> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/terminbenachrichtigungen-fur-kontakte-und-team-einrichten.md). # Terminbenachrichtigungen für Kontakte und Team einrichten ## Kurz erklärt Terminbenachrichtigungen halten alle Beteiligten auf dem richtigen Stand: Eine Person erhält ihre Bestätigung, das Team sieht die neue Buchung und vor dem Termin geht bei Bedarf eine Erinnerung raus. Du richtest das **für jeden Kalender einzeln** ein und entscheidest dabei immer drei Dinge: 1. **Welcher Anlass** löst die Nachricht aus? 2. **Wer** soll sie erhalten? 3. **Über welchen Weg** und mit welchem Inhalt wird sie gesendet? So vermeidest du, dass eine Absage als Terminbestätigung kommuniziert wird oder eine Erinnerung beim falschen Empfänger landet. ## Voraussetzungen | Voraussetzung | Warum sie wichtig ist | | ------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ein eingerichteter Kalender | Die Benachrichtigungen gehören zu genau diesem Kalender. | | Mindestens ein Testtermin | Damit du Inhalt, Empfänger und Zeitpunkt sicher prüfen kannst. | | Passende Kontaktdaten | E-Mail-Nachrichten brauchen eine E-Mail-Adresse; für SMS und WhatsApp ist eine Rufnummer mit Länderkennzeichen erforderlich. | | Vorlagen, falls du sie nutzen möchtest | Für E-Mail, SMS und WhatsApp kannst du vorhandene Vorlagen auswählen. | | Bereite WhatsApp-Verbindung, falls du diesen Weg nutzt | Dieser Weg erscheint und funktioniert nur, wenn die Verbindung im Standort eingerichtet ist und eine freigegebene Vorlage verfügbar ist. | Plane zuerst den Ablauf auf Papier: Wer soll bei einer Buchung informiert werden? Wer übernimmt eine Absage? Wann ist eine Erinnerung wirklich hilfreich? Das verhindert widersprüchliche Nachrichten. ## Die sechs Anlässe verstehen In der Benachrichtigungsübersicht legst du jeden Anlass getrennt fest. Der sichtbare Status zeigt dir, ob die jeweilige Benachrichtigung aktiv ist. | Anlass | Wann er ausgelöst wird | Typischer Nutzen | | ---------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | | **Buchung ohne Bestätigung** | Sofort, wenn ein Termin mit dem Status „unbestätigt“ angelegt wird | Team früh informieren oder die buchende Person um eine Bestätigung bitten | | **Buchung mit Bestätigung** | Sofort bei einem bestätigten Termin – auch wenn ein vorhandener Termin später als bestätigt markiert wird | Verlässliche Bestätigung mit Zeit und Ort senden | | **Absage** | Wenn ein Termin abgesagt, als nicht erschienen oder ungültig markiert wird | Beteiligte informieren und den Vorgang sauber abschließen | | **Verschiebung** | Wenn Datum oder Uhrzeit geändert werden | Alte Angaben durch die neuen Termindaten ersetzen | | **Erinnerung** | Vor dem Termin, in dem von dir gewählten Abstand | Fehlende Termine reduzieren | | **Nachbereitung** | Nach dem Termin, in dem von dir gewählten Abstand | Feedback, Unterlagen oder einen nächsten Schritt ankündigen | Wähle nicht automatisch alle sechs. Aktiviere nur Benachrichtigungen, die einen klaren Zweck haben. Eine zusätzliche Nachricht ohne neue Information wirkt schnell verwirrend. ## Benachrichtigungen öffnen und anlegen 1. Öffne **Kalender** und danach die **Kalender-Einstellungen**. 2. Suche den Kalender, den du ändern möchtest. In der Kalenderliste öffnest du ihn über das Aktionsmenü oder direkt zum Bearbeiten. 3. Öffne den Bereich für **Benachrichtigungen**. 4. Wähle einen der sechs Anlässe aus. 5. Aktiviere nur die Kanäle und Empfänger, die für diesen Anlass wirklich gebraucht werden. 6. Lege bei Erinnerung und Nachbereitung den Zeitpunkt fest. 7. Speichere die Einstellung. 8. Prüfe den vollständigen Ablauf mit einem Testtermin. Die Quelloberfläche zeigt die Anlässe als einzelne Zeilen. Dort erkennst du auch direkt, ob eine Einstellung aktiviert oder deaktiviert ist. Öffne eine Zeile, um ihre Empfänger und Kanäle zu bearbeiten. ## Empfänger bewusst auswählen Die verfügbaren Empfänger hängen vom gewählten Kanal ab. Prüfe sie **für jeden Anlass erneut**. | Empfängertyp | Wann er sinnvoll ist | Worauf du achten solltest | | -------------------------------- | ---------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- | | **Kontakt** | Die Person, die den Termin gebucht hat | Prüfe E-Mail-Adresse oder Rufnummer am Kontakt. | | **Gastperson** | Weitere Personen, die zur Buchung hinzugefügt wurden | Verwende eine eigene, verständliche Ansprache. | | **Zuständige Person** | Die Person aus dem Team, die den Termin betreut | Gut für interne Hinweise und Änderungen. | | **Zusätzliche E-Mail-Adressen** | Ein gemeinsames Postfach oder weitere Beteiligte | Nur hinterlegen, wenn diese Stelle den Termin tatsächlich bearbeiten soll. | | **Zusätzliche Rufnummern** | Weitere Personen, die eine kurze Nachricht brauchen | Rufnummer immer mit Länderkennzeichen eintragen. | | **Ausgewählte Personen im Team** | Interne Hinweise im Standort | Nur Personen auswählen, die daraus eine Aufgabe ableiten können. | Ein Empfängertyp kann je Anlass ein- oder ausgeschaltet werden. Kontrolliere vor dem Speichern, ob nicht versehentlich sowohl Kontakt als auch Team dieselbe Nachricht mit einer unpassenden Ansprache erhalten. ## E-Mail-Benachrichtigungen gestalten Öffne beim gewünschten Anlass den Reiter **E-Mail** und schalte ihn ein. Danach kannst du für jeden Empfängertyp getrennt arbeiten. Du hast zwei Möglichkeiten: * **Vorhandene Vorlage verwenden:** Wähle eine passende Vorlage aus. Wenn du die Vorlage wieder entfernen möchtest, wähle in der Auswahlliste „Keine“. * **E-Mail direkt schreiben:** Formuliere Betreff und Nachricht direkt in der Einstellung. Der Betreff muss ausgefüllt sein, damit die E-Mail vollständig versendet werden kann. Schreibe ihn so, dass der Anlass sofort klar ist, zum Beispiel „Ihr Termin wurde verschoben“ statt einer allgemeinen Formulierung. ### Persönliche Angaben einsetzen Im Nachrichteneditor kannst du über das Symbol **{ }** Werte einsetzen, etwa Name, Terminzeit oder eigene Textbausteine. Diese Werte werden erst beim Versand mit den Daten des jeweiligen Termins gefüllt. Verlasse dich nicht allein auf die Vorschau. Trage eine sichere Testadresse ein und nutze **Test-E-Mail senden**. Prüfe anschließend: * Ist der Betreff eindeutig? * Wird der Name korrekt eingesetzt? * Stimmen Datum, Uhrzeit und eventuell eingefügte Links? * Passt die Ansprache zum ausgewählten Empfänger? ### Mehrere Erinnerungen oder Nachbereitungen Für eine Erinnerung bestimmst du, wie viele Minuten, Stunden oder Tage **vor** dem Termin sie gesendet wird. Für die Nachbereitung legst du den Abstand **nach** dem Termin fest. Wenn die Oberfläche die Option **Weiteren Zeitpunkt hinzufügen** zeigt, kannst du mehrere Zeitpunkte einrichten. Nutze mehrere Zeitpunkte sparsam. Teste besonders die Reihenfolge: Eine sehr frühe Erinnerung kann sinnvoll sein, eine zusätzliche kurze Erinnerung kurz vor Beginn nur dann, wenn sie wirklich gebraucht wird. ## Interne Hinweise im Standort Interne Hinweise sind für das Team gedacht. Öffne dafür beim Anlass den Reiter für Hinweise im Standort, schalte ihn ein und wähle die Personen aus, die informiert werden sollen. Bei Veranstaltungskalendern sind für diese Hinweise zunächst Personen mit Verwaltungsrechten im Standort voreingestellt. Bei anderen Kalenderarten ist normalerweise die zuständige Person vorausgewählt. Prüfe diese Auswahl bei jedem neuen Kalender, damit Hinweise nicht bei der falschen Stelle landen. Bei Erinnerungen und Nachbereitungen legst du auch hier den Zeitpunkt fest. Die geprüften Oberflächenbilder zeigen, dass mehrere Zeitpunkte ergänzt und einzelne Zeitpunkte wieder entfernt werden können. Ein sinnvoller Start ist: * Neue, unbestätigte Buchung: zuständige Person informieren. * Verschiebung oder Absage: zuständige Person informieren. * Erinnerung: nur dann intern senden, wenn daraus eine konkrete Vorbereitung entsteht. Wenn in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen eine Warnung für Termine ohne Ort oder Besprechungslink verfügbar ist, kann sie dem Team helfen, unvollständige Termine früh zu erkennen. Sie ersetzt aber nicht die Prüfung des einzelnen Termins. ## SMS-Nachrichten einrichten Öffne den Reiter **SMS**, aktiviere ihn und wähle die Empfänger: Kontakt, zuständige Person oder zusätzliche Rufnummern. Danach wählst du eine vorhandene SMS-Vorlage, passt sie bei Bedarf an oder erstellst eine neue. Vor dem Aktivieren: 1. Prüfe, ob alle Rufnummern ein Länderkennzeichen enthalten. 2. Setze persönliche Angaben nur dort ein, wo sie im Test korrekt aufgelöst werden. 3. Sende eine Test-SMS an eine sichere Testnummer. 4. Lies die Nachricht auf einem Mobilgerät: Sind Anlass, Terminzeit und nächster Schritt sofort verständlich? Für Erinnerungen und Nachbereitungen stellst du den Zeitpunkt genauso fest wie bei E-Mails ein. Halte SMS kurz; eine Terminänderung muss ohne langes Suchen verständlich sein. ## WhatsApp-Nachrichten einrichten Öffne den Reiter **WhatsApp**, schalte ihn nur bei bereitstehender Verbindung ein und wähle Empfänger: Kontakt, zuständige Person oder zusätzliche Rufnummern. Anschließend wählst du eine dafür freigegebene Vorlage. 1. Wähle den Anlass. 2. Aktiviere den Kanal. 3. Wähle die Empfänger. 4. Wähle eine passende Vorlage. 5. Aktualisiere die Vorlagenliste, falls eine neue Vorlage noch nicht erscheint. 6. Nutze **Testnachricht senden**. 7. Speichere erst nach erfolgreicher Prüfung. Wenn keine passende Vorlage auswählbar ist, veröffentliche keine improvisierte Nachricht über diesen Weg. Kläre zuerst, ob die Verbindung und die benötigte Vorlage im Standort bereitstehen. ## Besonderheit bei Gastpersonen und Formularen Wenn dein Kalender Gastpersonen zulässt und ein Formular verwendet, kann nach einer bestätigten Buchung automatisch eine Nachricht an die Gastperson mit einem Formularlink versendet werden. Prüfe dann besonders sorgfältig die Bestätigungsbenachrichtigung für Gastpersonen. Sonst kann dieselbe Person zwei Nachrichten erhalten: einmal über die automatische Formularinformation und einmal über eine zusätzlich eingerichtete Bestätigung. Entscheide, welche Nachricht welchen Zweck hat, und deaktiviere die doppelte Variante. ## So prüfst du den gesamten Ablauf Lege keine echte Kundenbuchung zum Test an. Verwende einen Testkalender oder einen deutlich gekennzeichneten Termin mit einer eigenen Testadresse und Testnummer. 1. Lege einen unbestätigten Termin an. 2. Prüfe, ob nur die dafür vorgesehenen Empfänger informiert wurden. 3. Ändere den Status auf bestätigt und prüfe die Bestätigung. 4. Verschiebe den Termin und kontrolliere die neuen Angaben. 5. Erzeuge bei einem sicheren Testzeitraum eine Erinnerung und prüfe den Zeitpunkt. 6. Markiere einen weiteren Testtermin als abgesagt und prüfe die Absagenachricht. 7. Teste eine Nachbereitung nach dem Termin. 8. Dokumentiere bei jedem Schritt Kanal, Empfänger, Inhalt und tatsächlichen Versandzeitpunkt. So findest du falsche Empfänger, fehlende Kontaktdaten oder unpassende Platzhalter, bevor echte Terminbuchungen betroffen sind. ## Häufige Fehler ### Eine Nachricht kommt nicht an Prüfe zuerst, ob der richtige Anlass und Kanal aktiviert sind und ob der betreffende Empfängertyp ausgewählt wurde. Kontrolliere danach die E-Mail-Adresse oder Rufnummer am Testkontakt. Bei SMS muss die Rufnummer das Länderkennzeichen enthalten. ### Die Nachricht enthält falsche Angaben Öffne den betroffenen Termin und vergleiche seine Daten mit der Testnachricht. Prüfe dann die verwendeten Werte im Betreff oder Nachrichtentext. Verwende den Testversand erneut, nachdem du die Vorlage oder den direkten Text angepasst hast. ### Das Team erhält zu viele Hinweise Öffne jeden Anlass einzeln und reduziere die ausgewählten Personen sowie unnötige Kanäle. Meist reicht die zuständige Person; weitere interne Empfänger sollten nur eine eindeutige Aufgabe haben. ### Eine Gastperson erhält doppelte Nachrichten Prüfe, ob für Gastpersonen gleichzeitig eine Formularinformation und eine eigene Bestätigungsbenachrichtigung aktiv sind. Lass nur die Variante eingeschaltet, die für deinen Ablauf erforderlich ist. ## Praxisbeispiel: Beratungstermin zuverlässig begleiten Ein Beratungsunternehmen möchte, dass neue Termine nicht übersehen werden und Kund:innen gut vorbereitet erscheinen. 1. Beim Status **unbestätigt** erhält die zuständige Person einen internen Hinweis. 2. Beim Status **bestätigt** erhält der Kontakt eine E-Mail mit Terminzeit und vorbereitenden Informationen. 3. Einen Tag vor dem Termin erhält der Kontakt eine kurze Erinnerung. 4. Wird der Termin verschoben, erhält der Kontakt eine neue E-Mail mit den aktuellen Angaben. 5. Nach dem Termin wird eine Nachbereitung geplant. 6. Das Team führt den kompletten Ablauf zuerst mit einem Testkontakt durch und prüft jede Nachricht. Das Ergebnis: Jede Nachricht hat einen klaren Anlass, die passende Person erhält sie über den sinnvollen Weg, und das Team kann die Einrichtung anhand des Testprotokolls jederzeit nachvollziehen. ## Sprache von Standard-Benachrichtigungen zentral steuern Neue Standard-Benachrichtigungen für Kalender, Dienstleistungen und Vermietungen richten sich jetzt nach der im Unternehmensprofil festgelegten Plattform-Sprache. Das betrifft unterstützte E-Mail-, SMS- und WhatsApp-Nachrichten. Eigene bereits bearbeitete Texte bleiben unverändert. Das ist wichtig: Die Plattform übersetzt oder überschreibt keine bestehende Anpassung stillschweigend. ### Was sich für neue und bestehende Bereiche unterscheidet | Ausgangslage | Was passiert | | -------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Neuer Kalender, neue Dienstleistung oder neue Vermietung | Die unberührten Standard-Benachrichtigungen erscheinen direkt in der Plattform-Sprache des Unternehmensprofils. | | Bestehende Standard-Benachrichtigung | Sie bleibt zunächst in ihrem bisherigen Zustand. | | Bereits selbst bearbeitete Nachricht | Sie bleibt genau so gespeichert und wird nicht automatisch verändert. | Möchtest du bei einer bestehenden, **nicht individuell angepassten** Standard-Benachrichtigung die aktuelle Sprachfassung verwenden, öffne die betreffende Vorlage und wähle **Auf Standard zurücksetzen**. Prüfe den Text danach vollständig, denn dieser Schritt ersetzt den bisherigen Standardinhalt. ### So gehst du sicher vor 1. Öffne das Unternehmensprofil und prüfe die dort festgelegte Plattform-Sprache. 2. Öffne bei Kalendern die **Kalendereinstellungen → Benachrichtigungen**. 3. Bei Dienstleistungen oder Vermietungen öffnest du **Allgemeine Einstellungen → Benachrichtigungen**. 4. Wähle den passenden Anlass und den gewünschten Kanal. 5. Prüfe, ob die Nachricht bereits individuell angepasst wurde. 6. Setze nur eine unberührte Standardvorlage bewusst zurück, wenn du die aktuelle Sprachfassung verwenden möchtest. 7. Sende mit einem Testtermin eine Nachricht an eine sichere Testadresse oder Testnummer. ### Was du im Test kontrollierst Prüfe Betreff, Nachrichtentext, Terminangaben, Empfänger und Kanal. Besonders wichtig: Eine individuelle Ergänzung bleibt erhalten, solange du sie nicht selbst durch das Zurücksetzen ersetzt. Nutze deshalb vor dem Zurücksetzen bei wichtigen Texten eine eigene Sicherung im Team. ### Praxisbeispiel Ein Betrieb stellt seine Plattform-Sprache auf Deutsch ein und erstellt einen neuen Dienstleistungskalender. Die Standardnachrichten erscheinen dort direkt in Deutsch. Bei einem älteren Kalender hat das Team die Bestätigung bereits angepasst; sie bleibt unverändert. Für eine noch unberührte Erinnerungsnachricht entscheidet sich das Team bewusst für **Auf Standard zurücksetzen**, prüft die neue Fassung mit einem Testtermin und aktiviert sie erst danach im Alltag. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/terminbenachrichtigungen-fur-kontakte-und-team-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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