> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/unterschriftenreihenfolge-und-mehrere-unterzeichnende-in-dokumenten-festlegen.md). # Unterschriftenreihenfolge und mehrere Unterzeichnende in Dokumenten festlegen ## Das Ergebnis Mit Rollen legst du in einer Dokumentvorlage fest, welche Personen Felder ausfüllen oder unterschreiben sollen. Beim Versand bestimmst du zusätzlich, ob alle Personen gleichzeitig eingeladen werden oder ob die Einladung Schritt für Schritt weitergeht. Eine feste Reihenfolge passt zum Beispiel zu einer Vereinbarung, die zuerst von der kontaktführenden Person bestätigt werden soll und anschließend von einer zweiten zeichnenden Person. Bei gleichzeitiger Einladung können alle Beteiligten unabhängig voneinander sofort unterschreiben. > **Wichtig:** Die Reihenfolge steuert den Versand der Einladungen. Sie ändert weder den Inhalt des Dokuments noch die Felder, die einer Rolle zugeordnet sind. ## Voraussetzungen * Du kannst Vorlagen für Dokumente bearbeiten oder ein Dokument beziehungsweise einen Vertrag zum Versand vorbereiten. * Alle Personen, die ein Feld ausfüllen oder unterschreiben sollen, sind als Empfänger:innen hinterlegt. * Für jede Rolle ist mindestens ein ausfüllbares Feld vorgesehen. * Mindestens ein ausfüllbares Feld ist der Rolle **Kontakt** zugeordnet. * Für automatischen Versand steht ein Workflow mit der Aktion **Dokument senden** bereit. Die Rolle **Kontakt** ist die Hauptperson eines Workflow-Durchlaufs. Fehlt ihr ein zugeordnetes Feld, kann die Versandaktion nicht korrekt arbeiten. ## Rollen in der Vorlage anlegen 1. Öffne **Zahlungen** > **Dokumente und Verträge** > **Vorlagen**. 2. Öffne eine vorhandene Vorlage oder erstelle eine neue. 3. Füge ein ausfüllbares Element ein, zum Beispiel ein Unterschriftsfeld, Datumsfeld oder Textfeld. 4. Wähle das eingefügte Element und dann **Rolle hinzufügen**. 5. Vergib einen eindeutigen Rollennamen, zum Beispiel **Kontakt**, **zweite zeichnende Person** oder **Zeugenschaft**. 6. Hinterlege für Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer entweder einen festen Wert oder einen passenden Platzhalter aus den Kontaktfeldern. 7. Weise weitere Felder über die Rollenauswahl der richtigen Rolle zu. 8. Speichere die Vorlage. Ein Feld gehört immer zu genau der Rolle, die es ausfüllen soll. Einer Rolle dürfen mehrere Felder zugewiesen sein, zum Beispiel Unterschrift, Initialen und Datum. ### Feste Werte und Platzhalter richtig einsetzen | Eingabeart | Wann sinnvoll | Wirkung beim Versand | | ------------------------------ | -------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- | | Fester Wert | Die Angabe ist in jedem Vorgang gleich. | Dieser Wert wird in die Rolle übernommen. | | Platzhalter aus Kontaktfeldern | Die Angabe unterscheidet sich je Kontakt. | Der Wert wird beim Ablauf aus dem Kontakt übernommen. | | Überschreibung im Workflow | Ein einzelner Versand braucht abweichende Angaben. | Der Workflow-Wert gilt nur für diesen Versand und hat Vorrang. | Prüfe Platzhalter mit einem vollständigen Testkontakt. Leere oder falsch gepflegte Kontaktfelder führen dazu, dass die Rolle nicht mit den erwarteten Angaben gefüllt wird. ## Unterzeichnende, Sichtempfänger und erste Person unterscheiden Nicht jede hinzugefügte Person hat dieselbe Aufgabe. Entscheidend ist, ob der Person mindestens ein ausfüllbares Feld zugeordnet wurde. | Rolle im Vorgang | Was die Person erhält und tut | | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Unterzeichnende Person** | Sie hat mindestens ein Feld, etwa Unterschrift, Initialen, Datum oder Text, und erhält einen persönlichen Link zu ihrem Teil des Dokuments. | | **Sichtempfänger:in** | Sie wird ohne ausfüllbares Feld hinzugefügt. Sie erhält eine Ansicht des fertigen Dokuments, muss aber nichts unterschreiben. | | **Sendende Person als Unterzeichner:in** | Auch eine Person aus deinem eigenen Team kann ein ihr zugeordnetes Feld ausfüllen oder unterschreiben. | Ein persönlicher Link zeigt einer unterzeichnenden Person nur die ihr zugeordneten Felder. Ordne deshalb jedes Feld bewusst zu und teile einen solchen Link nie mit anderen Personen. ### Die erste hinzugefügte Person sorgfältig wählen Beim manuellen Erstellen mit mehreren Empfänger:innen wird die erste hinzugefügte Person als Hauptperson behandelt. Kontaktplatzhalter im Dokument füllen sich aus ihren Kontaktdaten. Das unterscheidet sich vom Workflow, in dem die Rolle **Kontakt** aus dem auslösenden Kontakt befüllt wird. Füge die Person, deren Name und Kontaktangaben für Platzhalter verwendet werden sollen, daher zuerst hinzu. Prüfe danach in der Vorschau, ob Anrede, Name und andere dynamische Werte aus dem richtigen Kontakt stammen. ### Abschluss und Nachweis prüfen Erst wenn alle unterzeichnenden Personen ihre zugeordneten Felder erledigt haben und Sichtempfänger:innen den Vorgang angesehen haben, steht die vollständige Abschlussfassung bereit. Sie enthält alle Unterschriften. Zusätzlich kann ein Signaturnachweis verfügbar sein, der je unterzeichnende Person Ansicht und Unterzeichnung mit Zeitangabe sowie weitere technische Nachweisdaten festhält. Lade bei wichtigen Vereinbarungen die Abschlussfassung und den verfügbaren Nachweis herunter und prüfe, ob alle vorgesehenen Personen, Zeitpunkte und Unterschriftsfelder enthalten sind. Das ersetzt keine rechtliche Beratung, hilft aber bei einer nachvollziehbaren Dokumentation. ## Reihenfolge beim Versand festlegen Die Einstellung liegt in der Versandansicht im Bereich **Empfänger:innen**. Dort siehst du den Schalter **Unterschriftenreihenfolge festlegen** und die Liste der bereits hinzugefügten Personen. 1. Öffne das Dokument oder den Vertrag bis zur Versandansicht. 2. Kontrolliere zunächst, ob alle Empfänger:innen mit der richtigen E-Mail-Adresse in der Liste stehen. 3. Aktiviere **Unterschriftenreihenfolge festlegen**, wenn die Personen nacheinander eingeladen werden sollen. 4. Ziehe eine Person am Haltegriff in der Liste an die gewünschte Position. 5. Prüfe die sichtbaren Positionsnummern: **1** wird zuerst eingeladen, danach folgt **2**, dann **3** und so weiter. 6. Kontrolliere die Reihenfolge noch einmal bewusst, bevor du versendest. Nach dem Aktivieren zeigt die Empfängerliste einen Hinweis zum Ziehen und die Reihenfolge der Personen an. So erkennst du vor dem Versand direkt, wer zuerst an der Reihe ist. ### Was bei aktivierter Reihenfolge passiert Die Einladung geht zunächst nur an die Person auf Position **1**. Erst wenn diese ihren Schritt abgeschlossen hat, wird die nächste Person eingeladen. Personen auf späteren Positionen können ihren Teil vorher noch nicht abschließen; die Dokumentansicht weist darauf hin, dass sie auf die vorherige Person warten. Wähle diese Variante, wenn ein Dokument geprüft oder bestätigt werden soll, bevor die nächste Person unterschreibt. Sie verhindert, dass eine nachfolgende Person zu früh tätig wird. ### Was bei deaktivierter Reihenfolge passiert Ist der Schalter ausgeschaltet, erhalten alle hinterlegten Empfänger:innen ihre Einladungen gleichzeitig. Jede Person kann ihren eigenen Teil unabhängig von den anderen erledigen. Das ist sinnvoll, wenn die Unterschriften nicht voneinander abhängen und der Vorgang möglichst schnell abgeschlossen werden soll. ## Dokument mit mehreren Rollen im Workflow versenden 1. Öffne den gewünschten Workflow. 2. Füge die Aktion **Dokument senden** hinzu oder öffne die vorhandene Aktion. 3. Wähle die vorbereitete Vorlage aus. 4. Prüfe den Bereich **Rollen zuordnen**. Dort erscheinen alle Rollen, denen mindestens ein Feld zugeordnet ist. 5. Kontrolliere für jede Rolle Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. 6. Wähle bei einer Ausnahme **Bearbeiten**, wenn die Angaben nur für diesen Versand abweichen sollen. 7. Speichere die Aktion und veröffentliche den Workflow erst nach einem Test. Der Kontakt, der den Workflow auslöst, wird der Rolle **Kontakt** zugeordnet. Für weitere Rollen verwendet das System die Angaben aus der Vorlage oder die in der Aktion hinterlegten Überschreibungen. Jede Person erhält einen eigenen Signatur-Link, sofern die Benachrichtigung in der Versandaktion aktiviert ist. ## Ergebnis prüfen Nach dem Versand öffnest du den Vorgang in **Dokumente und Verträge**. Dort siehst du alle zugewiesenen Rollen sowie ihren jeweiligen Status. 1. Prüfe, ob die Person auf Position **1** die Einladung erhalten hat. 2. Bei fester Reihenfolge kontrollierst du nach ihrem Abschluss, ob die Einladung an Position **2** weitergegeben wurde. 3. Prüfe, ob jede Rolle nur die Felder sieht, die ihr zugewiesen sind. 4. Vergleiche bei einer Verzögerung zuerst die Reihenfolge, den Status der vorherigen Person und die hinterlegte E-Mail-Adresse. 5. Prüfe bei einem Workflow-Test, dass eine Überschreibung nur den Testvorgang verändert und nicht die Vorlage selbst. 6. Kontrolliere bei einem manuellen Versand mit mehreren Personen, dass die Hauptperson zuerst hinzugefügt wurde und Platzhalter aus dem richtigen Kontakt stammen. 7. Prüfe bei Sichtempfänger:innen, dass sie keine ausfüllbaren Felder sehen und keine Unterschrift von ihnen erwartet wird. 8. Prüfe nach dem Abschluss die vollständige Fassung und den verfügbaren Signaturnachweis. ## Grenzen und typische Fehler ### Die zweite Person erhält keine Einladung Bei aktivierter Reihenfolge ist das zunächst erwartetes Verhalten: Sie wartet auf den Abschluss der vorherigen Person. Prüfe deren Status und die eingetragene E-Mail-Adresse. Erst nach dem Abschluss wird die nächste Einladung ausgelöst. ### Die Personen stehen in der falschen Reihenfolge Ziehe die Person in der Empfängerliste vor dem Versand an die richtige Stelle und kontrolliere die Positionsnummern erneut. Nach dem Versand lässt sich eine bereits gestartete Reihenfolge nicht durch bloßes Umordnen im laufenden Vorgang korrigieren. ### Alle Personen sollen sofort starten können Deaktiviere **Unterschriftenreihenfolge festlegen** vor dem Versand. Dann werden die Einladungen gleichzeitig versendet. Verwende dies nur, wenn kein Schritt auf einer vorherigen Unterschrift aufbaut. ### Eine Rolle erscheint im Workflow nicht Prüfe in der Vorlage, ob dieser Rolle mindestens ein ausfüllbares Feld zugeordnet wurde. Erst dann wird sie in der Versandaktion angezeigt. ### Der Workflow startet, aber das Dokument wird nicht korrekt versendet Kontrolliere, dass die Rolle **Kontakt** mindestens ein Feld besitzt und dass alle verwendeten Kontaktfelder vollständig ausgefüllt sind. Teste mit internen Testadressen, bevor du den Ablauf produktiv einsetzt. ### Eine unterzeichnende Person bleibt offen Der Vorgang bleibt offen, solange eine unterzeichnende Person ihr zugeordnetes Feld nicht erledigt hat. Prüfe zuerst persönliche E-Mail-Adresse, Reihenfolge und Feldzuordnung. Sende eine passende Erinnerung erneut oder bereite bei einer echten Änderung einen neuen, sauber geprüften Vorgang vor. Ändere die Zuordnung nicht unkontrolliert, während andere Personen bereits unterschrieben haben. ### Mehr als sechs Rollen erforderlich Eine Vorlage unterstützt höchstens sechs Rollen. Teile den Prozess nur dann in getrennte Dokumente auf, wenn die Unterschriften fachlich wirklich unabhängig voneinander erfolgen können. > **Praxisbeispiel:** Ein Dienstleistungsbetrieb bereitet eine Vereinbarung mit den Rollen **Kontakt**, **zweite zeichnende Person** und **Zeugenschaft** vor. Zuerst soll der Kontakt unterschreiben, danach die zweite zeichnende Person und zuletzt die Zeugenschaft. Vor dem Versand aktiviert das Team die Unterschriftenreihenfolge, setzt die drei Personen auf die Positionen 1 bis 3 und prüft die E-Mail-Adressen. Mit drei Testadressen wird kontrolliert: Die zweite Einladung erscheint erst, nachdem die erste Person fertig ist. Für eine Vereinbarung, bei der alle drei unabhängig unterschreiben dürfen, würde das Team den Schalter ausschalten und die Einladungen gleichzeitig senden. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/dokumente-und-vertrage-erstellen-und-versenden/unterschriftenreihenfolge-und-mehrere-unterzeichnende-in-dokumenten-festlegen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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