> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/ausgehende-anrufe-mit-sprach-ki-uber-workflows-steuern.md). # Ausgehende Anrufe mit Sprach-KI über Workflows steuern Starte ausgehende Sprach-KI-Anrufe kontrolliert über einen Workflow, prüfe Einwilligung und technische Grenzen und werte Ergebnisse im Anrufprotokoll aus. ## Das Ergebnis Ein Workflow kann einen Sprach-KI-Assistenten veranlassen, einen Kontakt anzurufen. Der Ablauf startet nicht manuell außerhalb eines Workflows: Ein passender Auslöser im Workflow entscheidet, wann der Anruf geplant wird. Du legst in der Anrufaktion drei Dinge fest: einen Namen für die Aktion, den anrufenden Sprach-KI-Assistenten und die Rufnummer, von der der Anruf ausgehen soll. Danach kannst du Ergebnis und Auffälligkeiten im Dashboard sowie im Anrufprotokoll prüfen. ## Vor dem Einrichten: Verantwortung und Voraussetzungen Ausgehende Anrufe dürfen nur an Kontakte gehen, die rechtmäßig kontaktiert werden dürfen. Die Plattform prüft die Einwilligung nicht automatisch vor jedem Anruf. Dein Team muss deshalb selbst sicherstellen, dass eine passende Einwilligung oder andere rechtliche Grundlage dokumentiert ist und dass Sperren oder Abmeldungen berücksichtigt werden. Diese Anleitung ersetzt keine rechtliche Beratung. Kläre vor dem Einsatz insbesondere: * Wer die Berechtigung zum Telefonkontakt dokumentiert und regelmäßig prüft. * Wie ein Kontakt von weiteren Anrufen ausgeschlossen wird. * Wer problematische Fälle oder Rückfragen persönlich übernimmt. * Welche Anrufgründe und welche Gesprächsführung für deinen Einsatz zulässig sind. Für die technische Einrichtung brauchst du außerdem: * einen getesteten Sprach-KI-Assistenten mit passenden Anweisungen für ausgehende Gespräche; * eine gültige Rufnummer des Kontakts im selben Land wie dein Standort; * eine auswählbare Rufnummer, von der der Assistent anrufen soll; * einen Workflow mit einem klaren Auslöser und einem internen Testkontakt. Der gleiche Assistent kann eingehende und ausgehende Anrufe führen. Seine Begrüßung, sein Anlass, sein Gesprächsziel und seine Übergaberegeln müssen aber zum ausgehenden Rückruf passen. ## Anrufaktion im Workflow einrichten 1. Öffne **Automatisierung > Workflows**. 2. Erstelle einen neuen Workflow oder öffne einen bestehenden. 3. Lege einen Auslöser fest, der den Anruf sachlich rechtfertigt, zum Beispiel eine bestätigte Anfrage. 4. Klicke unter dem Auslöser auf das **Pluszeichen** und wähle **Aktion hinzufügen**. 5. Suche nach **Ausgehender Sprach-KI-Anruf** und wähle die Aktion im Bereich **Sprach-KI**. 6. Trage die Einstellungen ein und speichere die Aktion. 7. Veröffentliche den Workflow erst nach einem kontrollierten Test. ### Sichtbare Einstellungen der Anrufaktion | Feld | Bedeutung | Worauf du achtest | | ----------------------- | ----------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | **Aktionsname** | Name, unter dem die Aktion im Workflow erscheint. | Beschreibe Anlass und Zweck, zum Beispiel „Rückruf nach bestätigter Anfrage“. | | **KI-Assistent** | Der Assistent, der das Gespräch führt. | Wähle nur einen Assistenten, dessen Anweisungen für diesen Anrufgrund getestet wurden. | | **Abgehende Rufnummer** | Rufnummer, die dem Kontakt beim Anruf angezeigt wird. | Wähle eine Rufnummer, die zum Land des Kontakts und zum vorgesehenen Gespräch passt. | Nach dem Speichern erscheint die Anrufaktion als eigener Schritt im Workflow. Speichere und veröffentliche den gesamten Workflow erst, wenn du alle Bedingungen geprüft hast. ## Zeitfenster und Mengenbegrenzungen verstehen Die Plattform plant Anrufe nur innerhalb ihrer technischen Grenzen. Diese Grenzen sind Schutzmechanismen, ersetzen aber keine sorgfältige Kontaktstrategie. | Regel | Aktuelle Begrenzung | Praktische Folge | | ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Anrufzeit** | Zwischen 08:00 und 20:00 Uhr in der Zeitzone der Rufnummer des Kontakts. | Außerhalb dieses Fensters wird nicht sofort angerufen. | | **Tempo je Standort** | Bis zu 10 Anrufe pro Minute. | Viele gleichzeitig gestartete Workflow-Schritte werden gestaffelt. | | **Tagesmenge je Standort** | Bis zu 1.000 Anrufe pro Tag. | Darüber liegende Anrufe werden für den nächsten zulässigen Tag eingeplant. | | **Pro Rufnummer pro Tag** | Höchstens ein Anruf. | Ein weiterer Anruf an dieselbe Nummer wird nicht am selben Tag durchgeführt. | | **Pro Rufnummer in 14 Tagen** | Höchstens 14 Anrufe. | Häufige Wiederholungen können verzögert, blockiert oder als fehlgeschlagen markiert werden. | | **Land** | Nur inländische Rufnummern im selben Land wie der Standort. | Eine Nummer in einem anderen Land ist für diesen Anruftyp nicht geeignet. | Ein Anruf außerhalb dieser Regeln kann verspätet, neu eingeplant, blockiert oder als fehlgeschlagen erscheinen. Plane Folgeaktionen deshalb nicht so, als sei jeder Anruf sofort und erfolgreich verbunden. ## Vor der Veröffentlichung testen 1. Verwende einen internen Testkontakt mit zulässiger Rufnummer und dokumentierter Testfreigabe. 2. Lasse den Workflow einmal mit erfüllten und einmal mit nicht erfüllten Bedingungen starten. 3. Kontrolliere KI-Assistent, abgehende Rufnummer und geplantes Zeitfenster. 4. Prüfe, ob der Assistent sich passend vorstellt, den richtigen Anlass nennt und bei Bedarf an eine Person übergibt. 5. Prüfe getrennt den verbundenen Anruf, Nichtannahme und eine Mailbox. 6. Öffne anschließend Dashboard und Anrufprotokoll. 7. Veröffentliche die echte Anrufstrecke erst, wenn Ergebnis und Ausschlussregeln nachvollziehbar funktionieren. ## Ergebnisse im Dashboard auswerten Öffne **KI-Agenten > Sprach-KI > Dashboard und Protokolle** und wechsle zur Ansicht **Ausgehend**. Dort kannst du nach Assistent und Zeitraum eingrenzen. Die Übersicht kann unter anderem zeigen: * Anrufversuche und verbundene Anrufe; * Mailboxen, Nichtannahmen und fehlgeschlagene Anrufe; * ausgelöste Folgeaktionen; * Gesprächseinschätzung; * Anrufprotokolle; * den Workflow, der den Anruf gestartet hat. Prüfe eine Auffälligkeit immer einzeln: Viele Fehlversuche können auf eine unpassende Rufnummer, ein ungeeignetes Zeitfenster oder eine nicht erfüllte technische Bedingung hinweisen. Viele Mailboxen sind zunächst ein Anlass, Anrufzeit und Zielgruppe zu prüfen – nicht, die Kontaktmenge zu erhöhen. ## Praxisbeispiel Ein Dienstleister möchte auf eine bestätigte Rückrufbitte reagieren. Sein Workflow startet nur dann, wenn der Kontakt als telefonische Rückfrage freigegeben ist und noch kein Termin besteht. Die Aktion verwendet einen Assistenten, der sich als Rückruf zu dieser konkreten Anfrage vorstellt und bei weiterem Bedarf an eine zuständige Person übergibt. Das Team testet zuerst einen verbundenen Anruf, eine Mailbox und einen Fall ohne Freigabe. Danach kontrolliert es Dashboard und Anrufprotokoll. Erst wenn der Ablauf nur bei passenden Kontakten startet und die Gesprächsführung stimmt, veröffentlicht es den Workflow. ## Häufige Fehler ### Der Anruf startet nicht Prüfe den Auslöser, den Veröffentlichungsstatus des Workflows, die Rufnummer des Kontakts, das zulässige Zeitfenster und die Mengenbegrenzungen. Kontrolliere außerdem, ob Kontakt und Standort im selben Land liegen. ### Ein Anruf erreicht einen nicht passenden Kontakt Die Einwilligung wird nicht automatisch vor jedem Anruf geprüft. Ergänze vor der Anrufaktion eine klare Bedingung anhand des dokumentierten Kontaktstatus und teste die Ausschlussregel. ### Der Assistent klingt unpassend Ergänze im Assistenten eine konkrete Begrüßung, den Anlass des Rückrufs, das Gesprächsziel und eine Übergaberegel. Ein allgemeiner Gesprächsleitfaden reicht für ausgehende Anrufe oft nicht aus. ### Die Zahlen im Dashboard passen nicht zur Erwartung Prüfe zuerst Zeitraum, Assistent und Anrufstatus. Ein Anrufversuch ist nicht automatisch ein verbundenes Gespräch; Mailboxen, Nichtannahmen und Fehler werden getrennt ausgewiesen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/ausgehende-anrufe-mit-sprach-ki-uber-workflows-steuern.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.