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# Wiederkehrende Termine im Kalender einrichten

## Kurz erklärt

Wiederkehrende Termine erstellen mehrere zusammengehörende Termine in einer Serie – zum Beispiel ein wöchentliches Gespräch, eine monatliche Abstimmung oder eine kurze tägliche Reihe. Du musst die einzelnen Termine dadurch nicht nacheinander anlegen.

Es gibt zwei bewusst unterschiedliche Wege:

| Weg                                     | Wann er passt                                                           | Was die Plattform berücksichtigt                                                                                      |
| --------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Regel im Buchungskalender**           | Die Wiederholung soll für diesen Buchungskalender grundsätzlich gelten. | Die hinterlegten Buchungsregeln und freien Zeiten werden berücksichtigt.                                              |
| **Eigene Serie beim manuellen Anlegen** | Du möchtest für genau eine Person eine abweichende Serie erstellen.     | Die eigene Regel gilt nur für diese Serie und übersteuert die Kalenderregel. Freie Zeiten werden dabei nicht geprüft. |

Wähle den zweiten Weg deshalb nur, wenn du Überschneidungen bewusst zulassen kannst.

## Vorab entscheiden

Kläre vor dem Einrichten diese Punkte:

1. **Soll jede Buchung über diesen Kalender wiederholt werden?** Dann nutze die Regel im Buchungskalender.
2. **Oder geht es nur um eine einzelne Terminserie?** Dann lege sie beim manuellen Anlegen mit einer eigenen Regel an.
3. **Was soll bei einer belegten Zeit passieren?** Überspringen, trotz Überschneidung buchen oder einen späteren freien Zeitpunkt suchen – dazu weiter unten mehr.
4. **Wann soll die Serie enden?** Bei einer Kalenderregel stellst du eine Anzahl ein. Bei einer eigenen Serie kannst du zusätzlich ein Enddatum oder kein Ende wählen.

## Weg 1: Wiederholung im Buchungskalender festlegen

Diese Regel wirkt bei Buchungen über den Buchungslink und beim Anlegen eines Termins im regulären Bereich für Datum und Zeit.

### Voraussetzungen prüfen

Öffne den gewünschten Buchungskalender. Für die hinterlegte Wiederholungsregel dürfen keine datumsspezifischen Sonderzeiten hinterlegt sein und es darf nur ein Teammitglied zugewiesen sein. Dienstleistungskalender unterstützen diese hinterlegte Regel nicht. Prüfe das zuerst, damit die Einstellung später tatsächlich verfügbar ist.

### Einstellung öffnen

1. Öffne **Kalender** und dann **Kalender-Einstellungen**.
2. Wähle den betreffenden Buchungskalender aus und öffne ihn zum Bearbeiten.
3. Wechsle zum Bereich **Verfügbarkeit**.
4. Aktiviere **Wiederkehrende Termine**.
5. Die zusätzlichen Felder für Wiederholungsmuster, Anzahl und Umgang mit belegten Zeiten werden eingeblendet.
6. Speichere erst, wenn du alle drei Entscheidungen geprüft hast.

Die Originalansicht zeigt den Schalter direkt im Bereich Verfügbarkeit. Darunter stehen die Wiederholung, die Anzahl und die Regel für nicht verfügbare Zeiten zusammen. Das hilft dir, die Serie als Ganzes zu kontrollieren.

### Die sichtbaren Felder verstehen

| Feld                                 | Bedeutung                                                                       | Praktische Folge                                                                   |
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------- |
| **Wiederholen**                      | Legt den Rhythmus fest: täglich, wöchentlich, monatlich oder eine eigene Regel. | Aus einem ersten Termin wird eine gleichmäßige Serie.                              |
| **Anzahl der Wiederholungen**        | Legt fest, wie viele Termine die Kalenderregel anlegen soll.                    | Bei dieser Kalenderregel sind höchstens 24 Termine möglich.                        |
| **Wenn Zeiten nicht verfügbar sind** | Legt fest, was bei einer belegten vorgesehenen Zeit passiert.                   | Die Serie kann kürzer werden, sich verschieben oder eine Überschneidung erzeugen.  |
| **Status bei Überschneidungen**      | Erscheint, wenn du das Buchen trotz belegter Zeit erlaubst.                     | Du legst fest, mit welchem Terminstatus die überlappenden Termine angelegt werden. |

### Belegte Zeiten richtig behandeln

Die Auswahl bei nicht verfügbaren Zeiten entscheidet über das Ergebnis der ganzen Serie:

| Auswahl                                | Ergebnis                                                                                                                               | Wann sinnvoll                                                                                   |
| -------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Nicht verfügbare Zeit überspringen** | Nur die freien Termine werden angelegt. Ist von zehn geplanten Terminen eine Zeit belegt, entstehen neun Termine.                      | Wenn Überschneidungen ausgeschlossen bleiben müssen und eine kürzere Serie in Ordnung ist.      |
| **Weiter buchen**                      | Der Termin wird auch für eine belegte Zeit angelegt. Die Auswahl für den Status der Überschneidung wird sichtbar.                      | Nur wenn Doppelbelegungen fachlich bewusst erlaubt sind.                                        |
| **Nächsten freien Zeitpunkt buchen**   | Die belegte Zeit wird übersprungen und die Plattform sucht einen späteren freien Zeitpunkt, damit die gewünschte Anzahl erreicht wird. | Wenn die Serie vollständig bleiben soll, die genaue Uhrzeit aber bei Konflikten abweichen darf. |

Bei der letzten Auswahl wird nur bis zu drei aufeinanderfolgende nicht verfügbare Zeiten weitergesucht. Findet die Plattform in diesem Bereich keinen freien Zeitpunkt, bricht sie die weitere Suche ab. Prüfe deshalb nach dem Anlegen immer die vollständige Liste der Serientermine.

## Weg 2: Eine eigene Serie manuell anlegen

Dieser Weg gilt nur für die Terminserie, die du gerade erstellst. Er ändert weder den Buchungskalender noch andere Termine.

> **Wichtig:** Eine eigene Wiederholungsregel prüft keine Verfügbarkeit. Sie kann daher mit bestehenden Terminen kollidieren. Nutze sie beispielsweise für intern abgestimmte Termine, nicht als Ersatz für einen Buchungslink.

### Serie anlegen

1. Öffne **Kalender** und wechsle zur Terminansicht.
2. Wähle **Neuer Termin**.
3. Wähle Buchungskalender, zuständiges Teammitglied und Kontakt aus.
4. Öffne bei Datum und Zeit den Bereich für **Eigene Zeit und Datum**.
5. Aktiviere **Wiederkehrender Termin**.
6. Wähle das gewünschte Muster: täglich, wöchentlich, monatlich oder eine eigene Regel.
7. Lege fest, wann die Serie endet:
   * **Nie:** Die Serie läuft ohne festes Enddatum weiter.
   * **An einem Datum:** Die Serie endet am ausgewählten Datum.
   * **Nach einer Anzahl:** Die Serie endet nach der eingegebenen Zahl an Terminen.
8. Kontrolliere Start- und Endzeit, Ort sowie Kontakt und speichere den Termin.

In der sichtbaren Auswahl für eigene Regeln legst du zusätzlich fest, nach wie vielen Tagen, Wochen oder Monaten sich der Termin wiederholt. Ein separates Fenster zeigt die drei Endbedingungen eindeutig nebeneinander.

### Serienübersicht vor dem Speichern nutzen

Im Termindialog kannst du die geplanten Termine über **Alle Termine anzeigen** prüfen. Dort siehst du jeden einzelnen Zeitpunkt der Serie und seinen Status. Öffne diese Übersicht besonders dann, wenn du mit einer Konfliktregel oder mit eigener Zeit und Datum arbeitest.

So erkennst du vor dem Speichern, ob wirklich alle gewünschten Termine angelegt werden oder ob einzelne Zeitpunkte fehlen beziehungsweise überlappen.

## Eine bestehende Serie ändern oder löschen

Bei einer eigenen Serie fragt die Plattform beim Bearbeiten oder Löschen, auf welchen Teil die Änderung wirken soll:

* **Nur dieser Termin:** Nur die ausgewählte Instanz ändert sich.
* **Dieser und alle folgenden Termine:** Vergangene Termine bleiben erhalten; die Änderung gilt ab dem gewählten Termin weiter.
* **Alle Termine:** Die ganze Serie wird angepasst oder entfernt.

Wähle erst die kleinste passende Reichweite. So vermeidest du, dass bereits erledigte oder bewusst abweichende Termine ungewollt geändert werden.

## Auswirkungen auf Automatisierungen, Ansichten und Videolinks

Bei einer **eigenen** Serie gibt es wichtige Grenzen:

* In der Terminliste sowie in Kontakt- und Unterhaltungsansichten kann nur der erste Termin der Serie einzeln erscheinen.
* Terminbezogene automatisierte Abläufe starten bei einer eigenen Serie nur für den ersten Termin. Weitere Termine der Serie lösen diesen Ablauf nicht aus.
* Kalenderbenachrichtigungen unterstützen jetzt auch eigene Serien. Bestätigungen werden einmal für die gesamte Buchung versendet; Erinnerungen und Follow-ups bleiben für jeden einzelnen Termin getrennt geplant.
* Wird eine eigene Serie über einen Absage- oder Umbuchungslink oder aus einer Kontakt- beziehungsweise Unterhaltungsansicht geändert, betrifft die Änderung die ganze Serie.
* Für eine eigene Serie wird ein gemeinsamer Videolink für alle Termine der Serie erstellt. Bei einer über die Kalenderregel angelegten Serie können einzelne Termine dagegen eigene dynamische Videolinks erhalten. Prüfe das mit einer kurzen Testserie, bevor du die Einladungen versendest.
* Werden Termine nach außen synchronisiert, prüfe Änderungen sorgfältig: Änderungen, die in einem externen Kalender vorgenommen werden, werden für intern angelegte Termine nicht zuverlässig zurückübertragen.

Eigene Serien stehen nicht für Klassen- und Dienstleistungskalender zur Verfügung.

## Kalenderbenachrichtigungen für wiederkehrende Serien verstehen

Kalenderbenachrichtigungen und automatisierte Abläufe sind zwei verschiedene Dinge. Die folgende Verbesserung betrifft nur die eingebauten Kalenderbenachrichtigungen. Terminbezogene automatisierte Abläufe werden dadurch nicht verändert.

Für neu gebuchte oder bearbeitete Serien gilt jetzt:

| Art der Serie                 | Bestätigung und Hinweis bei noch ausstehender Bestätigung | Erinnerungen und Follow-ups                   | Änderungen                                                    |
| ----------------------------- | --------------------------------------------------------- | --------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| **Regel im Buchungskalender** | Eine Nachricht pro Buchung für die gesamte Serie.         | Weiterhin einzeln für jeden Termin der Serie. | Bleiben auf den jeweils betroffenen einzelnen Termin bezogen. |
| **Eigene Serie**              | Eine Nachricht pro Buchung für die gesamte Serie.         | Ebenfalls einzeln für jeden Termin der Serie. | Folgen der beim Ändern gewählten Reichweite.                  |

Bei einer eigenen Serie erkennst du die Reichweite der Änderung an der gewählten Option:

* **Nur dieser Termin:** Die Benachrichtigung betrifft nur diese einzelne Instanz.
* **Alle Termine:** Eine Benachrichtigung bezieht sich auf die gesamte Serie.
* **Dieser und alle folgenden Termine:** Für eine Umbuchung ist eine gemeinsame Benachrichtigung für den betroffenen Rest der Serie belegt. Prüfe andere Änderungsarten mit einer Testserie, bevor du sie im Alltag einsetzt.

Damit die empfangende Person bei einer eigenen Serie nicht nur ein einzelnes Datum sieht, kann die Nachricht auch den Wiederholungsrhythmus anzeigen. Das funktioniert, wenn die verwendete Terminvorlage den Wert für **Datum und Uhrzeit des Termins** enthält. In der sichtbaren Beispielnachricht erscheinen dann Terminname, Datum und Uhrzeit zusammen mit dem Hinweis auf den Wiederholungsrhythmus sowie die üblichen Termindetails.

Eine neue Einrichtung ist dafür nicht erforderlich. Prüfe aber deine bestehende Nachrichtenvorlage: Fehlt der Wert für Datum und Uhrzeit, kann die Wiederholung in der Nachricht nicht verständlich ergänzt werden.

### Sicher testen

1. Verwende einen Testkontakt und lege eine kurze eigene Serie mit zwei oder drei Terminen an.
2. Prüfe, dass für die Buchung nur eine Bestätigung eingeht und sie die Serie verständlich beschreibt.
3. Kontrolliere bei einem späteren Termin der Serie, ob Erinnerung oder Follow-up getrennt ausgelöst werden.
4. Ändere testweise nur einen Termin. Prüfe, dass die Benachrichtigung nicht fälschlich die gesamte Serie beschreibt.
5. Ändere anschließend alle Termine der Testserie und prüfe die gemeinsame Benachrichtigung.
6. Teste bei Bedarf eine Umbuchung ab einem bestimmten Termin. Vergleiche den sichtbaren Umfang der Nachricht mit deiner Auswahl.
7. Wiederhole den Test mit einer Vorlage, die den Wert für Datum und Uhrzeit enthält.

## Praxisbeispiel: Wöchentliche Beratung ohne Doppelbelegung

Ein Team plant zehn wöchentliche Beratungstermine. Die Zeiten sollen frei bleiben, denn das Team möchte keine Überschneidungen.

1. Es richtet im Buchungskalender die Wiederholung **wöchentlich** mit zehn Terminen ein.
2. Für belegte Zeiten wählt es **Nicht verfügbare Zeit überspringen**.
3. Es legt eine Testserie an und öffnet die Serienübersicht.
4. Eine Woche ist bereits belegt; deshalb enthält die Testserie neun freie Termine.
5. Das Team entscheidet, ob neun Termine ausreichen oder ob stattdessen **Nächsten freien Zeitpunkt buchen** besser passt.
6. Erst nach dieser Kontrolle verwendet es die Regel für echte Buchungen.

Der Unterschied ist wichtig: Beim Überspringen bleibt die Uhrzeit gleich, die Serie kann aber kürzer werden. Beim Suchen nach dem nächsten freien Zeitpunkt bleibt die Anzahl erhalten, einzelne Termine können sich aber zeitlich verschieben.

## Sicher testen

1. Richte zunächst eine kurze Testserie mit drei Terminen ein.
2. Prüfe in der Serienübersicht Anzahl, Datum, Uhrzeit und Status jedes einzelnen Termins.
3. Lege testweise einen Konflikt an und kontrolliere, ob die gewählte Konfliktregel das erwartete Ergebnis erzeugt.
4. Erstelle zusätzlich eine eigene Serie im Termindialog. Prüfe, dass sie nur diese Serie betrifft und keine Kalenderregel verändert.
5. Teste eine Änderung zuerst nur für einen Termin, danach für einen Termin und alle folgenden.
6. Verwendest du eine Termin-Automatisierung oder einen Videolink, überprüfe das Ergebnis mit der Testserie, bevor du echte Termine versendest.

## Häufige Fragen

### Warum ist die Einstellung im Buchungskalender nicht verfügbar?

Prüfe, ob datumsspezifische Sonderzeiten hinterlegt sind oder mehr als ein Teammitglied zugewiesen ist. Beides verhindert die Wiederholungsregel im Buchungskalender.

### Warum wurden weniger Termine angelegt als erwartet?

Wahrscheinlich war mindestens eine vorgesehene Zeit belegt und die Regel **Nicht verfügbare Zeit überspringen** aktiv. Prüfe die Serienübersicht und die Konfliktregel.

### Warum hat die Serie eine Überschneidung erzeugt?

Die Einstellung **Weiter buchen** erlaubt absichtlich eine Buchung trotz belegter Zeit. Kontrolliere zusätzlich den gewählten Status für diese Überschneidung.

### Warum verschieben sich einzelne Termine?

Bei **Nächsten freien Zeitpunkt buchen** sucht die Plattform nach einem späteren freien Zeitpunkt. Sie prüft dabei nur begrenzt auf aufeinanderfolgende belegte Zeiten. Kontrolliere deshalb die gesamte Serie.

### Warum läuft eine Automatisierung nicht bei jedem Termin?

Bei einer eigenen Serie löst ein terminbezogener automatisierter Ablauf nur für den ersten Termin aus. Plane Folgekommunikation deshalb nicht allein über diesen Auslöser.

### Warum ändert eine Absage oder Umbuchung mehrere Termine?

Bei einer eigenen Serie kann eine Änderung über den Absage- oder Umbuchungslink die gesamte Serie betreffen. Prüfe die Reichweite der Änderung immer vor dem Bestätigen.


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