> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/termine-manuell-fur-kontakte-eintragen.md). # Termine manuell für Kontakte eintragen Ein Buchungslink ist praktisch, aber nicht jeder Termin entsteht darüber. Wenn jemand anruft, ihr euch in einer Unterhaltung auf einen Zeitpunkt einigt oder du einen Termin für eine andere Person organisierst, trägst du ihn direkt im Kalender ein. Dabei wählst du bewusst den richtigen Kalender und Kontakt. So erscheint der Termin vollständig in der Übersicht, die zuständige Person kann sich vorbereiten und eingerichtete Bestätigungen oder Erinnerungen können korrekt arbeiten. ## Wann du einen Termin manuell einträgst Ein manueller Termin ist sinnvoll, wenn: * du während eines Telefonats sofort einen passenden Zeitpunkt festhalten möchtest; * ein Kontakt nicht selbst über einen Buchungslink buchen kann oder soll; * ihr einen Termin in einer bestehenden Unterhaltung vereinbart habt; * du einen Termin zu einer Vertriebschance ergänzen möchtest; * du eine Testbuchung für Bestätigungen, Erinnerungen oder Verfügbarkeiten brauchst; * du einen Termin für ein anderes Teammitglied planst, dessen Kalender für dich verfügbar ist. Für Urlaub, Pausen, interne Planung oder andere Zeiten ohne Kontakt nutzt du dagegen **Sperrzeit**. Dadurch werden neue Buchungen für diesen Zeitraum verhindert, ohne einen Kontakttermin anzulegen. ## Die vier Wege zum neuen Termin Je nach Situation öffnest du dieselbe Termineingabe an unterschiedlichen Stellen. Wähle den Weg, der zu deiner Arbeit gerade passt. | Ausgangspunkt | Weg in der Oberfläche | Wann er am schnellsten ist | | ------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | **Unterhaltung** | Öffne die Unterhaltung mit dem Kontakt. Wähle in der Seitenleiste das Kalendersymbol und dort **Termin buchen**. | Wenn du während einer Nachricht oder eines Anrufs direkt einen Termin vereinbarst. | | **Kontaktprofil** | Öffne **Kontakte**, wähle den Kontakt und öffne den Bereich **Termine**. Wähle dort **Hinzufügen**. | Wenn du zuerst die Kontaktdaten und bisherigen Termine prüfen möchtest. | | **Kalenderansicht** | Öffne **Kalender** und die **Kalenderansicht**. Wähle **Neu** oder klicke direkt auf einen freien Zeitraum. | Wenn du den Termin visuell in eine Lücke deines Tages oder deiner Woche legen möchtest. | | **Vertriebschance** | Öffne die passende Vertriebschance, dann den Bereich zum Buchen oder Aktualisieren eines Termins. Wähle **Neuer Termin** und danach den passenden Bereich für Besprechungen, Dienstleistungen oder Vermietungen. | Wenn der Termin eng mit einem laufenden Vorgang verbunden ist. | > **Hinweis:** Die Eingabefenster können je nach Ausgangspunkt leicht unterschiedlich aussehen. Die entscheidenden Angaben – Kalender, Kontakt, Zeit und Ort – bleiben gleich. ## Vor dem Eintragen kurz prüfen Nimm dir vor dem Öffnen der Eingabe einen Moment für diese Punkte: 1. **Kontakt:** Hast du die richtige Person mit Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gefunden? 2. **Kalender:** Weißt du, welchem Kalender der Termin zugeordnet werden soll? 3. **Zeit:** Kennst du Start, Ende und die zutreffende Zeitzone? 4. **Besprechungsart:** Ist klar, ob der Termin vor Ort, telefonisch oder online stattfindet? 5. **Verfügbarkeit:** Gibt es bereits einen Termin, eine Sperrzeit oder einen verbundenen Kalender, der diesen Zeitraum belegt? 6. **Folgen:** Soll eine Bestätigung oder Erinnerung ausgelöst werden? Dann teste den Ablauf später mit einem echten Testtermin. Diese kurze Prüfung verhindert die häufigsten Fehler: falscher Kontakt, falscher Kalender, doppelte Termine und unpassende Zeiten. ## Einen Termin Schritt für Schritt anlegen ### 1. Termineingabe öffnen Nutze einen der vier Wege oben. In der Kalenderansicht ist es besonders praktisch, direkt auf die gewünschte Uhrzeit zu klicken: Der Zeitpunkt wird dann als Ausgangswert übernommen. Kontrolliere ihn trotzdem, bevor du speicherst. ### 2. Kalender und Kontakt auswählen Oben in der Eingabe wählst du zwei zentrale Angaben: | Feld | Bedeutung | So prüfst du es | | --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Kalender** | Legt fest, in welcher Terminart und bei welcher zuständigen Person der Termin erscheint. | Wähle einen eindeutigen Kalender. Ähnliche Namen sind ein Warnsignal – öffne im Zweifel erst die Kalendereinstellungen. | | **Kontakt auswählen** | Verknüpft den Termin mit der richtigen Person. Die Suche kann nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer erfolgen. | Prüfe neben dem Namen mindestens ein weiteres Merkmal, bevor du die Person auswählst. | Der Kontakt ist Pflicht. Wenn du eine Person nicht findest, lege zuerst einen sauberen Kontaktdatensatz an oder ergänze die fehlende Information. Lege keinen Termin auf einem ähnlich benannten, aber falschen Kontakt ab. ### 3. Titel und interne Beschreibung eintragen Gib dem Termin einen eindeutigen Titel. Er soll auch für Kolleginnen und Kollegen verständlich sein, die nicht beim Gespräch dabei waren. **Gute Titel** * Erstgespräch mit Lena Meier * Rückruf zur Projektanfrage * Abstimmung zum Website-Entwurf Ergänze bei Bedarf eine kurze Beschreibung. Sie hilft bei der Vorbereitung und kann zum Beispiel enthalten: * Anlass und gewünschtes Ergebnis; * offene Fragen; * Unterlagen, die vorbereitet werden sollen; * vereinbarte nächsten Schritte. Schreibe keine Informationen in die Beschreibung, die dort nicht nötig sind. Halte sie kurz, sachlich und nur für die Terminbearbeitung relevant. ### 4. Datum, Uhrzeit und Zeitzone festlegen Die Termineingabe verwendet für freie Zeiten zunächst die Zeitzone des Kontakts und zeigt sie sichtbar an. Prüfe sie immer, bevor du die Zeit festlegst – besonders bei Personen in einer anderen Region. Du kannst in der Regel zwischen einer Standardauswahl und einer eigenen Zeitwahl wechseln: * **Standard:** Nutze diese Einstellung, wenn der Termin innerhalb der angebotenen Zeiten des Kalenders liegt. * **Eigene Zeit:** Nutze sie, wenn Start und Ende bewusst manuell festgelegt werden sollen. Trage anschließend Start und Ende ein. Prüfe nicht nur die Uhrzeit, sondern auch das Datum. Bei Terminen über Mitternacht oder bei unterschiedlichen Zeitzonen entstehen hier besonders leicht Fehler. > **Kontrollfrage:** Wenn du die Uhrzeit dem Kontakt laut vorliest – meint ihr beide denselben Zeitpunkt? Falls du unsicher bist, bestätige Datum, Uhrzeit und Zeitzone in einem Satz. ### 5. Ort oder Besprechungsart festlegen Je nach Kalender stehen unterschiedliche Möglichkeiten für den Ort zur Verfügung: * ein bereits hinterlegter Standardort; * ein eigener Ort, zum Beispiel eine vollständige Adresse; * ein eigener Besprechungslink; * eine eingerichtete Videokonferenz-Verbindung. Bei einem eigenen Ort oder Link bist du für die Vollständigkeit verantwortlich. Teste einen Online-Link vor dem ersten echten Termin und schreibe bei Vor-Ort-Terminen die Adresse so, dass sie ohne Rückfrage gefunden wird. ### 6. Wiederholung nur bewusst verwenden Für regelmäßige Gespräche kannst du eine Wiederholung aktivieren. Lege dabei Rhythmus und Zeitraum nur fest, wenn die Serie wirklich abgesprochen ist. Eine Wiederholung ist gut geeignet für: * wöchentliche Abstimmungen; * monatliche Rückblicke; * wiederkehrende Beratungstermine mit fester Dauer. Sie ist ungeeignet für lose geplante Folgetermine. In diesem Fall erstellst du besser einzelne Termine, damit keine ungewollte Reihe entsteht. ### 7. Angaben ein letztes Mal prüfen und speichern Kontrolliere Kalender, Kontakt, Datum, Uhrzeit, Zeitzone und Ort direkt in der Eingabe. Klicke anschließend auf **Termin buchen** oder die entsprechende Speichern-Schaltfläche. ## Sperrzeit richtig verwenden Sperrzeit nimmt einen Zeitraum aus der Verfügbarkeit, ohne bestehende Termine zu löschen. Sie ist die richtige Wahl für Urlaub, Pausen, Schulungen, interne Planung oder externe Verpflichtungen. ### Sperrzeit anlegen 1. Öffne die Termineingabe aus der Kalenderansicht. 2. Wechsle vom Bereich **Termin** zu **Sperrzeit**. 3. Wähle die Person oder den Kalender, für den die Zeit blockiert werden soll. 4. Gib einen klaren Titel ein, zum Beispiel „Urlaub“, „Interne Planung“ oder „Nicht verfügbar“. 5. Prüfe die angezeigte Zeitzone. 6. Lege Start und Ende fest. 7. Speichere die Sperrzeit. Die Sperrzeit verhindert nur **neue** Buchungen in diesem Zeitraum. Bereits vorhandene Termine bleiben bestehen. Wenn sich diese Termine ebenfalls ändern müssen, bearbeite sie einzeln. ### Person oder Kalender sperren? | Auswahl | Wann sie passt | | -------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Bestimmte Person** | Wenn nur diese Person nicht buchbar sein soll, etwa bei Urlaub oder Fortbildung. | | **Ganzer Kalender** | Wenn der gesamte Terminbereich nicht angeboten werden soll, etwa bei einer internen Veranstaltung oder Schließzeit. | Wähle die kleinste sinnvolle Sperre. So verhinderst du nicht versehentlich Buchungen für Personen, die weiterhin verfügbar sind. ## Nach dem Speichern kontrollieren Öffne den neuen Eintrag anschließend in der Kalenderansicht und prüfe diese Punkte: * Der Termin steht am richtigen Tag und zur richtigen Uhrzeit. * Der richtige Kalender ist ausgewählt. * Der richtige Kontakt ist verbunden. * Titel und Beschreibung sind verständlich. * Ort oder Besprechungslink stimmen. * Die Zeitzone ist korrekt. * Eine Wiederholung ist nur dann aktiv, wenn sie wirklich vereinbart wurde. * Bei Sperrzeit ist die richtige Person oder der richtige Kalender blockiert. Wenn ein Termin scheinbar fehlt, prüfe zuerst die Ansichtsfilter. In der Kalenderansicht können gefilterte Kalender oder Personen dazu führen, dass ein vorhandener Eintrag nicht angezeigt wird. ## Bestätigung und Erinnerung testen Manuell angelegte Termine können zusammen mit deinen eingerichteten Abläufen arbeiten. Verlasse dich darauf erst nach einem Test. 1. Lege einen Testkontakt an oder verwende einen eindeutig gekennzeichneten Testkontakt. 2. Buche einen Termin für einen Zeitpunkt, den du sicher wieder entfernen kannst. 3. Prüfe den Eintrag im Kalender und im Kontaktprofil. 4. Kontrolliere, ob eine erwartete Bestätigung ankommt. 5. Prüfe gegebenenfalls die Erinnerung. 6. Entferne oder korrigiere den Testtermin anschließend sauber. Mit diesem Test siehst du nicht nur, ob die Nachricht ankommt, sondern auch ob Titel, Uhrzeit, Ort und Empfänger richtig dargestellt werden. ## Häufige Probleme und ihre Lösung | Problem | Wahrscheinliche Ursache | Lösung | | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Der Termin ist beim falschen Kontakt. | Eine ähnlich benannte Person wurde ausgewählt. | Öffne den Termin, korrigiere die Kontaktzuordnung und prüfe Name plus E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. | | Der Termin erscheint nicht in der Ansicht. | Der falsche Kalender ist gefiltert oder der Termin liegt in einer anderen Ansicht. | Prüfe Kalender- und Personenfilter sowie Tag, Woche und Monat. | | Die Uhrzeit wirkt verschoben. | Zeitzone oder eigener Zeitraum wurde falsch gewählt. | Öffne den Termin, kontrolliere die sichtbare Zeitzone sowie Start und Ende. | | Die falsche Person erhält den Termin. | Es wurde der falsche Kalender ausgewählt. | Prüfe die Kalenderzuordnung und verschiebe oder erstelle den Termin im richtigen Kalender. | | Ein Termin wurde doppelt angelegt. | Ein Fehler wurde durch einen zweiten neuen Eintrag statt durch Bearbeiten korrigiert. | Behalte den korrekten Eintrag und entferne den doppelten nach einer sorgfältigen Prüfung. | | Trotz Sperrzeit bestehen noch Termine. | Sperrzeit löscht keine bereits vorhandenen Termine. | Prüfe bestehende Termine einzeln und passe sie bei Bedarf an. | | Eine Bestätigung oder Erinnerung fehlt. | Der betreffende Ablauf ist nicht aktiv oder passt nicht zum Terminereignis. | Führe eine Testbuchung durch und prüfe Auslöser, Aktivierung, Empfänger und Nachricht. | ## Praxisbeispiel: Termin direkt aus einer Unterhaltung buchen Lena schreibt, dass sie morgen ein 30-minütiges Gespräch führen möchte. Ihr einigt euch in der Unterhaltung auf 14:30 Uhr. 1. Du öffnest Lenas Unterhaltung. 2. In der Seitenleiste wählst du das Kalendersymbol und dort **Termin buchen**. 3. Du wählst den Kalender **30 Minuten Erstgespräch**. 4. Du prüfst, dass Lena über ihre E-Mail-Adresse korrekt ausgewählt ist. 5. Du trägst den Titel **Erstgespräch mit Lena Meier** ein. 6. Du wählst morgen, 14:30 bis 15:00 Uhr, und kontrollierst die Zeitzone. 7. Du prüfst den Online-Link oder den Ort. 8. Du speicherst den Termin. 9. Du öffnest ihn in der Kalenderansicht und kontrollierst Uhrzeit, Kontakt und Ort. 10. Du prüfst anschließend, ob die eingerichtete Bestätigung korrekt bei Lena ankommt. So wird aus einer kurzen Abstimmung ein sauber dokumentierter Termin ohne manuelle Nacharbeit oder doppelte Kommunikation. ## Kurz vor dem Speichern * [ ] Richtiger Kalender ausgewählt * [ ] Richtiger Kontakt anhand von mindestens zwei Merkmalen geprüft * [ ] Titel verständlich formuliert * [ ] Datum, Uhrzeit und Zeitzone kontrolliert * [ ] Ort oder Besprechungslink vollständig * [ ] Wiederholung nur bei einer tatsächlich vereinbarten Serie * [ ] Nach dem Speichern in der Kalenderansicht geprüft Mit dieser Routine bleiben auch spontan vereinbarte Termine für dich und dein Team nachvollziehbar. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/termine-manuell-fur-kontakte-eintragen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.