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# Interne Notizen zu Terminen zentral verwalten

## Kurz erklärt

Interne Terminnotizen halten fest, was das Team zu **einem konkreten Termin** wissen muss: Gesprächsergebnis, offene Frage, gewünschter nächster Schritt oder eine wichtige Übergabe. Du schreibst die Information einmal am Termin. Dieselbe Notiz erscheint dann auch beim zugehörigen Kontakt, in der zugehörigen Chance und in der Unterhaltung.

Das ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen einen Termin vorbereiten oder nachbereiten: Alle arbeiten mit demselben aktuellen Text statt mit mehreren Kopien.

## Was genau als Terminnotiz gilt

Nicht jede Information am Termin ist eine interne Terminnotiz. Diese Unterscheidung schützt vor Missverständnissen:

| Information                                              | Wo sie sichtbar ist                      | Was bei einer Änderung passiert                                                            |
| -------------------------------------------------------- | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Interne Terminnotiz**                                  | Termin, Kontakt, Chance und Unterhaltung | Es ist dieselbe Notiz. Änderungen oder Löschungen werden an allen vier Stellen übernommen. |
| **Zusätzliche Angabe aus der Buchung**                   | Nur im Termindialog                      | Bleibt Buchungskontext und wird nicht zur internen Terminnotiz.                            |
| **Beschreibung aus einem verbundenen externen Kalender** | Nur im Termindialog                      | Dient als zusätzliche Information am Termin und bleibt vom internen Notizbereich getrennt. |
| **Kontakt-Notiz**                                        | Beim Kontakt                             | Ist keine Terminnotiz und erscheint nicht automatisch am Termin.                           |

Eine interne Terminnotiz wird nicht in verbundene externe Kalender übertragen. Umgekehrt ersetzt eine dortige Terminbeschreibung keine interne Notiz.

## Voraussetzungen

| Voraussetzung                 | Warum sie wichtig ist                                                                                    |
| ----------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Ein vorhandener Termin        | Jede Notiz gehört genau zu diesem einen Termin.                                                          |
| Ein zugeordneter Kontakt      | Nur so kann die Notiz auch beim Kontakt und den verknüpften Bereichen erscheinen.                        |
| Klarer interner Zweck         | Notiere nur Informationen, die dem Team bei diesem Termin helfen.                                        |
| Sorgfältiger Umgang mit Daten | Die Notiz ist für die interne Zusammenarbeit gedacht, nicht für Inhalte, die außen sichtbar sein sollen. |

Bevor du schreibst, entscheide: **Soll diese Information bei genau diesem Termin nachlesbar sein?** Falls ja, ist eine Terminnotiz passend. Soll sie nur allgemein beim Kontakt gelten, nutze stattdessen eine Kontakt-Notiz.

## Notiz aus der Kalenderansicht anlegen

Die Kalenderansicht eignet sich, wenn du gerade im Terminplan arbeitest.

1. Öffne **Kalender**.
2. Wechsle in die **Kalenderansicht**.
3. Klicke den gebuchten Termin an.
4. Öffne im Termindetail den Bereich **Interne Notizen**.
5. Klicke auf **Interne Notiz hinzufügen**.
6. Schreibe die Information in das Feld für die Notizbeschreibung.
7. Klicke auf **Notiz speichern**.

Die geprüfte Oberfläche zeigt den Notizbereich direkt im Termindetail. Dort siehst du später auch die vorhandenen Notizkarten, die Suche sowie Filter und Sortierung.

## Notiz aus der Listenansicht anlegen

Die Listenansicht ist besser, wenn du mehrere Termine nacheinander bearbeitest.

1. Öffne **Kalender** und dann die **Terminlistenansicht**.
2. Suche den gewünschten Termin in der Liste.
3. Öffne am Termin das Drei-Punkte-Menü.
4. Wähle **Bearbeiten**.
5. Öffne den Bereich **Interne Notizen**.
6. Klicke auf **Interne Notiz hinzufügen**, schreibe den Text und speichere.

Der Quellablauf zeigt beide Wege: Du kannst einen Termin aus der Kalenderansicht öffnen oder ihn in der Listenansicht über das Aktionsmenü bearbeiten. Verwende den Weg, der für deine aktuelle Arbeit schneller ist; beide speichern dieselbe Art von Notiz am Termin.

## Notiz verständlich schreiben

Eine gute Notiz ist kurz genug, um sofort verstanden zu werden, und konkret genug, dass eine andere Person handeln kann.

Der Editor unterstützt laut Quelle bis zu **65.000 Zeichen** sowie Formatierungen wie Fett, Kursiv, Unterstreichen, Listen und Links. Lange Notizen sind möglich, aber für den Arbeitsalltag sind klar gegliederte Stichpunkte besser.

Nutze diese Struktur:

* **Ergebnis:** Was wurde besprochen oder entschieden?
* **Offener Punkt:** Was fehlt noch?
* **Nächster Schritt:** Wer macht was bis wann?
* **Besonderheit:** Was muss die nächste zuständige Person wissen?

Beispiel:

> **Ergebnis:** Erstgespräch geführt, Interesse an einer Beratung.\
> **Offener Punkt:** Unterlagen werden noch nachgereicht.\
> **Nächster Schritt:** Zuständige Person prüft die Unterlagen am Freitag.\
> **Besonderheit:** Rückruf nur am Nachmittag gewünscht.

Vermeide unklare Texte wie „Kunde meldet sich“. Schreibe lieber, **wer** sich **wozu** und **bis wann** meldet.

## Terminstatus gleichzeitig prüfen

Im selben Termindetail kannst du den Status des Termins sehen oder ändern. Die Quelloberfläche zeigt unter anderem die Zustände **bestätigt**, **abgesagt**, **erschienen**, **nicht erschienen**, **ungültig** und **unbestätigt**.

Eine Statusänderung löscht die Terminnotizen nicht. Sie bleiben am jeweiligen Termin sichtbar, auch wenn der Termin verschoben oder abgesagt wird. Das hilft, den bisherigen Verlauf später nachvollziehen zu können.

Ändere den Status nicht nur, weil du eine Notiz ergänzt. Status und Notiz lösen unterschiedliche Aufgaben:

* Der **Status** beschreibt den Stand des Termins.
* Die **Notiz** erklärt den Kontext und den nächsten Schritt.

## Wo die Notiz anschließend sichtbar ist

Eine interne Terminnotiz wird mit dem zugehörigen Kontakt verbunden. Deshalb kannst du sie auch an anderen passenden Stellen lesen oder bearbeiten:

| Bereich          | Wo du nachschaust                                         |
| ---------------- | --------------------------------------------------------- |
| **Termin**       | Im Bereich Interne Notizen des Termindetails              |
| **Kontakt**      | Im Notizbereich des Kontaktprofils und in der Terminkarte |
| **Chance**       | Im Notizbereich der zum Kontakt gehörenden Chance         |
| **Unterhaltung** | Im Notizbereich der Unterhaltung mit diesem Kontakt       |

Es handelt sich um **dieselbe** Notiz mit demselben Text, Autor und Erstellzeitpunkt. Bearbeitest du sie beim Kontakt, wird sie auch am Termin aktualisiert. Löschst du sie an einer Stelle, verschwindet sie an allen Stellen.

Prüfe nach einer wichtigen Änderung einmal an einer zweiten Stelle, ob du wirklich den richtigen Kontakt und Termin verbunden hast.

## Notizen finden, filtern und sortieren

Bei vielen Notizen musst du nicht alles lesen. Der Bereich Interne Notizen bietet drei Hilfen:

1. **Suche:** Gib ein Wort aus der Notiz ein, um passende Einträge dieses Termins zu finden.
2. **Filter:** Wähle nach Herkunft. Die Quelle unterscheidet Notizen von einer Person, automatisch durch einen Ablauf erzeugte Notizen und Notizen aus einer verbundenen Schnittstelle. Mehrere Filter können gemeinsam gewählt werden.
3. **Sortierung:** Sortiere nach Erstellungsdatum auf- oder absteigend.

Nutze Filter nicht als Beweis dafür, dass keine Notiz existiert. Ein zu eng gesetzter Filter kann passende Einträge ausblenden. Wenn die Suche nichts findet, lösche zuerst Filter und prüfe anschließend das Suchwort.

## Notiz bearbeiten, löschen und wiederherstellen

Jede Notizkarte hat ein Drei-Punkte-Menü.

* **Bearbeiten:** Passe den Text an, wenn sich ein Ergebnis oder nächster Schritt geändert hat.
* **Löschen:** Entferne die Notiz nur, wenn sie wirklich nicht mehr benötigt wird oder versehentlich angelegt wurde.

Beim Löschen verschwindet die Notiz auch beim Kontakt, in der Chance und in der Unterhaltung. Nach der vorliegenden Quelle lässt sie sich innerhalb von **30 Tagen** wiederherstellen. Prüfe vor dem Löschen daher, ob du nicht nur einen Teil des Textes korrigieren möchtest.

## Besondere Fälle und Grenzen

### Zusätzliche Angaben aus der Buchung

Wenn eine buchende Person im Feld für zusätzliche Angaben etwas einträgt, erscheint dieser Text beim Termin. Er wird aber nicht zu einer internen Terminnotiz und wird nicht bei Kontakt, Chance oder Unterhaltung angezeigt. Übernimm wichtige Punkte nur bewusst als interne Notiz, wenn das Team sie dort braucht.

### Externe Kalenderbeschreibung

Bei einer aktiven beidseitigen Kalenderverbindung kann eine Beschreibung aus einem verbundenen externen Kalender beim Termin erscheinen. Sie bleibt getrennt vom Notizbereich. Änderungen an der internen Terminnotiz werden nicht dorthin übertragen.

### Wiederkehrende oder duplizierte Termine

Eine Terminnotiz gehört zu genau einer Termininstanz. Sie wird nicht automatisch in weitere Wiederholungen oder in einen duplizierten Termin kopiert. Lege für jeden Termin, der eigenen Kontext braucht, eine eigene Notiz an.

### Automatisch erzeugte Notizen

Notizen können neben manuell geschriebenen Texten auch automatisch durch einen Ablauf oder eine verbundene Schnittstelle entstehen. Filtere nach Herkunft, wenn du nur die manuell erstellten Gesprächsnotizen sehen möchtest. Bearbeite automatische Notizen nur, wenn dein Team diesen Ablauf verstanden und geprüft hat.

## So testest du die Zusammenarbeit

1. Lege einen eindeutigen Testtermin mit einem Testkontakt an.
2. Füge am Termin eine interne Notiz mit Ergebnis und nächstem Schritt hinzu.
3. Prüfe, ob Autor und Zeitpunkt angezeigt werden.
4. Öffne den zugehörigen Kontakt und kontrolliere, ob dieselbe Notiz dort erscheint.
5. Ändere einen Satz beim Kontakt.
6. Kehre zum Termin zurück und prüfe, ob die Änderung übernommen wurde.
7. Filtere einmal nach Herkunft, sortiere nach Datum und suche nach einem Wort aus dem Text.
8. Lege bei einem zweiten Testtermin eine eigene Notiz an und vergleiche die beiden Inhalte.

Der Test zeigt, ob das Team die Notizen am richtigen Ort schreibt und sie an den erwarteten Stellen wiederfindet.

## Häufige Fehler

### Eine Information fehlt beim Kontakt

Prüfe zuerst, ob du wirklich eine **interne Terminnotiz** geschrieben hast. Zusätzliche Angaben aus einem Buchungsformular und externe Kalenderbeschreibungen bleiben am Termin und werden nicht weitergegeben.

### Die falsche Person bearbeitet den Termin

Öffne den Termin und kontrolliere den zugehörigen Kontakt sowie Autor und Zeitpunkt der Notiz. Ergänze bei Übergaben immer einen klaren nächsten Schritt statt nur allgemeiner Hinweise.

### Eine Notiz wurde versehentlich gelöscht

Prüfe, ob die Löschung innerhalb der 30-Tage-Frist liegt. Nutze die Wiederherstellung nur für die richtige Notiz und prüfe danach am Termin sowie beim Kontakt, ob sie wieder sichtbar ist.

### Mehrere Termine haben dieselbe Notiz nötig

Kopiere nicht blind alte Notizen. Bei wiederkehrenden oder duplizierten Terminen gehört jede Notiz nur zur jeweiligen Instanz. Ergänze zumindest Datum, Ergebnis und nächsten Schritt neu.

## Praxisbeispiel: Übergabe nach einem Erstgespräch

Eine Beraterin führt ein Erstgespräch und erstellt am Termin diese Notiz:

* Gespräch geführt, Interesse an einem Folgetermin.
* Unterlagen werden bis Donnerstag nachgereicht.
* Zuständige Person ruft am Freitag am Nachmittag an.

Die Kollegin öffnet anschließend den Kontakt und sieht dieselbe Notiz sofort. Sie übernimmt den Rückruf, ergänzt nach dem Gespräch das Ergebnis und setzt den Terminstatus passend. Dadurch bleibt der gesamte Ablauf am Termin nachvollziehbar, ohne dass interne Details in einer externen Kalenderbeschreibung landen.


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# Agent Instructions
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