> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/verfugbarkeiten-und-buchungsregeln-einstellen.md). # Verfügbarkeiten und Buchungsregeln einstellen Die Verfügbarkeit entscheidet, wann ein Termin gebucht werden kann – und wann nicht. Sie besteht nicht nur aus Arbeitszeiten. Auch Dauer, Startabstand, Vorlaufzeit, Buchungsfenster, Kapazität und Pufferzeiten wirken zusammen. Richte die Regeln so ein, dass Buchende nur Termine sehen, die du im Alltag zuverlässig einhalten kannst. ## So berechnet der Kalender freie Termine Bevor ein Zeitpunkt angezeigt wird, prüft der Kalender mehrere Regeln: 1. Ist die zuständige Person laut Zeitplan verfügbar? 2. Überschreibt eine Abweichung für dieses Datum die normale Arbeitszeit? 3. Ist der Termin noch weit genug in der Zukunft? 4. Liegt er innerhalb des erlaubten Buchungsfensters? 5. Ist die maximale Tages- oder Zeitfensterkapazität erreicht? 6. Blockiert ein bestehender Termin, eine Sperrzeit oder ein Puffer die Zeit? 7. Passt die Termindauer in die verbleibende Lücke? Ein fehlendes Zeitfenster ist deshalb nicht automatisch ein Fehler. Häufig schützt eine deiner Regeln vor einer unrealistischen Buchung. ## Den richtigen Kalender und Zeitplan öffnen 1. Öffne **Kalender**. 2. Öffne **Kalendereinstellungen**. 3. Suche den richtigen Kalender anhand von Name oder Gruppe. 4. Wähle rechts beim Kalender **Bearbeiten**. 5. Öffne **Verfügbarkeit** oder **Verfügbarkeit und Buchungsregeln**. Hier findest du die Termineinstellungen sowie eine Karte für die zuständige Person. Über diese Karte öffnest du den verwendeten Zeitplan. > **Wichtig:** Prüfe immer zuerst, ob du den Kalender bearbeitest, der tatsächlich über deinen Buchungslink verwendet wird. ## Wöchentliche Arbeitszeiten festlegen Die wöchentlichen Arbeitszeiten sind dein wiederkehrender Grundplan. Für jeden Wochentag legst du fest, ob und zu welchen Zeiten Termine möglich sind. 1. Öffne den Zeitplan der zuständigen Person. 2. Wähle **Wöchentliche Arbeitszeiten**. 3. Aktiviere nur die Wochentage, an denen Termine stattfinden können. 4. Trage pro aktivem Tag Start- und Endzeit ein. 5. Füge bei Bedarf weitere Zeiträume hinzu, etwa vormittags und nachmittags. 6. Speichere. | Tag | Beispiel für buchbare Zeit | | --------------------- | ----------------------------------- | | Montag bis Donnerstag | 09:00–12:00 Uhr und 14:00–17:00 Uhr | | Freitag | 09:00–12:00 Uhr | | Samstag und Sonntag | Nicht buchbar | Die Lücke am Mittag bleibt für Buchende geschlossen. Sie ist sinnvoll für Pausen, interne Arbeit oder Vorbereitungen. ### Zeiten auf andere Tage übertragen Wenn mehrere Wochentage denselben Rhythmus haben, kannst du die Zeiten eines Tages auf weitere ausgewählte Tage kopieren. Prüfe danach trotzdem jeden Tag einzeln: Ein kurzer Freitag oder ein regelmäßiger Teamtermin darf nicht versehentlich überschrieben werden. ## Ausnahmen mit datumsspezifischen Zeiten anlegen Datumsspezifische Zeiten überschreiben den wöchentlichen Grundplan nur für ein konkretes Datum. Nutze sie für Urlaub, Feiertage, Sonderöffnungszeiten oder einmalige zusätzliche Termine. So gehst du vor: 1. Öffne im Zeitplan **Datumsspezifische Arbeitszeiten**. 2. Wähle **Datumsspezifische Zeit hinzufügen**. 3. Wähle das Datum. 4. Lege fest, ob du an diesem Tag verfügbar bist und welche Zeiträume gelten. 5. Speichere. Nach diesem Datum gilt automatisch wieder dein wöchentlicher Plan. **Beispiele** * Am Feiertag: keine buchbare Zeit. * Am Freitag vor einer Veranstaltung: nur 09:00–11:00 Uhr. * An einem Sondertag: zusätzlich 18:00–20:00 Uhr. > **Praxisregel:** Wöchentliche Arbeitszeiten für den Normalfall, datumsspezifische Zeiten nur für Abweichungen. Das hält die Einrichtung verständlich und wartbar. ## Zeitzone bewusst prüfen Die Zeitzone ist im Zeitplan sichtbar und bestimmt, wie Arbeitszeiten und Terminfenster berechnet werden. Prüfe sie besonders, wenn: * Termine mit Personen in einer anderen Region stattfinden; * eine zuständige Person unterwegs ist; * eine Verbindungsänderung zu unerwarteten Uhrzeiten führt; * du Arbeitszeiten oder Ausnahmen neu einrichtest. Ändere die Zeitzone nur bewusst und prüfe danach den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. ## Alle Buchungsregeln verstehen | Einstellung | Wirkung | Geeigneter Einsatz | | ------------------------------------- | ---------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | **Terminintervall** | Abstand, in dem neue Startzeiten angeboten werden. | Feste Startzeiten im gewünschten Rhythmus. | | **Termindauer** | Länge eines gebuchten Termins. | Unterschiedliche Gesprächsarten klar trennen. | | **Mindestvorlaufzeit** | Frühester noch buchbarer Zeitpunkt. | Zeit für Vorbereitung oder Anfahrt reservieren. | | **Buchungsfenster** | Wie weit Termine voraus buchbar sind. | Planung überschaubar halten. | | **Maximale Buchungen pro Tag** | Tagesobergrenze in diesem Kalender. | Überlastung verhindern. | | **Maximale Buchungen je Zeitfenster** | Gleichzeitige Buchungen zum selben Startzeitpunkt. | Gruppen- und Kapazitätstermine. | | **Vorpuffer** | Reservierte Zeit vor einem Termin. | Vorbereitung und Anfahrt. | | **Nachpuffer** | Reservierte Zeit nach einem Termin. | Notizen, Nachbereitung und Wechsel. | | **Terminfarbe** | Kennzeichnet Termine in der Kalenderansicht visuell. | Unterschiedliche Terminarten schneller erkennen. | ### Änderungen gelten für neue Buchungen Wenn du Arbeitszeiten verkürzt oder eine Regel wie Termindauer, Mindestvorlaufzeit oder Buchungsfenster änderst, bleiben bereits gebuchte Termine unverändert. Die neue Regel steuert erst, welche Zeitfenster künftig angeboten werden. Kontrolliere deshalb nach einer Änderung sowohl den nächsten vorhandenen Termin als auch einen neuen Testtermin über den Buchungslink. ## Dauer und Intervall richtig kombinieren Diese beiden Werte haben unterschiedliche Aufgaben: * **Termindauer:** Wie lange der Termin dauert. * **Terminintervall:** In welchem Abstand mögliche Startzeiten angezeigt werden. Bei Arbeitszeit von 09:00 bis 11:00 Uhr und 30 Minuten Termindauer ergeben sich zum Beispiel: | Termindauer | Intervall | Sichtbare Startzeiten | | ----------- | ---------- | ----------------------------------------------- | | 30 Minuten | 30 Minuten | 09:00, 09:30, 10:00, 10:30 | | 30 Minuten | 15 Minuten | 09:00, 09:15, 09:30, 09:45, 10:00, 10:15, 10:30 | Ein kürzeres Intervall zeigt mehr mögliche Startzeiten. Es schafft aber nicht automatisch mehr Platz: Puffer, bestehende Termine und die Dauer können Zeitfenster weiterhin ausschließen. Für Terminarten mit anderer Dauer oder anderem Puffer richtest du besser getrennte Kalender ein. So bleiben die Regeln für Buchende klar. ## Mindestvorlaufzeit und Buchungsfenster festlegen ### Mindestvorlaufzeit Die Mindestvorlaufzeit schützt vor kurzfristigen Buchungen. Sie beschreibt die Zeit zwischen jetzt und dem frühesten noch buchbaren Termin. **Beispiel:** Bei 24 Stunden Vorlaufzeit kann ein Termin morgen um 10:00 Uhr nur bis heute um 10:00 Uhr gebucht werden. Wähle sie danach, wie viel Vorbereitung du brauchst: * kurz bei spontanen Rückrufen; * länger bei Beratung mit Vorbereitung; * ausreichend lang für Anfahrt oder interne Abstimmung. Die Änderung betrifft neue Buchungen. Vorhandene Termine bleiben bestehen. ### Buchungsfenster Das Buchungsfenster begrenzt, wie weit Termine in die Zukunft angeboten werden. **Beispiel:** Bei vier Wochen sind nur Termine innerhalb der nächsten vier Wochen buchbar. Ein kürzeres Fenster macht die Planung verlässlicher. Ein längeres Fenster eignet sich, wenn Menschen früh planen müssen. ### Buchungsfenster nach Kalendertagen oder verfügbaren Tagen berechnen Der Wert im Feld **Datumsbereich** legt fest, wie viele Tage in der Zukunft ein Buchungslink grundsätzlich anzeigen darf. Direkt darunter befindet sich der Schalter **Nur verfügbare Tage zählen**. Mit ihm entscheidest du, ob der Zeitraum nach Kalendertagen oder nach Tagen mit hinterlegter Verfügbarkeit berechnet wird. | Einstellung | Was der Buchungslink zählt | Praktische Folge | | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Nur verfügbare Tage zählen** ausgeschaltet | Alle aufeinanderfolgenden Kalendertage | Wochenenden, Feiertage oder andere Tage ohne Terminzeit verbrauchen einen Tag im Zeitraum mit. | | **Nur verfügbare Tage zählen** eingeschaltet | Nur Tage, an denen der Zeitplan eine Verfügbarkeit enthält | Der Zeitraum reicht weiter in die Zukunft, wenn dazwischen keine buchbaren Tage liegen. | So stellst du die Regel ein: 1. Öffne **Kalender** und danach **Kalendereinstellungen**. 2. Wähle beim gewünschten Kalender **Bearbeiten**. 3. Öffne **Buchungsregeln**. 4. Suche den Bereich **Datumsbereich**. 5. Aktiviere oder deaktiviere direkt darunter **Nur verfügbare Tage zählen**. 6. Wähle den passenden Wert für den Datumsbereich und speichere die Änderung. > **Wichtig:** Bestehende Kalender zählen zunächst Kalendertage. Aktiviere den Schalter nur bewusst und prüfe danach den Buchungslink. #### Wann welche Zählweise sinnvoll ist **Kalendertage** passen, wenn dein Buchungsfenster bewusst eine feste Anzahl von Kalendertagen umfassen soll. Beispiel: Ein Zeitraum von zwei Tagen, der am Freitag beginnt, umfasst Freitag und Samstag – auch wenn am Samstag keine Zeit buchbar ist. **Nur verfügbare Tage** passt, wenn Buchende eine bestimmte Zahl tatsächlich möglicher Termintage sehen sollen. Bei einem Zeitplan von Montag bis Freitag werden Samstag und Sonntag dann übersprungen. Ein Zeitraum von zwei verfügbaren Tagen, der am Freitag beginnt, reicht deshalb bis zum nächsten verfügbaren Werktag. Die Einstellung erzeugt keine zusätzlichen Termine. Sie verändert nur, welche Tage beim Zählen des Buchungszeitraums berücksichtigt werden. #### Was beim Zählen als verfügbar gilt Ein Tag zählt nur dann als verfügbar, wenn der für den Kalender verwendete Zeitplan dort eine Verfügbarkeit vorsieht. Achte deshalb auf diese Regeln: * Ohne hinterlegte Verfügbarkeit gibt es keine zählbaren Tage. * **Datumsspezifische Arbeitszeiten** haben Vorrang vor dem wöchentlichen Plan. Ein zusätzlich geöffneter Samstag kann also mitzählen; ein für ein bestimmtes Datum gesperrter Montag wird übersprungen. * Die **Mindestvorlaufzeit** wird immer zuerst in echten Kalendertagen berechnet. Erst nach diesem Zeitraum beginnt der Datumsbereich zu zählen. * Ein Tag kann zum Buchungsfenster zählen, obwohl inzwischen alle Zeitfenster belegt sind. Die Regel prüft den Zeitplan, nicht ob im Moment noch ein freier Termin übrig ist. Bei Teamkalendern zählt ein Tag, wenn mindestens eine zugeordnete Person laut ihrem Zeitplan verfügbar ist. Haben an diesem Tag alle Beteiligten keine Verfügbarkeit, wird der Tag übersprungen. Prüfe bei Teamkalendern trotzdem die sichtbaren Zeitfenster: Ein zählbarer Tag bedeutet nicht automatisch, dass jede Person oder jeder Terminzeitpunkt verfügbar ist. #### Praxisbeispiel: Termine nur an Arbeitstagen anbieten Du nimmst Beratungen nur montags, mittwochs und freitags an. Der Buchungslink soll fünf tatsächlich mögliche Termintage anbieten. 1. Du hinterlegst im Zeitplan nur Montag, Mittwoch und Freitag als verfügbar. 2. Du stellst den **Datumsbereich** auf **5**. 3. Du aktivierst **Nur verfügbare Tage zählen**. 4. Du speicherst und öffnest den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 5. Du kontrollierst, dass die fünf berücksichtigten Tage aus deinem Zeitplan stammen und dass ein Wochenende nicht als eigener Tag im Zeitraum mitgezählt wird. So bleibt das Buchungsfenster für Interessierte sinnvoll, auch wenn zwischen deinen Terminzeiten mehrere Kalendertage liegen. ## Kapazität und Tagesgrenze einstellen ### Maximale Buchungen pro Tag Diese Einstellung begrenzt neue Buchungen in diesem Kalender an einem Tag. Sie ist hilfreich, wenn du zum Beispiel höchstens vier Erstgespräche täglich führen möchtest. Die Grenze gilt nicht automatisch für andere Kalender. Wenn dieselbe Person noch über andere Kalender buchbar ist, prüfe die gesamte Auslastung mit Testbuchungen. ### Maximale Buchungen je Zeitfenster Hier legst du fest, wie viele Personen denselben Startzeitpunkt buchen dürfen. * Wert **1:** keine parallele Buchung in diesem Kalender. * Höherer Wert: mehrere Personen können gleichzeitig buchen. Ein höherer Wert passt nur, wenn Personal, Raum und Ablauf die Zahl wirklich tragen können. Teste die Kapazität mit mehreren Testbuchungen, besonders wenn ein Termin mehrere Zeitfenster überlappt. ## Vor- und Nachpuffer einrichten Puffer reservieren Übergangszeit, ohne einen zusätzlichen Kundentermin anzulegen. | Puffer | Typische Verwendung | | -------------- | -------------------------------------------- | | **Vorpuffer** | Unterlagen öffnen, Raum vorbereiten, Anfahrt | | **Nachpuffer** | Notizen, Nachbereitung, Aufräumen, Rückfahrt | **Beispiel:** Ein Termin läuft von 10:00 bis 10:30 Uhr. Bei 15 Minuten Vor- und Nachpuffer sind zusätzlich 09:45–10:00 Uhr und 10:30–10:45 Uhr reserviert. ### Warum eine freie Lücke trotzdem nicht buchbar ist Vor- und Nachpuffer können sich mit Puffern anderer Termine überschneiden. Dann muss ein neuer Termin beide Seiten berücksichtigen. Eine scheinbar freie Lücke kann deshalb zu klein sein. Das ist ein gewollter Schutz vor zu dicht aufeinanderfolgenden Terminen. Wenn eine Person in mehreren Teamkalendern eingesetzt wird, können ihre Puffer auch dort die Verfügbarkeit beeinflussen. Prüfe in diesem Fall die gesamte Terminplanung dieser Person. ### Puffer in Tages- und Wochenansicht anzeigen Die Puffer lassen sich zur Kontrolle sichtbar machen: 1. Öffne **Kalender** und die **Kalenderansicht**. 2. Wähle Tages- oder Wochenansicht. 3. Öffne **Ansicht verwalten**. 4. Aktiviere **Pufferzeit anzeigen**. 5. Filtere bei Bedarf nach Person, Kalender oder Gruppe. Das Ein- oder Ausblenden verändert keine Buchungsregeln. Es steuert nur, ob du die reservierten Blöcke in der Ansicht siehst. ## Wiederkehrende Termine und sichtbare Freiplatzanzahl Je nach Kalendertyp können weitere Einstellungen sichtbar sein. ### Wiederkehrende Termine Aktiviere die Wiederholung nur für tatsächlich regelmäßige Angebote. Prüfe anschließend mehrere zukünftige Termine, nicht nur den ersten. ### Anzeige freier Termine steuern Eine Einstellung kann steuern, ob die Anzahl verfügbarer Zeitfenster auf der Buchungsseite angezeigt wird. Sie verändert **nicht** die tatsächliche Verfügbarkeit, die Termindauer oder die Kapazitätsregeln. Nutze sie nur, wenn du die Anzahl freier Möglichkeiten bewusst weniger sichtbar machen möchtest. Für einen neuen Kalender ist eine klare, transparente Anzeige meist die einfachste Lösung. ## Vollständiger Test nach Änderungen Prüfe nach jeder Änderung den Buchungsweg aus Sicht einer buchenden Person: 1. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 2. Prüfe einen normalen Arbeitstag. 3. Prüfe eine Pause zwischen zwei Zeitblöcken. 4. Prüfe einen Tag mit datumsspezifischer Abweichung. 5. Prüfe einen Zeitpunkt knapp innerhalb und knapp außerhalb der Mindestvorlaufzeit. 6. Prüfe den letzten Tag innerhalb und den ersten Tag außerhalb des Buchungsfensters. 7. Buche einen Testtermin und kontrolliere Vor- und Nachpuffer. 8. Prüfe bei Gruppenangeboten die Kapazität mit mehreren Testbuchungen. 9. Kontrolliere den Termin in der Kalenderansicht. 10. Entferne oder kennzeichne Testtermine anschließend sauber. ## Wenn Zeitfenster fehlen Prüfe diese Ursachen nacheinander: | Prüfung | Häufiger Grund | | --------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | Richtiger Kalender | Du bearbeitest oder betrachtest einen anderen Kalender. | | Wöchentliche Zeiten | Der Tag oder Zeitraum ist nicht aktiviert. | | Datumsspezifische Zeiten | Eine Ausnahme überschreibt den Grundplan. | | Zeitzone | Der Zeitpunkt wird anders berechnet als erwartet. | | Mindestvorlaufzeit | Der Termin liegt zu nah am aktuellen Zeitpunkt. | | Buchungsfenster | Der Termin liegt zu weit in der Zukunft. | | Tagesgrenze | Die Tagesobergrenze ist erreicht. | | Kapazität | Das Zeitfenster ist vollständig belegt. | | Puffer | Vor- oder Nachpuffer reserviert die Zeit. | | Bestehender Termin oder Sperrzeit | Der Kalender oder die Person ist blockiert. | | Termindauer | Die Lücke ist zu kurz für den Termin. | Ändere immer nur eine Regel, speichere und teste erneut. So erkennst du zuverlässig, welche Einstellung die Wirkung auslöst. ## Praxisbeispiel: Beratung ohne Zeitdruck Du bietest 45-minütige Beratungen an und brauchst je 15 Minuten davor und danach. 1. Du legst Montag bis Donnerstag 09:00–12:00 Uhr und 14:00–17:00 Uhr als Arbeitszeiten fest. 2. Du stellst die Termindauer auf 45 Minuten. 3. Du wählst ein 15-minütiges Terminintervall. 4. Du setzt 15 Minuten Vor- und Nachpuffer. 5. Du erlaubst höchstens vier Buchungen pro Tag. 6. Du verlangst mindestens 24 Stunden Vorlaufzeit. 7. Du begrenzt das Buchungsfenster auf vier Wochen. 8. Für einen Feiertag legst du eine datumsspezifische Nichtverfügbarkeit an. 9. Du testest einen normalen Tag, den Feiertag und die Zeit direkt nach einem Termin. Das Ergebnis: Es werden nur realistische Termine angeboten und zwischen Gesprächen bleibt genug Zeit für eine saubere Vorbereitung und Nachbereitung. ## Kurz vor dem Teilen prüfen * [ ] Richtige Person und richtiger Zeitplan ausgewählt * [ ] Zeitzone bewusst geprüft * [ ] Wöchentliche Arbeitszeiten realistisch * [ ] Ausnahmen für Urlaub und Sondertage eingetragen * [ ] Dauer und Intervall passen zur Terminart * [ ] Vorlaufzeit und Buchungsfenster passen zur Planung * [ ] Tagesgrenze und Kapazität sind realistisch * [ ] Vor- und Nachpuffer getestet * [ ] Buchungslink in einem privaten Browserfenster geprüft * [ ] Pufferanzeige bei Bedarf in Tages- oder Wochenansicht kontrolliert So bildet dein Buchungskalender deine tatsächliche Verfügbarkeit ab – und niemand kann Zeiten buchen, die für dich nicht funktionieren. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/verfugbarkeiten-und-buchungsregeln-einstellen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.