> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/anzahlung-bei-terminbuchungen-einrichten.md). # Zahlungen bei Terminbuchungen einrichten ## Kurz erklärt Mit einer Anzahlung bestätigst du eine Terminbuchung erst, nachdem die buchende Person einen festgelegten Teil des fälligen Betrags bezahlt hat. Das ist sinnvoll, wenn ein Termin verbindlicher werden soll und du den Rest später selbst abrechnest. Der Ablauf besteht aus zwei klar getrennten Teilen: 1. Beim Buchen wird die Anzahlung erhoben. 2. Für den verbleibenden Rest wird anschließend ein Rechnungsentwurf angelegt, den du selbst prüfst und weiterbearbeitest. ## Was du vorab brauchst * Eine für Zahlungen eingerichtete Verbindung im eigenen Standort. * Einen Buchungskalender, bei dem der Bereich für Zahlungen sichtbar ist. * Eine eindeutige Entscheidung, ob eine Anzahlung als fester Betrag oder als Anteil des Gesamtbetrags erhoben werden soll. * Einen verständlichen Hinweis für Buchende, wofür die Anzahlung gilt. * Einen internen Ablauf für den offenen Restbetrag. > **Wichtig:** Die Kalender-Zahlungseinstellungen sind nur für unterstützte Kalenderarten sichtbar. Fehlt der Zahlungsbereich, prüfe zuerst Kalenderart und Zahlungsanbindung, statt Einstellungen an einer anderen Stelle zu suchen. ## Anzahlung im Buchungskalender einrichten 1. Öffne **Buchungen und Aufgaben → Buchungskalender**. 2. Öffne den Kalender, für den die Anzahlung gelten soll. 3. Wechsle in den Bereich **Zahlungen**. 4. Aktiviere **Zahlungen akzeptieren**. 5. Prüfe **Gesamtbetrag** und **Währung**. Diese Angaben bestimmen den Rahmen der Buchung. 6. Aktiviere die Option für eine **Teilzahlung**. 7. Wähle, ob die Anzahlung als **fester Betrag** oder als **Prozentsatz** des Gesamtbetrags festgelegt wird. 8. Trage den Wert für die Anzahlung ein. 9. Ergänze bei Bedarf eine kurze Beschreibung, die Buchende im Zahlungsbereich verstehen. 10. Speichere den Kalender. Wähle die Art der Anzahlung bewusst: Ein fester Betrag bleibt gleich, während sich ein Prozentsatz am hinterlegten Gesamtbetrag orientiert. Ändere nicht beides gleichzeitig, ohne anschließend einen vollständigen Test zu machen. ## Was beim Buchen passiert 1. Eine Person wählt einen freien Termin und füllt die Buchungsangaben aus. 2. Im Buchungsablauf erscheint die Zahlungsangabe für die Anzahlung. 3. Nach erfolgreicher Zahlung wird die Terminbuchung abgeschlossen. 4. Für den offenen Rest wird ein Rechnungsentwurf erstellt. 5. Du prüfst diesen Entwurf und bearbeitest den Restbetrag anschließend nach eurem eigenen Ablauf. Die Plattform erinnert nicht automatisch an den offenen Restbetrag. Plane deshalb eine klare interne Aufgabe oder eine persönliche Nachricht ein, damit keine offene Zahlung übersehen wird. ## Den Ablauf sicher testen Teste die Einrichtung vor der Freigabe mit einer Testbuchung: 1. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 2. Wähle einen Termin und prüfe, ob der Zahlungsbereich verständlich erscheint. 3. Kontrolliere, ob Währung, Beschreibung und Art der Anzahlung wie geplant dargestellt werden. 4. Schließe die Testbuchung mit einem dafür vorgesehenen Testweg ab. 5. Prüfe den entstandenen Termin im Kalender. 6. Prüfe, ob für den verbleibenden Rest ein Rechnungsentwurf vorhanden ist. 7. Dokumentiere, wer den Entwurf kontrolliert und den offenen Betrag nachfasst. Teste immer den vollständigen Weg aus Sicht der buchenden Person. Ein korrekt gespeicherter Kalender allein beweist nicht, dass der Zahlungsbereich im Buchungslink wie erwartet erscheint. ## Grenzen und typische Fehler ### Der Zahlungsbereich fehlt im Kalender Prüfe, ob die gewählte Kalenderart Zahlungen unterstützt und ob die Zahlungsanbindung im Standort vollständig eingerichtet ist. ### Eine Buchung wird ohne Zahlung abgeschlossen Kontrolliere, ob **Zahlungen akzeptieren** und die Teilzahlung im konkreten Kalender aktiv sind. Teste danach erneut über den veröffentlichten Buchungslink. ### Der Restbetrag wird nicht nachverfolgt Die Erstellung eines Rechnungsentwurfs ersetzt kein Nachfassen. Lege für neue Entwürfe eine klare Zuständigkeit fest und prüfe sie regelmäßig. ### Falscher Hinweis für Buchende Überarbeite die Beschreibung im Zahlungsbereich. Sie sollte erklären, dass zunächst nur die Anzahlung bezahlt wird und wie der weitere Ablauf aussieht – ohne unklare Versprechen. ## Praxisbeispiel: Verbindliche Erstberatung Eine Beratung möchte Termine erst nach einer Anzahlung verbindlich reservieren. 1. Das Team öffnet den Kalender für Erstberatungen und aktiviert Zahlungen. 2. Es entscheidet sich für eine Anzahlung als Anteil des Gesamtbetrags. 3. Die Beschreibung erklärt kurz, dass die Anzahlung die Buchung bestätigt und der offene Rest später bearbeitet wird. 4. Eine Person aus dem Team führt eine Testbuchung durch und prüft den sichtbaren Zahlungsbereich. 5. Nach dem Test kontrolliert das Team Termin und Rechnungsentwurf. 6. Eine zuständige Person erhält die Aufgabe, neue Restbeträge im Blick zu behalten. So ist für Buchende der Zahlungsweg nachvollziehbar und für das Team klar, was nach der Buchung noch erledigt werden muss. ## Zahlung vollständig einziehen oder Karte nur hinterlegen Neben einer Anzahlung kann ein Kalender zwei weitere Zahlungsweisen anbieten: | Einstellung | Was bei der Buchung passiert | Ergebnis im Standort | | ---------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Zahlung sofort einziehen** | Die buchende Person gibt Kartendaten ein und bezahlt den fälligen Gesamtbetrag direkt beim Buchen. | Es entsteht ein Zahlungsvorgang, wenn nach allen zulässigen Reduzierungen ein Betrag offen bleibt. | | **Karte hinterlegen** | Die buchende Person gibt Kartendaten ein, wird beim Buchen aber nicht belastet. | Die Karte wird für eine spätere zulässige Nutzung gespeichert. Es entsteht bei der Buchung kein Zahlungsvorgang. | Wenn der endgültig fällige Betrag bei einer sofortigen Zahlung auf null fällt, werden weder Karte noch Zahlung angefordert. Das gilt auch, wenn eine gültige Reduzierung den offenen Betrag vollständig abdeckt. Bleibt ein Teil offen, wird nur der tatsächlich offene Betrag erhoben. Wähle die Einstellung aus dem tatsächlichen Ablauf heraus: Nutze die Kartenhinterlegung nicht als versteckte Zahlung und erkläre in deiner Buchungsbeschreibung klar, was beim Termin und danach passiert. ## Zahlungen im Kalender aktivieren 1. Öffne **Buchungen und Aufgaben → Buchungskalender**. 2. Öffne bei einem bestehenden Kalender das Drei-Punkte-Menü und wähle **Bearbeiten**. Für einen neuen Kalender öffnest du die erweiterten Einstellungen. 3. Wechsle zu **Formulare & Zahlungen**. 4. Aktiviere **Zahlungen akzeptieren**. 5. Lege den Gesamtbetrag und die Währung fest. 6. Ergänze eine verständliche **Beschreibung**. Sie erscheint im Zahlungsbereich und sollte erklären, wofür die Zahlung oder Kartenhinterlegung erfolgt. 7. Wähle, ob du sofort einziehst oder eine Karte hinterlegst. 8. Stelle den Modus bewusst auf **Test** oder **Live**. Der Schalter auf der rechten Seite steht laut Quelle für Live; ausgeschaltet bleibt der Kalender im Testmodus. 9. Speichere den Kalender und teste den veröffentlichten Buchungslink vollständig. Die Optionen erscheinen nur, wenn im Standort mindestens ein passender Zahlungsanbieter verbunden ist. Öffne dann **Zahlungen → Integrationen** und verbinde zuerst den benötigten Anbieter. Wenn mehrere Anbieter verbunden sind, verwendet die Kalendereinstellung laut Quelle den als Standard festgelegten Anbieter. Prüfe deshalb auch diese Wahl, bevor du den Buchungslink freigibst. ## Grenzen bei wiederkehrenden Terminen Teilzahlungen sind für wiederkehrende Kalender laut Quelle nicht verfügbar. Verwende bei einer Terminserie daher nicht denselben Anzahlungsschritt, ohne den gesamten Ablauf zuvor im Testmodus geprüft zu haben. Eine Karte beim Buchen zu hinterlegen bedeutet außerdem nicht, dass spätere Zahlungen automatisch erfolgen. Die Buchung erzeugt weder eine Belastung noch einen Zahlungsvorgang. Richte einen späteren Einzug nur über einen dafür bestätigten, getrennten Ablauf ein. ## Ergebnis sicher prüfen Teste beide Rollen: die buchende Person und das Team im Standort. 1. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 2. Wähle einen verfügbaren Termin. 3. Prüfe die Beschreibung, Währung und die sichtbare Zahlungsweise. 4. Schließe im Testmodus einen zulässigen Testvorgang ab. 5. Prüfe den entstandenen Termin. 6. Bei sofortiger Zahlung: Kontrolliere zusätzlich den Eintrag unter **Zahlungen → Transaktionen**. 7. Bei Kartenhinterlegung: Prüfe beim Kontakt, ob die Karte als hinterlegt sichtbar ist, ohne dass ein Zahlungsvorgang entstanden ist. 8. Wiederhole den Test im Live-Modus erst nach einer eindeutigen Testprüfung. ## Typische Fehler bei Kalenderzahlungen * **Eine Buchung fragt nicht nach einer Karte:** Prüfe, ob der endgültig fällige Betrag offen bleibt, ob ein passender Zahlungsanbieter verbunden ist und ob **Zahlungen akzeptieren** aktiv ist. * **Eine gespeicherte Karte wird als Zahlung erwartet:** Die Kartenhinterlegung belastet nicht. Sie legt nur die Karte ab. * **Der falsche Anbieter wird verwendet:** Prüfe den als Standard festgelegten Anbieter und wiederhole den Test im richtigen Modus. * **Eine Teilzahlung wird in einer Terminserie erwartet:** Diese Kombination ist in der Quelle nicht unterstützt. Wähle einen anderen, vollständig getesteten Ablauf. ## Zahlungen für wiederkehrende Terminreihen festlegen Eine wiederkehrende Terminreihe besteht aus mehreren Terminen nach einem festen Rhythmus, zum Beispiel jede Woche. Bei solchen Reihen legst du zusätzlich fest, **wann** die Zahlung erhoben wird. Das verhindert, dass Buchende und Team unterschiedliche Erwartungen an die weiteren Termine haben. Die Einstellung gilt nur, wenn wiederkehrende Termine im Kalender aktiviert sind und im eigenen Standort eine passende Zahlungsanbindung eingerichtet ist. ### Die zwei Zahlungsweisen verstehen | Auswahl | Was beim Buchen passiert | Was dein Team danach tun muss | | ----------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Nur den ersten Termin berechnen** | Beim Abschluss der Buchung wird nur der Betrag für den ersten Termin erhoben. | Für jeden weiteren Termin organisiert das Team eine Zahlung selbst. Es gibt dafür keinen automatischen Folgeeinzug. | | **Alle Termine berechnen** | Beim Abschluss wird der Gesamtbetrag für alle Termine erhoben, die tatsächlich als Teil der Reihe gebucht werden. | Prüfe nach der Buchung die Anzahl der entstandenen Termine und den zugehörigen Zahlungsvorgang. | Bei der zweiten Auswahl kann die Anzahl der Termine von der ursprünglich gewünschten Reihe abweichen. Entscheidend sind die verfügbaren Zeiten und die Einstellung, wie der Kalender mit nicht verfügbaren Terminen umgeht. Der erhobene Gesamtbetrag richtet sich daher nach den Terminen, die tatsächlich gebucht werden können. > **Wichtig:** Eine Teilzahlung ist bei wiederkehrenden Terminreihen nicht verfügbar. Wähle deshalb bewusst eine der beiden Zahlungsweisen und teste den vollständigen Ablauf, bevor du den Buchungslink weitergibst. ### Einrichtung Schritt für Schritt 1. Öffne **Buchungen und Aufgaben → Buchungskalender** und wähle den passenden Kalender. 2. Wechsle zu **Verfügbarkeit** und aktiviere wiederkehrende Termine. Lege dort Rhythmus und Anzahl der Wiederholungen fest. 3. Öffne anschließend **Formulare & Zahlungen**. 4. Aktiviere **Zahlungen akzeptieren**, falls diese Einstellung noch nicht aktiv ist. 5. Prüfe Gesamtbetrag, Währung und Beschreibung. Sie bilden den sichtbaren Zahlungsrahmen für die Buchung. 6. Wähle unter der Zahlungsoption für wiederkehrende Termine entweder **Nur den ersten Termin berechnen** oder **Alle Termine berechnen**. 7. Speichere den Kalender. Die zusätzliche Auswahl erscheint erst, wenn wiederkehrende Termine aktiviert sind. Fehlt sie, prüfe zuerst diese Aktivierung und die Zahlungsanbindung im eigenen Standort. ### Was Buchende und Team anschließend sehen Buchende wählen zunächst eine Terminreihe. Im Buchungsablauf muss erkennbar sein, wie oft der Termin wiederholt wird. Erst dann wird die gewählte Zahlungsweise angewendet: * Bei **nur dem ersten Termin** wird die Buchung nach der Zahlung dieses ersten Termins abgeschlossen. Die späteren Termine bleiben Teil der Reihe, werden aber nicht automatisch berechnet. * Bei **allen Terminen** wird beim Buchen ein Gesamtbetrag für die tatsächlich geplanten Termine der Reihe erhoben. Kann ein Termin wegen der Verfügbarkeit nicht Teil der Reihe werden, kann sich die Anzahl und damit der Gesamtbetrag ändern. Notiere bei der ersten Variante intern eindeutig, wer die weiteren Termine nachfasst. Bei der zweiten Variante prüfst du, ob die Zahl der entstandenen Termine zur Anzahl im Buchungsablauf passt. ### Den Ablauf zuverlässig testen 1. Stelle den Kalender zunächst auf **Test** und öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 2. Wähle eine kurze Terminreihe mit mehreren Wiederholungen. 3. Kontrolliere im Buchungsablauf, ob Rhythmus und Anzahl der Termine verständlich angezeigt werden. 4. Teste die gewählte Zahlungsweise. 5. Prüfe im Standort die entstandenen Termine und unter **Zahlungen → Transaktionen** den Zahlungsvorgang. 6. Bei **nur dem ersten Termin**: Kontrolliere zusätzlich, ob ihr einen klaren manuellen Ablauf für die späteren Termine habt. 7. Bei **allen Terminen**: Vergleiche die gebuchten Termine mit dem erhobenen Gesamtbetrag. Wiederhole den Test mit einer absichtlich nicht verfügbaren Zeit, wenn ihr dafür eine besondere Kalenderregel nutzt. 8. Wechsle erst nach einem vollständigen, nachvollziehbaren Test in den Live-Modus. ### Typische Stolperstellen **Die Auswahl für wiederkehrende Zahlungen fehlt:** Aktiviere die wiederkehrenden Termine im Bereich **Verfügbarkeit** und prüfe die Zahlungsanbindung im eigenen Standort. **Der Gesamtbetrag überrascht die buchende Person:** Prüfe, ob im Buchungsablauf die tatsächliche Anzahl der Termine klar erkennbar ist. Bei eingeschränkter Verfügbarkeit kann sie von der geplanten Reihe abweichen. **Das Team erwartet spätere automatische Einzüge:** Das passiert bei der Auswahl **Nur den ersten Termin berechnen** nicht. Lege vor der Veröffentlichung einen eigenen Nachfassprozess fest. **Eine Teilzahlung wird gesucht:** Diese Kombination wird für Terminreihen nicht unterstützt. Wähle stattdessen eine der beiden beschriebenen Zahlungsweisen und erkläre den Ablauf klar im Buchungsformular. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. 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