> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/absagen-und-umbuchungen-im-buchungskalender-steuern.md). # Absagen und Umbuchungen im Buchungskalender steuern ## Kurz erklärt Mit den Regeln für Absage und Umbuchung legst du für **jeden Buchungskalender einzeln** fest, ob buchende Personen ihren Termin selbst ändern dürfen – und bis wann. Das ist hilfreich, wenn dein Team bei sehr kurzfristigen Änderungen den Überblick behalten soll, während frühzeitige Änderungen weiterhin ohne Nachricht oder Anruf möglich sind. Absagen und Umbuchen sind zwei getrennte Funktionen. Du kannst also zum Beispiel Umbuchungen erlauben, Absagen aber nur über dein Team entgegennehmen. ## Was die Regel bewirkt | Einstellung | Wirkung für die buchende Person | | ------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Umbuchung erlauben** | In der Einladung kann ein Link erscheinen, über den ein anderer freier Termin gewählt wird. | | **Absage erlauben** | In der Einladung kann ein Link erscheinen, über den der Termin abgesagt wird. | | **Frist vor dem Termin** | Nach diesem Zeitpunkt ist der jeweilige Link gesperrt. Statt des Buchungsschritts erscheint ein Hinweis, dass das Zeitfenster abgelaufen ist und die Person dein Team kontaktieren soll. | | **Leeres Fristfeld** | Der aktivierte Link läuft nicht ab. | Die Frist gilt jeweils **vor Beginn des Termins**. Die sichtbare Eingabe besteht aus einem Zahlenfeld und einer auswählbaren Zeiteinheit. Lege Absage und Umbuchung bewusst getrennt fest: Für beide Funktionen gibt es einen eigenen Schalter und ein eigenes Fristfeld. ## Vor dem Einrichten entscheiden Beantworte für diesen Buchungskalender drei Fragen: 1. Soll eine Person den Termin selbst umbuchen dürfen? 2. Soll sie ihn selbst absagen dürfen? 3. Wie viel Zeit vor Beginn soll für die jeweilige Änderung mindestens bleiben? Wenn kurzfristige Änderungen immer durch dein Team geprüft werden sollen, deaktiviere die passende Selbstbedienungsfunktion. Eine sehr kurze Frist ist nicht dasselbe wie ein deaktivierter Schalter: Bei einer kurzen Frist ist der Link zunächst vorhanden; beim deaktivierten Schalter wird über diesen Ablauf kein Link angeboten. ## Regeln im Buchungskalender einrichten 1. Öffne **Kalender** und anschließend die **Kalender-Einstellungen**. 2. Wähle den Buchungskalender aus, für den die Regel gelten soll. 3. Öffne den Bereich **Benachrichtigungen und zusätzliche Optionen**. 4. Scrolle zum Abschnitt mit den Regeln für Absage und Umbuchung. 5. Aktiviere bei Bedarf **Umbuchung erlauben**. Darunter erscheint das Feld für die Frist des Umbuchungslinks. Trage die gewünschte Zahl ein und wähle die passende Zeiteinheit. 6. Aktiviere bei Bedarf **Absage erlauben**. Trage auch hier die eigene Frist ein – oder lasse das Feld leer, wenn der Absagelink nicht ablaufen soll. 7. Speichere den Buchungskalender. Die Ansicht zeigt beide Schalter direkt untereinander. So erkennst du auf einen Blick, ob nur eine oder beide Selbstbedienungsfunktionen aktiv sind und welche Frist jeweils gilt. ## Wo die Links erscheinen Wenn die passende Funktion aktiviert ist, ergänzt die Plattform die Links in den **zusätzlichen Hinweisen** des Buchungskalenders. Dadurch stehen sie auch in der Kalendereinladung zur Verfügung. Prüfe die Einladung immer mit einem Testtermin. So siehst du die Nachricht genauso, wie sie bei einer buchenden Person ankommt – einschließlich der tatsächlich verfügbaren Links. ## Links in automatisierten Nachrichten verwenden Du kannst die Links zusätzlich in einer automatisierten Nachricht einsetzen: * \`{{appointment.reschedule\_link}}\` fügt den Link zum Umbuchen ein. * \`{{appointment.cancellation\_link}}\` fügt den Link zum Absagen ein. Das funktioniert nur, wenn der Ablauf durch ein konkretes Terminereignis gestartet wird, zum Beispiel durch eine Terminbuchung oder eine Terminstatusänderung. Dann kennt der Ablauf den betreffenden Termin und kann den richtigen Link einsetzen. Ein allgemeiner Auslöser wie eine Formulareinsendung oder eine Änderung in einer Phase hat keinen Terminbezug. In einer solchen Nachricht bleiben diese beiden Platzhalter leer. Verwende für Erinnerungen und Bestätigungen deshalb einen terminbezogenen Auslöser. ## Test: erst Einladung, dann Frist Führe nach dem Speichern diesen kurzen Test durch: 1. Buche einen Testtermin, der weit genug in der Zukunft liegt. 2. Öffne die Einladung und kontrolliere, ob nur die gewünschten Links enthalten sind. 3. Öffne den Umbuchungs- und/oder Absagelink vor Ablauf der Frist. Der jeweilige Vorgang muss erreichbar sein. 4. Prüfe für einen Termin nach Ablauf der Frist, ob statt des Vorgangs der Hinweis erscheint, dass dein Team kontaktiert werden soll. 5. Verwendest du automatisierte Nachrichten, löse einen Test über einen terminbezogenen Auslöser aus und kontrolliere die gesendeten Links. ## Praxisbeispiel Eine Beratung bietet Gespräche über einen Buchungskalender an. Umbuchen soll bis zwei Tage vorher möglich sein, eine Absage bis zum Vortag. Das Team aktiviert beide Schalter und setzt für jeden Link die passende Frist. Bei einem Testtermin prüft es die Einladung. Wer früh genug reagiert, kann den Termin selbst ändern oder absagen. Bei einer späteren Anfrage führt der Link nicht mehr in den Vorgang; die Person erhält den Hinweis, sich direkt beim Team zu melden. So bleiben kurzfristige Entscheidungen beim Team, ohne frühzeitige Änderungen unnötig umständlich zu machen. ## Häufige Fragen und Fehler ### Ein Link fehlt in der Einladung Prüfe im richtigen Buchungskalender, ob der zugehörige Schalter aktiv ist und die Änderungen gespeichert wurden. Kontrolliere anschließend eine neue Testeinladung. ### Der Link ist früher als erwartet gesperrt Vergleiche die eingetragene Frist mit Beginn und Zeitzone des Testtermins. Die Frist wird vor dem Terminbeginn berechnet, nicht ab dem Zeitpunkt der Buchung. ### Der Link bleibt immer erreichbar Prüfe, ob das Fristfeld leer ist. Bei einer aktivierten Funktion bedeutet ein leeres Feld, dass der Link nicht abläuft. ### In einer automatisierten Nachricht ist der Platzhalter leer Der Ablauf wurde wahrscheinlich nicht von einem Terminereignis gestartet. Wähle einen Auslöser mit konkretem Terminbezug und teste die Nachricht erneut. ### Buchende sollen gar nichts selbst ändern können Deaktiviere die betreffende Funktion im Buchungskalender. So wird über diesen Ablauf kein Absage- oder Umbuchungslink bereitgestellt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/absagen-und-umbuchungen-im-buchungskalender-steuern.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.