> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/signaturart-fur-dokumente-zentral-festlegen.md). # Signaturart für Dokumente zentral festlegen Mit dieser Einstellung bestimmst du einmal für den gesamten Standort, wie empfangende Personen Dokumente unterschreiben dürfen. Die Auswahl gilt für alle neu geöffneten Unterzeichnungsvorgänge – nicht nur für eine einzelne Vorlage oder ein einzelnes Dokument. Du kannst festlegen, ob Personen ihre Unterschrift zeichnen, ihren Namen eintippen oder zwischen beiden Varianten wählen dürfen. ## Bevor du die Einstellung änderst Prüfe zuerst diese Punkte: * Die Änderung betrifft alle Dokumente, die künftig zur Unterschrift geöffnet werden. * Bereits geöffnete Unterzeichnungsseiten müssen nach der Änderung aktualisiert werden, damit die neue Auswahl erscheint. * Kläre interne oder rechtliche Vorgaben mit der zuständigen Fachperson, bevor du eine Methode ausschließt. * Bereite ein Testdokument mit einem Signaturfeld und einen Testkontakt vor. > Die Einstellung legt den Bedienweg fest. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung der verwendeten Dokumente oder Unterschriftsanforderungen. ## Die drei Möglichkeiten verstehen | Einstellung | Was die unterzeichnende Person sieht | Wann sie passend sein kann | | ------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------- | | **Gezeichnete Signatur** | Ein Freifeld, in dem die Unterschrift direkt gezeichnet wird. Anschließend wird die Unterschrift bestätigt. | Wenn eine handgezeichnete Eingabe erwartet wird. | | **Eingetippte Signatur** | Ein Namensfeld, dessen Eingabe als Schreibschrift dargestellt wird. In der sichtbaren Ansicht lassen sich Schriftart und Farbe wählen. | Wenn der Unterschriftsvorgang möglichst schnell und einfach sein soll. | | **Beide Möglichkeiten** | Die Person kann im Unterschriftsfenster zwischen **Zeichnen** und **Eintippen** wechseln. | Wenn du den Unterzeichnenden die Wahl lassen möchtest. | In jeder Variante schließt die Person den Vorgang mit der Bestätigung im Unterschriftsfenster ab. Die sichtbare Einwilligung und die Schaltfläche zum Akzeptieren gehören zum Unterzeichnungsvorgang. ## Einstellung Schritt für Schritt vornehmen 1. Öffne in der linken Navigation **Zahlungen**. 2. Wähle oben **Dokumente und Verträge**. 3. Öffne rechts oben **Einstellungen**. 4. Wähle links **Dokumenteinstellungen**. 5. Scrolle zum Bereich **Signatur-Einstellungen**. 6. Wähle **Beide**, **Gezeichnete Signaturen** oder **Eingetippte Signaturen**. 7. Wähle **Speichern**. Die Quelle zeigt den Bereich als **Control Signing Settings** mit einer eigenen Speichern-Schaltfläche. Prüfe deshalb nach dem Speichern, ob die gewünschte Option weiterhin ausgewählt ist. ## Was nach der Änderung passiert Die Einstellung wirkt standortweit. Sie muss nicht pro Dokument neu gewählt werden. | Situation | Wirkung | | --------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ein neues Dokument wird zur Unterschrift geöffnet | Es zeigt die aktuell festgelegte Signaturart. | | Eine Person hat die Unterzeichnungsseite bereits geöffnet | Bitte sie, die Seite vor dem Unterschreiben zu aktualisieren. Danach erscheint die aktuelle Auswahl. | | Status und Verlauf des Dokuments | Sie bleiben unverändert. Dokumente können weiterhin als angesehen, unterzeichnet oder abgeschlossen erfasst werden. | | Workflow-Auslöser | Sie funktionieren unabhängig davon weiter, ob gezeichnet oder eingetippt wird. | Die Auswahl ändert also den Unterschriftsdialog, nicht den grundsätzlichen Ablauf eines Dokuments. ## Ergebnis mit einem Test prüfen Sende nach der Änderung ein Testdokument an einen internen Testkontakt. 1. Öffne das Dokument über den Link für die Unterzeichnung. 2. Prüfe, ob nur die erlaubte Methode angezeigt wird. 3. Bei **Beide**: Wechsle zwischen **Zeichnen** und **Eintippen** und kontrolliere beide Ansichten. 4. Schließe den Vorgang testweise ab. 5. Kontrolliere im Dokument, ob der Status korrekt weitergeführt wird. 6. Prüfe gegebenenfalls den erwarteten Workflow-Schritt nach der Unterschrift. Wird die alte Auswahl angezeigt, lade die Unterzeichnungsseite neu. Prüfe anschließend in **Dokumenteinstellungen**, ob die gewünschte Einstellung gespeichert ist. ## Typische Fragen ### Gilt die Einstellung für jede einzelne Vorlage? Nein. Sie ist eine zentrale Einstellung für alle Dokumente des Standorts. Du musst sie nicht pro Vorlage oder pro Dokument erneut setzen. ### Kann eine Person bei „Beide“ selbst entscheiden? Ja. Im Unterschriftsfenster sieht sie die Varianten **Zeichnen** und **Eintippen** und kann die passende Methode auswählen. ### Was passiert, wenn ich die Einstellung ändere, während ein Dokument bereits offen ist? Neue oder aktualisierte Unterzeichnungssitzungen verwenden die aktuelle Einstellung. Die Person soll die bereits geöffnete Seite neu laden, bevor sie unterschreibt. ### Ändert die Signaturart den Dokumentstatus oder Automatisierungen? Nein. Die Erfassung von angesehenen, unterzeichneten und abgeschlossenen Dokumenten sowie Workflow-Auslöser bleibt laut Quelle gleich. ## Praxisbeispiel Ein Beratungsunternehmen möchte, dass alle Unterzeichnenden ihre Signatur selbst zeichnen. Eine verantwortliche Person öffnet **Zahlungen > Dokumente und Verträge > Einstellungen > Dokumenteinstellungen**, wählt im Bereich **Signatur-Einstellungen** die Option **Gezeichnete Signaturen** und speichert. Danach erhält ein Testkontakt ein Dokument mit Signaturfeld. Der Kontakt sieht nur das Zeichenfeld, zeichnet die Unterschrift und bestätigt sie. Das Team prüft anschließend, dass das Dokument als unterzeichnet erfasst wird und der anschließende Workflow wie erwartet startet. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/signaturart-fur-dokumente-zentral-festlegen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.