> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender.md).

# Buchungskalender

Ein Buchungskalender gibt Interessierten und bestehenden Kontakten einen klaren Weg, einen freien Termin selbst auszuwählen. Die Person sieht nur die Zeiten, die du freigegeben hast. Nach der Buchung wird der Termin im Standort erfasst, damit dein Team den Vorgang weiterbearbeiten kann.

Diese Übersichtsseite hilft dir, den passenden Einstieg zu finden. Öffne die verlinkten Anleitungen, sobald du eine Einstellung tatsächlich ändern möchtest.

## Was du vor dem Start klären solltest

Ein guter Buchungskalender beantwortet vier Fragen:

1. **Wofür wird der Termin gebucht?** Lege für unterschiedliche Gesprächsarten getrennte Kalender an, wenn Dauer, zuständige Person oder Vorbereitung verschieden sind.
2. **Wer übernimmt den Termin?** Prüfe, ob die richtige Person oder Gruppe hinter dem Kalender steht und ihre tatsächlichen freien Zeiten berücksichtigt werden.
3. **Welche Angaben brauchst du vorher?** Fordere nur Informationen ab, die dein Team für die Vorbereitung wirklich benötigt.
4. **Was soll nach der Buchung passieren?** Definiere eine klare Bestätigung und den nächsten internen Schritt, damit kein Termin unbeachtet bleibt.

Erst wenn diese Punkte klar sind, lohnt es sich, den Buchungslink weiterzugeben oder auf einer Website einzubinden.

## Den passenden Startpunkt wählen

### Einen neuen Kalender anlegen

Nutze **Buchungskalender für Termine einrichten**, wenn du einen neuen Buchungsweg vorbereitest. Dort legst du fest, worum es bei dem Termin geht, wie lange er dauert und welche Person oder Gruppe Termine übernehmen kann.

### Einen Termin selbst eintragen

Nutze **Termine manuell für Kontakte eintragen**, wenn dein Team einen Termin nach einem Telefonat oder einer persönlichen Absprache direkt eintragen soll. Das ist sinnvoll, wenn die Person keinen Buchungslink verwenden möchte oder ihr einen konkreten Zeitpunkt zugesagt habt.

### Zeiten und Regeln festlegen

Öffne **Verfügbarkeiten und Buchungsregeln einstellen**, wenn du Arbeitszeiten, Puffer vor oder nach Terminen, Mindestvorlauf oder weitere Grenzen anpassen willst. Diese Regeln schützen davor, dass unerwünschte Zeiten angeboten oder Termine zu dicht hintereinander gebucht werden.

### Zusätzliche Angaben abfragen

Öffne **Formular vor einer Terminbuchung einbinden**, wenn du vor dem Termin Informationen wie Anliegen, bevorzugte Kontaktmöglichkeit oder vorhandene Unterlagen brauchst. Prüfe jeden abgefragten Punkt darauf, ob er für die Vorbereitung wirklich notwendig ist.

## Verbindungen und Darstellung vorbereiten

Ein Buchungskalender funktioniert am zuverlässigsten, wenn die Verfügbarkeit nachvollziehbar ist und die Buchungsseite zum Einsatzort passt.

* **Kalenderverbindung prüfen:** Die Anleitungen zur Verbindung mit Google oder Outlook helfen, freie und belegte Zeiten passend zu berücksichtigen.
* **Zeitzone bewusst wählen:** Nutze die Anleitung zur Zeitzone, wenn Termine mit Personen in verschiedenen Regionen stattfinden. Teste anschließend, ob auf der Buchungsseite und im Standort dieselbe Zeit angezeigt wird.
* **Mehrere Auswahlmöglichkeiten bündeln:** Wenn mehrere Gesprächsarten oder zuständige Personen in Frage kommen, kann ein gemeinsamer Buchungslink sinnvoll sein.
* **Auf einer Website einbinden:** Nutze die Einbettungsanleitung erst, nachdem der Kalender mit einem Testtermin geprüft wurde. So vermeiden Besucherinnen und Besucher, auf eine noch unfertige Buchungsseite zu gelangen.
* **Zusätzliche Termininformationen:** Wenn für den Termin ein Besprechungslink oder eine Zahlung erforderlich ist, richte und teste diesen Teil vor dem Teilen des Buchungslinks separat.

## Den Kalender vollständig testen

Teste jeden neuen oder geänderten Kalender aus Sicht der buchenden Person:

1. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster oder mit einem Testkontakt.
2. Kontrolliere, ob nur die vorgesehenen Terminarten und Zeiten sichtbar sind.
3. Wähle einen Testtermin und fülle die vorgesehenen Angaben aus.
4. Prüfe anschließend im Standort, ob Datum, Uhrzeit, Kontakt und Antworten korrekt erfasst wurden.
5. Prüfe die Bestätigung und gegebenenfalls den Besprechungslink.
6. Entferne oder kennzeichne den Testtermin nach eurem internen Ablauf.

Wiederhole diesen Test nach Änderungen an Verfügbarkeit, Zeitzone, Formular oder Kalenderverbindung. So erkennst du Abweichungen, bevor ein echter Termin betroffen ist.

## Häufige Situationen

### Es werden keine passenden Zeiten angeboten

Prüfe zuerst die Verfügbarkeit und die Kalenderverbindung. Danach kontrollierst du die gewählte Zeitzone und die Buchungsregeln. Ändere nur einen Punkt nach dem anderen und führe danach einen Test durch. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Einstellung die Anzeige beeinflusst hat.

### Ein Termin erscheint zur falschen Uhrzeit

Vergleiche die Zeitzone der Buchungsseite mit der Zeitzone im Standort und mit der Zeitzone der beteiligten Person. Eine reine Änderung am sichtbaren Termin reicht nicht aus, wenn die zugrunde liegende Einstellung abweicht.

### Das Team braucht vor dem Termin mehr Kontext

Ergänze das vorgeschaltete Formular statt Informationen erst nachträglich per Nachricht einzusammeln. Beschreibe die Frage einfach und erkläre, warum die Angabe für die Vorbereitung benötigt wird.

## Praxisbeispiel

Ein Beratungsteam bietet ein erstes Gespräch und eine längere Besprechung an. Es legt dafür zwei getrennte Kalender mit passenden Dauern und Verfügbarkeiten an. Vor dem ersten Gespräch wird nur nach dem Anliegen gefragt. Das Team testet beide Buchungswege mit einem Testkontakt, prüft die erfassten Daten und teilt erst danach den gemeinsamen Buchungslink auf der Website.

So finden Interessierte einen passenden Zeitpunkt, während das Team genug Informationen für eine gute Vorbereitung erhält.