neu anzulegen. ### Eine einmalige Änderung verändert plötzlich die ganze Routine **Ursache:** Beim Speichern wurde die Variante für zukünftige Aufgaben gewählt. **Lösung:** Öffne den nächsten Folgetermin und kontrolliere ihn. Für einzelne Ausnahmen immer nur den jeweiligen Termin bearbeiten. ### Eine gelöschte Reihe wird nach der Wiederherstellung nicht vollständig ergänzt **Ursache:** Während der gelöschten Zeit ausgefallene Folgetermine werden nicht automatisch nachgebildet. **Lösung:** Stelle die benötigte Aufgabe wieder her, prüfe den nächsten Termin und lege nur die wirklich benötigten verpassten Aufgaben manuell an. ## Praxisbeispiel: Monatliche Belegprüfung Ein Team möchte jeden Monat vor dem Monatsende die Belege für die Buchhaltung prüfen. 1. Die verantwortliche Person legt eine Aufgabe mit dem Titel „Belege für Monatsabschluss prüfen“ an. 2. Als ersten Termin wählt sie den 25. des laufenden Monats um 09:00 Uhr. 3. Sie aktiviert die Wiederholung **alle 1 Monat**. 4. Die Reihe endet zunächst auf **Nie**, weil der Ablauf dauerhaft gebraucht wird. 5. Da eine offene Prüfung nicht zur Folge haben soll, dass sich Aufgaben stapeln, bleibt die Überfälligkeitsoption deaktiviert. 6. Nach dem Speichern prüft das Team die erste Aufgabe und den nächsten Monats-Termin. 7. Nach drei Monaten bewertet das Team die Routine erneut. Falls der Prozess geändert wurde, passt es nur die zukünftigen Aufgaben an. So bleibt die wiederkehrende Arbeit sichtbar und planbar, ohne die Vergangenheit der bereits erledigten Monate zu verändern. ## Passende nächste Schritte * [Aufgaben anlegen und zuverlässig nachverfolgen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben/aufgaben-anlegen-und-zuverlassig-nachverfolgen) * [Aufgaben gesammelt löschen und wiederherstellen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben/aufgaben-gesammelt-loschen-und-wiederherstellen) * [Aufgaben im Überblick](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/aufgaben/wiederkehrende-aufgaben-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.