> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/zoom-links-fur-terminbuchungen-automatisch-erstellen.md). # Zoom-Links für Terminbuchungen automatisch erstellen ## Was automatisch passiert Wenn du dein Zoom-Konto verbunden und **Zoom** im jeweiligen Buchungskalender als Besprechungsort ausgewählt hast, erzeugt das System bei einer neuen geeigneten Buchung automatisch einen Meeting-Link. Der Link wird am Termin hinterlegt und kann in der Bestätigung an die buchende Person ausgegeben werden. Damit entfällt das manuelle Erstellen einzelner Meetings. Prüfe die Verbindung trotzdem mit einer Testbuchung: Ein verbundener Account allein reicht nicht aus, wenn im Kalender ein anderer Besprechungsort eingestellt ist. ## Geeignete Kalender und Voraussetzungen Die aktuelle Funktionsbeschreibung nennt dynamische Zoom-Links für persönliche Buchungskalender, Rundlaufkalender und Kollektivkalender. Prüfe den Kalendertyp und führe für jeden veröffentlichten Buchungslink einen eigenen Test durch. Du brauchst: * ein Zoom-Konto der Person, die den Termin anbietet; * Zugriff auf die eigenen Profil- oder Kalendereinstellungen im ONE LOOP Standort; * einen unterstützten Buchungskalender; * Zoom als tatsächlich ausgewählten Besprechungsort; * eine Bestätigungsnachricht oder einen Ablauf, wenn der Link automatisch an die buchende Person gehen soll. Die Person verbindet ihr eigenes Zoom-Konto selbst. Melde dich nicht mit fremden Zugangsdaten an und teile keine Kontozugänge. ## Zoom verbinden Es gibt mehrere Einstiege, die zur gleichen Verbindung führen können. Wähle den Weg, der in deiner Oberfläche sichtbar ist. ### Über das eigene Profil 1. Öffne dein **Profil** und danach **Integrationen**. 2. Wähle bei Zoom **Verbinden**. 3. Melde dich im Zoom-Fenster mit dem vorgesehenen Konto an. 4. Bestätige den angeforderten Zugriff. 5. Kehre zum Profil zurück und kontrolliere, dass Zoom bei den Integrationen angezeigt wird. Du kannst Zoom alternativ über **Profil > Standard-Besprechungsort** wählen und dort **Verbinden** starten. Nach dem Speichern kann die Oberfläche fragen, ob bestehende Besprechungsorte angepasst werden sollen. Prüfe diese Auswahl bewusst: Sie kann mehrere Kalender betreffen. ### Über die Kalendereinstellungen 1. Öffne **Kalender** > **Einstellungen** > **Verbindungen**. 2. Wähle **Videokonferenzen**. 3. Verbinde Zoom und bestätige die Anmeldung. 4. Öffne danach den Buchungskalender, der den Link erzeugen soll. 5. Wähle bei **Besprechungsort** ausdrücklich **Zoom** und speichere. Nach einem Wechsel oder Entfernen des Zoom-Kontos öffnest du erneut **Kalender > Einstellungen > Verbindungen > Videokonferenzen**. Kontrolliere danach in jedem betroffenen Kalender den Besprechungsort. Erst diese Kombination erzeugt neue dynamische Links. ## Link in der Bestätigung ausgeben Der Link steht nach der Buchung im Terminort. Für Nachrichten verwendest du den Platzhalter **Terminort**; der technische Wert lautet `{{appointment.meeting_location}}`. 1. Öffne die Bestätigungsnachricht oder den Ablauf nach einer Buchung. 2. Füge den Terminort über die Platzhalterauswahl ein, statt den Wert manuell abzutippen. 3. Versende eine Testbuchung und prüfe, ob die empfangene Nachricht den anklickbaren Zoom-Link enthält. Greift ein Workflow unmittelbar nach der Buchung auf den Terminort zu, füge zuerst einen **Warten**-Schritt von etwa einer Minute ein. So kann der Meeting-Link erst erzeugt werden, bevor die Nachricht erstellt wird. ### Erinnerung mit Link automatisieren Für eine Terminbestätigung oder Erinnerung kannst du einen Workflow so aufbauen: 1. Wähle **Terminstatus** als Auslöser. 2. Schränke ihn bei Bedarf nach Terminart, Terminstatus oder einem bestimmten Kalender ein. 3. Füge als erste Aktion eine Wartezeit von etwa einer Minute ein. 4. Ergänze danach **E-Mail senden** oder **SMS senden** und füge den Terminort über die Platzhalterauswahl ein. 5. Für spätere Erinnerungen verwendest du einen Warten-bis-Termin-Schritt und danach eine weitere Nachricht. 6. Teste den gesamten Ablauf mit einer echten Testbuchung, nicht nur mit einer Vorschau. Ein zu breiter Auslöser kann auch Termine ohne Zoom betreffen. Begrenze den Workflow deshalb auf den Kalender, für den du den Link geprüft hast. ### Auslöser bewusst eingrenzen | Filter im Terminauslöser | Wofür er sorgt | Worauf du achtest | | ------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Terminart** | Trennt einmalige und wiederkehrende Buchungen, wenn das für den Ablauf wichtig ist. | Wähle nur Varianten, die dein Kalender tatsächlich erzeugt. | | **Terminstatus** | Bestimmt, bei welcher Statusänderung die Bestätigung oder Erinnerung startet. | Prüfe, ob dein Kalender Termine direkt bestätigt oder zunächst einen anderen Status verwendet. | | **Im Kalender** | Begrenzt den Ablauf auf einen konkreten Buchungskalender. | Dies ist der wichtigste Schutz, damit keine Nachricht ohne geprüften Link versendet wird. | Beginne mit dem Kalenderfilter und einem klaren Terminstatus. Erweitere die Regeln erst, wenn die Testbuchung genau den erwarteten Ablauf ausgelöst hat. Sende eine interne Erinnerung getrennt von der Nachricht an die buchende Person, damit interne Hinweise nicht versehentlich nach außen gelangen. ## Link und Termin richtig behandeln | Änderung am Termin | Was mit dem Link passiert | | ---------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Datum und Uhrzeit bleiben gleich | Der bereits erzeugte Link bleibt nutzbar. | | Termin wird storniert oder gelöscht | Der Link wird dauerhaft entfernt, sofern kein anderer Termin im gleichen Zeitfenster denselben Link verwendet. | | Termin wird auf eine andere Zeit verschoben | Normalerweise entsteht ein neuer Link. Gibt es im Zielzeitfenster bereits einen passenden Termin, kann ein bestehender Link wiederverwendet werden. | | Mehrere Buchungen im selben Zeitfenster sind erlaubt | Der gleiche Link kann für diese Buchungen verwendet werden. Prüfe deshalb, ob Mehrfachbuchungen zum gewünschten Ablauf passen. | Bei einem unzugewiesenen Buchungskalender steht kein dynamischer Zoom-Link bereit. Dort kannst du nur einen vorbereiteten, festen Link als Besprechungsort hinterlegen. Kommuniziere klar, wenn mehrere Personen denselben festen Link nutzen. ### Nach einer Kalenderänderung kontrollieren Änderst du den Besprechungsort, das verbundene Konto oder einen Kalender, kontrolliere nicht nur den Einstellungsbildschirm. Eine bereits geöffnete Buchungsseite oder ein schon vorbereiteter Termin zeigt nicht automatisch, wie der nächste neue Termin behandelt wird. 1. Speichere die Änderung vollständig. 2. Öffne den betroffenen Kalender erneut und kontrolliere den angezeigten Besprechungsort. 3. Lege eine neue Testbuchung an, statt dich auf einen vorherigen Termin zu verlassen. 4. Prüfe Kalender, Terminort und Nachricht gemeinsam. 5. Erst danach verwendest du den Kalender wieder für reale Buchungen. So erkennst du früh, ob ein Link fehlt, ein altes Konto verwendet wird oder eine Nachricht zu früh ausgelöst wurde. ## Vollständig testen 1. Verbinde Zoom mit dem Konto, das die Termine anbietet. 2. Wähle Zoom im konkreten Testkalender als Besprechungsort. 3. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster und buche einen freien kurzen Testtermin. 4. Kontrolliere im Kalender den hinterlegten Link. 5. Prüfe die Bestätigungsnachricht oder den Workflow-Ausgang mit `{{appointment.meeting_location}}`. 6. Verschiebe den Termin auf eine andere Zeit und kontrolliere den danach sichtbaren Link. 7. Storniere oder lösche den Testtermin erst, nachdem Link, Kalender und Nachricht geprüft sind. > **Praxisbeispiel:** Eine Beratung nutzt einen Rundlaufkalender für Erstgespräche. Die jeweils zuständige Person verbindet ihr eigenes Zoom-Konto und setzt Zoom als Besprechungsort. Nach jeder Testbuchung wartet der Bestätigungsablauf eine Minute und sendet dann den Terminort. Das Team prüft beim ersten Termin pro Kalender sowohl den Link im Kalender als auch die empfangene Nachricht. ## Grenzen und Fehlerhilfe * **Der Link fehlt:** Prüfe zuerst die Zoom-Verbindung und danach den gespeicherten Besprechungsort im konkreten Kalender. * **Die Nachricht enthält keinen Link:** Verwende `{{appointment.meeting_location}}` über die Platzhalterauswahl und prüfe, ob der Workflow nach der Wartezeit startet. * **Direkt in Zoom erzeugte Termine fehlen im Kalender:** Bereits dort angelegte Meetings werden nicht in den ONE LOOP Kalender übernommen. Auch vorbereitete Zoom-Links von dort werden nicht automatisch verwendet. * **Zu viele Änderungen:** Pro Person sind höchstens 100 Erstell-, Änderungs- oder Löschvorgänge für Meetings pro Tag möglich. Die Grenze beginnt täglich um 00:00 UTC neu. Plane umfangreiche Tests oder Änderungen deshalb in kleinen Schritten. * **Profil ist nicht sichtbar:** Die eigene Profilverbindung erfordert einen aktiven Benutzerzugang im Standort. Bitte die zuständige Person, den lokalen Zugang zu prüfen; zentrale Verwaltungswege gehören nicht zu dieser Anleitung. Die Quellbeschreibung enthält unterschiedliche Hinweise zu unterstützten Kalendervarianten. Verlass dich daher vor einer Veröffentlichung nie allein auf den Kalendertyp: Eine Testbuchung mit dem konkreten Kalender ist der verbindliche Nachweis für deinen Standort. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/buchungen-und-aufgaben/buchungskalender/zoom-links-fur-terminbuchungen-automatisch-erstellen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.