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# Verfügbarkeiten für Kalender festlegen

Mit den Verfügbarkeiten bestimmst du, **wann eine Person über einen Kalender buchbar ist**. Das ist die Grundlage für die Zeiten, die Interessierte im Buchungslink sehen. Du hinterlegst zuerst einen wiederkehrenden Wochenplan und ergänzt bei Bedarf einzelne Ausnahmetage – etwa für Feiertage, Urlaub oder einen verlängerten Öffnungstag.

> **Wichtig:** Eine datumsspezifische Zeit ersetzt für dieses Datum die normale Wochenregel vollständig. Sie ergänzt sie nicht nur.

## Kurz erklärt: zwei Arten von Zeiten

| Einstellung                  | Wofür sie gedacht ist                                               | Wirkung                                                                                 |
| ---------------------------- | ------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Wöchentliche Zeiten**      | Der normale, wiederkehrende Ablauf, zum Beispiel Montag bis Freitag | Legt fest, an welchen Wochentagen und in welchen Zeitfenstern Termine angeboten werden. |
| **Datumsspezifische Zeiten** | Eine Ausnahme an einem oder mehreren konkreten Daten                | Gilt nur an den ausgewählten Tagen und hat dort Vorrang vor den wöchentlichen Zeiten.   |

Beispiel: Die normale Zeit am Dienstag ist 09:00–17:00 Uhr. Soll der Kalender an einem bestimmten Dienstag bis 20:00 Uhr buchbar sein, hinterlegst du für diesen Dienstag **09:00–20:00 Uhr**. Trägst du nur 17:00–20:00 Uhr ein, sind an diesem Datum ausschließlich diese drei Stunden buchbar; der Vormittag und Nachmittag bis 17:00 Uhr fallen weg.

## Voraussetzungen und Vorbereitung

Du brauchst Zugriff auf den Kalender, dessen Buchungszeiten du ändern möchtest. Prüfe vor dem Start:

* Du hast den richtigen Kalender ausgewählt – nicht nur eine ähnlich benannte Kalenderzeile.
* Die Personen, die dort Termine anbieten, sind im Bereich **Verfügbarkeit** sichtbar.
* Du weißt, ob du den regelmäßigen Wochenplan oder nur eine Ausnahme ändern willst.
* Bei Änderungen für mehrere Personen kennst du genau, wer betroffen sein soll.

Wenn in deinem Standort eine Einstellung noch nicht sichtbar ist, ist sie dort möglicherweise noch nicht freigeschaltet. Ändere dann keine Ersatzregel auf Verdacht.

## Den Bereich Verfügbarkeit öffnen

Die Beschriftungen können je nach Oberfläche leicht abweichen. Der Ablauf ist derselbe:

1. Öffne den Bereich **Kalender** und anschließend die Liste der Kalender. In der aktuellen Ansicht findest du diese häufig unter **Meetings** > **Kalender**.
2. Suche den gewünschten Kalender und wähle in seiner Zeile das Stift-Symbol oder **Bearbeiten**.
3. Öffne im Bearbeitungsbereich **Verfügbarkeit**.
4. Unter **Buchungsverfügbarkeit** siehst du die zugeordneten Personen mit einer kurzen Zusammenfassung ihrer Zeiten.
5. Klicke eine Person an, wenn du nur deren Zeiten prüfen oder ändern möchtest.

In der Seitenleiste dieser Person findest du die Bereiche für die regelmäßigen Zeiten und für einzelne Ausnahmetage. Dort wird auch die verwendete **Zeitzone** angezeigt. Kontrolliere sie, bevor du Uhrzeiten einträgst: Die Zeiten im Buchungslink werden anhand dieser Kalenderzeit berechnet.

## Wöchentliche Zeiten festlegen

Nutze wöchentliche Zeiten für den normalen Rhythmus, der jede Woche wiederkehrt.

1. Öffne bei der gewünschten Person den Bereich **Wöchentliche Zeiten** und wähle **Bearbeiten**.
2. Aktiviere nur die Wochentage, an denen Termine möglich sein sollen. Ein nicht aktivierter Tag ist nicht buchbar.
3. Trage pro aktivem Tag eine **Startzeit** und eine **Endzeit** ein.
4. Brauchst du eine Pause, füge mit dem Plus-Symbol einen weiteren Zeitblock für denselben Tag hinzu. Beispiel: 08:00–12:00 Uhr und 13:00–17:00 Uhr.
5. Entferne einen nicht mehr benötigten Zeitblock mit dem Papierkorb-Symbol.
6. Übernimm bei gleichen Zeiten die Einstellung mit der Kopierfunktion für die gewünschten Wochentage. Wähle anschließend die Zieltage sorgfältig aus und bestätige die Übernahme.
7. Speichere.

Die Einstellung ist eine wiederkehrende Regel. Sie beschreibt nicht, ob ein einzelner Termin bereits im Kalender liegt, sondern wann künftig ein freier Zeitpunkt angeboten werden darf.

### Was die sichtbaren Felder bedeuten

| Feld oder Steuerelement | Bedeutung                                          | Worauf du achten solltest                                                               |
| ----------------------- | -------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Zeitzone**            | Zeitbasis für die eingetragenen Zeiten             | Prüfe sie vor dem Speichern, besonders wenn Beteiligte an verschiedenen Orten arbeiten. |
| **Wochentag-Auswahl**   | Schaltet die Buchbarkeit dieses Tages ein oder aus | Ein ausgeschalteter Tag bietet keine Zeiten an.                                         |
| **Startzeit / Endzeit** | Beginn und Ende eines verfügbaren Zeitfensters     | Die Endzeit muss nach der Startzeit liegen.                                             |
| **Plus-Symbol**         | Fügt am selben Tag ein weiteres Zeitfenster hinzu  | Nutze es für echte Unterbrechungen, nicht für eine durchgehende Zeit.                   |
| **Papierkorb-Symbol**   | Entfernt einen Zeitblock                           | Prüfe danach, ob noch mindestens ein passendes Zeitfenster übrig ist.                   |
| **Kopieren**            | Überträgt die Tagesregel auf ausgewählte Tage      | Die Zieltage erhalten dieselben Zeitblöcke. Kontrolliere die Auswahl vor dem Anwenden.  |

## Einzelne Ausnahmetage einrichten

Datumsspezifische Zeiten sind für Abweichungen vom normalen Wochenplan gedacht: ein Feiertag, ein Fortbildungstag, eine einmalige Abendsprechstunde oder ein Urlaubstag.

1. Öffne bei der Person den Bereich **Datumsspezifische Zeiten**.
2. Wähle **Datumsspezifische Zeiten hinzufügen**.
3. Markiere im Datumskalender einen oder mehrere Tage.
4. Lege die Zeit fest, in der diese Person an diesen Tagen buchbar sein soll. Wenn die Oberfläche eine Auswahl für „nicht verfügbar“ anbietet, nutze sie für einen vollständigen Schließtag.
5. Speichere die Regel.

Speicherst du dieselbe Ausnahme für mehrere Daten, gruppiert die Oberfläche aufeinanderfolgende Tage als zusammenhängenden Zeitraum. Nicht aufeinanderfolgende Daten erscheinen als getrennte Einträge. Diese Einträge kannst du später jeweils einzeln öffnen, anpassen oder löschen.

### Der häufigste Fehler bei Ausnahmetagen

Eine Ausnahme überschreibt die Wochenregel für das ganze Datum. Verwende deshalb immer den **gesamten** Zeitraum, der an diesem Datum buchbar sein soll.

* Normal: Dienstag 09:00–17:00 Uhr
* Sonderfall: Dienstag 09:00–20:00 Uhr
* Richtig eingetragen: 09:00–20:00 Uhr
* Nicht passend: nur 17:00–20:00 Uhr

Eine Zwei-Wochen-Regel wird nicht automatisch wiederholt. Wenn sich die Zeiten nur alle zwei Wochen ändern, plane die betreffenden Ausnahmetage im Voraus und prüfe sie regelmäßig.

## Mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten

Die Sammelbearbeitung spart Zeit, wenn mehrere Personen dieselbe Anpassung erhalten sollen – zum Beispiel bei einem gemeinsamen Feiertag oder neuen festen Öffnungszeiten.

> **Achtung:** Eine Sammeländerung der wöchentlichen Zeiten ersetzt den bisherigen Wochenplan aller ausgewählten Personen. Prüfe die Auswahl und den Inhalt daher unmittelbar vor dem Speichern.

1. Öffne den betreffenden Kalender und gehe zu **Verfügbarkeit**.
2. Wähle **Mehrere bearbeiten**. Je nach Oberfläche heißt die Schaltfläche ähnlich.
3. Suche die betroffenen Personen und markiere sie einzeln. Die Auswahl **Alle** sollte nur verwendet werden, wenn wirklich jede sichtbare Person dieselbe Änderung erhalten soll.
4. Wähle **Zeiten bearbeiten**.
5. Entscheide dich oben bewusst für **Wöchentliche Zeiten** oder **Datumsspezifische Zeiten**.
6. Prüfe die angezeigten Personen, die Zeitzone und die Zeitblöcke.
7. Speichere erst danach.

### Was im Gruppenmodus passiert

* Änderungen an den **wöchentlichen Zeiten** gelten nach dem Speichern für alle ausgewählten Personen.
* Eine neue **datumsspezifische Zeit** wird zuerst für alle ausgewählten Personen erstellt.
* Danach kannst du eine Ausnahme bei einzelnen Personen wieder öffnen, abweichend anpassen oder nur für diese Person löschen.
* Die beiden Bereiche werden getrennt gespeichert: Das Speichern einer Wochenregel entfernt keine bestehenden Ausnahmetage. Das Speichern eines Ausnahmetags ändert nicht die Wochenregel.

So schützt die Oberfläche Inhalte, die du in diesem Arbeitsschritt nicht verändert hast. Trotzdem ersetzt eine Gruppenänderung den Wochenplan der ausgewählten Personen – lies deshalb die Warnung im Dialog und kontrolliere die Liste ein letztes Mal.

## Ergebnis im Buchungslink prüfen

Eine gespeicherte Einstellung ist erst dann verlässlich, wenn sie aus Sicht der buchenden Person geprüft wurde.

1. Öffne den Buchungslink in einem privaten Browserfenster.
2. Prüfe einen normalen Wochentag innerhalb und außerhalb der eingetragenen Zeiten.
3. Prüfe bei einer Ausnahme genau das betroffene Datum.
4. Wiederhole den Test bei einer Sammeländerung für mindestens zwei ausgewählte Personen.
5. Kontrolliere, ob die angezeigten Zeiten zur erwarteten Zeitzone passen.

Die Quelle beschreibt keine automatische Verschiebung bereits gebuchter Termine. Verlasse dich deshalb nicht darauf, dass bestehende Termine durch eine Verfügbarkeitsänderung angepasst werden. Prüfe wichtige zukünftige Termine separat.

## Wenn Zeiten fehlen oder falsch erscheinen

Die Verfügbarkeit ist nur eine von mehreren Regeln für buchbare Zeiten. Wenn ein erwarteter Zeitpunkt nicht im Buchungslink erscheint, prüfe diese Punkte der Reihe nach:

1. Der richtige Wochentag ist aktiviert und Start- sowie Endzeit sind korrekt.
2. Für das Datum existiert keine unerwartete Ausnahme, die die Wochenregel ersetzt.
3. Die richtige Person wurde im Kalender ausgewählt.
4. Die Zeitzone stimmt mit der erwarteten Uhrzeit überein.
5. Ein bereits belegter oder als Konflikt berücksichtigter Kalender blockiert den Zeitpunkt.
6. Vor- oder Nachpuffer, Vorlauf, Buchungsgrenzen oder das eingestellte Buchungsfenster schließen den Zeitpunkt aus.

Änderst du mehrere Personen zugleich, ist ein fehlender Zeitpunkt nicht automatisch ein Fehler der Gruppenfunktion. Prüfe zuerst die einzelne Person und danach den Buchungslink.

## Praxisbeispiel: Feiertag für ein ganzes Team

Ein Beratungsbüro hat montags bis freitags von 09:00 bis 17:00 Uhr buchbare Gespräche. An einem Feiertag soll das gesamte Beratungsteam geschlossen sein.

1. Die verantwortliche Person öffnet den Kalender, dann **Verfügbarkeit** und **Mehrere bearbeiten**.
2. Sie markiert nur die fünf Beratenden, nicht die übrigen Personen im Kalender.
3. Sie wählt **Datumsspezifische Zeiten** und legt den Feiertag als nicht verfügbar an, sofern diese Auswahl im Dialog erscheint.
4. Sie speichert und öffnet anschließend die Ausnahmeregel bei einer Person zur Kontrolle.
5. Im privaten Browserfenster prüft sie den Buchungslink am Feiertag und an einem normalen Werktag.

Das Ergebnis: Am Feiertag werden keine Gesprächstermine für die betroffenen Personen angeboten; an den übrigen Tagen bleibt der normale Wochenplan erhalten.


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# Agent Instructions
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