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# Calendly-Termine in den Standort übernehmen

## Kurz erklärt

Mit dieser Verbindung werden Buchungen aus ausgewählten Calendly-Kalendern als Termine in ONE LOOP übernommen. Bei einer neuen Buchung entsteht mit Name und E-Mail-Adresse ein neuer Kontakt oder der Termin wird einem bestehenden Kontakt hinzugefügt. Dadurch können zuständige Personen informiert und passende Abläufe nach einem Terminstart ausgelöst werden.

Die Richtung ist bewusst nur einseitig: Calendly liefert Termine in den Standort, der Standort schreibt aber nichts zurück. Änderungen, Verschiebungen und Absagen führst du deshalb immer in Calendly aus.

> **Praxisbeispiel:** Ein Beratungsteam übernimmt nur den Calendly-Kalender für Erstgespräche. Jede neue Buchung erscheint als Termin, wird dem passenden Kontakt zugeordnet und startet die interne Vorbereitung. Ein Termin, der später verschoben wird, wird dagegen weiterhin in Calendly gepflegt.

## Vor dem Start

Du brauchst:

* Zugriff auf **Kalender** > **Kalendereinstellungen** > **Verbindungen**.
* Das Calendly-Konto der Person, deren Buchungen übernommen werden sollen.
* Einen Calendly-Zugang, der diese Verbindung unterstützt.
* Klarheit darüber, welche Kalender tatsächlich im Standort erscheinen sollen.
* Eine neue Testbuchung mit Name und E-Mail-Adresse.

Eine Person kann in diesem Standort ein Calendly-Konto verbinden. Wähle deshalb das Konto, das wirklich zu den vorgesehenen Buchungsarten gehört. Sammle vor dem Verbinden keine unnötigen Gastdaten: Für die grundlegende Kontaktanlage sind Name und E-Mail-Adresse entscheidend.

## Was übernommen wird – und was nicht

| Wird übernommen                                                          | Wird nicht laufend nachgeführt                                          |
| ------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------- |
| Datum und Uhrzeit der Buchung                                            | Verschobene oder abgesagte Termine                                      |
| Name und E-Mail-Adresse der buchenden Person                             | Anhänge und Notizen                                                     |
| Titel des Termins                                                        | Antworten auf zusätzliche Fragen und eigene Felder                      |
| Kennzeichnung der Herkunft und der zugehörige Kalender                   | Ereignisse, die während einer abgewählten Verbindung entstanden sind    |
| Telefonnummer, wenn sie nach der unten beschriebenen Regel verfügbar ist | Änderungen, die im Standort an Calendly zurückgeschrieben werden sollen |

Neue Buchungen werden in Echtzeit oder mit kurzer Verzögerung übernommen. Bei der ersten Verbindung werden alle künftig geplanten Termine sowie ältere Termine berücksichtigt, die innerhalb der letzten 180 Tage vor dem Verbinden angelegt wurden. Alte importierte Termine dienen nur der Orientierung: Plane keine rückwirkende Nachricht oder Aufgabe für sie. Teste immer mit einer Buchung, die **nach** dem Einrichten erstellt wird.

## Verbindung einrichten

1. Öffne **Kalender** und wähle **Kalendereinstellungen**.
2. Öffne den Tab **Verbindungen**.
3. Klicke bei **Verbundene Kalender** auf **Neu hinzufügen**.
4. Wähle **Calendly** und klicke auf **Verbinden**.
5. Melde dich mit der E-Mail-Adresse dieses Calendly-Kontos an. Wenn dein Konto darüber verknüpft ist, kannst du dich auch über Google oder Microsoft anmelden.
6. Wähle im Fenster **Calendly-Ereignisse übernehmen** nur die Kalender aus, die du wirklich übernehmen möchtest.
7. Bestätige die Einwilligung, dass die ausgewählten Termine und zugehörigen Grunddaten abgerufen werden dürfen.
8. Klicke auf **Speichern**.

Der Auswahl-Dialog zeigt eine Liste mit Kontrollkästchen. Ein gesetztes Häkchen bedeutet: Neue Buchungen dieses Kalenders werden als Termine übernommen. Nicht ausgewählte Kalender bleiben außerhalb von ONE LOOP.

## Was bei einer Buchung passiert

Ein übernommener Calendly-Termin ist ein normaler Termin im Standort, kein bloßer Blocker im Kalender.

* Bei einer neuen E-Mail-Adresse wird ein Kontakt mit Name und E-Mail-Adresse angelegt.
* Gibt es den Kontakt bereits, wird der Termin diesem Kontakt hinzugefügt.
* Auf den Termin können Abläufe reagieren, die auf Terminereignisse ausgerichtet sind.
* Bei einem persönlichen Buchungslink wird die Person als Terminverantwortliche eingetragen, die ihr Calendly-Konto verbunden hat.
* Bei einem gemeinsam genutzten Kalender wird die Terminverantwortung unter den verbundenen Personen zugewiesen. Plane deshalb keine feste Person ein, bevor du den Ablauf mit einer echten Testbuchung geprüft hast.
* Die zuständige Person im Kontakt wird an die verantwortliche Person des zuletzt übernommenen Termins angepasst. Das beeinflusst, wer Follow-ups und interne Aufgaben erhält.

### Änderungen immer in Calendly vornehmen

Wenn ein Termin verschoben oder abgesagt werden soll, bearbeite ihn in Calendly. Die Verbindung übernimmt neue Buchungen, führt Verschiebungen und Absagen aber nicht als laufende Änderung im Standort nach. Verlass dich daher nicht auf den übernommenen Termin, wenn es um den aktuellen Stand eines bereits gebuchten Gesprächs geht.

## Telefonnummern bewusst zuordnen

Die Verbindung fragt nur dann nach einer Telefonnummer, wenn Calendly eine Telefonnummer liefern kann.

| Situation                                                | Was passiert                                                        |
| -------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| Nur im Besprechungsort steht eine Telefonnummer          | Die Nummer wird automatisch in den Kontakt übernommen.              |
| Im Formular gibt es ein Telefonnummernfeld               | Du siehst eine Zuordnungsauswahl.                                   |
| Es gibt sowohl Formular- als auch Besprechungsort-Nummer | Wähle bewusst, welche Quelle in den Kontakt übernommen werden soll. |
| Du willst keine Nummer übernehmen                        | Wähle **Nicht synchronisieren**.                                    |
| Es gibt gar keine Telefonnummer                          | Es erscheint keine Auswahl und kein Fehler.                         |

Bei gemeinsam verwendeten Kalendern gilt eine geänderte Telefonnummern-Auswahl für alle verbundenen Personen. Triff diese Entscheidung deshalb gemeinsam und dokumentiere sie kurz.

## Ergebnis mit einer Testbuchung prüfen

1. Buche einen ausgewählten Kalender mit einer neuen Test-E-Mail-Adresse.
2. Warte kurz und öffne den angelegten Termin in ONE LOOP.
3. Prüfe Datum, Uhrzeit, Titel und den zugehörigen Kalender.
4. Öffne den neuen Kontakt und prüfe Name, E-Mail und – wenn abgefragt – die Telefonnummer.
5. Prüfe, welche Person als Terminverantwortliche und als zuständige Person im Kontakt eingetragen ist.
6. Kontrolliere erst danach den vorgesehenen automatischen Ablauf.
7. Verschiebe den Testtermin in Calendly und prüfe, dass dein Team Änderungen weiterhin dort verwaltet. Baue keine Folgeaufgabe auf der Annahme auf, dass eine Verschiebung automatisch nachgezogen wird.

> **Praxisbeispiel:** Zwei Teammitglieder verwenden denselben Kalender. Sie führen eine Testbuchung durch und prüfen danach, wem Termin und Kontakt zugeordnet wurden. Erst wenn die Zuständigkeit für den Alltag passt, verknüpfen sie Benachrichtigungen oder Aufgaben damit.

## Auswahl später ändern

Neben der verbundenen Calendly-Karte findest du ein Stift-Symbol. Darüber kannst du die Kalenderauswahl ändern:

1. Öffne **Kalender** > **Kalendereinstellungen** > **Verbindungen**.
2. Suche die Calendly-Verbindung.
3. Klicke auf das Stift-Symbol.
4. Setze oder entferne die Häkchen bei den gewünschten Kalendern.
5. Speichere.

Neu ausgewählte Kalender beginnen ab dem Speichern mit der Übernahme. Bereits während einer Abwahl entstandene Buchungen werden nicht nachträglich ergänzt. Erstelle nach jeder Änderung eine neue Testbuchung, statt auf einen nachträglichen Import zu vertrauen.

### Übernommene Termine beim Trennen richtig behandeln

Beim Entfernen eines Kalenders oder beim vollständigen Trennen der Verbindung kann eine Abfrage erscheinen, ob bereits übernommene Termine gelöscht werden sollen. Eine Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.

Bei einem gemeinsam verwendeten Kalender bleiben die Termine sichtbar, solange mindestens eine verbundene Person die Termine behält. Entscheidet euch vor dem Trennen gemeinsam, ob die alten Termine als Verlauf erhalten bleiben oder gelöscht werden sollen. Exportiere oder prüfe notwendige Informationen vorher und teste die Verbindung nach einem erneuten Verbinden mit einer neuen Buchung.

## Grenzen und typische Fehler

* Die Übernahme ist einseitig: Änderungen erfolgen weiterhin in Calendly.
* Nur ausgewählte Kalender werden übernommen.
* Verschobene und abgesagte Termine werden nicht laufend nachgeführt.
* Zusätzliche Fragen, eigene Felder, Anhänge und Notizen werden nicht als Kontaktdaten übernommen.
* Die grundlegende Kontaktanlage benötigt Name und E-Mail-Adresse.
* Die Einwilligung im Auswahlfenster ist erforderlich, damit Termine und Grunddaten abgerufen werden dürfen.

### Eine Buchung erscheint nicht

Prüfe zuerst, ob der richtige Kalender angehakt ist, nach der Änderung gespeichert wurde und die Buchung erst danach neu erstellt wurde. Kontrolliere dann die Verbindung und melde dich bei Bedarf erneut an.

### Der Kontakt ist der falschen Person zugeordnet

Prüfe, ob es sich um einen persönlichen oder gemeinsam verwendeten Kalender handelt. Bei einem Teamkalender muss die Zuständigkeit mit einer Testbuchung geprüft werden; richte keine feste Nachfassaufgabe ein, bevor die Zuordnung im Standort nachvollziehbar ist.

### Es fehlen Informationen aus dem Buchungsformular

Name und E-Mail-Adresse reichen für die Kontaktanlage. Antworten auf zusätzliche Fragen, Anhänge und Notizen werden nicht automatisch übernommen. Ergänze wichtige Angaben nur über einen getrennt geprüften Prozess – nicht durch die Annahme, dass sie mit dem Termin ankommen.

### Nach dem Trennen fehlen Termine

Eine beim Trennen bestätigte Löschung ist dauerhaft. Prüfe die Abfrage daher sorgfältig und behalte übernommene Termine, wenn sie noch als Verlauf oder für die Zusammenarbeit benötigt werden.


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# Agent Instructions
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```

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