> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/dienstleistungskalender-einrichten.md). # Dienstleistungskalender einrichten Ein Dienstleistungskalender ist für Leistungen gedacht, bei denen nicht nur ein freier Zeitpunkt, sondern auch die passende Person und bei Bedarf eine begrenzte Ressource verfügbar sein müssen. Er hilft dir zum Beispiel bei Behandlungen, Beratungen vor Ort, Werkstattterminen oder Dienstleistungen mit Geräten und Räumen. Erstellt wird dabei **ein Kalender je Leistung**. Buchende sehen nur Termine, die zu der gewählten Leistung und zu den hinterlegten Verfügbarkeiten passen. > **Beispiel:** Eine Fahrzeugpflege bietet „Innenreinigung“, „Lackpflege“ und „Versiegelung“ an. Für jede dieser Leistungen wird ein eigener Dienstleistungskalender angelegt. So kann jede Leistung ihre eigene Dauer, ihr eigenes Team und die benötigten Ressourcen haben. ## Was du vor dem Einrichten brauchst Lege zuerst fest: * Welche einzelne Leistung soll buchbar sein? * Wie lange dauert sie realistisch – einschließlich einer nötigen Vor- oder Nachbereitungszeit? * Welche Teammitglieder dürfen diese Leistung ausführen? * An welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten sind diese Personen dafür verfügbar? * Braucht die Leistung einen begrenzten Raum, Arbeitsplatz oder ein Gerät? Wenn du mehrere Leistungen auf einer gemeinsamen Buchungsseite anbieten möchtest, richte jede Leistung zuerst einzeln ein. Das gemeinsame Menü kommt danach. > **Hinweis:** Siehst du den Typ **Dienstleistungskalender**, **Dienstleistungsmenü**, **Räume** oder **Ausstattung** in deinem Standort nicht, ist die Funktion dort möglicherweise noch nicht freigeschaltet. Bitte die zuständige Person für deinen ONE LOOP Standort um Unterstützung. ## Dienstleistungskalender anlegen 1. Öffne **Kalender** und anschließend **Kalender-Einstellungen**. 2. Klicke auf **Kalender erstellen**. 3. Wähle als Kalendertyp **Dienstleistungskalender**. 4. Fülle die Angaben zur Leistung aus. 5. Lege fest, wann die Leistung buchbar sein soll. 6. Speichere den Kalender und teste anschließend den Buchungslink. ### Die Angaben zur Leistung verständlich erklärt | Feld | Was du einträgst | Warum es wichtig ist | | --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Name der Dienstleistung** | Einen klaren Namen, etwa „Erstberatung vor Ort“ oder „Innenreinigung“. | Dieser Name hilft dir und den Buchenden, die richtige Leistung zu erkennen. | | **Beschreibung** | Kurz erklären, was enthalten ist und für wen die Leistung passt. | Buchende können die Auswahl besser einschätzen. Schreibe konkret statt werblich. | | **Team** | Alle Personen, die diese Leistung wirklich durchführen dürfen. | Nur die Verfügbarkeit dieser Personen soll für die Buchung berücksichtigt werden. | | **Eigene Link-Endung** | Eine kurze, eindeutige Bezeichnung für den Buchungslink. | Der Link bleibt leichter erkennbar und kann gezielt geteilt werden. Ändere ihn nach dem Veröffentlichen nur bewusst. | | **Dauer** | Die gesamte Zeit, die ein Termin belegt. | Die Dauer bestimmt, wie lange der gewählte Zeitpunkt für die Leistung reserviert ist. | | **Buchungsverfügbarkeit** | Die Arbeitszeiten der gewählten Teammitglieder, die für diese Leistung als Grundlage verwendet werden. | Sie entscheidet mit darüber, welche Zeitfenster tatsächlich angeboten werden. | Wähle für den Namen eine Bezeichnung, die auch eine neue Person sofort versteht. „Beratung 60 Minuten“ ist besser als eine interne Abkürzung. ### Team und Verfügbarkeit richtig zusammendenken Die buchbaren Zeiten richten sich nach den zugeordneten Teammitgliedern. Bei **Buchungsverfügbarkeit** erkennst du, welche Person und welche Arbeitszeiten als Grundlage dienen. Ein freies Zeitfenster wird nur angeboten, wenn mindestens ein zugeordnetes Teammitglied dafür verfügbar und nicht bereits belegt ist. Prüfe deshalb pro Teammitglied: 1. Ist die Person dem Dienstleistungskalender zugeordnet? 2. Sind ihre Arbeitszeiten für diese Leistung richtig hinterlegt? 3. Gibt es Urlaub, Abwesenheiten oder bereits belegte Zeiten? 4. Ist die Person für die konkrete Leistung fachlich zuständig? Eine freie Person genügt nicht, wenn ihre Arbeitszeit nicht zur gewählten Leistung passt. Umgekehrt erzeugt ein großer verfügbarer Zeitraum keine zusätzlichen Termine, wenn kein zuständiges Teammitglied verfügbar ist. ### Erweiterte Buchungsregeln In den Buchungsregeln bestimmst du, wann ein freies Zeitfenster wirklich angeboten wird. Nutze sie bewusst: | Einstellung | Wirkung | Gute Ausgangsfrage | | ---------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | **Zeitabstand zwischen Terminen** | Dienstleistungskalender verwenden ein Raster von 15 Minuten für mögliche Startzeiten. | Passt die Dauer so, dass realistische Termine entstehen? | | **Pufferzeit** | Reserviert Zeit vor oder nach der Leistung. | Braucht das Team Zeit zum Vorbereiten, Aufräumen oder für den Weg? | | **Mindestvorlauf** | Verhindert sehr kurzfristige Buchungen. | Wie viel Zeit braucht ihr mindestens, um einen neuen Termin zuverlässig vorzubereiten? | | **Buchungszeitraum** | Begrenzt, wie weit in die Zukunft gebucht werden kann. | Wie früh möchtet ihr Termine verbindlich planen? | | **Freie Zeiten weniger sichtbar machen** | Blendet einen Anteil der tatsächlich freien Zeiten aus, wenn diese Option aktiviert ist. | Sollen Buchende alle freien Zeiten sehen oder bewusst nur eine kleinere Auswahl? | Das feste 15-Minuten-Raster ist kein Fehler. Die Dauer, der Puffer und die übrigen Regeln entscheiden weiterhin, welche Startzeiten tatsächlich angeboten werden. ## Details nach dem Speichern ergänzen Öffne den neu angelegten Kalender erneut. Dort kannst du die Darstellung und den Ablauf vervollständigen. ### Logo, Beschreibung und Einladung * **Leistungsbild:** Ein Bild oder Logo hilft bei einer direkten Buchungsseite, die Leistung schneller wiederzuerkennen. Wähle ein aussagekräftiges, ruhiges Bild. * **Form des Bildes:** Falls auswählbar, bestimmt sie nur die Darstellung der Grafik. * **Beschreibung:** Erkläre Inhalt, Ablauf und wichtige Voraussetzungen. Nenne keine Informationen, die du im Buchungsprozess nicht erfüllen kannst. * **Titel der Termineinladung:** Formuliere eindeutig, damit das Team und die buchende Person den Termin in ihrem Kalender sofort zuordnen können. Bei einem Dienstleistungsmenü betrifft ein Titelbild die gemeinsame Menüseite. Verwechsle es nicht mit dem Leistungsbild eines einzelnen Kalenders: Das eine hilft bei der Auswahl im Menü, das andere bei der direkten Buchungsseite. ### Formular, Bestätigung und Darstellung Bei einem einzelnen Dienstleistungskalender kann ein passendes Formular Zusatzinformationen abfragen, etwa Fahrzeugtyp, Anliegen oder Zugangshinweise. Bei einem Dienstleistungsmenü legst du das Formular in den **Menüdetails** für die gemeinsame Buchung fest. Frage nur Dinge ab, die du für die Vorbereitung wirklich brauchst. Wenn diese Optionen in deinem Kalender sichtbar sind, prüfe sie ebenfalls: | Einstellung | Was sie für Buchende verändert | | --------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Reihenfolge im Buchungsformular** | Du bestimmst, ob zuerst Zeitpunkt und danach Fragen oder umgekehrt erscheinen. Wähle die Reihenfolge, die unnötige Eingaben vermeidet. | | **Vorbefüllte Angaben** | Bereits bekannte Kontaktdaten können angezeigt werden. Prüfe im privaten Browserfenster, dass dadurch keine falschen Daten übernommen werden. | | **Einwilligung** | Eine zusätzliche Zustimmung mit eigenem Hinweis kann vor dem Abschluss abgefragt werden. Der Hinweis muss für Buchende verständlich sein. | | **Bestätigungsseite** | Nach dem Abschluss erscheint entweder eine Standardbestätigung oder eine von dir festgelegte Zielseite. Sage dort klar, was als Nächstes passiert. | | **Neue Termine automatisch bestätigen** | Ist diese Option aktiv, wird eine neue Buchung sofort als bestätigt behandelt. Ohne diese Einstellung prüfst du, ob der gewünschte Bestätigungsablauf zu eurem Prozess passt. | | **Farben und sichtbare Details** | Farben, Schaltflächenbeschriftung sowie Titel, Beschreibung und Details beeinflussen nur die Buchungsseite. Kontrolliere sie immer aus Sicht einer buchenden Person. | Prüfe nach dem Speichern mit einer Testbuchung: * Werden die erforderlichen Fragen angezeigt? * Sind Pflichtfelder und Einwilligungen klar verständlich? * Kommen die Antworten beim richtigen Termin an? * Ist die Bestätigung für Buchende nachvollziehbar? ### Benachrichtigungen, Umbuchen und Absagen Lege fest, wer über eine neue, verschobene oder abgesagte Buchung informiert werden soll. Als Empfänger können – je nach sichtbarer Einstellung – die buchende Person, das zugeordnete Team und zusätzliche E-Mail-Adressen gewählt werden. Wenn du Einladungen und Aktualisierungen in Kalendern versendest, ergänze dort nur Hinweise, die für die Terminvorbereitung wirklich wichtig sind. Aktiviere Links zum Umbuchen oder Absagen nur, wenn du auch festlegst, bis wann diese Links vor dem Termin funktionieren sollen. Teste mindestens einmal: 1. Einen Termin neu buchen. 2. Den Termin verschieben. 3. Den Termin absagen. Kontrolliere danach, ob Terminzeit, Leistung, zuständige Person, abgefragte Informationen und Empfänger richtig ankommen. ## Mehrere Leistungen als Dienstleistungsmenü anbieten Ein Dienstleistungsmenü ist eine gemeinsame Buchungsseite für mehrere Leistungen. Buchende wählen dort zuerst eine Kategorie oder Leistung und anschließend einen passenden Termin. Das Menü ist sinnvoll, wenn du beispielsweise „Beratung“, „Umsetzung“ und „Nachtermin“ übersichtlich zusammen anbieten möchtest. ### Vorbereitung: Gruppen und Leistungen Lege zuerst die Gruppen an, die Buchende später als Kategorien sehen sollen, etwa: * **Erstgespräch** * **Behandlungen** * **Werkstatt** * **Vor-Ort-Termine** Erstelle anschließend für jede Leistung einen eigenen Dienstleistungskalender und ordne ihn beim Einrichten der passenden Gruppe zu. Nur einer Gruppe zugeordnete Dienstleistungskalender können im Menü erscheinen. Die Gruppen strukturieren die Auswahl auf der Buchungsseite. Sie sind kein zusätzlicher Terminplan. ### Menü erstellen 1. Öffne **Kalender** > **Kalender-Einstellungen**. 2. Wähle den Bereich **Dienstleistungsmenü**. 3. Klicke auf **Dienstleistungsmenü erstellen**. 4. Vergib einen verständlichen Namen und optional eine kurze Beschreibung. 5. Lege die Link-Endung fest und wähle bei Bedarf ein Formular für die gemeinsame Buchung. 6. Wähle in **Leistungen auswählen** die gewünschten Gruppen und enthaltenen Dienstleistungskalender aus. 7. Sortiere Gruppen und Leistungen in der Reihenfolge, in der Buchende sie sehen sollen. 8. Speichere und teste das Menü im privaten Browserfenster. Der Einrichtungsassistent zeigt die Schritte **Menüdetails**, **Leistungen auswählen** und **Leistungen anordnen**. Arbeite sie in dieser Reihenfolge durch: Erst die gemeinsame Buchungsseite benennen und das Formular festlegen, dann Inhalte auswählen, zuletzt die Reihenfolge festlegen. > **Praxisbeispiel:** Ein Studio hat die Gruppen „Gesicht“ und „Körper“. Unter jeder Gruppe liegen die jeweiligen Dienstleistungen. Buchende können zuerst die passende Gruppe öffnen, dann die gewünschte Leistung auswählen und sehen erst danach die verfügbaren Zeiten. ### Was Buchende im Menü sehen In einem gut vorbereiteten Menü sehen Buchende: * den Menünamen, * eine Suche, wenn viele Leistungen vorhanden sind, * die Gruppen als übersichtliche Kategorien, * je Leistung Name, Beschreibung und Dauer, * die Schaltfläche zur Auswahl der Leistung. Die sichtbare Reihenfolge kommt aus deiner Menükonfiguration. Prüfe sie deshalb immer aus Sicht einer buchenden Person. ## Räume verwalten Ein Raum ist ein begrenzter, realer Bereich: zum Beispiel ein Behandlungsraum, Arbeitsplatz, Beratungsraum oder eine Hebebühne. Räume sind intern; Buchende wählen sie nicht selbst aus. Lege einen Raum an, damit nicht mehr gleichzeitige Termine geplant werden als der Raum zulässt. ### Raum anlegen 1. Öffne **Kalender** > **Kalender-Einstellungen**. 2. Wechsle zu **Räume**. 3. Klicke auf **Raum erstellen**. 4. Gib **Name** und bei Bedarf eine **Beschreibung** ein. 5. Setze die **Gesamtkapazität**. 6. Wähle alle Dienstleistungskalender, die diesen Raum benötigen. 7. Klicke auf **Erstellen**. | Feld | Bedeutung | | ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Name** | Eindeutige interne Bezeichnung, etwa „Behandlungsraum 1“. | | **Beschreibung** | Optionale Hilfe für das Team, beispielsweise Besonderheiten des Raums. | | **Gesamtkapazität** | Wie viele Termine dieser Raum gleichzeitig tragen kann. Bei einem einzelnen Raum meist **1**. | | **Kalender auswählen** | Alle Leistungen, die diesen Raum bei einer Buchung berücksichtigen sollen. Mehrere Dienstleistungskalender sind möglich. | In der Übersicht siehst du pro Raum Name, Kapazität, zugeordnete Leistungen, Status und den Zeitpunkt der letzten Änderung. Über das Aktionsmenü kannst du einen Raum bearbeiten oder entfernen. > **Wichtig:** Ein Raum verhindert nur dann zuverlässig Überschneidungen, wenn er mit allen betreffenden Dienstleistungskalendern verknüpft ist. Prüfe besonders bei neuen Leistungen, ob sie die richtige Raumzuordnung erhalten haben. ## Ausstattung verwalten Ausstattung ist für begrenzte Dinge gedacht, die bei einem Termin gebraucht werden: etwa Geräte, Fahrzeuge, Werkzeuge oder mobile Koffer. Anders als ein Raum kann dieselbe Ausstattung mehrfach vorhanden sein. ### Ausstattung anlegen 1. Öffne **Kalender** > **Kalender-Einstellungen**. 2. Wechsle zu **Ausstattung**. 3. Klicke auf **Ausstattung erstellen**. 4. Vergib **Name** und bei Bedarf eine **Beschreibung**. 5. Trage die **Gesamtmenge** ein. 6. Trage bei Bedarf ein, wie viele Einheiten momentan **nicht einsatzbereit** sind. 7. Ordne die Ausstattung den benötigten Dienstleistungskalendern zu. 8. Speichere. | Feld | Bedeutung | | ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | **Name** | Eindeutige interne Bezeichnung, etwa „Poliermaschine“. | | **Gesamtmenge** | Anzahl aller vorhandenen, grundsätzlich nutzbaren Einheiten. | | **Nicht einsatzbereit** | Einheiten, die aktuell defekt, in Wartung oder anderweitig nicht nutzbar sind. | | **Kalender auswählen** | Alle Leistungen, die diese Ausstattung reservieren müssen. | Die Übersicht zeigt dir Name, Gesamtmenge, zugeordnete Leistungen, Status und letzte Änderung. Nutze das Aktionsmenü für spätere Korrekturen. > **Beispiel:** Es gibt drei Poliermaschinen, davon ist eine in Wartung. Trage die Gesamtmenge **3** und die nicht einsatzbereite Menge **1** ein. Ordne die Ausstattung nur den Leistungen zu, für die tatsächlich eine Poliermaschine gebraucht wird. ## Vor der Veröffentlichung testen Mache immer mindestens einen vollständigen Test. Öffne dafür den Buchungslink in einem privaten Browserfenster, damit du nicht mit deinen eigenen Daten angemeldet bist. 1. Öffne den Link der einzelnen Leistung oder des Menüs. 2. Prüfe Namen, Beschreibung, Bild und Reihenfolge. 3. Wähle eine Leistung. 4. Kontrolliere, ob nur erwartete Termine angezeigt werden. 5. Buche einen Testtermin mit allen Pflichtangaben. 6. Prüfe den Termin im Kalender: richtige Leistung, Person, Dauer und Antworten. 7. Teste eine zweite, parallele Buchung, falls Raum oder Ausstattung begrenzt ist. 8. Prüfe, ob Benachrichtigungen wie erwartet eintreffen. 9. Lösche oder markiere die Testtermine eindeutig, damit sie nicht versehentlich bearbeitet werden. ## Häufige Probleme | Beobachtung | Prüfe zuerst | | ------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Keine freien Zeiten sichtbar | Kalenderzeiten, Teamzuordnung, Verfügbarkeit und bestehende Belegungen. | | Eine Leistung fehlt im Menü | Ob der Dienstleistungskalender angelegt, einer Gruppe zugeordnet und im Menü ausgewählt wurde. | | Zu viele parallele Termine | Ob Raum oder Ausstattung mit jedem betroffenen Dienstleistungskalender verknüpft sind und Kapazität bzw. Menge stimmen. | | Eine Ressource wird trotz Ausfall angeboten | Ob die nicht einsatzbereite Menge aktuell eingetragen ist. | | Buchende verstehen die Auswahl nicht | Klarere Leistungsnamen, kürzere Beschreibungen und eine sinnvollere Reihenfolge im Menü verwenden. | ## Grenzen und gute Praxis * Dienstleistungskalender sind besonders für Leistungen vor Ort und begrenzte Ressourcen geeignet. Teste den konkreten Ablauf immer in deinem eigenen Standort. * Räume und Ausstattung sind interne Planungsressourcen. Sie ersetzen keine sorgfältig gepflegten Teamverfügbarkeiten. * Lösche einen Raum oder eine Ausstattung erst, nachdem du die zugeordneten Leistungen geprüft hast. Sonst können notwendige Buchungsregeln fehlen. * Ändere Dauer, Team, Ressourcen oder Link-Endung nach einer Veröffentlichung nur bewusst und teste danach erneut. * Halte Namen, Beschreibungen und Gruppen einfach. Eine neue Person sollte ohne Rückfrage erkennen, welche Leistung sie wählen muss. > **Praxisbeispiel: Fahrzeugpflege von Anfang bis Ende** > > 1. Lege die Dienstleistung „Lackpflege“ mit realistischer Dauer an. > 2. Ordne nur das Team zu, das Lackpflege durchführen darf. > 3. Lege einen Arbeitsplatz mit Kapazität **1** an und verknüpfe ihn mit „Lackpflege“. > 4. Lege drei Poliermaschinen an; ist eine in Wartung, markiere sie als nicht einsatzbereit. > 5. Setze einen sinnvollen Puffer für Vorbereitung und Übergabe. > 6. Erstelle einen Testtermin und prüfe, dass zur selben Zeit keine weitere Buchung den einzigen Arbeitsplatz beanspruchen kann. > > So entsteht nicht nur ein buchbarer Link, sondern ein Ablauf, der Team, Zeit und begrenzte Ressourcen zusammen berücksichtigt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/dienstleistungskalender-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. 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