> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/klassenkalender-fur-gruppenbuchungen-einrichten.md). # Klassenkalender für Gruppenbuchungen einrichten ## Kurz erklärt Ein Klassenkalender ist für **einen Termin mit mehreren Teilnehmenden** gedacht: etwa für einen Workshop, ein Training oder eine Online-Veranstaltung. Du legst einen Termin, eine verantwortliche Person und die Zahl der verfügbaren Plätze fest. Interessierte wählen danach über denselben Buchungslink einen passenden Termin aus. > **Wichtig:** Ohne zusätzliche Gäste-Einstellung belegt eine Buchung einen Platz für die buchende Person. Ist im Bearbeitungsbereich der Abschnitt **Weitere Teilnehmende** verfügbar und eingerichtet, kann die buchende Person weitere Personen in derselben Buchung angeben. Prüfe diese Einstellung bewusst, bevor du den Link teilst. ## Wann dieser Kalendertyp passt Verwende ihn, wenn alle Teilnehmenden zur selben Zeit am selben Termin teilnehmen. * **Eine verantwortliche Person:** Jeder Klassenkalender hat genau eine verantwortliche Person. Mehrere Personen lassen sich nicht in einem einzigen Kalender hinterlegen. * **Mehrere Teilnehmende:** Du bestimmst die maximale Anzahl Plätze pro Termin. * **Mehrere Termine über einen Link:** Wiederkehrende Termine und einzelne Sondertermine können unter einem gemeinsamen Buchungslink angezeigt werden. Die technische Obergrenze liegt bei 9.999 Plätzen pro Termin. Für Präsenztermine solltest du zusätzlich die tatsächliche Raumgröße berücksichtigen. ## Was du vorab festlegen solltest Bereite diese Informationen vor: | Angabe | Wofür sie wichtig ist | | --------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | Name und kurze Beschreibung | Erscheinen auf der Buchungsseite und helfen Interessierten bei der Auswahl. | | Verantwortliche Person | An deren hinterlegten Arbeitszeiten orientiert sich die Verfügbarkeit. | | Terminort oder Zugangslink | Damit Teilnehmende wissen, wo der Termin stattfindet. | | Dauer und Zeitfenster | Bestimmen, wie lange ein Termin dauert und wann er angeboten wird. | | Platzanzahl | Begrenzt die Zahl der bestätigten Teilnehmenden je Termin. | | Buchungsfrist | Verhindert kurzfristige Buchungen, wenn du Vorbereitungszeit brauchst. | ## Klassenkalender anlegen 1. Öffne den Bereich **Kalender** und anschließend die **Kalendereinstellungen**. 2. Wähle **Neuer Kalender** und danach den Typ für Gruppen- oder Klassentermine. 3. Trage einen eindeutigen **Kalendernamen** ein, zum Beispiel „Einsteiger-Workshop Mittwoch“. 4. Ergänze eine kurze **Beschreibung**. Erkläre darin verständlich, worum es geht und was Teilnehmende erwartet. 5. Wähle die **verantwortliche Person** aus. In diesem Kalendertyp ist genau eine Person möglich. 6. Prüfe die **eigene URL**. Ein kurzer, eindeutig lesbarer Zusatz macht den Buchungslink später leichter teilbar. 7. Lege **Termindauer**, **Plätze pro Termin** und die **Buchungsverfügbarkeit** fest. 8. Trage bei Bedarf den **Terminort** oder einen Zugangslink ein. 9. Öffne anschließend die erweiterten Einstellungen und speichere erst, nachdem du die folgenden Bereiche geprüft hast. ## Verfügbarkeit, Wiederholungen und Puffer richtig einstellen Im Bereich **Verfügbarkeit und Buchungsregeln** steuerst du, wann und wie der Kalender buchbar ist. | Einstellung | Bedeutung im Alltag | | ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | Buchungsverfügbarkeit | Legt die Zeiten fest, in denen Termine angeboten werden dürfen. | | Wiederkehrender Termin | Aktiviert regelmäßig wiederkehrende Zeitfenster, etwa jeden Dienstag und Donnerstag. | | Terminintervall | Bestimmt den Abstand möglicher Startzeiten. | | Termindauer | Legt fest, wie lange eine einzelne Sitzung dauert. | | Mindestbuchungsfrist | Bestimmt, wie lange vor Beginn noch gebucht werden darf. | | Buchungszeitraum | Begrenzt, wie weit im Voraus Termine sichtbar und buchbar sind. | | Plätze pro Termin | Legt die Kapazität je Sitzung fest. | | Vor- und Nachpuffer | Reserviert Zeit vor oder nach einer Sitzung, damit Termine nicht kollidieren. | ### Mehrere Termine über einen Buchungslink anbieten Für feste, wiederkehrende Gruppenzeiten öffnest du im Bereich **Verfügbarkeit** die wiederkehrende Verfügbarkeit und hinterlegst Wochentage sowie Uhrzeiten. Beispiel: Dienstag und Donnerstag jeweils von 18:00 bis 19:00 Uhr. Für eine einmalige Zusatzsitzung nutzt du eine **Datumsüberschreibung**. Das ist sinnvoll, wenn ein weiterer Termin nur an einem bestimmten Datum stattfinden soll. Alle passenden zukünftigen Termine erscheinen über denselben Buchungslink. Jeder Termin hat dabei seine **eigene** Platzanzahl. ## So funktioniert die Platzkapazität Die Anzahl der Plätze ist nicht nur ein Hinweis auf der Buchungsseite: Sie steuert, ob ein Termin noch buchbar ist. * Jede bestätigte Buchung reduziert die freien Plätze dieses Termins um eins. * Erst wenn alle Plätze belegt sind, wird der Termin nicht mehr angeboten. * Überlappt eine Buchung mehrere Zeitfenster, wird in jedem betroffenen Zeitfenster ein Platz berücksichtigt. * Vor- und Nachpuffer helfen, Überschneidungen zu vermeiden. Prüfe deshalb besonders bei eng aufeinanderfolgenden Terminen, ob die Puffer zu deinem Ablauf passen. **Beispiel:** Für einen Workshop mit 20 Plätzen stellst du „Plätze pro Termin“ auf 20. Nach 19 bestätigten Buchungen ist noch ein Platz frei. Erst nach der 20. bestätigten Buchung ist dieser Termin nicht mehr buchbar. ## Buchungsseite und Teilnehmerdaten Im Bereich **Formular** bestimmst du, welche Angaben bei der Buchung abgefragt werden und in welcher Reihenfolge der Ablauf erscheint. * Wähle ein vorhandenes oder eigenes Formular, zum Beispiel für Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. * Lege fest, ob Interessierte zuerst Datum und Uhrzeit wählen oder zunächst das Formular ausfüllen. * Für wiederkehrende bekannte Kontakte kann die Vorbelegung von Feldern verfügbar sein. * Bei Bedarf kannst du eine Einwilligung abfragen. * Nach der Buchung kannst du eine Standard-Bestätigung anzeigen oder auf eine eigene Bestätigungsseite weiterleiten. ## Zusätzliche Teilnehmende beim Buchen erfassen Wenn im Bearbeitungsbereich des Kalenders der Abschnitt **Weitere Teilnehmende** angezeigt wird, kannst du die Angaben für zusätzliche Personen abfragen. Die Funktion ist unabhängig von der Zahlungsberechnung: Du kannst Teilnehmende erfassen, ohne eine Zahlung für alle Personen zu aktivieren, und umgekehrt. 1. Öffne **Kalendereinstellungen** und wähle beim gewünschten Kalender **Bearbeiten**. 2. Öffne den Tab **Formular und Zahlung**. 3. Scrolle zum Abschnitt **Weitere Teilnehmende**. 4. Aktiviere **Weitere Teilnehmende beim Buchen verlangen**, wenn die Buchung erst fortgesetzt werden soll, nachdem die geforderten Angaben eingetragen wurden. 5. Wähle, welche Daten je zusätzlicher Person abgefragt werden. 6. Speichere und führe danach eine Testbuchung mit mindestens einer weiteren Person durch. ### Die Erfassungsarten richtig wählen | Auswahl | Was auf der Buchungsseite abgefragt wird | Was danach im Standort passiert | | ------------------------------------- | ------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Name und E-Mail** | Name und E-Mail-Adresse jeder zusätzlichen Person | Für die E-Mail-Adresse wird ein Kontakt neu angelegt oder ein bestehender Kontakt zugeordnet. | | **Name und Telefonnummer** | Name und Telefonnummer jeder zusätzlichen Person | Für die Telefonnummer wird ein Kontakt neu angelegt oder ein bestehender Kontakt zugeordnet. | | **Name, E-Mail und Telefonnummer** | Alle drei Angaben jeder zusätzlichen Person | Die Zuordnung kann über E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer erfolgen. | | **Nur Anzahl weiterer Teilnehmender** | Nur die Zahl der zusätzlichen Personen | Es entstehen keine einzelnen Kontakte und keine persönliche Teilnehmendenliste. | Bei bestehenden Kalendern, die bereits Personenangaben abfragen, kann **Name und E-Mail** als bisherige Einstellung erhalten bleiben. Neu angelegte Kalender verwenden laut Quelle standardmäßig **Name, E-Mail und Telefonnummer**. Prüfe deshalb nach einer neuen Einrichtung, welche Auswahl tatsächlich gespeichert ist. ### Kontakte, Zeitzonen und Benachrichtigungen Sobald du einzelne Daten abfragst, wird für jede zusätzliche Person ein Kontakt erstellt oder einem vorhandenen Kontakt zugeordnet. Neue Kontakte übernehmen die Zeitzone der buchenden Person; bei bereits vorhandenen Kontakten bleibt deren gespeicherte Zeitzone erhalten. Zusätzliche Personen erhalten nicht automatisch eine Bestätigung. Eine eigene Bestätigung ist nur möglich, wenn du ihre E-Mail-Adresse erfasst und für diese Personen eine passende Benachrichtigung über Workflow oder Auslöser eingerichtet hast. Teste den Versand deshalb mit einer neuen E-Mail-Adresse und nicht nur mit einem bereits bekannten Kontakt. ### Zahlung nach Teilnehmerzahl verwenden Im Bereich **Zahlung** kann die Option **Zahlung für alle Teilnehmenden akzeptieren** verfügbar sein. Sie berechnet den fälligen Gesamtbetrag anhand des Betrags pro Person und aller Teilnehmenden: buchende Person plus zusätzliche Personen. Aktiviere diese Option nur, wenn dein Angebot wirklich pro teilnehmender Person abgerechnet wird. Die Zahlung wird beim Absenden der Buchung über den im Standort verbundenen Zahlungsweg ausgelöst. Ändert sich die Teilnehmerzahl nach der Buchung, musst du eine Anpassung oder Rückerstattung manuell behandeln; die Buchungsmaske berechnet nur den Stand zum Zeitpunkt der Buchung. > **Praxisbeispiel:** Für einen Workshop bucht eine Person sich selbst und zwei Begleitpersonen. Mit **Name, E-Mail und Telefonnummer** werden drei Teilnehmende sauber erfasst. Wenn die Zahlung für alle Teilnehmenden aktiviert ist, bezieht der Gesamtbetrag alle drei Personen ein. Fällt eine Begleitperson später aus, prüft das Team die Buchung und nimmt die nötige Anpassung manuell vor. ## Bestätigungen, Erinnerungen und Synchronisierung Unter **Benachrichtigungen und weitere Optionen** stehen Einstellungen für die Kommunikation rund um den Termin bereit. Je nach verbundenen Kommunikationswegen kannst du unter anderem Benachrichtigungen für folgende Fälle einrichten: * neue oder bestätigte Buchungen * Absagen und Umbuchungen * Erinnerungen vor dem Termin * Nachrichten nach dem Termin Dort lässt sich auch festlegen, ob verbundene externe Kalender Einladungen und Aktualisierungen an Teilnehmende senden. Teste jede aktivierte Benachrichtigung mit einer Testbuchung, damit Zeitpunkt und Inhalt stimmen. ## Einzelne Teilnehmende oder ganze Sitzung verwalten * **Eine Person absagen oder umbuchen:** Öffne bei der betreffenden Person das Optionsmenü und wähle die passende Aktion. * **Gesamte Sitzung absagen:** Öffne die Sitzung in der Kalender- oder Terminlistenansicht, wähle das Papierkorb-Symbol und bestätige das Löschen. Dadurch wird die Sitzung einschließlich aller zugeordneten Teilnehmenden entfernt. * **Selbstbedienung für Teilnehmende:** Absage und Umbuchung über die Bestätigung sind nur möglich, wenn die entsprechenden Regeln im Kalender aktiviert wurden. Die genauen Regeln findest du im Artikel *Absagen und Umbuchungen im Buchungskalender steuern*. Wenn du allen angemeldeten Personen einmalig schreiben möchtest, filtere deine Kontakte nach der betreffenden Sitzung. Prüfe die Trefferliste vor dem Versand sorgfältig. ## Darstellung der Buchungsseite In den Einstellungen für die Darstellung kannst du – soweit für dein gewähltes Buchungslayout verfügbar – unter anderem Name, Beschreibung, Gruppenordnung, URL und visuelle Elemente der Buchungsseite anpassen. Prüfe die Vorschau immer aus Sicht einer interessierten Person: Sind Titel, Beschreibung, Ort, Dauer und freie Plätze sofort verständlich? ## Vollständiger Praxistest Führe diesen Test nach jeder neuen Einrichtung einmal durch: 1. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 2. Prüfe, ob Name, Beschreibung, Ort und Dauer verständlich angezeigt werden. 3. Prüfe einen wiederkehrenden Termin und einen möglichen Sondertermin. 4. Buche einen Platz mit einem Testkontakt. 5. Kontrolliere, ob die freien Plätze um eins sinken. 6. Prüfe die Bestätigung und eine aktivierte Erinnerung. 7. Sage die Testbuchung wieder ab und kontrolliere, ob der Platz erneut frei wird. 8. Prüfe bei einem Termin in einem späteren Monat, ob die Monatsnavigation verständlich ist. Der Buchungslink öffnet zunächst im aktuellen Monat. ## Häufige Fragen ### Kann ich mehrere Verantwortliche für eine Sitzung hinterlegen? Nein. Ein Klassenkalender unterstützt eine verantwortliche Person. Für getrennte Verantwortliche erstellst du getrennte Kalender. ### Kann eine Person mehrere Plätze in einer Buchung reservieren? Ohne Gäste-Einstellung belegt jede Buchung einen Platz für die buchende Person. Ist **Weitere Teilnehmende** im Bereich **Formular und Zahlung** vorhanden und eingerichtet, kann die buchende Person mehrere weitere Personen angeben. Prüfe mit einer Testbuchung, welche Daten abgefragt werden und ob die Teilnehmendenzahl wie geplant in deiner Terminverwaltung erscheint. ### Warum sehe ich den Termin nicht im Buchungslink? Prüfe zuerst, ob der Termin im aktuell sichtbaren Monat liegt, ob die Buchungsverfügbarkeit passt, ob die Buchungsfrist den Termin noch zulässt und ob noch freie Plätze vorhanden sind. ### Wie sage ich eine komplette Sitzung ab? Öffne die Sitzung in der Kalender- oder Terminlistenansicht, wähle das Papierkorb-Symbol und bestätige das Löschen. Damit werden die Sitzung und alle zugeordneten Teilnehmenden aus diesem Zeitfenster entfernt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/klassenkalender-fur-gruppenbuchungen-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.