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# Dokumente per SMS versenden und Benachrichtigungen steuern

Versende Dokumente gezielt per SMS oder kombiniert, richte verständliche Benachrichtigungen ein und prüfe Empfängerdaten vor dem Versand.

Mit dem SMS-Versand erreichst du einen Empfänger zusätzlich oder alternativ zur E-Mail. Das Dokument selbst wird dabei **nicht als Anhang** verschickt: Die Nachricht enthält einen geschützten Link zum Dokument. So kann die Person es auf dem Smartphone öffnen, prüfen und – falls vorgesehen – unterzeichnen.

Du entscheidest je nach Situation zwischen **E-Mail**, **SMS** oder **E-Mail und SMS**. Der kombinierte Versand ist sinnvoll, wenn eine wichtige Nachricht gut sichtbar sein soll und du beide Kontaktdaten geprüft hast.

## Vor dem ersten Versand

Prüfe diese Punkte, bevor du eine Benachrichtigung einrichtest:

* Das Dokument oder die verwendete Vorlage ist vollständig vorbereitet.
* Beim Empfänger sind Name und Mobilnummer richtig hinterlegt. Für den kombinierten Versand wird zusätzlich eine E-Mail-Adresse benötigt.
* Du hast Zugriff auf **Zahlungen → Dokumente und Verträge**.
* Für wiederkehrende SMS ist ein geprüfter Textbaustein vorbereitet.
* Du weißt, welcher Kanal für diesen Empfänger passend ist.

Eine korrekte Nummer ist besonders wichtig: Beim Hinzufügen eines Empfängers zeigt der Standort dessen Kontaktdaten an. Vergleiche sie sorgfältig mit der Person, die das Dokument erhalten soll. SMS-Verfügbarkeit kann je nach Land und Mobilfunknetz unterschiedlich sein.

## Was du als Standard festlegen kannst

Für Dokumente gibt es zwei verschiedene Benachrichtigungsmomente:

* **Dokument erhalten:** Die Person erhält die Aufforderung, ein neues Dokument zu öffnen.
* **Dokument unterzeichnet:** Die Person wird informiert, nachdem das Dokument erfolgreich unterzeichnet oder angenommen wurde.

Die Standardwerte gelten grundsätzlich für alle Dokumente. Beim einzelnen Versand darfst du die Einstellung für **Dokument erhalten** bei Bedarf abweichend auswählen. Die Benachrichtigung für **Dokument unterzeichnet** folgt dagegen immer der allgemeinen Einstellung. Lege sie deshalb bewusst fest, bevor dein Team regelmäßig Dokumente versendet.

## Standardbenachrichtigungen einrichten

1. Öffne **Zahlungen → Dokumente und Verträge**.
2. Wähle rechts oben das Zahnrad **Einstellungen**.
3. Öffne im linken Bereich **Kundenbenachrichtigungen**.
4. Suche den Bereich **Dokument erhalten**.
5. Aktiviere dort bei Bedarf die E-Mail- und/oder SMS-Benachrichtigung.
6. Wähle für SMS über **Verwalten** einen gespeicherten SMS-Textbaustein aus.
7. Richte danach den Bereich **Dokument unterzeichnet** nach demselben Prinzip ein.
8. Speichere und teste die Einstellung mit einem Testdokument.

Für E-Mails lässt sich eine Vorlage auswählen und ein Betreff festlegen. Für SMS wählst du den vorbereiteten Textbaustein. Damit bekommt jede Person eine verständliche Nachricht, ohne dass dein Team beim Versand jedes Mal neu formulieren muss.

## Einen SMS-Textbaustein vorbereiten

Ein Textbaustein ist eine wiederverwendbare Nachricht. Er sorgt dafür, dass alle Versendungen dieselbe klare Einordnung geben.

1. Öffne **Marketing → Textbausteine**.
2. Wähle **Textbaustein hinzufügen**.
3. Wähle **Text-Textbaustein**.
4. Formuliere eine kurze Nachricht, die erklärt, was bereitsteht und was die Person als Nächstes tun soll.
5. Speichere den Textbaustein.
6. Wähle ihn anschließend in den Dokumentbenachrichtigungen oder beim Einzelversand aus.

Halte die Nachricht kurz. Eine einzelne SMS ist üblicherweise auf 160 Zeichen begrenzt; längere Texte können aufgeteilt werden. Vermeide vertrauliche Dokumentdetails im Nachrichtentext. Die Person braucht nur zu wissen, wer schreibt, dass ein Dokument bereitsteht und dass sie dem Link folgen soll.

Ein guter Aufbau ist: Absender, kurzer Anlass, klare Handlung. Zum Beispiel: „Hallo {{Name}}, dein Dokument ist bereit. Bitte öffne den Link und prüfe es in Ruhe.“ Verwende Platzhalter nur, wenn du sie vorher mit einem Testkontakt geprüft hast.

## Ein einzelnes Dokument versenden

Für einen einzelnen Vorgang kannst du den Versandkanal direkt vor dem Abschicken auswählen.

1. Öffne ein vorhandenes Dokument oder erstelle ein neues.
2. Prüfe Inhalt, Empfänger und Unterzeichner.
3. Wähle oben **Senden** und anschließend **Dokument senden**.
4. Wähle unter **Senden über** den gewünschten Kanal: **E-Mail**, **E-Mail und SMS** oder **SMS**.
5. Bei SMS wählst du über **Verwalten** den passenden SMS-Textbaustein.
6. Kontrolliere noch einmal Nummer, E-Mail-Adresse und Dokumentname.
7. Speichere oder sende den Vorgang.

Die Auswahl im Versanddialog kann für dieses Dokument von deinem allgemeinen Standard abweichen. Nutze diese Ausnahme nur bewusst – etwa wenn eine Person ausdrücklich per SMS erinnert werden soll. Bei einer falschen oder fehlenden Nummer korrigierst du zuerst den Kontakt und versendest dann erneut, statt den Link an eine unsichere Nummer zu schicken.

## Dokumente automatisch per Workflow senden

Ein Workflow ist ein automatischer Ablauf, der nach einem Ereignis vorbereitete Schritte ausführt. Das eignet sich zum Beispiel, wenn nach einer bestätigten Anfrage immer das gleiche Dokument bereitgestellt werden soll.

1. Öffne **Automatisierung → Workflows**.
2. Öffne den passenden Ablauf oder erstelle einen neuen.
3. Füge die Aktion **Dokument senden** hinzu.
4. Wähle als Versandweg **E-Mail**, **SMS** oder beide Kanäle.
5. Speichere den Workflow.

Der Workflow verwendet für die SMS den eingerichteten Standardtext beziehungsweise den hinterlegten Textbaustein. Teste den Ablauf immer zuerst mit einem Testkontakt: Der richtige Kontakt muss das richtige Dokument erhalten, und der geschützte Link muss sich öffnen lassen.

## Versand und Ergebnis prüfen

Prüfe nach einem Test oder einem wichtigen Versand nicht nur, ob die Nachricht verschickt wurde:

1. Öffne das Dokument und kontrolliere, ob richtiger Name, Empfänger und Status angezeigt werden.
2. Öffne am Testtelefon die SMS und rufe den Link auf.
3. Prüfe, ob genau das erwartete Dokument angezeigt wird.
4. Teste bei **E-Mail und SMS** beide Kanäle.
5. Kontrolliere beim automatischen Versand zusätzlich die Ausführung in der Workflow-Historie.
6. Prüfe nach der Unterzeichnung, ob die dafür eingerichtete Benachrichtigung wie erwartet ausgelöst wurde.

Wenn die SMS nicht ankommt, prüfe zuerst die Mobilnummer und den gewählten Versandweg. Ist die Zustellung im betreffenden Land oder Netz nicht möglich, nutze E-Mail oder korrigiere die Kontaktdaten und versuche es erneut.

## Praxisbeispiel: Vertrag nach einer Beratung bereitstellen

Nach einer Beratung soll ein Servicevertrag schnell beim Kunden ankommen. Das Team hinterlegt einen kurzen SMS-Textbaustein und stellt die Benachrichtigung für **Dokument erhalten** auf E-Mail und SMS.

Bei einem Test prüft eine Kollegin zuerst die Mobilnummer ihres Testkontakts. Anschließend öffnet sie den Vertrag, wählt **Senden → Dokument senden** und kontrolliert, dass beide Kanäle ausgewählt sind. Auf dem Testtelefon öffnet sie die SMS, folgt dem Link und prüft Dokumentname und Inhalt. Nach der Unterzeichnung kontrolliert sie zusätzlich die Benachrichtigung für **Dokument unterzeichnet**.

Erst wenn diese Prüfung stimmt, wird derselbe Versand in einem Workflow verwendet. So bleibt der Ablauf verständlich, schnell und sicher zu kontrollieren.

## Häufige Fehler und Lösungen

* **SMS kommt nicht an:** Prüfe die Mobilnummer, den Versandkanal und die Verfügbarkeit im Land beziehungsweise Mobilfunknetz. Sende bei Bedarf erneut per E-Mail.
* **Der falsche Empfänger erhält den Link:** Vergleiche die sichtbaren Kontaktdaten vor dem Senden. Bei Workflows muss der auslösende Kontakt stimmen.
* **Die Nachricht ist unklar oder zu lang:** Verwende einen kurzen, geprüften Textbaustein. Lange SMS können aufgeteilt werden.
* **Die Benachrichtigung nach der Unterzeichnung verhält sich unerwartet:** Prüfe die allgemeine Einstellung, denn dieser Moment folgt immer dem globalen Standard.
* **Der Workflow versendet zu früh oder an die falsche Person:** Teste Auslöser, Kontakt, Dokument und Versandweg vollständig mit einem Testkontakt.
* **Der Link öffnet nicht das erwartete Dokument:** Öffne den Link am Testtelefon und kontrolliere das Dokument vor dem produktiven Einsatz.


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```

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