> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/buchungskalender-fur-termine-einrichten.md). # Buchungskalender für Termine einrichten Richte einen Buchungskalender für Einzeltermine ein, lege Verfügbarkeiten und Regeln fest und teste den Link aus Sicht deiner Kontakte. Ein persönlicher Buchungskalender gibt Interessierten einen festen, von dir kontrollierten Weg, einen Termin mit **einer bestimmten Person** zu buchen. Er zeigt nur die Zeiten, die du freigegeben hast, fragt die nötigen Angaben ab und erstellt den Termin nach der Buchung im Kalender. Diese Anleitung führt dich von der Auswahl bis zum ersten vollständigen Test. Sie ist besonders passend, wenn du zum ersten Mal einen Buchungskalender einrichtest. ## Was du damit erreichst Ein gut eingerichteter persönlicher Buchungskalender sorgt dafür, dass Termine nicht mehr per Nachricht abgestimmt werden müssen: * Die buchende Person wählt selbst einen freien Zeitpunkt. * Du legst fest, **wer** den Termin führt, wie lange er dauert und wann er stattfinden darf. * Nur die benötigten Angaben werden vor der Buchung abgefragt. * Nach der Buchung wird eine Bestätigung angezeigt und – wenn eingerichtet – eine Benachrichtigung oder Erinnerung ausgelöst. * Der Kalender kann über einen Buchungslink geteilt, vorab in der Vorschau geprüft oder auf einer Website eingebunden werden. > **Wichtig:** Ein persönlicher Buchungskalender ist immer für einen Termin mit einer festen Person gedacht. Er ersetzt keine Verteilung auf mehrere Personen und keine Gruppenveranstaltung. ## Den passenden Kalendertyp wählen Wähle den Kalendertyp danach aus, wie ein Termin in deinem Alltag ablaufen soll: | Dein Ziel | Passender Kalendertyp | So funktioniert er | | ------------------------------------------------------ | --------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | | Eine bestimmte Person führt jedes Gespräch | **Persönlicher Buchungskalender** | Jede Buchung landet bei genau dieser Person. | | Mehrere Personen können Gespräche übernehmen | **Rotierender Buchungskalender** | Neue Termine werden zwischen den verfügbaren Personen verteilt. | | Eine Person bietet mehrere Plätze zum selben Termin an | **Klassenbuchung** | Mehrere Teilnehmende können einen gemeinsamen Termin buchen. | | Mehrere Personen müssen gleichzeitig teilnehmen | **Kollektivbuchung** | Ein Termin wird nur angeboten, wenn alle benötigten Personen verfügbar sind. | Für ein persönliches Erstgespräch, einen Beratungstermin oder einen festen Ansprechpartner wählst du den **persönlichen Buchungskalender**. Wenn du Räume, Geräte oder andere Ressourcen zusätzlich koordinieren musst, richte dafür einen Dienstleistungskalender ein. Dieser Anwendungsfall braucht eine eigene Planung und sollte nicht in einen persönlichen Kalender gepresst werden. ## Was du vor dem Start vorbereitest Halte diese Entscheidungen bereit. So kannst du den Kalender ohne Unterbrechung einrichten: 1. **Terminführende Person:** Sie muss als nutzbare Person im Standort hinterlegt sein. Beim Erstellen ist häufig die Person vorausgewählt, die den Kalender anlegt. Prüfe diese Auswahl bewusst. 2. **Ziel des Termins:** Zum Beispiel Erstgespräch, Beratung oder Projektabstimmung. Daraus ergeben sich Name, Dauer und die abgefragten Angaben. 3. **Termindauer:** Plane nicht nur das Gespräch selbst ein, sondern auch Zeit für Vorbereitung und Nachbereitung. 4. **Buchbare Zeiten:** Entscheide, an welchen Tagen und in welchen Zeitfenstern Termine möglich sind. 5. **Ort oder Besprechungsart:** Lege fest, ob der Termin vor Ort, telefonisch oder online stattfindet. 6. **Benötigte Angaben:** Frage nur Informationen ab, die du für die Vorbereitung wirklich brauchst. 7. **Bestätigung und Erinnerung:** Entscheide, ob nach einer Buchung automatisch eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung versendet werden soll. > **Praxisregel:** Beginne mit wenigen, klaren Einstellungen. Du kannst den Kalender später jederzeit erweitern. Ein einfacher, getesteter Buchungsweg ist hilfreicher als ein überladener Start. ## Persönlichen Buchungskalender anlegen 1. Öffne im Standort den Bereich **Kalender**. 2. Öffne dort **Kalendereinstellungen**. 3. Wähle oben rechts **Neuer Kalender** oder **Kalender erstellen**. Die Bezeichnung kann je nach Ansicht leicht abweichen. 4. Wähle im Fenster **Persönlicher Buchungskalender**. 5. Öffne die Einrichtung und arbeite die Bereiche nacheinander durch. 6. Speichere erst, wenn die Pflichtangaben in allen Bereichen vollständig sind. Nach dem Speichern wird häufig direkt ein Fenster mit Möglichkeiten zum Teilen angezeigt. Kopiere den Buchungslink noch nicht vorschnell weiter – prüfe den Kalender zuerst in der Vorschau. ## Grunddaten verständlich ausfüllen Der Bereich **Grunddaten** enthält die Angaben, die buchende Personen als Erstes sehen. Sie bestimmen außerdem, wie du den Kalender später in deinen Einstellungen wiederfindest. | Feld | Wofür es da ist | Empfehlung | | ----------------------------- | ------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Kalenderlogo** | Erscheint als visuelle Kennzeichnung im Buchungsablauf. | Optional. Nutze nur ein klares, quadratisches Bild. Kleine oder überladene Motive sind schwer erkennbar. | | **Kalendername** | Interne und sichtbare Bezeichnung des Termintyps. | Schreibe konkret, zum Beispiel „30 Minuten Erstgespräch“ statt nur „Termin“. | | **Beschreibung** | Erklärt, was bei diesem Termin passiert. | Nenne Anlass, Dauer und ein erwartbares Ergebnis in zwei bis drei einfachen Sätzen. | | **Individuelle Webadresse** | Der wiedererkennbare Teil des Buchungslinks. | Wähle kurz, eindeutig und dauerhaft, etwa „erstgespraech“. Ändere ihn später nur mit Bedacht, damit geteilte Links nicht ins Leere führen. | | **Kalendergruppe** | Ordnet den Kalender intern einer Gruppe zu. | Optional. Sinnvoll, wenn du mehrere Bereiche oder Terminarten übersichtlich trennen möchtest. | | **Titel der Termineinladung** | Bezeichnung, die beim erzeugten Termin verwendet wird. | Formuliere klar. Dynamische Platzhalter können den Namen der buchenden Person einsetzen; prüfe das Ergebnis unbedingt in einem Test. | ### Einen verständlichen Namen und eine gute Beschreibung wählen Die buchende Person sollte vor der Auswahl eines Termins sofort verstehen, worum es geht. Eine gute Beschreibung beantwortet diese Fragen: * Für wen ist der Termin? * Worum geht es? * Wie lange dauert er? * Was sollte die Person vorbereiten? * Was passiert nach der Buchung? **Beispiel** > **Name:** 30 Minuten Erstgespräch\ > **Beschreibung:** In diesem Gespräch klären wir dein Anliegen, beantworten erste Fragen und besprechen die nächsten sinnvollen Schritte. Bitte halte dein Thema und mögliche Wunschtermine bereit. Vermeide unklare Namen wie „Call“, „Meeting“ oder „Kalender 1“. Solche Namen machen die Auswahl schwer und führen zu Rückfragen. ## Zuständige Person und Ort festlegen Öffne den Bereich **Team und Ort**. Hier legst du fest, wer den Termin tatsächlich durchführt und wie er stattfindet. ### Zuständige Person prüfen Ein persönlicher Buchungskalender darf nur **eine** zuständige Person enthalten. Diese Person ist der feste Gastgeber aller Buchungen dieses Kalenders. Prüfe besonders: * Ist wirklich die gewünschte Person ausgewählt? * Hat diese Person an den gewählten Zeiten Kapazität? * Ist sie mit dem passenden eigenen Kalender verbunden, falls bestehende Termine berücksichtigt werden sollen? * Weiß sie, welche Termine über diesen Link bei ihr landen? Wenn mehrere Personen denselben Buchungslink bedienen sollen, ist ein rotierender Buchungskalender die richtige Wahl. Füge nicht mehrere Personen in einen persönlichen Kalender ein, um dieses Ziel zu erreichen. ### Besprechungsart festlegen Wähle nur eine Besprechungsart, die du zuverlässig erfüllen kannst: * **Vor Ort:** Gib eine eindeutige Adresse oder einen klaren Treffpunkt an. * **Telefonisch:** Beschreibe, wer wen anruft und welche Nummer verwendet wird. * **Online:** Richte die Videokonferenz-Verbindung ein und teste, ob der Einwahllink in der Terminbestätigung erscheint. Für externe Kalender und Videokonferenzen öffnest du in den Kalendereinstellungen den Bereich **Verbindungen**. Dort findest du getrennte Bereiche für Kalender und Videokonferenzen sowie die Schaltfläche **Neue Verbindung hinzufügen**. Verbinde nur Konten, die die zuständige Person tatsächlich nutzt. > **Wichtig:** Eine Verbindung ist keine Garantie für einen korrekten Ablauf. Prüfe nach der Einrichtung mit einer echten Testbuchung, ob vorhandene Termine berücksichtigt und die Besprechungsdaten korrekt übernommen werden. ## Verfügbarkeiten so einstellen, dass sie im Alltag funktionieren Im Bereich **Verfügbarkeit** bestimmst du, wann buchende Personen überhaupt freie Zeiten sehen. Stelle nicht einfach die gesamte Arbeitszeit frei, sondern plane realistisch. Lege nacheinander fest: 1. **Buchbare Wochentage:** Wähle nur die Tage, an denen Termine tatsächlich stattfinden können. 2. **Zeitfenster je Tag:** Hinterlege zum Beispiel vormittags und nachmittags getrennte Zeiträume. 3. **Dauer eines Termins:** Die Dauer muss zum Zweck des Gesprächs passen. 4. **Pufferzeiten:** Plane Abstand vor oder nach einem Termin ein, wenn du Zeit für Vorbereitung, Notizen oder einen Wechsel brauchst. 5. **Ausnahmen:** Blockiere Urlaub, Feiertage, interne Termine oder Sonderzeiten rechtzeitig. 6. **Abgleich mit bestehenden Terminen:** Prüfe, welche verbundenen Kalender als Belegtzeiten berücksichtigt werden. **Beispiel für eine erreichbare Planung** | Tag | Buchbare Zeit | | ------------------------- | ----------------------------------- | | Montag bis Donnerstag | 10:00–12:00 Uhr und 14:00–16:00 Uhr | | Freitag | Keine Buchungen | | Vor und nach jedem Termin | Jeweils 15 Minuten Abstand | Diese Planung verhindert, dass sich Termine direkt aneinanderreihen und dir keine Zeit für einen sauberen Abschluss bleibt. ## Buchungsregeln festlegen Im Bereich **Buchungsregeln** regelst du, wie kurzfristig oder weit im Voraus gebucht werden darf. Diese Einstellungen schützen deinen Kalender vor unpassenden Terminen. Prüfe besonders: * **Vorlaufzeit:** Wie viel Zeit brauchst du mindestens zwischen Buchung und Termin? Für vorbereitungsintensive Gespräche ist ein kurzer Soforttermin oft ungeeignet. * **Buchungszeitraum:** Wie weit dürfen Termine im Voraus gebucht werden? Ein überschaubarer Zeitraum macht die Planung verlässlicher. * **Terminabstände:** Verhindere, dass mehrere Buchungen ohne Pause hintereinander entstehen. * **Zeitzone:** Prüfe die verwendete Zeitzone, besonders wenn du mit Personen aus anderen Regionen arbeitest. * **Absagen und Verschieben:** Entscheide, bis wann eine Person ihren Termin selbst ändern darf und was danach passieren soll. > **Kontrollfrage:** Wenn heute jemand um 17:00 Uhr bucht, könnte die Person dann einen Termin morgen früh auswählen? Falls das für dich zu kurzfristig wäre, erhöhe die Vorlaufzeit. ## Angaben vor der Buchung abfragen Im Bereich **Formular und Bestätigung** legst du fest, welche Angaben vor dem Abschluss einer Buchung nötig sind und was danach sichtbar wird. Frage nur ab, was du später wirklich verwendest. Für ein Erstgespräch reichen häufig: * Name * E-Mail-Adresse * Telefonnummer, falls ein Rückruf vorgesehen ist * Eine kurze Frage zum Anliegen Zusätzliche Felder sind nur sinnvoll, wenn sie die Vorbereitung verbessern. Zu viele Pflichtfelder erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass eine Buchung abgebrochen wird. ### Bestätigungsseite prüfen Nach der Buchung sieht die Person eine Bestätigung. Prüfe diese Ansicht in der Vorschau besonders sorgfältig: * Wird klar bestätigt, dass der Termin erfolgreich gebucht wurde? * Sind Datum, Uhrzeit und Besprechungsart richtig? * Ist der nächste Schritt verständlich? * Ist bei einem Online-Termin der passende Einwahllink vorhanden? * Werden nur Inhalte gezeigt, die für die buchende Person bestimmt sind? Wenn du ein eigenes Formular verwendest, öffne zusätzlich **Erweiterte Einstellungen → Formular und Bestätigung → Bestätigungsseite**. Dort legst du fest, ob nach der Buchung die Weiterleitung oder die eigene Meldung des Formulars verwendet wird. Prüfe anschließend den vollständigen Weg: Formular ausfüllen, Termin auswählen, Buchung abschließen und Bestätigung anzeigen. ## Bestätigungen und Erinnerungen einrichten Ein Buchungskalender erstellt den Termin. Für eine verständliche Bestätigung und eine zuverlässige Erinnerung richtest du bei Bedarf einen passenden Ablauf ein. Ein bewährter Start ist die Vorlage **Terminbestätigung und Erinnerung**: 1. Öffne **Automatisierung** und anschließend **Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow und wähle eine Vorlage aus. 3. Wähle die Vorlage für Terminbestätigung und Erinnerung. 4. Prüfe, welches Ereignis den Ablauf startet: Es muss zum gebuchten Termin passen. 5. Lies jede Nachricht aus Sicht der buchenden Person: Zeitpunkt, Ton, Terminangaben und Handlungsaufforderung müssen stimmen. 6. Teste den Ablauf mit einer Testbuchung. 7. Aktiviere den Workflow erst, wenn Bestätigung und Erinnerung wie erwartet ankommen. Die in einer Vorlage gezeigten Zeitabstände sind Beispiele. Wähle sie passend zu deinem Termin: Eine Erinnerung kurz vor dem Termin kann sinnvoll sein, bei längeren Vorbereitungen ist zusätzlich eine frühere Erinnerung hilfreich. ## Kalender speichern und Fehlhinweise verstehen Beim Speichern prüft das System Pflichtfelder. Sind Angaben nicht vollständig, wirst du direkt zur fehlenden Eingabe geführt: * Fehlt ein Feld im gerade geöffneten Bereich, springt die Ansicht zu diesem Feld und hebt es hervor. * Fehlt ein Feld in einem anderen Bereich, öffnet sich der betreffende Bereich und zeigt die fehlende Eingabe. Gehe nicht nur auf Fehlersuche, sondern prüfe anschließend den gesamten Bereich noch einmal. Besonders oft fehlen die zuständige Person, die Verfügbarkeit, ein Name oder eine erforderliche Angabe im Buchungsformular. ## Buchungslink teilen oder vorab prüfen Nach dem erfolgreichen Speichern stehen in der Regel drei Wege bereit: | Möglichkeit | Wann sie sinnvoll ist | | --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Buchungslink kopieren** | Für E-Mails, Nachrichten, Schaltflächen oder andere wiederkehrende Verweise. | | **Einmaliger Buchungslink** | Für eine gezielte, einzelne Einladung. Prüfe vorher, wie lange der Link nutzbar sein soll. | | **Einbettungscode** | Wenn die Terminwahl direkt auf einer Website erscheinen soll. | | **Vorschau öffnen** | Immer vor dem Teilen. So siehst du den Ablauf aus Sicht der buchenden Person. | Teile den normalen Buchungslink erst nach dem Test. Ändere seine individuelle Webadresse anschließend möglichst nicht mehr. ## Vollständiger Test vor der Veröffentlichung Führe mindestens eine Testbuchung wie eine externe Person durch. Die folgende Liste deckt den gesamten Weg ab: 1. Öffne die Vorschau oder den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 2. Prüfe Kalendername, Beschreibung und Logo. 3. Kontrolliere, ob nur die gewünschten Tage und Uhrzeiten angezeigt werden. 4. Wähle einen Termin. 5. Fülle jedes Pflichtfeld aus; prüfe, ob die Formulierungen verständlich sind. 6. Schließe die Buchung ab. 7. Prüfe die Bestätigungsseite. 8. Prüfe beim zuständigen Teammitglied, ob der Termin mit richtigem Titel, Zeitpunkt und Besprechungsart angekommen ist. 9. Prüfe bei Online-Terminen den Einwahllink. 10. Prüfe die Bestätigung und, falls eingerichtet, die Erinnerung in einem echten Postfach. Erst wenn alle zehn Punkte stimmen, teilst du den Link öffentlich. ## Häufige Probleme und ihre Lösung | Problem | Wahrscheinliche Ursache | Was du prüfen solltest | | ------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | Der Kalender lässt sich nicht speichern. | Ein Pflichtfeld ist leer. | Folge der hervorgehobenen Eingabe und prüfe danach alle Einstellungsbereiche. | | Es werden keine freien Zeiten angezeigt. | Verfügbarkeit, Ausnahmen oder Belegtzeiten schließen alle Zeiten aus. | Prüfe Wochentage, Zeitfenster, Ausnahmen, Vorlaufzeit und verbundene Kalender. | | Der Termin landet bei der falschen Person. | Die zuständige Person wurde falsch ausgewählt. | Öffne Team und Ort und korrigiere die feste Zuordnung. | | Ein Termin kann zu kurzfristig gebucht werden. | Die Vorlaufzeit ist zu gering. | Erhöhe die Mindestzeit zwischen Buchung und Termin. | | Der Link führt nicht zum erwarteten Kalender. | Der falsche Link wurde kopiert oder die individuelle Webadresse wurde später geändert. | Öffne die Vorschau aus den Kalendereinstellungen und kopiere den aktuellen Link erneut. | | Beim Online-Termin fehlt der Einwahllink. | Die Videokonferenz-Verbindung oder die Besprechungsart ist nicht vollständig eingerichtet. | Prüfe die Verbindung und führe eine neue Testbuchung durch. | | Die buchende Person erhält keine Bestätigung oder Erinnerung. | Der Ablauf ist nicht aktiv, startet beim falschen Ereignis oder enthält falsche Empfängerdaten. | Prüfe Auslöser, Aktivierung, Nachricht und Testbuchung. | ## Praxisbeispiel: Erstgespräch mit fester Ansprechperson Du möchtest, dass neue Interessierte selbst ein 30-minütiges Erstgespräch mit Mia buchen können. 1. Du erstellst einen persönlichen Buchungskalender mit dem Namen **30 Minuten Erstgespräch**. 2. Als zuständige Person wählst du Mia aus. 3. Du hinterlegst Montag bis Donnerstag jeweils 10:00–12:00 Uhr und 14:00–16:00 Uhr. 4. Du setzt 15 Minuten Abstand vor und nach jedem Termin. 5. Du erlaubst Buchungen frühestens einen Tag im Voraus. 6. Du fragst Name, E-Mail-Adresse und eine kurze Beschreibung des Anliegens ab. 7. Du formulierst eine Bestätigung, die erklärt, was nach der Buchung passiert. 8. Du richtest eine Bestätigung direkt nach der Buchung sowie eine Erinnerung vor dem Termin ein. 9. Du testest den gesamten Ablauf in einem privaten Browserfenster. 10. Erst danach kopierst du den geprüften Buchungslink in deine Website und in passende Nachrichten. Das Ergebnis: Mia erhält nur Termine in ihren freigegebenen Zeiten, neue Interessierte verstehen den Zweck des Gesprächs vor der Buchung und beide Seiten erhalten klare Informationen zum nächsten Schritt. ## Kurz vor dem Teilen prüfen * [ ] Der Kalendername erklärt den Zweck. * [ ] Genau eine zuständige Person ist ausgewählt. * [ ] Verfügbarkeit, Puffer und Ausnahmen sind realistisch. * [ ] Ort oder Online-Verbindung funktionieren. * [ ] Das Buchungsformular fragt nur notwendige Angaben ab. * [ ] Bestätigungsseite, Benachrichtigung und Erinnerung wurden getestet. * [ ] Der Buchungslink und die Vorschau zeigen den richtigen Kalender. Wenn diese Punkte erfüllt sind, ist dein persönlicher Buchungskalender bereit für die tägliche Nutzung. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/buchungskalender-fur-termine-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.