> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/aktivitat-und-status-von-dokumenten-prufen.md). # Aktivität und Status von Dokumenten prüfen Sobald du ein Dokument verschickst, möchtest du wissen: Ist es angekommen, wurde es geöffnet und fehlt noch eine Unterschrift? Die Übersicht und der Dokumentverlauf helfen dir, den nächsten Schritt auf Grundlage des tatsächlichen Bearbeitungsstands zu wählen. Du musst dafür weder raten noch ein Dokument erneut versenden, das bereits gelesen wurde. ## Was du mit dem Verlauf prüfst Der Verlauf hält die wichtigen Ereignisse eines versendeten Dokuments in ihrer zeitlichen Reihenfolge fest. Je nach Bearbeitungsstand siehst du dort zum Beispiel, wann das Dokument gesendet, bearbeitet, angesehen, akzeptiert oder abgeschlossen wurde. Bei einem Dokument mit mehreren Beteiligten erkennst du außerdem, welche Person bereits gehandelt hat und bei wem noch etwas offen ist. Das ist besonders nützlich, wenn du freundlich nachfassen möchtest: Eine Person, die das Dokument gerade erst erhalten hat, braucht meist noch keine Erinnerung. Wurde es dagegen bereits angesehen und bleibt länger offen, kannst du gezielt nachfragen. ## Voraussetzung Das Dokument muss bereits versendet sein. Erst dann gibt es Aktivitäten, die du auswerten kannst. Prüfe außerdem, ob du das betreffende Dokument in der Übersicht wiederfindest. Der Verlauf zeigt die Bearbeitungsschritte; er ersetzt keine Prüfung des eigentlichen Dokumentinhalts. ## Den vollständigen Verlauf öffnen 1. Öffne im Standort **Dokumente und Verträge**. 2. Suche in der Übersicht die Zeile des versendeten Dokuments. 3. Öffne am Ende dieser Zeile das Menü mit den drei Punkten. 4. Wähle die Aktion zum Anzeigen der Dokumenthistorie. 5. Lies die Einträge in der Seitenleiste von oben nach unten und prüfe dabei Zeitpunkt, Person und Ereignis. Die Seitenleiste zeigt die Abfolge klar getrennt. So kannst du etwa erkennen, ob ein Dokument zunächst versendet, später geöffnet und anschließend abgeschlossen wurde. Für eine Rückfrage ist der zuletzt dokumentierte Schritt meist der wichtigste: Er beschreibt, was als Nächstes tatsächlich noch fehlt. ## Beteiligte direkt in der Übersicht prüfen In der Dokumentzeile werden die beteiligten Personen als Kontakt- oder Empfängeranzeige dargestellt. Fahre mit dem Mauszeiger über diese Anzeige. Dort siehst du für jede Person den zuletzt erfassten Schritt, den zugehörigen Zeitpunkt sowie den aktuellen Status. Vorhandene Kennzeichnungen helfen zusätzlich bei der Einordnung. Diese Kurzansicht eignet sich für den schnellen Tagesüberblick. Öffne die vollständige Historie, wenn du nachvollziehen musst, in welcher Reihenfolge mehrere Ereignisse passiert sind oder wenn ein Status allein nicht ausreicht. ## Ereignisse richtig einordnen | Eintrag im Verlauf | Was er für dich bedeutet | | ----------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Gesendet | Das Dokument wurde an die vorgesehenen Personen übermittelt. Prüfe bei Rückfragen zuerst, ob der Versand bereits erfolgt ist. | | Bearbeitet | Eine Änderung am Dokument wurde festgehalten. Öffne den Verlauf, bevor du dich auf einen früheren Stand beziehst. | | Angesehen | Eine Person hat das Dokument geöffnet. Das ist noch keine Bestätigung oder Unterschrift. | | Akzeptiert oder unterzeichnet | Die betreffende Person hat den vorgesehenen Schritt ausgeführt. Prüfe bei mehreren Beteiligten trotzdem, ob weitere Personen noch offen sind. | | Abgeschlossen | Der Ablauf ist beendet. Kontrolliere bei wichtigen Vorgängen zusätzlich, ob das Ergebnis zu deinem vereinbarten Prozess passt. | Die sichtbaren Einträge hängen vom konkreten Dokument und seinem Ablauf ab. Ein fehlender Eintrag bedeutet nicht automatisch einen Fehler: Bei älteren Dokumenten steht der Zeitpunkt der letzten Aktivität möglicherweise nicht zur Verfügung. ## So prüfst du einen Vorgang sicher 1. Öffne ein versendetes Testdokument in der Übersicht. 2. Prüfe zuerst die Kurzansicht der beteiligten Personen. 3. Öffne anschließend die vollständige Historie und vergleiche den letzten Eintrag mit dem angezeigten Status. 4. Halte fest, welche Person noch handeln muss. 5. Stimme eine Erinnerung oder eine interne Aufgabe auf diesen tatsächlichen Stand ab. Damit vermeidest du doppelte Nachrichten und kannst Rückfragen konkret beantworten. Behandle die Informationen im Verlauf vertraulich: Sie gehören nur zu Personen, die den Vorgang bearbeiten dürfen. ## Häufige Situationen ### Der Zeitpunkt der letzten Aktion fehlt Die Zeitangabe zur letzten Aktivität ist für neu versendete Dokumente verfügbar. Bei älteren Dokumenten kann sie fehlen. Nutze in diesem Fall die vollständige Historie für die Einordnung und verlasse dich nicht allein auf die Kurzansicht. ### Mehrere Personen bearbeiten dasselbe Dokument Ein einzelner fortgeschrittener Status bedeutet nicht zwingend, dass der gesamte Vorgang abgeschlossen ist. Prüfe die Empfängeranzeige und den Verlauf für alle beteiligten Personen. Erst wenn keine weitere Handlung mehr offen ist, ist der Vorgang wirklich fertig. ### Das Dokument wurde angesehen, aber nicht unterzeichnet Das ist ein normaler Zwischenstand. Warte zunächst den vorgesehenen Zeitraum ab. Danach kannst du eine freundliche Erinnerung senden und auf mögliche Rückfragen eingehen. Sende nicht vorschnell eine zweite Fassung, denn das kann zu Verwirrung darüber führen, welches Dokument gilt. ## Abgelehnte Dokumente nachvollziehen und weiterbearbeiten Eine empfangende Person kann ein Dokument bewusst ablehnen, statt es offen zu lassen. Nach einer Ablehnung kann dasselbe Dokument nicht mehr unterzeichnet werden. Es wird im Bereich **Archiviert** abgelegt; dort bleiben der Ablehnungsgrund und ein möglicher Hinweis für die spätere Prüfung erhalten. ### Ablehnung prüfen 1. Öffne **Dokumente und Verträge** und wechsle zu **Archiviert**. 2. Öffne das abgelehnte Dokument. 3. Zeige die Historie an. 4. Prüfe, wer wann abgelehnt hat, welche Gründe gewählt wurden und ob ein Hinweis hinterlegt ist. 5. Lege erst danach eine Aufgabe oder eine persönliche Rückmeldung fest. Die empfangende Person kann bei der Ablehnung – sofern diese Auswahl angezeigt wird – Gründe auswählen und einen Hinweis ergänzen. Auch eine berechtigte Person im Team kann einen bereits versendeten Vorgang über die verfügbare Ablehnungsaktion beenden. ### Nach einer Ablehnung sinnvoll reagieren Eine Ablehnung ist kein technischer Fehler, sondern ein eindeutiger Bearbeitungsstand. Kläre zuerst den genannten Grund. Danach entscheidest du, ob eine zuständige Person den Inhalt überarbeitet, eine Rückfrage vorbereitet oder ein neuer Vorgang erforderlich ist. Gib sensible Hinweise nicht ungeprüft weiter. Wenn du für Ablehnungen einen festen Ablauf verwendest, richte eine interne Aufgabe oder Benachrichtigung ein. Prüfe diesen Ablauf mit einem Testfall: Leere oder persönliche Hinweise dürfen nicht automatisch an unbeteiligte Personen gelangen. ## Praxisbeispiel Ein Vertrag wurde an zwei Personen versendet. In der Übersicht siehst du, dass eine Person ihn angesehen hat, während die zweite noch keinen weiteren Schritt gezeigt hat. In der Historie bestätigst du die Reihenfolge der Ereignisse. Du wartest zunächst ab und erinnerst später nur die Person, bei der noch eine Handlung fehlt. Wird der Vertrag dagegen abgelehnt, öffnest du den archivierten Vorgang, liest Grund und Hinweis und ordnest die Aufgabe der zuständigen Person zu. Erst nach dieser Prüfung bereitest du eine überarbeitete Fassung oder eine passende Rückmeldung vor. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/aktivitat-und-status-von-dokumenten-prufen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.