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# Teamtermine mit gemeinsamer Verfügbarkeit einrichten

Ein Teamkalender mit gemeinsamer Verfügbarkeit ist für Termine gedacht, bei denen mehrere Personen gleichzeitig teilnehmen müssen. Die Buchungsseite zeigt nur Zeiten, in denen alle ausgewählten Personen verfügbar sind. Erst wenn diese gemeinsame Zeit gefunden wurde, kann eine externe Person den Termin buchen.

Typische Beispiele sind ein Erstgespräch mit Beratung und Fachperson, ein Techniktermin mit zwei Rollen oder ein Vorstellungsgespräch mit mehreren Beteiligten.

> **Wichtig:** Dieser Kalendertyp verteilt einen Termin nicht an eine freie Person. Alle ausgewählten Personen gehören zu jedem gebuchten Termin.

## Wann ein Teamkalender die richtige Wahl ist

Nutze ihn, wenn alle Beteiligten bei jedem Termin benötigt werden. Es müssen mindestens zwei Teammitglieder ausgewählt sein; möglich sind bis zu 100 Personen.

Je mehr Personen beteiligt sind, desto seltener gibt es eine gemeinsame freie Zeit. Wähle deshalb nur die Personen, die tatsächlich an jedem Termin teilnehmen müssen.

Wenn verschiedene Leistungen unterschiedliche Teams, Zeiten oder Orte benötigen, sind getrennte Kalender meist übersichtlicher. Bleibt das Team immer gleich, kann ein einzelner Teamkalender sinnvoll sein; eine zusätzliche Auswahl im Buchungsformular kann dann den Anlass abfragen.

## So entsteht ein buchbarer Termin

1. Du wählst mindestens zwei Teammitglieder aus.
2. Der Kalender gleicht ihre Verfügbarkeiten ab.
3. Auf der Buchungsseite erscheinen nur gemeinsame freie Zeitfenster.
4. Die buchende Person wählt eines dieser Zeitfenster und schließt die Buchung ab.
5. Der Termin wird mit allen zum Zeitpunkt der Buchung hinterlegten Beteiligten erstellt.

Änderst du die Teamzusammensetzung später, betrifft das neue Buchungen. Bereits gebuchte Termine behalten die damals gespeicherten Beteiligten.

## Teamkalender einrichten

### 1. Kalendertyp auswählen

1. Öffne **Kalender** und anschließend die Kalendereinstellungen.
2. Wähle **Kalender erstellen**.
3. Wähle den Kalendertyp für gemeinsame Verfügbarkeit.
4. Bestätige die Auswahl.

In der Typauswahl wird dieser Kalender als gemeinsame Buchung für mehrere Teammitglieder beschrieben. Wähle ihn nicht, wenn nur eine von mehreren Personen einen Termin übernehmen soll.

### 2. Grunddaten verständlich ausfüllen

Lege im Einrichtungsformular diese Angaben fest:

| Feld                      | Was du einträgst                                                         | Warum es wichtig ist                                                                                                                              |
| ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Kalendername**          | Einen klaren internen und extern verständlichen Namen                    | Er erscheint bei der Verwaltung und hilft dem Team, den richtigen Kalender zu erkennen.                                                           |
| **Beschreibung**          | Optional: kurzer Hinweis zum Zweck des Termins                           | Hilft Buchenden, die Terminart richtig einzuordnen.                                                                                               |
| **Teammitglieder**        | Mindestens zwei Personen, die immer teilnehmen müssen                    | Nur gemeinsame freie Zeiten dieser Personen werden angeboten.                                                                                     |
| **Buchungsadresse**       | Den automatisch vorgeschlagenen Link-Endteil prüfen oder sinnvoll ändern | Der Link wird aus dem Namen vorgeschlagen. Ein kurzer, eindeutiger Endteil ist leichter zu teilen. Die Verfügbarkeit wird beim Speichern geprüft. |
| **Termindauer**           | Zahl und Zeiteinheit, zum Beispiel 30 Minuten                            | Bestimmt, wie lange ein gemeinsames Zeitfenster frei sein muss.                                                                                   |
| **Buchungsverfügbarkeit** | Zeitzone, Wochentage sowie Start- und Endzeit                            | Legt den Zeitraum fest, in dem gemeinsame Termine gesucht werden.                                                                                 |
| **Terminort**             | Telefon, Adresse, Videogespräch oder ein anderer klarer Hinweis          | Wenn kein Terminort festgelegt ist, wird der beim verantwortlichen Teammitglied hinterlegte Standardort verwendet.                                |

Prüfe die Zeitzone bewusst. Wenn Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, muss ein Testtermin zeigen, ob die angezeigte Zeit für alle Beteiligten richtig ist.

### 3. Verfügbarkeit realistisch festlegen

Die Buchungsseite kann nur Zeiten anbieten, die innerhalb der Kalenderverfügbarkeit liegen und für alle gewählten Personen gemeinsam frei sind.

Ein Beispiel: Der Kalender ist montags bis freitags von 09:00 bis 17:00 Uhr geöffnet. Person A ist am Dienstag um 10:00 Uhr frei, Person B aber belegt. Dann wird 10:00 Uhr nicht angeboten. Ein Zeitfenster erscheint erst, wenn alle Beteiligten gleichzeitig verfügbar sind.

Wähle keine Teammitglieder nur vorsorglich aus. Jede zusätzlich ausgewählte Person kann die Zahl der buchbaren Zeiten deutlich verringern.

### 4. Erweiterte Einstellungen bewusst prüfen

Nach dem Anlegen findest du weitere Einstellungen in Bereichen wie Buchungsregeln, Benachrichtigungen, Buchungsansicht, externe Kalendersynchronisierung und Buchungskanälen.

Öffne diese Bereiche erst, nachdem Name, Team, Dauer, Verfügbarkeit und Terminort korrekt eingerichtet sind. So kannst du Fehler leichter einer Einstellung zuordnen und strukturiert testen.

### 5. Kalender speichern

Wähle **Bestätigen** beziehungsweise **Speichern**. Öffne danach den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. Erst dort siehst du, ob die gemeinsame Verfügbarkeit für externe Buchende richtig dargestellt wird.

## Die verantwortliche Person festlegen

Jeder Teamkalender hat eine verantwortliche Person. Sie führt den Termin und wird als zuständig für den Termin gespeichert. Ist die Kontaktzuordnung im Kalender aktiviert, wird die buchende Person dieser verantwortlichen Person zugeordnet.

Standardmäßig wird das zuerst hinzugefügte Teammitglied als verantwortliche Person festgelegt.

### Verantwortliche Person ändern

1. Öffne den bestehenden Teamkalender über **Kalender bearbeiten**.
2. Gehe zum Bereich mit Teammitgliedern und Terminort.
3. Suche das Teammitglied, das künftig verantwortlich sein soll.
4. Wähle bei dieser Person **Als verantwortlich festlegen**.
5. Speichere die Änderung.

Die aktuell verantwortliche Person ist in der Teamliste entsprechend gekennzeichnet. Sie kann nicht entfernt werden. Wenn du sie aus dem Team nehmen möchtest, legst du zuerst eine andere Person als verantwortlich fest und entfernst sie danach.

Eine Änderung wirkt auf zukünftige Buchungen. Ein bereits gebuchter Termin behält die damals hinterlegte verantwortliche Person.

## Benachrichtigungen richtig erwarten

Bei einer neuen Buchung erhält die zugewiesene Person die direkte E-Mail-Benachrichtigung. Die weiteren ausgewählten Teammitglieder erhalten die Termineinladung über ihre verbundenen externen Kalender, sofern diese Verbindung eingerichtet ist.

Teste das für dein Team mit einer echten Testbuchung:

1. Prüfe die direkte E-Mail bei der zugewiesenen Person.
2. Prüfe bei jeder weiteren beteiligten Person die Kalendereinladung im verbundenen Kalender.
3. Kontrolliere, ob alle Personen Datum, Uhrzeit und Terminort sehen.

Verlasse dich nicht allein auf die Teamliste im Kalender. Eine fehlende Kalenderverbindung oder ein falsch gewählter Kalender kann dazu führen, dass eine Einladung nicht dort ankommt, wo das Team sie erwartet.

## Was du bei Änderungen beachten musst

| Änderung                                   | Wirkung auf neue Buchungen                              | Wirkung auf bereits gebuchte Termine                                                 |
| ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| Teammitglied hinzufügen oder entfernen     | Die neue Teamzusammensetzung wird verwendet             | Bereits gebuchte Termine behalten ihre ursprünglichen Beteiligten.                   |
| Verantwortliche Person ändern              | Die neue Person wird für spätere Termine verantwortlich | Bestehende Termine behalten die bisherige verantwortliche Person.                    |
| Terminort, Dauer oder Verfügbarkeit ändern | Die neue Einstellung beeinflusst spätere Buchungen      | Prüfe bestehende Termine einzeln, wenn sich die organisatorische Planung ändert.     |
| Termin bearbeiten oder verschieben         | Die Termindetails können angepasst werden               | Die Teammitglieder des gebuchten Termins lassen sich nicht nachträglich austauschen. |

## Praxisbeispiel: Beratung und Fachperson müssen gemeinsam teilnehmen

Ein Unternehmen bietet eine technische Erstberatung an. Für jeden Termin müssen eine beratende Person und eine Fachperson dabei sein.

1. Das Team erstellt einen Kalender für gemeinsame Verfügbarkeit.
2. Es fügt genau diese beiden Personen als Teammitglieder hinzu.
3. Es legt 45 Minuten Dauer, die gemeinsamen Buchungszeiten und einen Videotermin als Terminort fest.
4. Die beratende Person wird als verantwortliche Person festgelegt.
5. Das Team öffnet den Buchungslink im privaten Browserfenster.

Am Mittwoch um 11:00 Uhr ist nur die beratende Person frei. Die Zeit wird nicht angezeigt. Um 14:00 Uhr sind beide frei; diese Zeit erscheint auf der Buchungsseite. Nach einer Testbuchung prüft das Team die E-Mail der verantwortlichen Person sowie die Kalendereinladungen beider Beteiligten.

## Vollständiger Praxistest

Prüfe den Kalender nicht nur mit einer einzigen freien Zeit.

1. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster.
2. Blockiere testweise einen Zeitpunkt im Kalender einer beteiligten Person.
3. Prüfe, dass dieser Zeitpunkt auf der Buchungsseite nicht mehr erscheint.
4. Gib einen Zeitpunkt frei, an dem alle Personen verfügbar sind.
5. Prüfe, dass dieser Zeitpunkt erscheint.
6. Buche einen Testtermin.
7. Prüfe den Terminort, die verantwortliche Person und die Beteiligten im gespeicherten Termin.
8. Prüfe die direkte E-Mail und die Kalendereinladungen aller Beteiligten.
9. Ändere anschließend testweise die verantwortliche Person und wiederhole eine Buchung. Vergleiche neuen und bereits gebuchten Termin.

## Häufige Fragen

### Warum gibt es so wenige buchbare Zeiten?

Der Kalender sucht eine Überschneidung aller ausgewählten Personen. Prüfe zuerst, ob wirklich jede dieser Personen bei jedem Termin benötigt wird. Kontrolliere dann die Verfügbarkeit und externe Kalenderverbindungen der Beteiligten.

### Kann ich eine Person aus einem bestehenden Termin entfernen?

Nein. Die Beteiligten eines bereits gebuchten Teamtermins lassen sich nicht austauschen. Du kannst die Termindetails bearbeiten oder den Termin verschieben, aber für eine andere Teamzusammensetzung ist ein neuer Termin erforderlich.

### Warum kann ich die verantwortliche Person nicht löschen?

Die verantwortliche Person muss immer vorhanden sein. Lege zuerst ein anderes Teammitglied als verantwortlich fest. Danach kannst du die frühere verantwortliche Person aus dem Kalender entfernen.

### Welcher Terminort wird verwendet, wenn ich keinen eintrage?

Dann verwendet der Kalender den Standardterminort, der bei der verantwortlichen Person hinterlegt ist. Lege den Terminort dennoch bewusst im Kalender fest, damit Buchende und Team dieselbe Information erhalten.


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