> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/rechnung-nach-einer-unterschrift-automatisch-erzeugen.md). # Rechnung nach einer Unterschrift automatisch erzeugen ## Was diese Verbindung für dich erledigt Du kannst ein Dokument oder einen Vertrag mit einer Produktliste so vorbereiten, dass nach der Unterschrift automatisch eine passende Rechnung entsteht. Die vereinbarten Positionen werden aus dem unterschriebenen Dokument in die Rechnung übernommen. Das spart einen manuellen Zwischenschritt. Das eignet sich zum Beispiel, wenn nach der Unterschrift eine einmalige Zahlung fällig wird oder eine regelmäßige Zahlung beginnen soll. Du entscheidest vorher, ob die Rechnung direkt zur Zahlung führt, per E-Mail versendet wird oder zuerst als Entwurf für eine Prüfung bereitliegt. > Wichtig: Eine automatische Rechnung entsteht nur aus Positionen in einer **Produktliste**. Eine reine Textbeschreibung im Dokument reicht nicht aus. ## Was du vorab brauchst * Einen eingerichteten Standort mit den Produkten, die du im Dokument verwenden möchtest. * Ein neues Dokument oder eine gespeicherte Vorlage mit einer Produktliste. * Mindestens eine Person, die das Dokument unterschreibt. Lege eindeutig fest, wer die **Hauptunterzeichnerin** oder der **Hauptunterzeichner** ist. * Einen vorbereiteten Weg, Rechnungen im Standort zu versenden und Zahlungen anzunehmen. * Bei regelmäßigen Zahlungen: ein Produkt mit passendem Rhythmus und eindeutig gewähltem Startzeitpunkt. Prüfe den Ablauf zuerst mit einem Testkontakt. So erkennst du früh, ob Dokument, Rechnung und Zahlung genau zu deiner Vereinbarung passen. ## So bereitest du ein einzelnes Dokument vor 1. Öffne im Standort **Zahlungen** → **Dokumente und Verträge**. 2. Wähle **Neues Dokument**. 3. Lege die Personen fest, die unterschreiben sollen, und bestimme die Hauptperson. 4. Füge im Editor das Element **Produktliste** ein. 5. Ergänze die benötigten Produkte und danach die Unterschriftsfelder. 6. Öffne die Einstellungen der Produktliste und lege fest, wie Rechnung und Zahlung nach der Unterschrift behandelt werden. 7. Sende das Dokument erst, wenn du alle Positionen und Einstellungen geprüft hast. Die Produktliste verbindet Dokument und Rechnung: Sie zeigt die ausgewählten Positionen im Dokument und liefert die Daten für die spätere Rechnung. ### Positionen in der Produktliste auswählen Für jede Position wählst du den passenden Typ: * **Einmalig:** Der Betrag gehört nur zum ersten Rechnungsablauf. * **Wiederkehrend:** Die Position wird nach dem festgelegten Rhythmus erneut abgerechnet. Bei einmaligen Positionen kann die Menge im Dokument als bearbeitbar eingestellt sein. Verwende das nur, wenn die unterzeichnende Person die Menge wirklich selbst ändern darf. Kontrolliere danach besonders sorgfältig die erzeugte Rechnung. Du kannst für die Übersicht optional **Bild in der Liste anzeigen** aktivieren und beim Produkt ein Bild hinterlegen. Das hilft bei gut unterscheidbaren Angeboten, ersetzt aber keine klare Bezeichnung und Beschreibung der Position. > Enthält eine Produktliste einmalige und wiederkehrende Positionen, erscheint der einmalige Anteil nur auf der ersten Rechnung. Die wiederkehrende Position folgt anschließend ihrem festgelegten Rhythmus. ### Wiederkehrende Positionen richtig einrichten Für ein Dokument gilt immer nur ein Rhythmus für die wiederkehrende Rechnung. Lege deshalb vor dem Versand fest, ob die Zahlung beispielsweise wöchentlich oder monatlich erfolgen soll. Wenn verschiedene Rhythmen nötig sind, trenne die Vereinbarungen in passende Dokumente. Bei regelmäßigen Positionen wählst du außerdem den Beginn: * **Bei Hauptunterschrift beginnen:** Die erste Rechnung entsteht direkt, wenn die Hauptperson unterschreibt. * **Später beginnen:** Die erste Rechnung wird zum festgelegten zukünftigen Zeitpunkt erstellt. Der erste Weg passt, wenn die Unterschrift und der Beginn der Zahlung zusammenfallen sollen. Beim späteren Beginn erhält die Hauptperson nach der Unterschrift keine direkte Zahlungsseite, weil zu diesem Zeitpunkt noch keine Rechnung vorliegt. ## Die Einstellungen für Rechnung und Zahlung verstehen Öffne dazu die Einstellungen der Produktliste. Dort steuerst du drei voneinander getrennte Entscheidungen. ### Direkte Zahlung Mit **Direkte Zahlung** legst du fest, ob die Hauptperson nach ihrer Unterschrift unmittelbar zur erzeugten Rechnung weitergeführt wird. * **Aktiviert:** Gibt es beim Unterschreiben bereits eine Rechnung, wird nur die Hauptperson nach der Unterschrift direkt dorthin geführt. * **Deaktiviert:** Es erfolgt keine unmittelbare Weiterleitung zur Rechnung. Weitere Personen können weiterhin unterschreiben, werden danach aber nicht zur Zahlung weitergeführt. Prüfe deshalb sorgfältig, wer als Hauptperson festgelegt ist. ### Rechnung senden Mit **Rechnung senden** bestimmst du, was mit einer erzeugten Rechnung passiert. * **Aktiviert:** Die Rechnung wird nach der Erzeugung per E-Mail versendet. Das gilt sowohl für eine Rechnung bei der Unterschrift als auch für später planmäßig erzeugte Rechnungen. * **Deaktiviert:** Die Rechnung bleibt als Entwurf im Rechnungsbereich. Du kannst sie dort prüfen, bei Bedarf anpassen und anschließend selbst versenden. Wähle den Entwurf, wenn vor dem Versand ein Teammitglied kontrollieren soll. Wähle den automatischen Versand nur für einen vollständig getesteten Ablauf. ### Automatische Zahlung bei Folgerechnungen Mit **Automatische Zahlung** kann die für die erste Zahlung verwendete Karte gespeichert und für spätere regelmäßige Rechnungen oder geplante Teilzahlungen verwendet werden. Diese Möglichkeit setzt voraus, dass der im Standort verwendete Zahlungsweg dies unterstützt. Ist die Einstellung deaktiviert, bezahlt die Person jede versendete Rechnung selbst. Erkläre diesen Ablauf vorab klar in deinem Dokument und teste ihn mit einer realistischen Testvereinbarung. Die Auswahl für einen Testdurchlauf oder einen echten Zahlungsvorgang wird in der Zahlungsumgebung des Standorts festgelegt, nicht in der Dokumentvorlage. Prüfe daher vor dem Versand, dass du den gewünschten Testablauf verwendest. ## Dokumentvorlage für wiederkehrende Abläufe verwenden Wenn du denselben Ablauf öfter brauchst, ist eine Vorlage zuverlässiger als ein neues Dokument von Hand. 1. Öffne **Zahlungen** → **Dokumente und Verträge** → **Vorlagen**. 2. Wähle **Neue Vorlage**. 3. Füge Unterschriftsfelder und eine Produktliste ein. 4. Füge die vereinbarten Positionen hinzu und wähle für regelmäßige Zahlungen den Beginn bei der Hauptunterschrift oder zu einem späteren Zeitpunkt. 5. Stelle direkte Zahlung, Rechnungsversand und gegebenenfalls automatische Zahlung passend ein. 6. Speichere die Vorlage mit einem eindeutigen Namen. Du kannst die Vorlage anschließend in einer Automation verwenden: Füge einen Schritt zum Senden eines Dokuments oder Vertrags hinzu und wähle die gespeicherte Vorlage aus. Der Ablauf versendet dann das richtige Dokument, sobald der gewählte Auslöser eintritt. ## Was nach der Unterschrift geschieht Der genaue Ablauf hängt von deinen Einstellungen ab: 1. Die Hauptperson unterschreibt das Dokument. 2. Bei einer Position mit Beginn bei der Unterschrift wird die erste Rechnung erzeugt. 3. Ist direkte Zahlung aktiviert, wird die Hauptperson zu dieser Rechnung weitergeführt. 4. Ist Rechnungsversand aktiviert, wird die Rechnung zusätzlich per E-Mail versendet. 5. Bei wiederkehrenden Positionen folgen weitere Rechnungen nach dem gewählten Rhythmus. 6. Bei automatischer Zahlung kann eine gespeicherte Karte für spätere zulässige Folgerechnungen eingesetzt werden. Beginnt eine regelmäßige Zahlung dagegen erst später, wird die Rechnung erst zu diesem Termin erzeugt und versendet. Die Unterschrift allein löst dann keine direkte Zahlungsseite aus. ## Ergebnis kontrollieren Nach einem Test prüfst du an zwei Stellen: * In **Dokumente und Verträge** siehst du, ob das Dokument versendet, unterschrieben und abgeschlossen wurde. * In **Rechnungen** siehst du, ob die Rechnung erstellt wurde, in welchem Zustand sie ist und ob sie bezahlt wurde. Kontrolliere bei regelmäßigen Abläufen zusätzlich das Datum der nächsten Rechnung und bei gemischten Positionen, ob der einmalige Anteil nur auf der ersten Rechnung erscheint. ## Typische Situationen und Lösungen ### Nach der Unterschrift erscheint keine Rechnung Prüfe zuerst diese Punkte: * Ist in der Produktliste wirklich mindestens eine Position hinterlegt? * Ist die Hauptperson tatsächlich die Person, die unterschrieben hat? * Ist **Direkte Zahlung** aktiviert? * Soll die regelmäßige Zahlung erst später beginnen? Dann gibt es bei der Unterschrift noch keine Rechnung, zu der weitergeleitet werden könnte. Soll die Person direkt nach der Unterschrift zahlen, aktiviere die direkte Zahlung und wähle für die erste regelmäßige Rechnung den Beginn bei der Hauptunterschrift. ### Eine geplante Rechnung wird nicht erzeugt Eine zeitlich geplante Rechnung kann ausbleiben, wenn ihr geplanter Zahlungstermin nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt. Das kann passieren, wenn sich eine Unterschrift verzögert hat. Lege den ersten Zahlungstermin in diesem Fall auf die Hauptunterschrift oder passe den Ablauf so an, dass die Termine zusammenpassen. Führe anschließend einen vollständigen Test mit den tatsächlichen Daten durch. ### Die Rechnung soll vor dem Versand geprüft werden Deaktiviere **Rechnung senden**. Die erzeugte Rechnung bleibt dann als Entwurf im Rechnungsbereich und kann vor dem Versand geprüft werden. ## Praxisbeispiel Ein Beratungsunternehmen versendet eine Vereinbarung für eine fortlaufende Betreuung. Die Hauptperson unterschreibt das Dokument. In der Produktliste ist eine einmalige Startposition und eine monatlich wiederkehrende Position hinterlegt. Das Team wählt den Beginn der regelmäßigen Zahlung bei der Hauptunterschrift, aktiviert die direkte Zahlung und lässt die Rechnung automatisch senden. Nach der Unterschrift sieht die Hauptperson die erste Rechnung mit dem einmaligen und dem ersten regelmäßigen Anteil. Im folgenden Monat wird nur noch die regelmäßige Position abgerechnet. Vor der Nutzung mit echten Kundinnen und Kunden testet das Team den gesamten Ablauf: Dokument senden, Hauptunterschrift leisten, Rechnung öffnen, Zahlung prüfen und den nächsten geplanten Termin kontrollieren. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/rechnung-nach-einer-unterschrift-automatisch-erzeugen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.