> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/rundlaufkalender-fur-teams-einrichten.md). # Rundlaufkalender für Teams einrichten ## Wann ein Rundlaufkalender sinnvoll ist Ein Rundlaufkalender verteilt neue Buchungen automatisch auf mehrere Personen. Buchende sehen nur Zeiten, zu denen mindestens ein zugeordnetes Teammitglied verfügbar ist. Nach der Buchung erhält genau eine Person den Termin. > **Beispiel:** Drei Berater bieten Erstgespräche an. Statt drei getrennte Buchungslinks zu teilen, veröffentlicht das Team einen Link. Das System prüft alle drei Kalender und weist jede Buchung nach der gewählten Verteilungsregel zu. Ein Rundlaufkalender ist passend, wenn mehrere Personen dieselbe Leistung anbieten. Für Termine, die immer bei einer bestimmten Person stattfinden müssen, ist ein persönlicher Kalender meist klarer. ## Vor dem Anlegen entscheiden Kläre zuerst diese vier Punkte: 1. **Welche Personen gehören wirklich in die Verteilung?** Mindestens eine Person ist erforderlich. 2. **Soll der frühestmögliche Termin oder eine möglichst gleiche Auslastung wichtiger sein?** 3. **Dürfen Buchende eine Person selbst auswählen?** Das verändert die automatische Verteilung. 4. **Hat jede Person aktuelle Arbeitszeiten und Konfliktkalender?** Nur dann sind die angebotenen Zeiten zuverlässig. ## Kalender anlegen 1. Öffne **Kalender > Kalendereinstellungen**. 2. Klicke auf **Kalender erstellen**. 3. Wähle den Typ **Rundlaufkalender**. 4. Vergib einen klaren **Kalendernamen**, zum Beispiel „Erstgespräch – Beratungsteam“. 5. Ergänze bei Bedarf eine kurze Beschreibung. Sie hilft dem Team, den Zweck des Kalenders später wiederzuerkennen. 6. Wähle unter **Teammitglieder auswählen** alle Personen aus, die Termine erhalten dürfen. 7. Lege eine eindeutige Link-Endung fest. Sie wird im öffentlichen Buchungslink verwendet und darf nicht bereits vergeben sein. 8. Stelle die Termindauer und die Buchungsverfügbarkeit ein. 9. Speichere den Kalender erst, wenn mindestens ein Teammitglied ausgewählt ist. Die sichtbaren Eingaben für Name, Teammitglieder, Link-Endung, Dauer und Verfügbarkeit gehören zusammen: Ein treffender Name und eine eindeutige Link-Endung helfen beim Wiederfinden; die Teamliste und Verfügbarkeit entscheiden, welche Zeiten Buchende überhaupt sehen. ## Verteilungsart auswählen Unter **Termindetails** wählst du die Verteilungsart. | Auswahl | Wann sinnvoll | So wird zugeordnet | | -------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Verfügbarkeit optimieren** | Wenn Buchende möglichst schnell einen Termin finden sollen. | Das System nimmt eine verfügbare Person. Sind mehrere Personen frei, entscheidet deren Priorität. | | **Gleichmäßige Verteilung optimieren** | Wenn neue Termine innerhalb des Teams möglichst ausgewogen verteilt werden sollen. | Das System betrachtet die Buchungen des betreffenden Monats und bevorzugt Personen mit weniger Rundlaufterminen. | ### Verfügbarkeit optimieren Diese Einstellung ist für schnelle Reaktion gut geeignet. Wenn mehrere Personen zur gewünschten Zeit verfügbar sind, helfen die Prioritäten **hoch**, **mittel** und **niedrig** bei der Entscheidung: * **Hoch:** wird vor anderen verfügbaren Personen bevorzugt. * **Mittel:** kommt zum Zug, wenn keine verfügbare Person mit hoher Priorität gewählt wird. * **Niedrig:** kommt zum Zug, wenn weder hohe noch mittlere Priorität verfügbar ist. Nutze Prioritäten sparsam. Wenn eine Person dauerhaft hohe Priorität hat, ist die Verteilung bewusst nicht mehr gleichmäßig. ### Gleichmäßige Verteilung optimieren Diese Einstellung arbeitet monatlich. Das System zählt die Rundlauftermine jeder Person innerhalb des Monats und bevorzugt die Person mit den wenigsten Terminen. Wichtig: * Keine Person soll mehr als **drei** Rundlauftermine vor einer anderen Person liegen. * Liegt eine Person drei oder mehr Termine vorn, wird ihre Verfügbarkeit vorübergehend ausgeblendet, bis andere aufholen. * Bei gleichem Stand entscheidet die Reihenfolge der Teamliste. * Ist die ausgewählte Person zum gewünschten Zeitpunkt nicht frei, wird die nächste geeignete Person geprüft. * Änderst du die Teamliste oder wechselst zwischen den Verteilungsarten, beginnt die monatliche Zählung für alle Personen neu. Diese Verteilung gilt nur, wenn Buchende **eine beliebige verfügbare Person** wählen. Wenn sie im Buchungswidget eine konkrete Person auswählen dürfen, geht die Buchung an diese Person und umgeht die Gleichverteilung. ## Teammitglieder und Orte pro Person einstellen Im Bereich **Teammitglieder** siehst du jede ausgewählte Person einzeln. Dort kannst du: * die Priorität festlegen; * den Besprechungsort für diese Person auswählen; * eine Person über das Papierkorb-Symbol wieder aus dem Rundlauf entfernen. Als Besprechungsort sind je nach verbundenen Diensten beispielsweise ein eigener Text, Zoom, Google Meet, Telefon, vollständige Adresse, eine Eingabe durch die buchende Person oder Microsoft Teams auswählbar. Prüfe den Ort für jede Person einzeln. Sonst kann ein Termin korrekt zugeordnet werden, aber mit einem unpassenden Link oder einer falschen Adresse beim Buchenden ankommen. ## Erweiterte Zuständigkeitsregeln Über **Erweiterte Einstellungen** legst du fest, wie bestehende Kontakte und Umbuchungen behandelt werden. ### Umbuchung | Einstellung | Wirkung beim Umbuchungslink | | -------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | **Neu im Rundlauf verteilen** | Der Termin wird nach der normalen Verteilungsregel einer verfügbaren Person zugeordnet. | | **Bei derselben Terminperson bleiben** | Buchende sehen nur freie Zeiten der Person, die den ursprünglichen Termin erhalten hat. | Wenn eine Person bei einer Umbuchung nicht gewechselt werden soll, verwende die zweite Einstellung. Deaktiviere zusätzlich die Personenauswahl im Buchungswidget, damit diese Regel nicht durch eine manuelle Auswahl übergangen wird. ### Bestehende Kontaktzuständigkeit bevorzugen Die Einstellung **Immer mit zugewiesener Person buchen** prüft zuerst, ob der Kontakt bereits einer Person zugeordnet ist. Sie funktioniert nur zuverlässig, wenn das Kontaktformular im Buchungsablauf **vor** der Zeitwahl erscheint. Dann kann das System die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bereits auswerten. | Situation | Ergebnis | | -------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- | | Kontakt hat keine zugeordnete Person | Normale Rundlaufverteilung. | | Zugeordnete Person gehört nicht zu diesem Kalender | Normale Rundlaufverteilung innerhalb der Teamliste. | | Zugeordnete Person gehört zum Kalender | Es werden vorrangig ihre freien Zeiten angeboten und der Termin wird mit ihr gebucht. | Du kannst zusätzlich festlegen, dass eine erfolgreiche Buchung den Kontakt der tatsächlich gebuchten Person zuordnet und spätere Termine desselben Kontakts wieder bei dieser Person landen. Das sind langfristige Zuständigkeitsentscheidungen – teste sie mit einem Beispielkontakt, bevor du sie für alle Buchungen aktivierst. ## Kapazität und Verfügbarkeit verstehen Wenn mehrere Termine pro Zeitfenster erlaubt sind, senkt jede bestätigte Buchung die Kapazität der betroffenen Zeitfenster um eins. Überlappt ein Termin mehrere Zeitfenster, wird die Kapazität in jedem betroffenen Abschnitt um eins reduziert. Ein Zeitfenster verschwindet erst, wenn seine eingestellte Kapazität vollständig erreicht ist. Ist niemand aus dem Team zur gewünschten Zeit verfügbar, wird dieser Zeitpunkt nicht buchbar angezeigt. Das ist erwartetes Verhalten und schützt vor einer Buchung ohne zuständige Person. ## Vollständigen Test durchführen Teste den Kalender immer mit mindestens zwei Teammitgliedern: 1. Prüfe die Arbeitszeiten und Konfliktkalender beider Personen. 2. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 3. Buche einen freien Termin und kontrolliere, welche Person zugeordnet wurde. 4. Wiederhole den Test mit mehreren Buchungen und prüfe bei gleichmäßiger Verteilung die monatliche Reihenfolge. 5. Lege testweise einen Konflikttermin an und kontrolliere, ob die betroffene Person dann nicht mehr als verfügbar erscheint. 6. Prüfe den ausgewählten Besprechungsort in der Bestätigung. 7. Teste eine Umbuchung mit der gewünschten Umbuchungsregel. 8. Teste einen bestehenden Kontakt mit und ohne zugeordnete Person. Erst wenn Zuordnung, sichtbare Zeiten, Besprechungsort und Umbuchung zusammen stimmen, solltest du den Buchungslink teilen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/rundlaufkalender-fur-teams-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.