> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/zahlungen-direkt-am-termin-prufen-und-erfassen.md). # Zahlungen direkt am Termin prüfen und erfassen ## Worum es geht Für einen Termin kannst du den Zahlungsstand direkt in der Terminansicht prüfen und einen noch offenen Zahlungsvorgang bearbeiten. Der Bereich bündelt den Status der Teilnehmenden, bisherige Vorgänge und die verfügbaren Aktionen – ohne dass du zwischen mehreren Bereichen wechseln musst. Das ist besonders hilfreich bei Terminen mit mehreren Teilnehmenden oder wenn eine Zahlung erst nach der Buchung abgeschlossen wird. ## Das muss vorher vorbereitet sein Der Zahlungsbereich erscheint nur bei Kalendern, für die Zahlungen aktiviert wurden. 1. Öffne **Kalender** > **Einstellungen**. 2. Bearbeite den gewünschten Buchungskalender. 3. Aktiviere **Zahlungen akzeptieren**. 4. Speichere die Kalender-Einstellung. Beim Aktivieren legt das System im Hintergrund ein zugehöriges Produkt mit der Kennzeichnung **Kalender** an. Entferne dieses Produkt nicht direkt in der Produktübersicht. Nach einer Buchung entsteht außerdem automatisch ein zugehöriger Bestellvorgang. Bearbeite den Zahlungsvorgang trotzdem direkt am Termin; dort bleiben Termin, Teilnehmende und Vorgang zusammen. ## Den Zahlungsbereich eines Termins öffnen 1. Öffne **Kalender** > **Termine**. 2. Wähle den passenden Termin. 3. Öffne im Terminfenster den Tab **Zahlungen**. 4. Prüfe zuerst Kontakt, Terminzeit und Teilnehmende, damit du nicht am falschen Termin arbeitest. Der Tab zeigt den Zahlungsstand des Termins, die zugehörige Vorgangshistorie und – falls erforderlich – eine Aktion zum Erfassen einer weiteren Zahlung. ## Was du dort prüfen kannst | Bereich | Wofür er da ist | Worauf du achten solltest | | --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | **Zahlungsübersicht** | Zeigt, ob für den Termin bereits etwas erfasst wurde oder noch ein Schritt offen ist. | Prüfe den Status vor jeder weiteren Aktion. | | **Teilnehmende** | Zeigt für Buchende und zusätzliche Gäste, wer bezahlt hat, teilweise bezahlt hat oder noch offen ist. | Vergleiche Name und Status einzeln, besonders bei Gruppen. | | **Vorgangshistorie** | Enthält die zum Termin gehörenden Zahlungsvorgänge. | Öffne bei Unklarheiten den einzelnen Vorgang, statt nur die Übersicht zu verwenden. | | **Zahlung erfassen** | Startet eine Kartenbelastung oder die Dokumentation einer extern erhaltenen Zahlung. | Wähle die Aktion erst nach klarer Zustimmung und Prüfung. | ## Eine Zahlung am Termin erfassen Wenn der Termin einen offenen Zahlungsstatus zeigt: 1. Öffne **Zahlungen** im passenden Termin. 2. Wähle **Zahlung erfassen**. 3. Entscheide zwischen **Karte belasten** und **Manuell erfassen**. 4. Folge den angezeigten Feldern und speichere den Vorgang. 5. Öffne anschließend die Zahlungsübersicht erneut. 6. Prüfe Vorgangshistorie und Status der richtigen teilnehmenden Person. **Karte belasten** verwendest du für eine vorhandene oder im geschützten Ablauf eingegebene Karte. **Manuell erfassen** nutzt du ausschließlich, wenn die Zahlung außerhalb des Systems bereits entgegengenommen wurde und nun nachvollziehbar dokumentiert werden soll. Erfasse eine externe Zahlung nicht mehrfach. Kläre zuerst, ob sie bereits in der Vorgangshistorie steht. ## Karte bei der Buchung nur hinterlegen Ein Kalender kann so eingerichtet sein, dass der Kontakt bei der Buchung eine Karte sicher hinterlegt, ohne dass zu diesem Zeitpunkt ein Zahlungsvorgang ausgelöst wird. Die Karte steht dann für einen späteren, berechtigten Ablauf bereit. Das ist etwas anderes als eine sofortige Belastung. Prüfe immer, welcher Ablauf im Kalender tatsächlich eingerichtet ist. Die vollständigen Kartendaten siehst und speicherst du nicht im Standort. ## Wiederkehrende und Gruppen-Termine richtig prüfen Bei einer Terminserie kann der Zahlungsstatus je nach Einstellung unterschiedlich aussehen: * **Nur erster Termin:** Spätere Termine können zunächst offen erscheinen und benötigen dann einen gesonderten Schritt. * **Alle Termine der Serie:** Der Status der ersten Buchung bildet die zugehörigen Vorgänge der gesamten Serie ab. Bei Gruppenterminen wird beim ersten Buchen ein gemeinsamer Bestellvorgang angelegt. Wenn du später weitere Gäste ergänzt und für sie Zahlungserfassung aktiv ist, kann beim Speichern ein weiterer Bestellvorgang entstehen. Ergänze Gäste deshalb bewusst und kontrolliere nach jeder Änderung die Vorgangshistorie. ## Rückerstattungen und Korrekturen Eine Rückerstattung führst du nicht im Terminfenster aus. Öffne dafür **Zahlungen** > **Transaktionen** und arbeite am passenden Vorgang. Danach erscheint der zugehörige Eintrag auch in der Vorgangshistorie des Termins. Ändere nicht gleichzeitig Termin, Teilnehmende und Zahlung. Speichere eine Änderung, prüfe sie und nimm erst danach den nächsten Schritt vor. ## Praxisbeispiel Eine Praxis veranstaltet einen Gruppentermin. Nach der Buchung wird eine weitere Person ergänzt. Das Team öffnet den Termin, wechselt in **Zahlungen** und prüft die Status beider Personen. Für die neue Person startet es **Zahlung erfassen**, wählt die passende Methode und speichert. Anschließend kontrolliert es die Vorgangshistorie und stellt fest, dass die zusätzliche Person eindeutig zugeordnet ist. ## Ergebnis prüfen 1. Öffne den Termin erneut. 2. Wechsle in **Zahlungen**. 3. Prüfe den Status jedes betroffenen Teilnehmenden. 4. Öffne die Vorgangshistorie und kontrolliere Datum, Kontakt und Art des Vorgangs. 5. Stelle sicher, dass kein doppelter Vorgang entstanden ist. ## Grenzen und typische Fehler * **Der Tab fehlt:** Prüfe, ob für diesen Kalender **Zahlungen akzeptieren** aktiviert ist und ob der Termin zu einem unterstützten Kalender gehört. * **Falscher Termin geöffnet:** Vergleiche vor der Zahlung Kontakt, Zeitpunkt und Teilnehmende. * **Externe Zahlung mehrfach dokumentiert:** Sieh zuerst in der Vorgangshistorie nach. * **Zusätzliche Gäste unbedacht gespeichert:** Bei aktivierter Zahlungserfassung kann ein weiterer Bestellvorgang entstehen. * **Ältere Buchungsarten verwendet:** Manche ältere Kalenderarten und individuell direkt im Terminfenster angelegte Serien unterstützen den Zahlungsbereich nicht. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/zahlungen-direkt-am-termin-prufen-und-erfassen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.