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# Dokumente und Verträge erstellen und versenden

Erstelle Vereinbarungen und Angebote zentral, bereite sie mit wiederverwendbaren Vorlagen vor und hole Unterschriften nachvollziehbar ein.

## Dokument anlegen

Öffne den Bereich für Dokumente und Verträge. Wähle **Neu** und starte mit einem leeren Dokument, einer vorhandenen Vorlage oder einem vorhandenen PDF. Vergib einen eindeutigen Titel und ordne das Dokument dem richtigen Kontakt zu.

Im Editor kannst du Text, Bilder, Tabellen, Seitenumbrüche und Eingabefelder einsetzen. Ergänze für jede unterschreibende Person die passenden Felder, etwa Unterschrift, Initialen, Datum oder Text. Ordne jedes Feld dem richtigen Empfänger zu.

Für längere Dokumente kannst du Seiten ergänzen, duplizieren oder entfernen. Wiederkehrende Textabschnitte und vollständige Seiten lassen sich als Inhaltsbaustein speichern und später wieder einfügen. Prüfe nach dem Einfügen immer die konkrete Fassung, denn ein Inhaltsbaustein darf für den neuen Anlass angepasst werden.

Dynamische Werte füllen sich beim Erzeugen aus dem Kontakt oder aus dem Dokument, etwa mit Datum, Referenznummer oder vorhandenen Kontaktdaten. Ein fehlender Wert bleibt leer. Teste daher die vollständige Empfängeransicht, bevor ein Dokument versendet wird.

## Dokumentübersicht sicher nutzen

Öffne **Dokumente und Verträge** > **Alle Dokumente und Verträge**, wenn du vorhandene Vorgänge prüfen, fortsetzen oder aufräumen möchtest. Mit dem Kalender legst du einen Start- und einen Endzeitpunkt fest. Der Datumsfilter ändert keine Dokumente; er grenzt nur die sichtbare Liste ein. Wähle deshalb vor einer Nachfassaktion immer einen klaren Zeitraum, etwa die laufende Woche.

Die Übersicht trennt die Vorgänge nach ihrem Zustand:

| Bereich               | Bedeutung und nächster Schritt                                                                                                                                                                                     |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Entwürfe**          | Das Dokument wurde angelegt, aber noch nicht versendet. Prüfe Inhalt und Empfänger oder vervollständige fehlende Daten.                                                                                            |
| **Wartet auf andere** | Das Dokument wurde versendet und benötigt noch eine Handlung der empfangenden Person. Bei mehreren Unterschriften bleibt es hier, bis alle Pflichtfelder erledigt sind.                                            |
| **Abgeschlossen**     | Der Vorgang ist beendet. Prüfe bei Bedarf Verlauf und Folgeablauf.                                                                                                                                                 |
| **Archiviert**        | Der Vorgang wird nicht mehr aktiv bearbeitet, bleibt aber als Nachweis sichtbar.                                                                                                                                   |
| **Zahlungen**         | Dieser Bereich ist für Vorgänge mit eingebundenem Zahlungsschritt vorgesehen. Nutze ihn nur, wenn die Funktion im Standort angezeigt wird, und prüfe den dort sichtbaren Zustand getrennt vom Unterschriftsstatus. |

In jeder Zeile siehst du mindestens Titel, Status, zugehörigen Kontakt und das Datum der letzten Änderung. Öffne das Drei-Punkte-Menü nur nach einer kurzen Statusprüfung. Dort können – je nach Zustand – unter anderem diese Schritte verfügbar sein:

* **Ansehen**, um Inhalt und Verlauf zu prüfen.
* **Klonen**, um eine neue, unabhängige Kopie zu erzeugen.
* **Als abgeschlossen markieren** oder **als abgelehnt markieren**, wenn der tatsächliche Ablauf außerhalb des Systems stattgefunden hat.
* **PDF herunterladen**, **in Vorlage umwandeln**, **per Link teilen** oder **in Entwurf zurücklegen**, wenn diese Optionen für den Vorgang sichtbar sind.

Nutze **Klonen**, wenn du ein ähnliches Dokument neu vorbereiten möchtest. Eine Kopie ist ein neuer Vorgang und verändert das Original nicht. Verwende keine alte, bereits versendete Fassung als Ersatz für einen neuen Empfänger oder einen geänderten Inhalt.

## Mit dem passenden Startweg beginnen

Unter **Neu** hast du drei sichere Ausgangspunkte:

1. **Leeres Dokument:** Geeignet, wenn Inhalt und Aufbau neu erstellt werden.
2. **Vorhandenes PDF hochladen:** Geeignet, wenn der Inhalt bereits final vorliegt und nur Felder für Text oder Unterschriften ergänzt werden sollen.
3. **Vorlage verwenden:** Geeignet für wiederkehrende Vereinbarungen mit gleichem Aufbau.

Eine gespeicherte Vorlage kann später geändert werden. Diese Änderung wirkt jedoch nur auf künftig daraus erzeugte Dokumente. Bereits vorbereitete oder versendete Fassungen bleiben unverändert. Prüfe deshalb beim Versand immer die konkrete Fassung, nicht nur die aktuelle Vorlage.

## Zahlung im Dokument vorbereiten

Wenn in deinem Standort ein Zahlungsweg für Dokumente sichtbar ist, kannst du einen Zahlungsschritt direkt im Dokument vorbereiten. Im Bereich **Zahlungseinstellungen** legst du fest, ob die Zahlung beim Unterzeichnen angestoßen oder eine Rechnung automatisch versendet werden soll. Die Quelle nennt außerdem einmalige und wiederkehrende Zahlungsabläufe.

Richte den Zahlungsanbieter nicht in dieser Anleitung ein und übernimm keine Beträge ungeprüft. Entscheidend ist der Ablauf im einzelnen Standort: Das Dokument, die richtige empfangende Person und der Zahlungsschritt müssen zusammenpassen.

### Sicher testen

1. Erstelle ein internes Testdokument mit einem eindeutig als Test markierten Zahlungsschritt.
2. Prüfe vor dem Versand die Empfängeransicht und kontrolliere, ob die Zahlungsaufforderung an der vorgesehenen Stelle erscheint.
3. Führe keinen unkontrollierten echten Zahlungsvorgang aus. Prüfe stattdessen den sichtbaren Dokument- und Zahlungsstatus nach dem Test.
4. Wähle bei einer automatisch versendeten Rechnung bewusst eine Testadresse und kontrolliere Betreff, Empfänger und Folgeablauf.

## Mehrere Empfänger

Lege alle Empfänger vor dem Versand fest. Entscheide, ob sie gleichzeitig oder in einer festgelegten Reihenfolge unterzeichnen. Ein Dokument bleibt offen, bis alle erforderlichen Felder abgeschlossen sind. Prüfe bei der Vorschau jede Empfängerrolle und versende erst danach.

## Abschlussnachweis sorgfältig prüfen

Nach einer Unterzeichnung erzeugt der Vorgang einen Nachweis mit Angaben zur unterschreibenden Person, E-Mail-Adresse, Zeitstempel und IP-Adresse. Öffne den abgeschlossenen Vorgang, wenn du nachvollziehen musst, wer welchen Schritt durchgeführt hat. Behandle diese Angaben vertraulich und verwende sie nur für den vorgesehenen Geschäftsvorgang; die Dokumentation ersetzt keine rechtliche Beratung.

## Varianten vorab planen

Ein einzelnes Dokument kann nicht abhängig von Kontaktangaben automatisch verschiedene Textabschnitte ein- oder ausblenden. Es bleibt nach dem Erstellen inhaltlich statisch. Wenn du unterschiedliche Fassungen brauchst, lege getrennte Vorlagen an oder wähle in einem Workflow je nach zuvor geprüfter Bedingung die passende Vorlage. So verhinderst du, dass eine unpassende Klausel oder ein falscher Ablauf versendet wird.

## E-Mail-Vorlagen und Benachrichtigungen

Dokumentnachrichten bestehen aus zwei getrennten Bereichen: Nachrichten an die empfangende Person und interne Hinweise für dein Team. Richte beide bewusst ein, damit Kundschaft nur die passenden Informationen erhält und interne Zuständigkeiten nicht in einer Kopie der Kundenmail landen.

### Vorlage beim Versand auswählen und prüfen

Beim manuellen Versand öffnest du **Senden**, wählst im Feld **E-Mail-Vorlage** die passende Vorlage und passt bei Bedarf Betreff oder Nachrichtentext über **Bearbeiten** an. Öffne danach die Vorschau und versende erst, wenn der Inhalt zum konkreten Dokument passt.

Neue Vorlagen legst du im Bereich **Marketing** > **E-Mails** > **Vorlagen** an. Erst nach dem Speichern erscheinen sie in der Auswahl für Dokumentnachrichten.

Es gibt zwei Arten von Platzhaltern:

| Platzhalter             | Datenquelle                                                      | Sichere Prüfung                                                  |
| ----------------------- | ---------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **Kontaktplatzhalter**  | Angaben aus dem Kontakt, etwa Vorname oder E-Mail-Adresse        | Verwende einen Testkontakt mit vollständigen Daten.              |
| **Dokumentplatzhalter** | Angaben aus dem konkreten Dokument, etwa ein Link oder ein Datum | Prüfe die Nachricht an einem tatsächlich erzeugten Testdokument. |

Ein nicht vorhandener Wert bleibt leer. Ergänze deshalb um jeden wichtigen Platzhalter einen verständlichen Text, der auch ohne den Wert noch Sinn ergibt. Schreibe zum Beispiel nicht nur einen Linkplatzhalter in die Nachricht, sondern erkläre kurz, was die Person tun kann, wenn der Link fehlt.

### Kundenbenachrichtigungen einrichten

Öffne **Dokumente und Verträge** > **Einstellungen** > **Kundenbenachrichtigungen**. Dort steuerst du Absender, optionale Kopieempfänger und die Vorlagen für einzelne Ereignisse.

| Benachrichtigung           | Wann sie versendet wird                                         | Was du vor dem Einsatz prüfst                                    |
| -------------------------- | --------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **Dokument erhalten**      | Wenn das Dokument an die empfangende Person versendet wird      | Betreff, Link, Absender und korrekte Vorlage                     |
| **Dokument unterzeichnet** | Nach erfolgreicher Unterzeichnung oder Annahme                  | Inhalt der Bestätigung und der angehängte oder verlinkte Vorgang |
| **Ablaufwarnung**          | Einen Tag vor der festgelegten Gültigkeitsfrist, wenn aktiviert | Frist, Erinnerung und verständliche nächste Aktion               |

Für jede dieser Benachrichtigungen kannst du die Vorlage und den Betreff getrennt auswählen und über **Vorschau** kontrollieren. Speichere erst nach einer Prüfung mit einem Testdokument.

Bei den Absenderangaben legst du **Absendername** und **Absender-E-Mail-Adresse** für diese Kundenbenachrichtigungen fest. Der Schalter aktiviert die eigene Absenderkennung; ohne ihn verwendet das System die Standardangaben. Prüfe, dass die angezeigte Adresse zum Standort passt und Antworten verantwortungsvoll verarbeitet werden.

### CC richtig einsetzen

Adressen im Feld **CC** erhalten dieselbe kundenbezogene Nachricht wie die empfangende Person, zum Beispiel beim Versand oder nach einer Unterzeichnung. Verwende CC daher nur, wenn diese Personen die Kundenmail tatsächlich mitlesen sollen.

Für einen rein internen Hinweis mit eigenem Text verwendest du keinen CC. Richte stattdessen einen Workflow mit dem passenden Dokumentereignis und einer internen Benachrichtigung ein. So vermeidest du, dass interne Empfänger versehentlich vertrauliche oder für Kundschaft formulierte Nachrichten erhalten.

### Interne Hinweise steuern

Standardmäßig erhält die Person, die das Dokument versendet, die internen Hinweise. In **Einstellungen** > **Teambenachrichtigungen** kannst du die sichtbare Absenderkennung für Teamnachrichten separat festlegen. Diese Einstellung verändert die Kundenbenachrichtigungen nicht.

Aktiviere nur die Hinweise, die dein Team wirklich braucht:

* **Unterzeichnet:** Das Team erhält eine Nachricht, wenn die Unterzeichnung erfolgreich abgeschlossen wurde.
* **Erstmals angesehen:** Der Hinweis wird beim ersten Aufruf eines Dokuments ausgelöst. Bei mehreren Empfängern entsteht daraus nur eine einzige erste Ansicht, nicht eine Nachricht pro Person.

Sollen unterschiedliche Personen, Rollen oder Teams bei verschiedenen Ereignissen informiert werden, nutze einen Workflow: Wähle als Auslöser das passende Dokumentereignis – zum Beispiel versendet, angesehen, unterzeichnet oder abgeschlossen – und füge danach eine interne Benachrichtigung hinzu. Ergänze Bedingungen nur, wenn sie mit Testdokumenten geprüft wurden.

### Vollständig testen

1. Erstelle ein Testdokument mit vollständigen Kontakt- und Dokumentdaten.
2. Prüfe die Kundenmail für Versand, Unterzeichnung und – bei verwendeter Frist – die Ablaufwarnung.
3. Teste eine Nachricht mit einem absichtlich fehlenden Platzhalterwert. Sie muss weiterhin verständlich sein.
4. Prüfe, ob CC die beabsichtigte Kundenmail erhält und keine ausschließlich interne Information.
5. Öffne das Testdokument mit einer Empfängeradresse und kontrolliere, dass der Hinweis **Erstmals angesehen** nur einmal entsteht.
6. Schließe den Test ab und kontrolliere den internen Hinweis zur Unterzeichnung.
7. Prüfe, dass ein zusätzlicher Workflow nur die vorgesehenen Teammitglieder informiert.

## Nach Unterzeichnung auf eine Seite weiterleiten

Du kannst Unterzeichnende nach dem Abschluss auf eine eigene Seite weiterleiten, zum Beispiel auf eine Bestätigungsseite, einen nächsten Buchungsschritt oder eine Seite mit weiteren Informationen.

Für eine Regel für alle Dokumente:

1. Öffne **Zahlungen > Dokumente und Verträge**.
2. Wähle **Einstellungen** und danach **Dokumenteinstellungen**.
3. Aktiviere die Weiterleitung zu einer eigenen URL.
4. Trage die vollständige Ziel-URL ein und wähle, ob sie im selben oder in einem neuen Tab geöffnet werden soll.
5. Speichere die Einstellung.

Für eine einzelne Ausnahme öffnest du das betreffende Dokument, wählst **Einstellungen > Dokumenteinstellungen** und hinterlegst dort die Ziel-URL. Eine URL direkt im Dokument hat Vorrang vor der allgemeinen Einstellung. Dieselbe Regel greift auch, wenn ein im Dokument vorgesehener Zahlungsschritt abgeschlossen wird.

In den Dokumenteinstellungen kannst du außerdem Dateien an die Dokumentnachricht anhängen. Hänge nur Unterlagen an, die die empfangende Person tatsächlich erhalten darf, und prüfe vor dem Versand Dateiname, Inhalt und Empfänger.

Teste vor dem Versand über die Vorschau, ob die Zielseite erreichbar ist und ob der richtige Tab geöffnet wird. Entferne eine dokumentbezogene URL, wenn wieder die allgemeine Regel gelten soll.

## Automatisch aus einem Workflow versenden

Ein Workflow kann ein vorbereitetes Dokument für den auslösenden Kontakt erstellen und senden. Wähle dafür die Dokument- oder Vertragsvorlage, prüfe die Empfängerzuordnung und lege fest, wann der Ablauf startet. Teste den Workflow mit einem Testkontakt: Kontrolliere erstelltes Dokument, Empfänger, Platzhalter und resultierenden Status. Änderungen an einer Vorlage betreffen nur künftig erzeugte Dokumente.

## Dokumentereignisse als Workflow-Auslöser

Mit dem Auslöser **Dokumente und Verträge** kann ein Workflow auf eine tatsächliche Statusänderung reagieren. So muss das Team nicht ständig prüfen, ob ein Dokument versendet, angesehen, unterzeichnet oder abgeschlossen wurde.

Der Auslöser eignet sich besonders für Folgeaufgaben, klare interne Hinweise oder eine kontrollierte Aktualisierung des Kontaktverlaufs. Er prüft nicht rückwirkend alte Dokumente, sondern startet bei einem neuen passenden Ereignis.

### Ereignisse und Filter verständlich wählen

| Einstellung      | Auswahl                                                                           | Wann sinnvoll                                                            |
| ---------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ |
| **Status**       | **Versendet**, **Angesehen**, **Unterzeichnet/akzeptiert** oder **Abgeschlossen** | Lege fest, bei welchem konkreten Schritt der Workflow starten soll.      |
| **Empfängertyp** | Kontakt oder Teammitglied                                                         | Trenne Vorgänge der Kundschaft von internen Freigaben.                   |
| **Vorlage**      | Eine bestimmte gespeicherte Vorlage                                               | Begrenze den Workflow auf genau den Dokumenttyp, für den er gedacht ist. |

Beginne mit einem eindeutigen Status und höchstens einem weiteren Filter. Ein zu breiter Auslöser sorgt für falsche Folgeaktionen; ein zu enger Auslöser startet möglicherweise gar nicht. Verwende einen Vorlagenfilter, wenn verschiedene Dokumenttypen unterschiedliche Folgewege benötigen.

### Auslöser Schritt für Schritt einrichten

1. Öffne **Automatisierung** > **Workflows** und wähle **+ Workflow erstellen** > **Von Grund auf starten**.
2. Wähle **Auslöser hinzufügen**.
3. Suche im Bereich für Dokumente nach **Dokumente und Verträge**.
4. Vergib einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Unterzeichnet – Vertrag für Erstgespräch“.
5. Wähle den gewünschten **Status**.
6. Ergänze bei Bedarf **Empfängertyp** und **Vorlage** als Filter.
7. Füge die Folgeaktion hinzu, zum Beispiel eine interne Benachrichtigung, eine Aufgabe oder eine nachvollziehbare Aktualisierung am Kontakt.
8. Speichere den Auslöser und aktiviere den Workflow erst nach dem Test.

### Mehrere Statusereignisse nicht verwechseln

Ein Dokument kann nacheinander mehrere Statusänderungen auslösen. Wird es zuerst angesehen und später unterzeichnet, sind das zwei getrennte Ereignisse. Ein Workflow kann deshalb zweimal starten, wenn beide Status ausgewählt oder über getrennte Auslöser erfasst werden.

Plane vorab, was bei jedem Status passieren soll. Verwende für jeden Zweck einen klaren eigenen Weg und verhindere doppelte Nachrichten mit einer geprüften Bedingung, etwa einer bereits gesetzten Kennzeichnung am Kontakt. Verlass dich nicht darauf, dass eine spätere Unterzeichnung einen früheren Durchlauf automatisch ersetzt.

### Ergebnis sicher testen

1. Erstelle ein Testdokument aus genau der Vorlage, die der Filter verwenden soll.
2. Versende es an einen Testkontakt oder ein Test-Teammitglied.
3. Prüfe nach dem Versand, ob nur der Workflow für **Versendet** startet.
4. Öffne anschließend den persönlichen Link und kontrolliere den separaten Start bei **Angesehen**.
5. Unterzeichne das Testdokument und prüfe den erwarteten Weg bei **Unterzeichnet/akzeptiert** oder **Abgeschlossen**.
6. Wiederhole den Test mit einer anderen Vorlage oder einem anderen Empfängertyp. Dieser Vorgang darf nicht in den gefilterten Workflow laufen.
7. Kontrolliere im Ausführungsprotokoll des Workflows, welche Aktion tatsächlich ausgeführt wurde.

> **Praxisbeispiel:** Nach der Unterzeichnung einer bestimmten Vereinbarung soll nur die zuständige Person eine interne Aufgabe erhalten. Der Workflow nutzt den Status **Unterzeichnet/akzeptiert** und genau diese Vorlage als Filter. Ein zweiter, getrennt getesteter Workflow reagiert auf **Angesehen**, damit das Team nicht versehentlich die gleiche Aufgabe zweimal erhält.

### Wenn der Ablauf nicht startet

Prüfe zuerst, ob das Ereignis nach der Aktivierung des Workflows eingetreten ist. Kontrolliere anschließend Status, Vorlagenfilter und Empfängertyp gegen den konkreten Testvorgang. Wenn der Workflow zweimal startet, prüfe, ob zwei unterschiedliche Statusereignisse oder mehrere gleichartige Auslöser eingerichtet wurden.

## Dokumente direkt im Kontakt prüfen

Die Dokumentverwaltung in einem Kontakt bündelt die Vorgänge, die zu dieser Person gehören. Das ist besonders hilfreich, wenn du vor einer Rückfrage schnell prüfen möchtest, ob ein Dokument bereits gesendet oder abgeschlossen wurde. Ein Vorgang erscheint auch dann beim Kontakt, wenn die Person darin nicht als erste, sondern als weitere empfangende Person beteiligt ist.

1. Öffne den gewünschten Kontakt.
2. Wähle in der Kontaktansicht das Symbol für die **Dokumentverwaltung**.
3. Öffne den Bereich **Alle**, um die zugeordneten Dokumente und ihren aktuellen Status zu sehen.
4. Nutze den Bereich **Gesendet**, wenn du nur versendete Vorgänge zusammengefasst prüfen möchtest.

In der Übersicht stehen gesendete und abgeschlossene Vorgänge am Kontakt zur Verfügung. Prüfe vor einer Folgeaktion immer zuerst den angezeigten Status: Ein gesendetes Dokument wartet möglicherweise noch auf eine Handlung, ein abgeschlossenes Dokument dient vor allem als Nachweis.

### Das richtige Dokument öffnen oder weitergeben

Je nach Vorgang kannst du in der Dokumentverwaltung diese Schritte ausführen:

| Möglichkeit                        | Wofür sie gedacht ist                                                      | Sichere Anwendung                                                                                                           |
| ---------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **PDF herunterladen**              | Eine fertige Fassung lokal ablegen oder sorgfältig gegenlesen              | Prüfe Titel, Kontakt und Status, bevor du eine Datei weitergibst.                                                           |
| **Quellfassung im Editor ansehen** | Inhalt und Felder des zugehörigen Dokuments nachvollziehen                 | Nutze die Ansicht zur Prüfung; ändere eine bereits versendete Fassung nicht als Ersatz für einen neuen Vorgang.             |
| **Link kopieren**                  | Einen bestehenden Zugriff auf ein gesendetes Dokument erneut bereitstellen | Teile den Link nur mit berechtigten Personen und kontrolliere vorher, ob der Vorgang wirklich zum richtigen Kontakt gehört. |

Ein kopierter Link ist nur für gesendete Dokumente vorgesehen. Wenn sich Empfänger, Inhalt oder Unterschriftsrollen ändern, erstelle lieber einen neuen Vorgang. So bleiben Verlauf und Nachweis eindeutig.

### Unterschied zu internen Dateien am Kontakt

Zusätzlich kannst du interne Dateien direkt am Kontakt speichern. Öffne dazu den Dokumentbereich und wähle **Hinzufügen** > **Neue Datei**. Diese Dateien sind nicht dasselbe wie gesendete oder abgeschlossene Dokumente: Sie dienen der internen Ablage und erzeugen keinen Unterschrifts- oder Versandstatus.

Dateien aus benutzerdefinierten Feldern erscheinen im Ordner **Custom Fields**. Sie können dort nicht gelöscht werden. Prüfe deshalb vor dem Speichern, ob die Datei wirklich in dieses Feld gehört.

### Mit einem Testkontakt prüfen

1. Erstelle ein Testdokument mit mindestens zwei empfangenden Personen.
2. Öffne anschließend beide Kontaktansichten und kontrolliere, dass der Vorgang bei beiden Personen erscheint.
3. Versende das Testdokument und prüfe im Bereich **Alle** den angezeigten Status.
4. Öffne den Bereich **Gesendet** und kontrolliere, dass der Vorgang dort auffindbar ist.
5. Lade die PDF nur für den Test herunter und prüfe, ob sie zum richtigen Kontakt und Dokument gehört.

> **Praxisbeispiel:** Eine Kundin ruft wegen einer Vereinbarung an, die ihre Mitgründerin bereits erhalten hat. Das Team öffnet den Kontakt der Kundin, findet den Vorgang trotz ihrer Rolle als weitere Empfängerin und prüft den Status. Erst danach wird der richtige Link erneut bereitgestellt – ohne eine zweite, widersprüchliche Vereinbarung zu versenden.

## Prüfen und versenden

1. Kontrolliere Namen, Platzhalter, Pflichtfelder und Reihenfolge.
2. Öffne die Vorschau aus Empfängersicht.
3. Wähle Versand per E-Mail oder einen teilbaren Link.
4. Prüfe im Überblick den Status: **Entwurf**, **Wartet auf andere**, **Abgeschlossen** oder **Archiviert**.
5. Wenn mehrere Personen unterschreiben sollen, prüfe nach jeder Rückmeldung, ob noch ein Pflichtfeld offen ist. Das Dokument bleibt bei **Wartet auf andere**, bis alle vorgesehenen Personen fertig sind.
6. Versende bei Bedarf eine passende Erinnerung aus der Übersicht; ändere dabei nicht unbemerkt Empfänger, Inhalt oder Unterschriftsrollen.
7. Lade das fertige Dokument bei Bedarf als PDF herunter.

## Praxisbeispiel

Ein Beratungsunternehmen verwendet eine Vorlage für Erstgespräche. Nach der Unterzeichnung öffnet sich eine Seite, auf der die Kundin direkt einen Termin für den nächsten Schritt buchen kann. Parallel startet ein Workflow, benachrichtigt das zuständige Team und verschiebt die zugehörige Chance in die nächste Stufe.

## Gültigkeitsfrist für Dokumente festlegen

Für zeitkritische Vereinbarungen kannst du eine Frist setzen. Nach Ablauf kann die empfangende Person das Dokument nicht mehr unterschreiben oder ausfüllen. In der Übersicht bleibt es mit dem Status **Abgelaufen** zur Referenz sichtbar.

1. Öffne den Bereich **Dokumente und Verträge** und danach die **Einstellungen**.
2. Aktiviere die Ablaufregel und hinterlege die gewünschte Standardzahl an Tagen.
3. Aktiviere bei Bedarf eine Erinnerung einen Tag vor Ablauf.
4. Speichere die Einstellung und prüfe sie mit einem Testdokument.

Die Frist beginnt mit dem Versand und richtet sich nach der Zeitzone des Standorts. Du kannst eine passende Frist vor dem Versand auch für ein einzelnes Dokument festlegen. Sobald das Dokument gesendet wurde, ist diese Frist nicht mehr änderbar. Soll eine andere Frist gelten, erstelle und versende ein neues Dokument.

Beim Ablauf sieht die empfangende Person einen entsprechenden Hinweis; Unterschriften und Eingaben sind dann gesperrt. Eine Erinnerung vor Ablauf ist optional, eine gesonderte Nachricht erst nach Ablauf wird nicht automatisch versendet. Kontrolliere deshalb vor dem Versand Empfänger, Frist und Erinnerung gemeinsam.

> Praxisbeispiel: Ein Angebot soll nur eine Woche lang angenommen werden können. Das Team setzt die Frist vor dem Versand, aktiviert die Erinnerung und prüft mit einem Testkontakt die Nachricht. Reagiert die Kundin später, erstellt das Team eine neue, aktualisierte Vereinbarung statt die alte Frist nachträglich ändern zu wollen.

## Öffentlichen Signaturlink für eine Vorlage verwenden

Ein öffentlicher Signaturlink eignet sich für eine wiederkehrende Vereinbarung, die Menschen selbstständig öffnen und unterschreiben sollen – ohne dass du vorher einen Kontakt anlegen oder ein einzelnes Dokument vorbereiten musst.

1. Öffne **Dokumente und Verträge** > **Vorlagen**.
2. Erstelle eine neue Vorlage oder öffne eine passende bestehende Vorlage.
3. Veröffentliche sie als öffentliches Dokument und kopiere den erzeugten Link.
4. Teile den Link nur über Kanäle, die zur Vereinbarung passen.
5. Öffne anschließend den Bereich **Antworten**, um eingegangene Unterschriften anzusehen oder herunterzuladen.

Die empfangende Person öffnet den Link, trägt Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und unterschreibt. Nach der Unterzeichnung erhält sie automatisch eine Kopie per E-Mail. Mehrere Personen können denselben Link verwenden, bis du das öffentliche Dokument wieder deaktivierst.

Ein öffentlicher Signaturlink arbeitet unabhängig von Dokumenten, die ein Workflow für bestimmte Kontakte erstellt. Bestehende Vorlagen und Workflow-Abläufe bleiben dadurch unverändert.

### Link sicher verwalten

Deaktiviere die Veröffentlichung sofort, wenn keine weiteren Unterschriften eingehen sollen. Der Link nimmt dann keine neuen Unterschriften mehr an. Prüfe vor dem Teilen immer Inhalt, Pflichtfelder, Empfängererlebnis und die E-Mail-Adresse, die eine Kopie erhalten soll.

> **Praxisbeispiel:** Ein Studio stellt eine einheitliche Teilnahmevereinbarung hinter einem Link bereit. Jede neu unterzeichnende Person erscheint danach in der Antwortübersicht. Ändert sich der Vertragstext, deaktiviert das Team zunächst den bisherigen Link, prüft die neue Vorlage und teilt erst dann den neuen Link.

## Dokumente zusätzlich per SMS zustellen

Für Dokumente kannst du – wenn die SMS-Zustellung in deinem Standort verfügbar ist – E-Mail, SMS oder beide Wege wählen. Eine SMS enthält dabei einen sicheren Link zum Dokument, keinen Dateianhang.

### Standardbenachrichtigungen vorbereiten

Öffne in **Dokumente und Verträge** die Einstellungen und danach die Kundenbenachrichtigungen. Lege dort für die Benachrichtigung beim Empfang sowie nach einer Unterzeichnung den gewünschten Kanal und passende Textvorlagen fest.

Für den Empfang eines Dokuments kann die Auswahl beim einzelnen Versand geändert werden. Die Benachrichtigung nach Unterzeichnung folgt dagegen der allgemeinen Einstellung. Prüfe beide Fälle mit einem Testdokument.

### Geeignete SMS-Vorlage anlegen

Erstelle einen kurzen wiederverwendbaren Textbaustein mit einem klaren Hinweis auf das Dokument. Platzhalter dürfen nur Werte enthalten, die beim Versand sicher vorhanden sind. Sehr lange Texte können in mehrere SMS aufgeteilt werden.

Beim einzelnen Versand prüfst du besonders die angezeigte Telefonnummer des Empfängers und wählst anschließend den Kanal. In einem Workflow setzt du bei der Aktion zum Senden des Dokuments SMS oder beide Kanäle; der Ablauf verwendet dann die vorbereitete Standardvorlage.

Wenn der Versand scheitert, kontrolliere die Telefonnummer und den Zustellstatus. Du kannst anschließend über E-Mail erneut zustellen oder den Vorgang nach korrigierten Kontaktdaten wiederholen. Die Verfügbarkeit von SMS hängt von Nummer, Region und Zustellung ab.

## Ablehnung eines Dokuments erfassen und nachfassen

Eine empfangende Person kann ein Dokument ausdrücklich ablehnen, statt es einfach offen zu lassen. Dabei kann sie einen vorgegebenen Grund auswählen oder eine eigene Notiz hinterlassen. Auch das Team kann ein bereits gesendetes Dokument als abgelehnt markieren, wenn die Absage außerhalb der Plattform mitgeteilt wurde.

Nach der Ablehnung erhält das Dokument den Status **Abgelehnt** und wird archiviert. Es kann nicht mehr unterschrieben werden, bleibt aber mit Verlauf und Begründung nachvollziehbar.

1. Öffne das betreffende Dokument oder den Archivbereich.
2. Wähle im Drei-Punkte-Menü **Als abgelehnt markieren**, wenn das Team den Status setzen soll.
3. Wähle einen Grund oder ergänze eine Notiz.
4. Öffne anschließend den Verlauf und kontrolliere Person, Zeitpunkt sowie Begründung.

Ein Workflow kann auf den Status **Abgelehnt** reagieren. Verwende ihn zum Beispiel für eine interne Aufgabe oder eine sachliche Rückfrage. In E-Mail-Vorlagen können der ausgewählte Grund und die zugehörige Notiz als Dokumentwerte verwendet werden. Teste diese Platzhalter mit einem Testdokument, da leere Notizen auch leer ausgegeben werden.

> **Praxisbeispiel:** Eine Kundin lehnt ein Angebot mit einer kurzen Notiz ab. Der Workflow erstellt für die zuständige Person eine Aufgabe. Sie prüft die Begründung im Verlauf und meldet sich nur dann mit einer passenden Alternative, wenn dies sinnvoll ist.