> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/veranstaltungskalender-ohne-feste-gastgeberperson-einrichten.md). # Veranstaltungskalender ohne feste Gastgeberperson einrichten Richte einen buchbaren Veranstaltungskalender ohne feste verantwortliche Person ein, teile ihn sicher und beachte die wichtigen Grenzen bei Links und Synchronisierung. ## Kurz erklärt Dieser Kalendertyp eignet sich für **ein Ereignis, nicht für eine bestimmte Person**: zum Beispiel eine öffentliche Informationsveranstaltung, ein Seminar oder einen Workshop. Interessierte buchen einen Termin, ohne dass die Buchung einer verantwortlichen Person zugeordnet wird. Das macht die Einrichtung einfach, hat aber wichtige Folgen: Persönliche Arbeitszeiten und persönliche Konfliktkalender spielen hier keine Rolle. Prüfe deshalb die Verfügbarkeit und externe Synchronisierung besonders sorgfältig. ## Wann dieser Kalendertyp passt Er ist passend, wenn alle folgenden Aussagen zutreffen: * Der Termin ist an das Ereignis gebunden, nicht an eine bestimmte Person. * Du möchtest einen gemeinsamen Buchungslink teilen oder auf einer Website einbinden. * Der Ort steht fest oder es gibt einen dauerhaft verwendbaren Zugangslink. * Die Verfügbarkeit muss nicht anhand persönlicher Kalender einzelner Personen geprüft werden. **Nicht passend** ist er, wenn Buchungen zwischen mehreren Personen verteilt werden sollen, wenn mehrere persönliche Verfügbarkeiten berücksichtigt werden müssen oder wenn eine Buchung einer bestimmten Person gehören soll. ## Was du vorab festlegst | Angabe | Warum sie wichtig ist | | --------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Kalendername | Erscheint in der Buchungsansicht. Verwende einen klaren Namen, zum Beispiel „Infoabend September“. | | Beschreibung | Erklärt kurz Zweck, Zielgruppe und Ablauf der Veranstaltung. | | Dauer | Legt fest, wie lange ein buchbarer Termin dauert. | | Tage und Uhrzeiten | Bestimmen, wann sich Interessierte anmelden können. | | Ort | Kann eine vollständige Adresse oder ein dauerhaft verwendbarer Zugangslink sein. | | Eigene URL | Macht den späteren Buchungslink eindeutig und leichter teilbar. | | Externer Zielkalender | Ist wichtig, falls Buchungen außerhalb von ONE LOOP sichtbar sein sollen. | ## Veranstaltungskalender anlegen 1. Öffne **Kalender** und wechsle in die **Kalendereinstellungen**. 2. Klicke auf **Neuer Kalender**. 3. Öffne die weiteren Kalendertypen und wähle den Typ für Veranstaltungen aus. 4. Vergib einen eindeutigen **Kalendernamen**. 5. Ergänze eine **Beschreibung**. Formuliere sie so, dass eine neue interessierte Person sofort versteht, worum es geht. 6. Prüfe die **eigene URL**. Sie ist der lesbare Teil deines späteren Buchungslinks. 7. Lege die **Termindauer** fest. 8. Wähle bei der **Kalenderverfügbarkeit** die passenden Wochentage und hinterlege Start- und Endzeiten. 9. Trage den **Terminort** ein: entweder die Adresse vor Ort oder einen festen Zugangslink für die Online-Veranstaltung. 10. Öffne die erweiterten Einstellungen, wenn du weitere Optionen prüfen möchtest, und speichere anschließend. > **Wichtig:** Diesem Kalendertyp wird keine verantwortliche Person zugeordnet. Die Verfügbarkeit wird daher nicht aus den Arbeitszeiten oder den persönlichen Kalendern einzelner Personen abgeleitet. ## Verfügbarkeit verständlich festlegen Die sichtbare Auswahl besteht aus Wochentagen sowie einem Start- und einem Endzeitraum. Damit gibst du vor, in welchem Zeitfenster Termine angeboten werden dürfen. **Beispiel:** Ein Infoabend soll nur dienstags zwischen 18:00 und 20:00 Uhr buchbar sein. Wähle Dienstag, trage 18:00 als Beginn und 20:00 als Ende ein. Lege anschließend die Termindauer passend zum Ablauf fest. Prüfe danach den Buchungslink. Nur so siehst du, ob die angebotenen Zeiten für Interessierte verständlich sind und ob die gewünschte Zahl an Terminen entsteht. ## Ort und Online-Zugang richtig behandeln Für einen Präsenztermin gibst du den tatsächlichen Veranstaltungsort ein. Für einen Online-Termin trägst du einen **festen, wiederverwendbaren Zugangslink** ein. Automatisch erzeugte, persönliche Zugangslinks stehen bei diesem Kalendertyp nicht zur Verfügung, weil keine verantwortliche Person hinterlegt ist. Prüfe den Link in einer Testbuchung. Er muss in der Bestätigung erscheinen und für alle vorgesehenen Teilnehmenden funktionieren. ## Externe Synchronisierung: die wichtigsten Grenzen Dieser Kalendertyp hat eine eigene, gezielte Synchronisierung. * Buchungen werden nur mit dem **externen Kalender synchronisiert, der direkt in diesem Veranstaltungskalender ausgewählt wurde**. * Persönliche Kalenderverbindungen und dort hinterlegte Konfliktkalender werden nicht berücksichtigt. * Termine werden nur mit diesem ausgewählten Zielkalender abgeglichen: Änderungen werden dort gelesen und dorthin übertragen. * Es kann nur **ein** Google-Kalender als externer Zielkalender verbunden werden. Lege deshalb vor der Veröffentlichung fest, welcher Kalender der verlässliche Zielkalender sein soll. Eine falsche Auswahl kann dazu führen, dass erwartete Buchungen oder Änderungen an anderer Stelle nicht erscheinen. ## Link teilen oder auf der Website einbinden Nach dem Speichern zeigt die Bestätigung den Buchungslink und einen Einbettungscode an. * **Buchungslink:** Teile ihn in einer Nachricht, auf einer Seite oder in einer Einladung. * **Einbettung:** Verwende den bereitgestellten Einbettungscode, wenn die Auswahl direkt auf deiner Website erscheinen soll. * **Vorschau:** Öffne die Vorschau vor der Veröffentlichung und prüfe, ob Name, Beschreibung, Dauer, Ort und angebotene Zeiten richtig erscheinen. Verändere die eigene URL später nur bewusst, denn bereits geteilte Links können sonst nicht mehr stimmen. ## Vollständiger Praxistest Führe diesen Test vor dem Teilen einmal durch: 1. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster. 2. Prüfe den Kalendernamen und die Beschreibung aus Sicht einer neuen interessierten Person. 3. Prüfe Wochentag, Uhrzeit und Termindauer. 4. Kontrolliere die Ortsangabe oder den festen Zugangslink. 5. Führe eine Testbuchung durch. 6. Prüfe, ob sie im Veranstaltungskalender erscheint. 7. Wenn eine externe Synchronisierung eingerichtet ist, prüfe die Testbuchung im ausgewählten Zielkalender. 8. Lösche oder markiere die Testbuchung nach deinem internen Ablauf, damit sie nicht mit echten Teilnahmen verwechselt wird. ## Typische Fehler vermeiden ### Der Termin erscheint nicht im Buchungslink Prüfe Wochentag, Uhrzeit, Termindauer und den eingestellten Buchungszeitraum. Öffne den Link außerdem im privaten Browserfenster, damit zwischengespeicherte Daten dein Ergebnis nicht verfälschen. ### Ich erwarte einen persönlichen Konfliktcheck Das ist bei einem Veranstaltungskalender nicht vorgesehen. Wenn persönliche Verfügbarkeit oder persönliche Konflikte entscheidend sind, wähle einen Kalendertyp mit verantwortlicher Person. ### Der Online-Zugang fehlt oder ist falsch Prüfe die Ortsangabe und führe eine Testbuchung durch. Verwende für diesen Kalendertyp einen festen Link, nicht einen automatisch erzeugten persönlichen Zugang. ### Die Buchung erscheint nicht im erwarteten externen Kalender Prüfe, ob genau dieser Kalender im Bereich für die externe Synchronisierung des Veranstaltungskalenders ausgewählt ist. Persönliche Kalenderverbindungen werden hier nicht herangezogen. ## Praxisbeispiel Ein Bildungsanbieter veranstaltet jeden Donnerstag um 18:00 Uhr eine offene Online-Einführung. Es gibt keine feste verantwortliche Person; wichtig ist nur, dass die Veranstaltung buchbar ist. Das Team legt einen Veranstaltungskalender an, trägt eine kurze Erklärung und einen dauerhaften Zugangslink ein, setzt Donnerstag von 18:00 bis 19:00 Uhr als Verfügbarkeit und wählt einen einzigen externen Zielkalender. Anschließend prüft es Buchungsseite, Testbuchung, Bestätigung und den ausgewählten Zielkalender. Erst danach teilt es den Link auf der Website. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kalender-einrichten-und-verwalten/veranstaltungskalender-ohne-feste-gastgeberperson-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.