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# Einmallinks für Terminbuchungen verwenden

Ein Einmallink ist ein individueller Buchungslink für genau eine Terminbuchung. Er führt zu einem bestimmten Kalender und wird danach ungültig. So gibst du eine kontrollierte Buchungsmöglichkeit weiter, ohne einen dauerhaft nutzbaren Kalenderlink zu teilen.

Du kannst einen Einmallink manuell erzeugen oder ihn in einem Workflow automatisch für einen Kontakt erstellen lassen. Beide Wege eignen sich für unterschiedliche Situationen.

## Wann ein Einmallink sinnvoll ist

Nutze ihn, wenn eine Person genau einen Termin buchen soll, zum Beispiel nach einer Anfrage, einem Erstkontakt oder einer persönlichen Einladung.

| Situation                                                        | Passender Weg        | Warum                                                                      |
| ---------------------------------------------------------------- | -------------------- | -------------------------------------------------------------------------- |
| Du möchtest einer Person sofort und einmalig einen Link schicken | Manuell erzeugen     | Du kopierst den Link direkt aus dem gewünschten Kalender.                  |
| Der Link soll automatisch nach einem Auslöser verschickt werden  | Im Workflow erzeugen | Bei jeder Ausführung entsteht ein eigener Link für den jeweiligen Kontakt. |
| Ein Kalender soll dauerhaft für viele Personen verfügbar sein    | Kein Einmallink      | Dafür ist ein regulärer Buchungslink geeigneter.                           |

> **Wichtig:** Ein Einmallink ersetzt keinen Buchungsprozess. Er begrenzt nur den Zugang zu einem bestimmten Kalender auf eine einzelne erfolgreiche Buchung.

## Was mit einem Einmallink passiert

Ein manuell erzeugter Einmallink bleibt nutzbar, bis darüber eine Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde. Danach ist er abgelaufen. Beim erneuten Öffnen erscheint ein Hinweis, dass ein neuer Link bei der verantwortlichen Person angefragt werden muss.

Ein im Workflow erzeugter Einmallink hat zusätzlich eine zeitliche Grenze: Die Quelloberfläche zeigt eine automatische Gültigkeit von 30 Tagen ab seiner Erstellung. Er kann daher auch dann ablaufen, wenn innerhalb dieser Zeit keine Buchung stattfindet.

Plane deshalb immer einen klaren Folgeschritt ein:

* Nach erfolgreicher Buchung: keine weitere Aktion nötig.
* Nach Ablauf ohne Buchung: neuen Link erzeugen oder persönlich nachfassen.
* Bei einer falschen Kalenderauswahl: neuen Link für den richtigen Kalender erzeugen.

## Manuell einen Einmallink erzeugen

### Der richtige Weg im Kalender

1. Öffne **Kalender** und die Kalendereinstellungen.
2. Suche den Kalender, der gebucht werden soll.
3. Öffne das Aktionsmenü dieses Kalenders.
4. Wähle **Teilen**.
5. Öffne den Bereich **Einmallink**.
6. Kopiere den erzeugten Link und sende ihn nur an die vorgesehene Person.

In der Teilen-Ansicht findest du neben dem Einmallink auch andere Freigabearten. Prüfe deshalb bewusst, dass wirklich der Einmallink ausgewählt ist und nicht ein dauerhafter Buchungslink oder ein Einbettungscode.

### Einen neuen Link erzeugen

Wenn ein Link abgelaufen ist oder du bewusst einen frischen Link benötigst, wähle in derselben Ansicht **Neuen Link erzeugen**. Kopiere anschließend nur den neu angezeigten Link.

Vergleiche bei einem Test nicht nur den Linktext. Öffne ihn in einem privaten Browserfenster und prüfe, dass er den beabsichtigten Kalender mit der richtigen Terminart öffnet.

## Einmallinks im Workflow erzeugen

Ein Workflow kann für jeden Kontakt, der ihn durchläuft, einen eigenen Einmallink erstellen. Der Link ist zunächst nur ein Ergebnis des Workflow-Schritts. Damit die Person ihn erhält, muss danach eine Nachricht folgen.

### Aufbau des Ablaufs

Der sichere Grundaufbau besteht aus drei Teilen:

1. **Auslöser:** Er bestimmt, wann ein Kontakt in den Ablauf gelangt, zum Beispiel nach dem Absenden eines bestimmten Formulars.
2. **Aktion „Einmallink für Buchung erzeugen“:** Sie erstellt den Link für einen ausgewählten Kalender.
3. **Nachricht:** Sie fügt den erzeugten Link aus der vorherigen Aktion ein und sendet ihn an den Kontakt.

Die Reihenfolge ist wichtig. Steht die Nachricht vor der Aktion, existiert der Link beim Senden noch nicht.

### Die Aktion einrichten

1. Erstelle oder öffne den gewünschten Workflow.
2. Lege einen eindeutigen Auslöser fest.
3. Füge nach dem Auslöser eine Aktion hinzu.
4. Öffne in der Kategorie für Termine die Aktion **Einmallink für Buchung erzeugen**.
5. Vergib einen verständlichen Aktionsnamen. Er hilft dir später beim Auswählen des richtigen Ausgabewerts.
6. Wähle im Feld **Kalender** genau den Kalender aus, der über den Link gebucht werden soll.
7. Speichere die Aktion.

| Sichtbares Feld | Bedeutung                                  | Worauf du achtest                                                                                             |
| --------------- | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Aktionsname** | Interne Bezeichnung des Workflow-Schritts  | Verwende einen Namen wie „Link für Erstgespräch“, wenn mehrere Link-Aktionen im selben Workflow vorkommen.    |
| **Kalender**    | Zielkalender des erzeugten Links           | Prüfe Kalendertyp, Terminort, Dauer und Buchungsregeln vor dem Speichern. Der Link übernimmt diesen Kalender. |
| **Einmallink**  | Ausgabewert der Aktion nach der Ausführung | Dieser Wert wird erst erzeugt, wenn ein Kontakt den Schritt erreicht.                                         |

## Den erzeugten Link in eine Nachricht einsetzen

Füge nach der Link-Aktion eine E-Mail, SMS oder einen anderen passenden Nachrichtenschritt hinzu.

1. Öffne den Nachrichtentext.
2. Wähle die Wertauswahl im Editor.
3. Wähle die vorherige Aktion **Einmallink für Buchung erzeugen**.
4. Wähle daraus den Wert **Einmallink**.
5. Ergänze einen klaren Satz, zum Beispiel: „Wähle hier deinen Termin.“
6. Speichere die Nachricht und veröffentliche den Workflow.

Setze den Link über die Wertauswahl ein, statt ihn manuell aus einem Testlauf zu kopieren. Ein kopierter Testlink gehört nur zu diesem einen Testkontakt und ist nicht der dynamische Wert für spätere Kontakte.

## Was du vor der Veröffentlichung prüfen solltest

### Kalender vor dem Link prüfen

Der Einmallink führt immer zu dem Kalender, der in der Aktion ausgewählt ist. Kontrolliere vorher:

* Name und Beschreibung des Kalenders
* Buchungsadresse
* Terminart, Dauer und Terminort
* Verfügbarkeiten, Puffer und Buchungsregeln
* sichtbare Formularfelder

Ein perfekter Link hilft nicht, wenn er zum falschen oder unvollständig eingerichteten Kalender führt.

### Workflow vor dem Versand prüfen

Prüfe außerdem:

* Löst wirklich das gewünschte Ereignis den Workflow aus?
* Steht die Link-Aktion vor der Nachricht?
* Wurde in der Nachricht der Ausgabewert dieser konkreten Link-Aktion ausgewählt?
* Ist der Workflow veröffentlicht?
* Gibt es bei mehreren Link-Aktionen eindeutige Aktionsnamen?

## Praxisbeispiel: Termin nach einer Anfrage anbieten

Eine Person füllt ein Anfrageformular aus. Danach soll sie genau einen Termin für ein Erstgespräch buchen können.

1. Der Workflow startet nach dem Absenden des Anfrageformulars.
2. Die Aktion **Einmallink für Buchung erzeugen** wählt den Kalender „Erstgespräch“ aus.
3. Die nachfolgende E-Mail enthält den Ausgabewert **Einmallink** aus genau dieser Aktion.
4. Die Person erhält ihren persönlichen Buchungslink.
5. Nach erfolgreicher Buchung ist dieser Link nicht mehr verwendbar.

Falls die Person innerhalb der verfügbaren Zeit nicht bucht, kann das Team einen neuen Link erzeugen oder gezielt nachfassen. Der alte Link wird nicht einfach als dauerhafte Buchungsseite weiterverwendet.

## Vollständiger Praxistest

### Manuell erzeugten Link testen

1. Erzeuge einen Einmallink für einen Testkalender.
2. Öffne ihn in einem privaten Browserfenster.
3. Prüfe Kalendername, Terminart und verfügbare Zeiten.
4. Buche einen Testtermin vollständig.
5. Öffne denselben Link erneut in einem neuen privaten Browserfenster.
6. Prüfe, dass der Hinweis zum abgelaufenen Link erscheint.
7. Erzeuge einen neuen Link und prüfe, dass dieser wieder zum Kalender führt.

### Workflow-Link testen

1. Verwende einen klar gekennzeichneten Testkontakt.
2. Löse den Workflow mit dem vorgesehenen Auslöser aus.
3. Prüfe im Ablaufprotokoll, dass zuerst die Link-Aktion und danach die Nachricht ausgeführt wurden.
4. Öffne die erhaltene Nachricht und klicke auf den Link.
5. Prüfe, dass der richtige Kalender geöffnet wird.
6. Buche einen Testtermin und prüfe den Ablauf des Links danach erneut.
7. Prüfe bei zeitkritischen Prozessen zusätzlich, wie der Ablauf nach Ablauf der 30 Tage einen neuen Link bereitstellt.

## Häufige Fehler und ihre Ursache

### Die Nachricht enthält keinen funktionierenden Link

Meist wurde die Link-Aktion nicht vor der Nachricht ausgeführt oder im Nachrichteneditor wurde nicht der Ausgabewert der Link-Aktion ausgewählt. Prüfe Reihenfolge und Wertauswahl mit einem Testkontakt.

### Der Link führt zum falschen Kalender

In der Link-Aktion ist wahrscheinlich ein falscher Kalender ausgewählt. Öffne den Schritt, wähle den richtigen Kalender und sende einen neuen Testlink.

### Ein alter Link lässt sich nicht mehr öffnen

Das ist nach einer erfolgreichen Buchung erwartetes Verhalten. Bei Workflow-Links kann außerdem die 30-Tage-Gültigkeit abgelaufen sein. Erzeuge einen neuen Link, statt den abgelaufenen weiterzugeben.

### Ein Testlink wurde später an andere Personen gesendet

Ein Link aus einem Testlauf gehört zu diesem konkreten Vorgang. Verwende in Nachrichten immer den dynamischen Ausgabewert aus dem Workflow und nicht einen zuvor kopierten Link.

### Es entstehen mehrere Links für dieselbe Person

Jede passende Workflow-Ausführung kann einen eigenen Link erzeugen. Gib Link-Aktionen klare Namen und prüfe die Ausführungsprotokolle, wenn derselbe Auslöser mehrfach ausgelöst werden kann.


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