> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/dienstleistungen-und-team-fur-online-buchungen-einrichten.md). # Dienstleistungen und Team für Online-Buchungen einrichten Richte buchbare Dienstleistungen, Teammitglieder, Zeiten und gemeinsam benötigte Ressourcen so ein, dass der Buchungsablauf zuverlässig funktioniert. Dienstleistungen bestimmen, **was gebucht werden kann**, **wer den Termin übernimmt** und **wann ein passender Zeitpunkt erscheint**. Damit eine Buchung zuverlässig zustande kommt, müssen Angebot, zuständige Person, Verfügbarkeit und – falls nötig – Raum oder Gerät zusammenpassen. Diese Anleitung führt dich durch den kompletten Ablauf: vom ersten Angebot bis zum Test im Buchungslink. ## Was vor dem Start bereitstehen sollte Lege zuerst fest: * Welche Angebote sollen über die Buchungsseite auswählbar sein? * Welche Personen führen welches Angebot durch? * Zu welchen Zeiten ist jede Person wirklich verfügbar? * Braucht ein Termin einen Raum, einen Platz oder ein Gerät, das nicht doppelt belegt werden darf? * Sollen Buchende nur ein Angebot wählen oder auch die Person auswählen dürfen? Ein Angebot wird erst dann zuverlässig buchbar, wenn mindestens eine zugeordnete Person dafür verfügbar ist. Ein Name allein reicht nicht. ## Zum Bereich Dienstleistungen wechseln 1. Öffne den Bereich **Kalender**. 2. Wähle oben **Dienstleistungen**. In manchen Ansichten findest du die Liste über **Kalender-Einstellungen** > **Dienstleistungen**. 3. Dort siehst du die Reiter **Dienstleistungen**, **Team**, **Ressourcen**, **Zusatzoptionen**, **Orte** und die Einstellungen für die Buchungsseite. 4. Die Liste zeigt die vorhandenen Angebote. Über Suche, Sortierung und Kategorien findest du sie schneller wieder. 5. Mit **Buchungsseite ansehen** öffnest du die Ansicht, die Buchende später sehen. Die Oberfläche kann je nach Standort leicht anders beschriftet sein. Suche dann nach den Begriffen *Dienstleistungen*, *Team* und *Ressourcen*. ## Eine Dienstleistung anlegen 1. Klicke in der Angebotsliste auf **Neue Dienstleistung**. 2. Fülle die Grundangaben aus. 3. Ordne mindestens eine Person zu. 4. Lege die Dauer und bei Bedarf Puffer oder Bearbeitungszeit fest. 5. Ergänze eine Ressource, wenn der Termin einen begrenzten Raum, Platz oder ein Gerät benötigt. 6. Speichere und öffne anschließend die Buchungsseite zur Prüfung. ### Die Grundangaben verständlich ausfüllen | Feld | Bedeutung | Praktischer Hinweis | | -------------------------- | ------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Bild** | Erscheint als Bild des Angebots | Optional. Die Oberfläche akzeptiert PNG, JPG oder GIF; wähle ein klares, wiedererkennbares Motiv. | | **Name** | Bezeichnung in der Buchungsstrecke | Formuliere so, dass neue Interessierte sofort verstehen, was sie wählen. | | **Farbe** | Kennzeichnung im Kalender | Hilft dem Team, Termine verschiedener Angebote schneller zu unterscheiden. | | **Kategorie** | Gruppiert ähnliche Angebote | Ohne Auswahl wird das Angebot der Standardkategorie zugeordnet. | | **Eigene Link-Endung** | Der hintere Teil des Buchungslinks | Verwende eine kurze, eindeutige Formulierung ohne interne Abkürzungen. | | **Beschreibung** | Erklärung für Buchende | Nenne Ziel, Ablauf und wichtige Vorbereitung in einfacher Sprache. | | **Private Dienstleistung** | Blendet das Angebot aus der öffentlichen Übersicht aus | Nutze dies nur für einen bewusst geteilten Direktlink und teste ihn vor der Weitergabe. | | **Teammitglieder** | Personen, die das Angebot durchführen können | Ohne passende, verfügbare Person ist das Angebot nicht buchbar. | | **Dauer** | Zeit, die der Termin im Ablauf beansprucht | Sie steuert, wie lange ein Termin in der Buchungsseite eingeplant wird. | Die sichtbare Warnung „noch nicht buchbar“ bedeutet in der Regel: Den zugeordneten Personen fehlt für dieses Angebot eine Verfügbarkeit. Öffne dann die Verfügbarkeit der Person, statt die Dienstleistung mehrfach neu anzulegen. ## Kategorien so ordnen, wie Buchende denken Kategorien strukturieren die Angebotsliste auf der Buchungsseite. Beispiele sind „Erstgespräch“, „Beratung“ und „Nachtermin“. 1. Klicke links auf **Neue Kategorie**, falls die passende Kategorie noch fehlt. 2. Gib ihr einen eindeutigen Namen. 3. Ordne die Dienstleistung der Kategorie zu. 4. Ziehe Kategorien mit dem Griff-Symbol in die gewünschte Reihenfolge. 5. Prüfe die Reihenfolge in der Buchungsseite. Die Reihenfolge in der Liste wirkt sich auf die Reihenfolge für Buchende aus. Stelle deshalb die wichtigsten oder am häufigsten gewählten Angebote nach oben. ## Dauer, Bearbeitungszeit und Puffer richtig unterscheiden Diese drei Werte steuern unterschiedliche Dinge: | Einstellung | Was passiert | Wann sinnvoll | | -------------------------- | ---------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | | **Dauer** | Beschreibt den gesamten Zeitraum des Angebots | Für jeden buchbaren Termin erforderlich | | **Puffer vor dem Termin** | Reserviert Zeit unmittelbar vor dem Termin | Für Vorbereitung, Raumwechsel oder Ankommen | | **Puffer nach dem Termin** | Reserviert Zeit unmittelbar nach dem Termin | Für Abschluss, Nachbereitung oder Aufräumen | | **Bearbeitungszeit** | Teilt die Dauer in Anfang, Bearbeitung und Abschluss | Nur wenn während einer echten Wartephase andere Termine möglich sind | Aktivierst du die Bearbeitungszeit, wird die gesamte Dauer in drei Abschnitte geteilt: **Anfang**, **Bearbeitung** und **Abschluss**. Für die Person zählen Anfang und Abschluss als belegt. Während der Bearbeitungsphase kann sie laut Quelle wieder für andere Termine verfügbar sein. Die drei Abschnitte zusammen ergeben immer die gesamte Termindauer. > **Beispiel:** Bei einer Behandlung ist die Fachkraft zuerst 10 Minuten aktiv, danach läuft 20 Minuten eine unbeaufsichtigte Einwirkzeit, anschließend folgen 10 Minuten Abschluss. Die Gesamtdauer beträgt 40 Minuten. Bearbeitungszeit ist hier sinnvoll. Bei einem durchgehenden Gespräch ist sie es nicht. Setze Puffer nicht als Ersatz für Bearbeitungszeit ein: Puffer liegt vor oder nach dem Termin, Bearbeitungszeit ist Teil des Termins. ## Varianten und Zusatzoptionen bewusst einsetzen **Varianten** fassen mehrere Ausführungen unter einem Angebot zusammen, etwa „Kurztermin“, „Standardtermin“ und „Langtermin“. Jede Variante kann einen eigenen Namen, eine eigene Dauer und gegebenenfalls eine eigene Bearbeitungszeit haben. Aktiviere Varianten nur, wenn Buchende die Unterschiede ohne Rückfrage verstehen. **Zusatzoptionen** sind freiwillige Ergänzungen zu einem Angebot. Sichtbare Zusatzoptionen erscheinen in der Buchungsstrecke als Auswahl; ausgeblendete Zusatzoptionen können bei der internen Terminerstellung genutzt werden. Hat eine Zusatzoption eine eigene Dauer, prüfe im Test, ob sich der angebotene Zeitbedarf wie erwartet verändert. Halte Auswahlmöglichkeiten überschaubar. Mehrere ähnlich klingende Varianten oder Zusatzoptionen führen leicht zu Fehlbuchungen. ## Teammitglieder anlegen und zuordnen Öffne den Reiter **Team** und wähle **Neues Teammitglied**. Die Teamliste zeigt Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Typ; über das Stift-Symbol öffnest du die Bearbeitung. ### Angaben im Teamprofil | Feld | Pflicht | Wirkung | | ------------------------- | ------------- | ------------------------------------------------------------------------ | | **Vorname und Nachname** | Ja | Wird im Standort und in der Buchungsansicht verwendet. | | **E-Mail-Adresse** | Ja, eindeutig | Wird für das Profil und Benachrichtigungen verwendet. | | **Telefonnummer** | Nein | Ergänzende Kontaktangabe. | | **Profilbild** | Nein | Erleichtert die Wiedererkennung in Team- und Buchungsansichten. | | **Zeitzone** | Ja prüfen | Legt fest, wie die eingetragenen Zeiten für diese Person gelesen werden. | | **Eigene Link-Endung** | Nein | Ermöglicht einen eindeutigen Link für diese Person. | | **Standardverfügbarkeit** | Ja einrichten | Startplan, der beim ersten Zuordnen zu einem Angebot verwendet wird. | Neue Personen erhalten beim erstmaligen Zuordnen laut Quelle zunächst eine Standardzeit von Montag bis Freitag, 09:00–17:00 Uhr. Das ist nur ein Ausgangspunkt, keine Bestätigung der tatsächlichen Arbeitszeiten. Prüfe und ändere ihn vor dem ersten veröffentlichten Buchungslink. ### Angebote und Begrenzungen zuordnen 1. Öffne das Teamprofil und wähle **Dienstleistungen zuordnen**. 2. Markiere nur die Angebote, die diese Person wirklich übernimmt. 3. Speichere die Zuordnung. 4. Falls die Einstellung sichtbar ist, kannst du zusätzlich eine Obergrenze für Termine pro Tag, Woche oder Monat festlegen. 5. Prüfe danach die Buchungsseite. Ohne Zuordnung erscheint die Person nicht für dieses Angebot. Eine Begrenzung ersetzt keine Verfügbarkeit: Beide Regeln müssen zusammenpassen. ## Zeiten einer Person pro Angebot festlegen Im Teamprofil findest du die Reiter **Wöchentliche Arbeitszeiten** und **Datumsspezifische Zeiten**. ### Wöchentliche Arbeitszeiten Für jeden aktivierten Wochentag kannst du einen oder mehrere Zeitblöcke anlegen. Jeder Zeitblock kann dem passenden Angebot und Ort zugeordnet werden. 1. Aktiviere den gewünschten Wochentag. 2. Lege Start- und Endzeit fest. 3. Wähle die Angebote und Orte, für die dieser Zeitblock gelten soll. 4. Füge über **Weitere Zeit hinzufügen** bei Bedarf einen zweiten Block hinzu. 5. Bearbeite oder lösche einzelne Blöcke mit den Symbolen in der Zeile. 6. Speichere. Zwei Zeitblöcke bilden eine Pause korrekt ab, zum Beispiel 09:00–12:00 Uhr und 13:00–17:00 Uhr. Ein Zeitblock mit dem falschen Angebot kann dazu führen, dass eine Person zwar sichtbar ist, aber keine buchbare Zeit erhält. ### Datumsspezifische Zeiten Datumsspezifische Zeiten gelten für konkrete Tage und haben Vorrang vor den wöchentlichen Zeiten. 1. Öffne **Datumsspezifische Zeiten**. 2. Wähle **Datumsspezifische Zeiten hinzufügen**. 3. Markiere im Kalender einen oder mehrere Tage. 4. Lege Start- und Endzeit sowie die passenden Angebote und Orte fest – oder markiere die Person für den Tag als nicht verfügbar. 5. Speichere. Zusammenhängende ausgewählte Tage werden als gemeinsamer Zeitraum zusammengefasst. Nicht zusammenhängende Tage erscheinen als getrennte Einträge. Du kannst jeden Eintrag und jeden enthaltenen Zeitblock später einzeln bearbeiten oder löschen. > **Wichtig:** Eine Ausnahme ersetzt die normale Wochenzeit für das betroffene Datum. Soll ein Tag länger buchbar sein, trage die vollständige gewünschte Spanne ein – nicht nur die zusätzliche Stunde. ## Ressourcen gegen Doppelbelegungen einsetzen Eine Ressource ist etwas, das mehrere Personen teilen, zum Beispiel ein Raum, ein Behandlungsplatz oder ein Gerät. Öffne den Reiter **Ressourcen**, um vorhandene Ressourcen zu prüfen oder eine neue anzulegen. Eine Ressource hat insbesondere: * einen Namen, * eine Gesamtkapazität, * die zugeordneten Angebote, * die zugeordneten Orte, * einen sichtbaren Status. Ordne die Ressource den Angeboten zu, die sie tatsächlich brauchen. Ist zum Beispiel nur ein Raum verfügbar, verhindert eine Kapazität von eins, dass zwei gleichzeitig stattfindende Termine denselben Raum belegen. Kontrolliere anschließend im Test, ob der zweite Zeitpunkt nicht mehr angeboten wird. Eine Ressource ersetzt nicht die Verfügbarkeit der Person. Ein Termin ist erst dann möglich, wenn sowohl Person als auch Ressource passend verfügbar sind. ## Die Buchungsseite aus Sicht der buchenden Person testen Prüfe nach jeder neuen oder wesentlich geänderten Dienstleistung den kompletten Ablauf in einem privaten Browserfenster: 1. Öffne **Buchungsseite ansehen**. 2. Prüfe Name, Bild, Beschreibung, Kategorie und Reihenfolge. 3. Wähle das Angebot und kontrolliere seine Dauer. 4. Wähle eine Person, falls diese Auswahl in deinem Buchungsablauf aktiviert ist. 5. Teste einen normalen Arbeitstag, eine Pause und einen datumsspezifischen Ausnahmetag. 6. Teste bei einer Ressource einen Zeitpunkt, an dem sie bereits belegt ist. 7. Erstelle einen Testtermin und kontrolliere danach Kalender, zuständige Person, Raum oder Gerät und belegte Zeit. ### Typische Fehler und ihre Lösung | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | Nächster Schritt | | -------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | | Das Angebot erscheint nicht | Es ist privat oder keiner passenden Person zugeordnet | Prüfe die Sichtbarkeit und die Teamzuordnung. | | Die Person ist sichtbar, aber es gibt keine Zeiten | Der Person fehlt eine passende Verfügbarkeit | Prüfe Angebot, Ort, Wochentag und Zeitblock. | | Es fehlen nur an einem Datum Zeiten | Eine Ausnahme überschreibt die Wochenzeit | Öffne die datumsspezifischen Zeiten und prüfe den gesamten Zeitraum. | | Zwei Termine nutzen denselben Raum | Ressource oder Kapazität ist nicht passend zugeordnet | Prüfe Ressource, Angebot, Ort und Gesamtkapazität. | | Der Kalender wirkt zu dicht getaktet | Puffer oder Bearbeitungszeit fehlt | Lege die real erforderlichen Zeiten fest und teste erneut. | | Buchende wählen das falsche Angebot | Kategorien, Namen oder Varianten sind unklar | Vereinfache die Bezeichnungen und prüfe die Reihenfolge. | ## Praxisbeispiel: Beratung mit gemeinsamem Besprechungsraum Ein Beratungsteam bietet ein Erstgespräch und einen Folgetermin an. Beide Angebote werden einer Kategorie „Beratung“ zugeordnet. Zwei Beratende übernehmen die Gespräche, aber es gibt nur einen Besprechungsraum. 1. Das Team legt beide Angebote mit verständlichem Namen, Beschreibung und Dauer an. 2. Es ordnet beiden Angeboten die zwei Beratenden zu. 3. Für jede Person werden wöchentliche Zeiten mit einer Mittagspause angelegt. 4. Der Besprechungsraum wird als Ressource mit Kapazität eins beiden Angeboten zugeordnet. 5. Für einen Feiertag werden beide Beratenden datumsspezifisch als nicht verfügbar markiert. 6. Im privaten Browserfenster prüft das Team: Angebote und Zeiten sind sichtbar, die Mittagspause wird nicht angeboten und ein bereits belegter Raum blockiert den zweiten gleichzeitigen Termin. So entsteht ein Buchungsablauf, der für Interessierte einfach wirkt und im Hintergrund die tatsächliche Verfügbarkeit berücksichtigt. ## Rollenkennzeichnungen für buchbare Teammitglieder anzeigen Wenn Buchende zwischen mehreren Personen wählen können, hilft eine kurze Rollenkennzeichnung bei der Entscheidung. Sie erscheint direkt auf der Personalkarte im Buchungswidget, zum Beispiel „Senior-Beratung“ oder „Haar-Spezialist“. So wird die Auswahl verständlicher, ohne dass du lange Profiltexte pflegen musst. ### Was möglich ist * Du kannst Rollenkennzeichnungen wiederverwenden und ihnen eine Farbe geben. * Pro Teammitglied ist eine Kennzeichnung mit bis zu 30 Zeichen möglich. * Die Kennzeichnung erscheint bei der Personalauswahl im Buchungswidget auf Desktop und Mobilgeräten. * Für Teammitglieder ohne Kennzeichnung erscheint kein leerer Platzhalter. * Änderungen oder das Entfernen einer Kennzeichnung werden beim nächsten Laden des Buchungswidgets übernommen. Die Darstellung verwendet einen helleren Farbton der Widget-Grundfarbe. Dadurch bleibt die Karte lesbar und die Kennzeichnung wirkt nicht wie ein eigener Call-to-Action. ### Kennzeichnung anlegen und zuordnen 1. Öffne **Kalender → Dienstleistungen → Team**. 2. Öffne das gewünschte Teammitglied zur Bearbeitung. 3. Wechsle zu **Basisdetails**. 4. Suche das Auswahlfeld **Mitarbeiter-Abzeichen**. 5. Wähle eine vorhandene Kennzeichnung oder lege eine neue mit kurzer, eindeutiger Bezeichnung und Farbe an. 6. Speichere das Teamprofil. 7. Öffne die Buchungsseite und wähle eine Dienstleistung mit mehreren verfügbaren Personen. Schreibe die Kennzeichnung aus Sicht der buchenden Person. Sie sollte eine Rolle oder fachliche Ausrichtung erklären, nicht interne Kürzel oder Dienstplancodes enthalten. ### Sicher prüfen 1. Prüfe die Buchungsseite auf einem Computer und auf einem Mobilgerät. 2. Kontrolliere, ob die Kennzeichnung nur bei der vorgesehenen Person erscheint. 3. Prüfe die Lesbarkeit auf der tatsächlichen Hintergrundfarbe des Widgets. 4. Entferne die Kennzeichnung testweise und lade die Buchungsseite neu. Die Karte soll dann ohne leeren Platz erscheinen. 5. Ändere eine Kennzeichnung nur bewusst: Sie wird in der Auswahl direkt nach dem nächsten Laden sichtbar. ### Praxisbeispiel Ein Studio bietet dieselbe Behandlung mit mehreren Fachpersonen an. Zwei Personen übernehmen fortgeschrittene Fälle, eine weitere Person Einsteigertermine. Das Team legt drei kurze Rollenkennzeichnungen an, ordnet sie den passenden Profilen zu und testet die Personalauswahl auf Mobilgeräten. Buchende erkennen anschließend bereits vor der Terminwahl, welche Person zu ihrem Anliegen passt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/dienstleistungen-und-team-fur-online-buchungen-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.