> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/formular-vor-einer-terminbuchung-einbinden.md). # Formular vor einer Terminbuchung einbinden Ein Buchungsformular fragt die Informationen ab, die du für die Vorbereitung eines Termins wirklich brauchst. Die Person wählt zuerst einen freien Zeitpunkt und füllt das Formular anschließend vor dem endgültigen Buchen aus. So vermeidest du Rückfragen nach dem Termin und hältst wichtige Angaben direkt beim passenden Kontakt fest. Diese Anleitung zeigt den gesamten Ablauf: Formular vorbereiten, im Kalender zuweisen, Bestätigung festlegen und aus Sicht einer buchenden Person testen. ## Was ein Buchungsformular leistet Mit einem Formular zwischen Terminauswahl und Buchung kannst du zum Beispiel: * das Anliegen vor dem Gespräch abfragen; * benötigte Kontaktdaten vollständig erfassen; * Einwilligungen oder Hinweise sichtbar bestätigen lassen; * Felder abhängig von einer Antwort ein- oder ausblenden; * ungeeignete Anfragen vor einer Terminbuchung abfangen; * nach einer erfolgreichen Buchung eine passende Bestätigung oder Weiterleitung anzeigen; * Antworten in verknüpfte Kontaktfelder übernehmen, damit du sie später weiterverwenden kannst. > **Wichtig:** Das Formular ergänzt den Buchungskalender. Es ersetzt nicht die Auswahl eines freien Zeitfensters. Erst Zeit wählen, dann Formular ausfüllen, dann die Buchung endgültig abschließen. ## Vor dem Start: Was du vorbereiten solltest Lege das Formular zuerst im Formularbereich an und speichere es mit mindestens einem Feld. Du findest diesen Bereich je nach Ansicht unter **Websites** und anschließend **Formulare**. Plane vorher: 1. **Zweck:** Welche Information hilft dir wirklich bei der Vorbereitung? 2. **Felder:** Welche Angaben sind erforderlich, welche nur optional? 3. **Ziel der Antwort:** Soll eine Antwort im Kontakt sichtbar sein? Dann braucht das Feld eine passende Zuordnung. 4. **Sonderwege:** Soll eine bestimmte Antwort weitere Fragen einblenden, eine eigene Nachricht zeigen oder die Buchung verhindern? 5. **Bestätigung:** Was soll nach einer erfolgreichen Buchung passieren? ### Gute Fragen statt langer Fragebögen Ein Formular soll die Buchung erleichtern, nicht erschweren. Beginne mit den Informationen, die du tatsächlich verwendest: | Zweck | Sinnvolle Frage | | --------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | | Vorbereitung auf ein Erstgespräch | „Worum geht es in deinem Anliegen?“ | | Rückruf | „Unter welcher Nummer erreichen wir dich am besten?“ | | Termin vor Ort | „Gibt es etwas, das wir vor deinem Besuch wissen sollten?“ | | Auswahl des passenden Gesprächs | „Welches Thema möchtest du besprechen?“ | Frage keine Daten ab, die für den Termin keine Rolle spielen. Jede zusätzliche Pflichtangabe kann dazu führen, dass eine Person den Buchungsvorgang abbricht. ## Den richtigen Kalender öffnen 1. Öffne **Kalender**. 2. Öffne **Kalendereinstellungen** oder den Bereich mit deinen Kalendern. 3. Suche den gewünschten Kalender anhand von Name oder Gruppe. 4. Wähle rechts beim Kalender **Bearbeiten** aus. 5. Öffne im Bearbeitungsmenü den Bereich **Erweiterte Einstellungen**. 6. Wähle dort **Formular und Bestätigung**. Je nach Oberfläche können die Menüs etwas anders angeordnet sein. Suche nach den Begriffen **Formular**, **Bestätigung** oder **Formulare und Gäste**. Wichtig ist: Du bearbeitest den einzelnen Kalender, nicht nur das Formular selbst. ## Formular auswählen und speichern Im Bereich für Formular und Bestätigung findest du das Feld **Formular auswählen**. 1. Öffne die Auswahlliste. 2. Wähle das zuvor gespeicherte Formular. 3. Prüfe den Formularnamen noch einmal. 4. Speichere die Kalendereinstellungen über **Änderungen speichern** oder **Speichern**. 5. Öffne danach die Vorschau des Buchungslinks für einen vollständigen Test. Pro Kalender kann immer nur **ein** Formular gleichzeitig zugewiesen sein. Möchtest du mehrere unterschiedliche Fragebögen einsetzen, erstelle dafür getrennte Kalender oder ersetze die Zuweisung bewusst. ### Dasselbe Formular in mehreren Kalendern verwenden Du darfst ein Formular mehreren Kalendern zuweisen. Die Zuweisung erfolgt jedoch in jedem Kalender einzeln: 1. Öffne den ersten Kalender und wähle das Formular aus. 2. Speichere. 3. Öffne den nächsten Kalender. 4. Wähle dort dasselbe Formular erneut aus. 5. Speichere auch diesen Kalender. Eine Formularzuweisung wird nicht automatisch auf andere Kalender übertragen. Das ist hilfreich: Du behältst die Kontrolle darüber, welcher Buchungsweg welche Fragen zeigt. > **Achtung bei Änderungen:** Änderst du das Formular später, wirkt die Änderung in allen Kalendern, in denen dieses Formular verwendet wird. Entferne keine Felder, die bereits für Kontakte oder automatische Abläufe genutzt werden. ## So sieht die Reihenfolge für buchende Personen aus Die sichtbare Reihenfolge im Buchungsablauf ist klar: 1. **Datum und Uhrzeit auswählen** 2. **Formular ausfüllen** 3. **Buchung endgültig bestätigen** 4. **Bestätigungsseite sehen** Prüfe diese Reihenfolge nach jeder Änderung selbst in der Vorschau. Ein Formular erscheint erst, nachdem ein Zeitfenster ausgewählt wurde. Wenn die Person den Vorgang vor dem letzten Buchungsschritt abbricht, wird kein Termin erstellt. Die Antworten werden erst nach der endgültigen Buchung beim Kontakt gespeichert. ## Felder mit Kontaktinformationen verknüpfen Wenn eine Formularantwort dauerhaft beim Kontakt stehen soll, verknüpfst du das Formularfeld mit dem passenden Kontaktfeld. So vermeidest du, dass wichtige Angaben nur in einer einzelnen Formulareinsendung stehen. | Angabe im Formular | Passende Zuordnung | Prüfung nach dem Test | | --------------------- | ------------------------ | ----------------------------------------------------------- | | Vorname und Nachname | Standard-Kontaktfelder | Ist der richtige Kontakt mit richtigem Namen vorhanden? | | E-Mail-Adresse | E-Mail-Feld des Kontakts | Ist die Adresse vollständig und korrekt? | | Telefonnummer | Telefonfeld des Kontakts | Ist die Nummer im erwarteten Format gespeichert? | | Anliegen oder Auswahl | Eigenes Kontaktfeld | Ist die Antwort beim Testkontakt sichtbar und verständlich? | Teste die Zuordnung immer mit einer vollständig abgeschlossenen Buchung. Ein Formular, das nur geöffnet oder teilweise ausgefüllt wird, ist kein aussagekräftiger Test. ## Sichtbare Zusatzoptionen sinnvoll einsetzen Im Bereich für Formular und Bestätigung können – abhängig vom Kalender – zusätzliche Optionen sichtbar sein. Schalte nur ein, was zu deinem Buchungsweg passt. ### Felder vorausfüllen Die Option zum Vorausfüllen kann vorhandene Angaben bei bereits bekannten Kontakten in das Formular übernehmen. Das kann Zeit sparen, muss aber sorgfältig getestet werden. Prüfe dabei: * Welche Felder werden tatsächlich vorausgefüllt? * Funktioniert es nur für bekannte Kontakte? * Ist das Verhalten auf gemeinsam genutzten Geräten oder in privaten Browserfenstern unbedenklich? * Bleibt die Person in der Lage, falsche Angaben zu korrigieren? Wenn du den Effekt nicht sicher beurteilen kannst, lasse die Option zunächst ausgeschaltet und teste mit einem separaten Testkontakt. ### Einwilligungsfeld Ein aktivierbares Einwilligungsfeld zeigt einen frei formulierbaren Text mit Auswahlmöglichkeit. Es ist nur sinnvoll, wenn du den genauen Zweck und den passenden Wortlaut bereits festgelegt hast. * Verwende eine klare, verständliche Formulierung. * Frage nur nach einer Einwilligung, die für deinen Prozess wirklich benötigt wird. * Prüfe den Text zusammen mit deiner zuständigen Stelle für Datenschutz oder Recht, wenn du unsicher bist. * Teste, ob die Buchung mit und ohne Auswahl so funktioniert, wie du es erwartest. Diese Anleitung ersetzt keine rechtliche Prüfung. ### Zusätzliche Teilnehmende Die Option für zusätzliche Teilnehmende kann einer buchenden Person erlauben, weitere Personen zum Termin hinzuzufügen. Aktiviere sie nur, wenn sie fachlich sinnvoll ist, etwa bei einem gemeinsamen Beratungsgespräch. Prüfe vor dem Einsatz: * Ist klar, welche Daten der zusätzlichen Person benötigt werden? * Soll jede zusätzliche Person eine Termininformation erhalten? * Ist die Funktion bei vertraulichen Einzelgesprächen wirklich angemessen? ### Freiwillige Kennung für Web-Messung Ein optionales Feld für eine Web-Messkennung kann in diesem Bereich erscheinen. Es ist nicht nötig, damit Termine gebucht werden können. Wenn du nicht genau weißt, wofür die Kennung gedacht ist oder ob sie in deinem Webauftritt zulässig eingesetzt wird, lässt du das Feld leer. ## Bestätigungsseite festlegen Unterhalb der Formulareinstellungen legst du fest, was eine Person nach einer erfolgreich abgeschlossenen Buchung sieht. | Einstellung | Was danach passiert | Wann sie passend ist | | ---------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | | **Standardbestätigung** | Es erscheint die normale Bestätigungsseite mit deiner Dankesnachricht. | Für die meisten Buchungswege; einfach und zuverlässig. | | **Weiterleitung** | Nach der Buchung wird eine von dir festgelegte Zielseite geöffnet. | Wenn danach ein klarer nächster Schritt auf einer bestehenden Website folgen soll. | | **Formularregeln verwenden** | Das Formular entscheidet anhand der Antworten über eine eigene Nachricht oder Weiterleitung. | Wenn unterschiedliche Antworten unterschiedliche, vorher geprüfte Wege benötigen. | ### Dankesnachricht verständlich schreiben Bei der Standardbestätigung kannst du eine eigene Nachricht hinterlegen. Sie sollte nicht nur danken, sondern den nächsten Schritt eindeutig machen. **Beispiel** > Danke, dein Termin ist eingetragen. Prüfe bitte deine E-Mails für die Terminbestätigung. Falls der Termin online stattfindet, findest du dort auch die Zugangsdaten. Kontrolliere beim Test, dass diese Punkte klar sind: * Wurde die Buchung erfolgreich bestätigt? * Sind Datum und Uhrzeit richtig? * Weiß die Person, was als Nächstes passiert? * Passt die Nachricht zur Besprechungsart? * Funktioniert eine hinterlegte Weiterleitung? ### Regeln im Formular nutzen Bedingte Formularregeln können Felder ein- oder ausblenden oder nach einer Antwort eine eigene Nachricht beziehungsweise Weiterleitung zeigen. Bei Regeln, die eine Anfrage ausschließen, gilt: * Die Regel wird vor dem Erstellen des Termins geprüft. * Wird die Anfrage ausgeschlossen, entsteht kein Termin. * Ist für diesen Kalender eine Zahlung vorgesehen, wird bei einer ausgeschlossenen Anfrage auch kein Betrag eingezogen. * Teste jede relevante Antwortkombination. * Hinterlege eine respektvolle, verständliche Meldung, damit die Person nicht ratlos bleibt. Wenn du **Formularregeln verwenden** als Bestätigungsweg auswählst, aber für den jeweiligen Fall keine eigene Weiterleitung oder Nachricht hinterlegt ist, fällt der Ablauf auf die Standardbestätigung zurück. ## Automatische Bestätigung bewusst prüfen In den erweiterten Einstellungen kann eine automatische Bestätigung für neue Termine verfügbar sein. Sie beeinflusst, ob neue Buchungen sofort als bestätigt behandelt werden. Aktiviere diese Einstellung nur, wenn die buchbaren Zeiten wirklich verlässlich sind. Wenn jeder Termin erst intern geprüft werden soll, muss der Ablauf zu diesem Arbeitsprozess passen. Teste nach jeder Änderung: 1. Buche einen Testtermin. 2. Prüfe den angezeigten Terminstatus. 3. Prüfe die Nachricht an die buchende Person. 4. Prüfe, ob Team und Kontakt dieselben Termininformationen sehen. ## Vollständiger Test aus Sicht einer buchenden Person Führe nach dem Speichern einen Test in einem privaten Browserfenster durch: 1. Öffne den Buchungslink. 2. Wähle ein freies Zeitfenster. 3. Prüfe, ob das gewünschte Formular erscheint. 4. Fülle Pflicht- und optionale Felder aus. 5. Teste mindestens eine bedingte Frage oder Regel, falls vorhanden. 6. Schließe die Buchung endgültig ab. 7. Prüfe die Bestätigungsseite oder Weiterleitung. 8. Öffne den Testkontakt und prüfe die gespeicherten Antworten. 9. Prüfe den Termin im Kalender. 10. Prüfe Bestätigung oder Erinnerung, falls du sie eingerichtet hast. Erst wenn alle zehn Punkte stimmen, ist das Formular bereit für echte Buchungen. ## Häufige Probleme und ihre Lösung | Problem | Wahrscheinliche Ursache | Lösung | | --------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Das Formular erscheint nicht. | Es wurde nicht im richtigen Kalender ausgewählt oder die Änderung wurde nicht gespeichert. | Öffne den Kalender erneut, prüfe die Auswahl und speichere. Teste anschließend den Buchungslink neu. | | Das Formular fehlt in der Auswahlliste. | Das Formular wurde nicht gespeichert oder enthält kein Feld. | Öffne den Formularbereich, speichere das Formular mit mindestens einem Feld und lade die Kalendereinstellungen neu. | | Antworten fehlen beim Kontakt. | Das Formularfeld ist nicht mit einem passenden Kontaktfeld verknüpft oder die Buchung wurde nicht abgeschlossen. | Prüfe die Zuordnung und wiederhole den Test bis zur endgültigen Buchung. | | Eine Regel verhindert die Buchung. | Eine Ausschlussregel trifft auf die Testantwort zu. | Prüfe Bedingung, Meldung und gewünschtes Ergebnis mit mehreren Antwortkombinationen. | | Die falsche Bestätigungsseite erscheint. | Die Bestätigungseinstellung passt nicht zu den Formularregeln. | Prüfe Standardbestätigung, Weiterleitung und Formularregeln sowie die Reihenfolge ihrer Anwendung. | | Eine Änderung wirkt in mehreren Kalendern. | Dasselbe Formular wird mehrfach verwendet. | Prüfe, welchen Kalendern das Formular zugewiesen ist, bevor du Felder löschst oder umbenennst. | | Bekannte Angaben werden unerwartet angezeigt. | Vorausfüllen ist aktiv. | Prüfe die Einstellung mit einem neuen und einem bekannten Testkontakt; schalte sie aus, wenn sie nicht zu deinem Ablauf passt. | ## Praxisbeispiel: Erstgespräch vorbereiten Du möchtest, dass Interessierte vor einem 30-minütigen Erstgespräch kurz ihr Anliegen schildern. 1. Du erstellst ein Formular mit den Feldern Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und „Worum geht es in deinem Anliegen?“ 2. Du verknüpfst die letzte Frage mit einem eigenen Kontaktfeld. 3. Du öffnest den Kalender **30 Minuten Erstgespräch**. 4. Unter **Erweiterte Einstellungen** wählst du **Formular und Bestätigung**. 5. Du wählst dein neues Formular und speicherst. 6. Du schreibst eine kurze Standardbestätigung mit Hinweis auf die E-Mail-Bestätigung. 7. Du führst eine Testbuchung durch. 8. Du prüfst: Formular erscheint nach der Zeitwahl, Termin wurde erstellt und die Antwort steht beim Testkontakt. Das Ergebnis: Du bereitest dich anhand der Antwort gezielter vor, während die buchende Person einen klaren und kurzen Ablauf erlebt. ## Kurz vor der Veröffentlichung prüfen * [ ] Formular enthält nur notwendige Fragen. * [ ] Pflichtfelder sind wirklich erforderlich. * [ ] Kontaktfelder sind korrekt zugeordnet. * [ ] Formular ist im richtigen Kalender ausgewählt und gespeichert. * [ ] Regeln und bedingte Felder wurden getestet. * [ ] Bestätigungsseite oder Weiterleitung ist verständlich. * [ ] Zusatzoptionen wie Vorausfüllen, Einwilligung und weitere Teilnehmende sind bewusst eingestellt. * [ ] Der vollständige Buchungsweg wurde in einem privaten Browserfenster getestet. So erhältst du vor dem Termin genau die Informationen, die du brauchst, ohne den Buchungsweg unnötig kompliziert zu machen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/formular-vor-einer-terminbuchung-einbinden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.