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# Terminzeit automatisch in Dokumente übernehmen

Übernimm den Zeitpunkt einer Terminbuchung zuverlässig in ein Dokument oder einen Vertrag, bevor es versendet wird.

## Kurz erklärt

Wenn ein Vertrag oder anderes Dokument den gebuchten Termin enthalten soll, muss die Terminzeit zuerst in einem Feld gespeichert werden, das die Dokumentvorlage lesen kann. Der Ablauf besteht deshalb aus zwei Teilen: Ein Workflow übernimmt den Terminzeitpunkt nach der Buchung in ein passendes Datenfeld. Danach setzt die Dokumentvorlage dieses Feld an der gewünschten Stelle ein.

So wird verhindert, dass ein Dokument ohne Terminangabe oder mit einem veralteten Zeitpunkt versendet wird.

## Die richtige Datenablage wählen

Wähle das Feld danach aus, wie deine Buchungen organisiert sind:

| Situation                                                                   | Sinnvolle Ablage                   |
| --------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------- |
| Ein Kontakt hat jeweils nur einen relevanten Termin                         | Ein eigenes Kontaktfeld            |
| Ein Kontakt kann mehrere parallele oder aufeinanderfolgende Buchungen haben | Ein Feld an der zugehörigen Chance |

Ein Kontaktfeld ist einfacher, wird aber bei jeder neuen Buchung überschrieben. Für mehrere gleichzeitig relevante Termine ist ein Chancenfeld daher sicherer, weil jedes Feld bei der passenden Chance bleibt.

## Voraussetzungen

* Eine Dokumentvorlage, in der eine Terminangabe erscheinen soll.
* Ein eigenes Textfeld am Kontakt oder an der Chance.
* Ein Workflow mit dem Auslöser für eine neue Terminbuchung.
* Eine eindeutige Regel, welches Dokument nach welcher Buchung versendet werden soll.

> **Wichtig:** Der Workflow muss das Feld aktualisieren, bevor er das Dokument erstellt oder versendet. Andernfalls kann die Vorlage noch einen leeren oder alten Wert verwenden.

## Schritt für Schritt

### 1. Feld für die Terminzeit anlegen

Lege ein Feld an, das eindeutig beschreibt, was gespeichert wird, zum Beispiel „Gebuchter Termin – Startzeit“. Wähle ein Textfeld, wenn du den Zeitpunkt in der für dein Dokument gewünschten Schreibweise ausgeben möchtest.

Dokumentiere intern, welches Format du verwendest, etwa Datum und Uhrzeit mit Zeitzone. Einheitliche Formate erleichtern die Prüfung und vermeiden Missverständnisse bei Standorten mit mehreren Zeitzonen.

### 2. Feld in der Dokumentvorlage einsetzen

Öffne die Dokumentvorlage und füge an der passenden Stelle das neue Kontakt- oder Chancenfeld ein. Platziere es gut lesbar, zum Beispiel im Abschnitt zum vereinbarten Termin.

Speichere die Vorlage und prüfe sie anschließend mit einem Testkontakt. In einer noch nicht befüllten Vorlage bleibt das Feld leer; das ist normal und zeigt, warum die Reihenfolge im Workflow wichtig ist.

### 3. Workflow nach Terminbuchung einrichten

Wähle die Variante danach aus, ob ein Kontakt mehrere relevante Buchungen haben kann.

#### Variante A: Eine relevante Buchung je Kontakt

1. Erstelle einen Workflow mit dem Auslöser für eine gebuchte Terminbuchung. Begrenze ihn bei Bedarf auf den passenden Kalender.
2. Füge die Aktion zum Aktualisieren eines Kontaktfelds hinzu.
3. Wähle das vorbereitete Kontaktfeld, zum Beispiel **Gebuchter Termin – Startzeit**.
4. Wähle als einzutragenden Wert den Startzeitpunkt der auslösenden Terminbuchung.
5. Füge erst danach die Aktion zum Erstellen oder Versenden des Dokuments hinzu und wähle die vorbereitete Vorlage.
6. Speichere und veröffentliche den Workflow erst nach einem Test.

Diese Variante ist richtig, wenn die neue Buchung den vorherigen Termin am Kontakt bewusst ersetzen darf.

#### Variante B: Mehrere relevante Buchungen je Kontakt

1. Starte ebenfalls mit dem Auslöser für eine gebuchte Terminbuchung und grenze bei Bedarf den Kalender ein.
2. Füge eine Aktion hinzu, die die zugehörige Chance findet. Sie soll genau den Vorgang der neuen Buchung auswählen.
3. Setze einen Filter auf das vorbereitete Chancenfeld: Die passende Chance darf nur ausgewählt werden, wenn dieses Feld noch leer ist. So wird ein bereits übernommener Termin nicht unbeabsichtigt überschrieben.
4. Aktualisiere auf dem gefundenen Zweig genau dieses Chancenfeld mit dem Startzeitpunkt der Terminbuchung.
5. Füge danach die Aktion zum Erstellen oder Versenden des Dokuments hinzu und wähle die Vorlage, die das Chancenfeld verwendet.
6. Teste mit zwei Terminen für denselben Kontakt. Jeder Vertrag muss seinen eigenen Termin zeigen.

Die verbindliche Reihenfolge lautet:

1. Terminbuchung löst den Workflow aus.
2. Workflow findet Kontakt und bei Bedarf die passende Chance.
3. Workflow schreibt den Startzeitpunkt in das vorbereitete Feld.
4. Workflow erstellt oder versendet das Dokument.
5. Team prüft Datenfeld, Dokument und Aktivität.

### 4. Mit einer echten Testbuchung prüfen

Buche einen Testtermin mit einem Testkontakt. Öffne danach zuerst das Kontakt- oder Chancenfeld und kontrolliere Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Öffne erst dann das erzeugte Dokument und vergleiche den sichtbaren Termin mit der Buchung.

## Typische Fehler

### Das Feld enthält noch einen alten Termin

Das passiert meist, wenn mehrere Buchungen pro Kontakt möglich sind und ein Kontaktfeld genutzt wird. Verwende für parallele Vorgänge ein Chancenfeld oder lege vorab fest, welche Buchung das Feld überschreiben darf.

### Der Termin fehlt im Dokument

Prüfe, ob das richtige Feld in der Vorlage eingefügt wurde und ob die Feldaktualisierung im Workflow vor dem Dokumentversand steht. Kontrolliere außerdem, ob der Testtermin tatsächlich den gewählten Workflow-Auslöser erfüllt hat.

### Uhrzeit oder Zeitzone wirkt falsch

Prüfe die Zeitzone im Kalender, im gespeicherten Feld und im Dokument getrennt. Speichere nicht nur ein Datum, wenn die Uhrzeit für den Vertrag entscheidend ist. Verwende für den Test eine Buchung mit gut erkennbarem Zeitpunkt.

## Praxisbeispiel

Ein Beratungsunternehmen verschickt nach jeder Buchung einen Vertrag. Weil ein Kontakt mehrere Beratungen vereinbaren kann, speichert der Workflow die Startzeit in einem Feld an der jeweiligen Chance. Nach einer neuen Buchung aktualisiert der Workflow zuerst diese Chance und erstellt dann das Dokument aus der Vorlage. Das Team kontrolliert bei der Testbuchung sowohl das Chancenfeld als auch das fertige Dokument, bevor der Ablauf produktiv genutzt wird.

## Gut zu wissen

Die Terminzeit wird nicht automatisch aus einer Buchung in jede Vorlage übernommen. Das eigene Feld und die Workflow-Reihenfolge sind die verbindende Logik. Ändert sich ein Termin nach dem Versand, prüfe bewusst, ob ein neues Dokument erstellt, ein vorhandenes ersetzt oder der Kontakt gesondert informiert werden soll.


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# Agent Instructions
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GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/terminzeit-automatisch-in-dokumente-ubernehmen.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

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