> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/inhaltsbausteine-und-seiten-fur-dokumente-wiederverwenden.md). # Inhaltsbausteine und Seiten für Dokumente wiederverwenden Speichere geprüfte Blöcke und ganze Seiten in einer Inhaltsbibliothek, damit Dokumente einheitlich entstehen und schneller vorbereitet werden können. ## Was die Inhaltsbibliothek leistet Die Inhaltsbibliothek bewahrt wiederverwendbare Teile im Editor für Dokumente und Verträge auf. Du kannst entweder einen einzelnen Baustein – zum Beispiel einen Hinweis, eine Tabelle oder einen Unterschriftsbereich – oder eine vollständig gestaltete Seite speichern. Beim Einsetzen ziehst du den gespeicherten Inhalt in ein neues Dokument oder eine Vorlage. Das beschleunigt wiederkehrende Arbeit und hilft dem Team, geprüfte Formulierungen, Struktur und Gestaltung einheitlich zu verwenden. Ein Bibliothekseintrag ist kein fertig versendetes Dokument. Prüfe ihn immer im konkreten Dokument, besonders wenn dort Kontaktangaben oder dynamische Werte erscheinen. ## Wann du einen Baustein und wann eine Seite speicherst | Gespeicherter Inhalt | Geeignet für | Beispiel | | ---------------------- | ---------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | | **Einzelner Baustein** | Kleiner Inhalt, der an unterschiedlichen Stellen vorkommt. | Hinweis, Unterschriftsbereich oder wiederkehrende Tabelle. | | **Ganze Seite** | Aufbau und Inhalte gehören als Einheit zusammen. | Abschlussseite mit mehreren abgestimmten Bereichen. | Speichere nur Inhalte in die Bibliothek, die fachlich geprüft und für eine Wiederverwendung vorgesehen sind. Eine ungeprüfte Einmalformulierung wird durch das Speichern nicht automatisch zu einem Standard. ## Voraussetzungen * Du kannst **Dokumente und Verträge** öffnen. * Es gibt ein neues Dokument oder eine Vorlage, in der du arbeiten darfst. * Der zu speichernde Block beziehungsweise die Seite ist inhaltlich und gestalterisch geprüft. * Wenn Variablen verwendet werden, steht ein vollständiger Testkontakt zur Verfügung. * Das Team verwendet nachvollziehbare Namen für Bibliothekseinträge. ## Baustein oder Seite in die Bibliothek aufnehmen 1. Öffne **Dokumente und Verträge** und erstelle ein neues Dokument oder öffne eine Vorlage. 2. Gestalte den gewünschten Block oder die ganze Seite fertig. 3. Für einen einzelnen Block bewegst du den Mauszeiger über den Block und wählst **Zur Inhaltsbibliothek hinzufügen**. 4. Für eine ganze Seite öffnest du an der Seite das Drei-Punkte-Menü und wählst ebenfalls **Zur Inhaltsbibliothek hinzufügen**. 5. Vergib einen eindeutigen Namen. 6. Bestätige das Speichern in der Inhaltsbibliothek. Wähle einen Namen, der Inhalt und Einsatz klar macht, zum Beispiel „Unterschriftsbereich – Standard“ oder „Abschlussseite – Beratung“. Ergänze bei Bedarf eine verständliche Versionsangabe. So weiß das Team, welche Variante für neue Dokumente verwendet werden soll. ## Gespeicherte Inhalte einsetzen 1. Öffne das neue Dokument oder die passende Vorlage im Editor. 2. Wähle **Inhaltsbibliothek** und anschließend **Eigene Inhalte**. 3. Suche den gewünschten Baustein oder die Seite. 4. Ziehe den Eintrag an die vorgesehene Stelle im Dokument. 5. Passe Text und dynamische Werte nur dort an, wo das konkrete Dokument es erfordert. 6. Speichere und prüfe die Empfängeransicht. Nach dem Einsetzen ist der Inhalt Teil dieses Dokuments. Prüfe Reihenfolge, Überschriften, Platzhalter, Tabellen und Unterschriftsbereiche, bevor das Dokument weitergegeben wird. ## Variablen und individuelle Angaben richtig prüfen Ein gespeicherter Baustein kann Variablen enthalten. Diese werden erst im jeweiligen Dokument mit den Daten des konkreten Kontakts gefüllt. Fehlt eine Information am Testkontakt, kann der entsprechende Bereich in der Empfängeransicht leer oder unvollständig wirken. Prüfe deshalb jeden neuen Bibliothekseintrag mindestens einmal mit einem vollständigen Testkontakt: 1. Erstelle ein Testdokument. 2. Füge den Bibliothekseintrag ein. 3. Öffne die Empfängeransicht. 4. Kontrolliere alle dynamischen Angaben und die Platzierung im gesamten Dokument. 5. Korrigiere den Eintrag nur dann in der Bibliothek, wenn die Änderung künftig für alle neuen Einsätze gelten soll. ## Bibliothek pflegen Gespeicherte Einträge findest du über **Dokumente und Verträge > Vorlagen > Inhaltsbibliothek**. Dort kannst du Einträge umbenennen oder löschen. Arbeite mit einer kleinen, gepflegten Auswahl statt mit vielen ähnlichen Varianten. Wenn ein Text ersetzt werden soll, markiere die bisherige Version verständlich oder entferne sie erst, nachdem das Team auf die neue Version umgestellt hat. So sinkt das Risiko, dass jemand einen überholten Eintrag auswählt. Die aktuelle Funktionsbeschreibung nennt keine Obergrenze für die Zahl gespeicherter Einträge. Für eine übersichtliche Bibliothek bleibt es trotzdem sinnvoll, nur tatsächlich wiederverwendbare und geprüfte Inhalte aufzubewahren. ## Was die Inhaltsbibliothek nicht verändert Das Einfügen eines Bibliothekseintrags ändert keine bereits konfigurierten automatisierten Abläufe, Auslöser oder Benachrichtigungen. Diese richten sich weiterhin nach der jeweiligen Vorlage und dem Status des Dokuments. Die Bibliothek ist daher ein Werkzeug für Inhalt und Gestaltung. Prüfe einen automatischen Versand oder eine interne Benachrichtigung getrennt, wenn du eine Vorlage oder ein Dokument wesentlich verändert hast. ## Ergebnis prüfen Ein Bibliothekseintrag ist erfolgreich eingerichtet, wenn: * er unter **Eigene Inhalte** gefunden wird, * er sich an die gewünschte Stelle ziehen lässt, * Text und Gestaltung im Empfängerdokument stimmen, * Variablen mit Testdaten korrekt erscheinen, * das Dokument im vorgesehenen Ablauf weiterverwendet werden kann. Führe die Prüfung mit einer Testperson durch und sende keine reale Vereinbarung, solange die Empfängeransicht nicht kontrolliert wurde. ## Häufige Probleme ### Der gespeicherte Inhalt ist nicht auffindbar Öffne im Editor **Inhaltsbibliothek > Eigene Inhalte**. Prüfe außerdem den Namen, unter dem der Eintrag gespeichert wurde. Verwende eindeutige Namen, um ähnlich benannte Bausteine voneinander zu unterscheiden. ### Eine Variable bleibt leer Kontrolliere zuerst den Testkontakt. Fehlen dort die nötigen Angaben, kann der Platzhalter nicht sinnvoll gefüllt werden. Ergänze die Testdaten und öffne die Empfängeransicht erneut. ### Die falsche oder veraltete Variante wird verwendet Lege eine klare Namensregel fest und halte ältere Varianten nicht kommentarlos neben der aktuellen Version bereit. Prüfe vor dem Einsetzen den Namen und die Empfängeransicht. ### Ein eingefügter Baustein passt nicht in das Dokument Ziehe ihn an die vorgesehene Stelle und kontrolliere die Reihenfolge der umgebenden Blöcke. Passe die konkrete Dokumentversion an, bevor du den Bibliothekseintrag änderst. Nur eine Änderung, die künftig überall gelten soll, gehört zurück in die Bibliothek. ### Du erwartest eine Änderung an automatischen Abläufen Das Speichern oder Einsetzen beeinflusst keine bestehenden Automatisierungen oder Benachrichtigungen. Prüfe diese separat an der verwendeten Vorlage oder im jeweiligen Ablauf. ## Praxisbeispiel: Einheitliche Abschlussseite Eine Beratung verwendet in vielen Vereinbarungen dieselbe Abschlussseite: Sie enthält einen kurzen Hinweis, einen Unterschriftsbereich und einen übersichtlichen nächsten Schritt. 1. Das Team erstellt die Seite einmal vollständig und prüft sie mit einem Testkontakt. 2. Die Seite wird als „Abschlussseite – Beratung“ in der Inhaltsbibliothek gespeichert. 3. Bei jedem neuen Dokument zieht die zuständige Person die Seite aus **Eigene Inhalte** in den Editor. 4. Sie prüft die individuellen Angaben und die Empfängeransicht. 5. Ändert sich der Standardtext künftig für alle neuen Vereinbarungen, aktualisiert das Team den Bibliothekseintrag nach einer erneuten Prüfung. So bleiben wiederkehrende Dokumente konsistent, ohne dass jeder Baustein jedes Mal neu erstellt werden muss. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/inhaltsbausteine-und-seiten-fur-dokumente-wiederverwenden.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.