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# Erweiterte Einstellungen für KI-Assistenten festlegen

Die Einstellungen eines KI-Assistenten legen fest, auf welchen geprüften Kanälen er arbeiten darf und wie weit ein automatisches Gespräch gehen kann. Sie sind keine Formalität: Eine falsche Kanalauswahl oder eine zu großzügige Nachrichtenbegrenzung kann dazu führen, dass der Assistent an der falschen Stelle antwortet oder ein Gespräch unnötig lange fortsetzt.

Richte die Einstellungen daher zuerst für einen kleinen, kontrollierten Test ein. Erst wenn Zweck, Tonalität und Übergaben im Gesprächsverlauf stimmen, aktivierst du weitere Kanäle.

## Voraussetzungen für eine sichere Einrichtung

Bevor du Einstellungen änderst, sollten diese Punkte klar sein:

* Der Assistent hat einen eindeutigen Zweck, zum Beispiel „Terminwunsch klären“ oder „fehlende Angabe erfassen“.
* Mindestens ein Kommunikationskanal ist im Standort verbunden und steht für den Assistenten sichtbar zur Auswahl.
* Du hast einen Testkontakt, über den du den gesamten Ablauf nachvollziehen kannst.
* Für Fragen, die der Assistent nicht sicher behandeln soll, ist eine Übergabe an eine Person geplant.

Verfügbarkeit und Auswahl einzelner Kanäle richten sich nach den im Standort eingerichteten Verbindungen. Eine in der Oberfläche sichtbare Auswahl bedeutet nicht, dass sie für jeden Zweck geeignet ist. Aktiviere nur Kanäle, die du tatsächlich testen kannst.

## Einstellungen öffnen und strukturiert prüfen

1. Öffne **KI-Agenten** → **Konversations-KI**.
2. Öffne den gewünschten Assistenten.
3. Wähle die sichtbare Registerkarte für die Einstellungen.
4. Prüfe zuerst Name, Status, Kanäle und Nachrichtenobergrenze.
5. Speichere jede zusammenhängende Änderung.
6. Führe danach ein Testgespräch durch, bevor du die nächste Änderung vornimmst.

Ändere nicht mehrere Ziele, Kanäle und Begrenzungen gleichzeitig. Wenn das Ergebnis anschließend nicht stimmt, lässt sich sonst nicht mehr erkennen, welche Änderung die Ursache war.

## Name: Zweck sofort erkennbar machen

Der Name ist die Arbeitsbezeichnung des Assistenten. Er sollte ohne Öffnen der Details verständlich machen, wofür dieser Assistent vorgesehen ist.

Gut ist zum Beispiel „Website-Anfrage: Termin klären“. Unklar wäre ein Name wie „Assistent neu“ oder „Test 2“. Ein präziser Name verhindert, dass das Team später versehentlich den falschen Assistenten bearbeitet oder aktiviert.

Ändert sich der Zweck grundlegend, lege lieber einen klar abgegrenzten neuen Assistenten an, statt einen bestehenden Namen zu behalten und nur den Inhalt umzubauen. So bleiben Tests und Gesprächsverläufe verständlich.

## Aktivstatus: erst testen, dann automatisch einsetzen

Im Bereich der Einstellungen ist ein Status für die automatische Bearbeitung sichtbar. Er steuert, ob der Assistent nach deiner Konfiguration tatsächlich selbständig arbeiten soll.

Wähle den automatischen Status erst, wenn alle folgenden Punkte geprüft sind:

1. Die aktivierten Kanäle sind bewusst ausgewählt.
2. Das Gesprächsziel und die Tonalität sind fertig eingerichtet.
3. Der Gesprächsablauf oder der zugehörige Workflow wurde mit realistischen Eingaben getestet.
4. Sonderfälle führen nachvollziehbar zu einem Abschluss oder zu einer Person.

Ein gespeicherter Entwurf ist kein Ersatz für eine Testentscheidung. Prüfe den Status immer zusammen mit einem Testgespräch auf dem konkreten Kanal.

## Kommunikationskanäle: nur gezielt aktivieren

In den Einstellungen können – abhängig von den aktivierten Verbindungen – Kommunikationskanäle wie SMS, Facebook, Instagram, WhatsApp oder Live-Chat erscheinen. Die Liste kann in deinem Standort abweichen.

Jeder aktivierte Kanal ist eine eigene Verpflichtung: Die Antworten müssen dort verständlich, angemessen und technisch vollständig ankommen. Gehe deshalb so vor:

1. Aktiviere zunächst nur einen Kanal.
2. Sende eine einfache Testnachricht und prüfe, ob die Antwort am richtigen Ort erscheint.
3. Sende eine unklare oder unvollständige Nachricht und prüfe den vorgesehenen Sonderfall.
4. Wiederhole den Test für jede weitere gewünschte Verbindung.
5. Aktiviere einen Kanal erst dann dauerhaft, wenn die Tests nachvollziehbar dokumentiert sind.

Nutze getrennte Assistenten, wenn sich Zweck oder Gesprächsregeln zwischen Kanälen wesentlich unterscheiden. Ein kurzer Chat im Live-Chat braucht häufig einen anderen Gesprächsaufbau als ein länger geführter Nachrichtenaustausch.

## Obergrenze für Nachrichten festlegen

Die Einstellung **Maximale Nachrichten** begrenzt, wie lange ein Assistent in einem Gespräch automatisch weiterarbeiten kann. Sie ist ein Sicherheitsnetz für mehrstufige Abläufe.

Die passende Grenze hängt vom Ziel ab:

* Für eine kurze Informationsabfrage wählst du eine bewusst knappe Grenze.
* Für einen mehrstufigen Ablauf mit Datenerfassung oder Terminfindung brauchst du ausreichend Raum für Rückfragen.
* Für Sonderfälle ersetzt eine hohe Grenze niemals eine klare Übergabe oder ein festgelegtes Ende.

Im Quellablauf wird für lange Gespräche beispielhaft ein hoher Wert verwendet. Übernimm solche Werte nicht blind. Beginne mit einer Grenze, die zum eigenen Ablauf passt, und prüfe im Test, was geschieht, wenn das Ziel nicht erreicht wird.

## Testplan für die Einstellungen

Ein brauchbarer Test besteht nicht nur aus einer freundlichen Standardfrage. Prüfe mindestens diese Fälle:

1. **Normalfall:** Der Kontakt schreibt eine erwartete Nachricht. Kontrolliere Kanal, Tonalität und nächsten Schritt.
2. **Unvollständige Antwort:** Der Kontakt liefert die benötigte Information nicht. Prüfe, ob der Assistent sinnvoll nachfragt oder sauber endet.
3. **Längeres Gespräch:** Prüfe, ob die Nachrichtenobergrenze den Ablauf nachvollziehbar begrenzt.
4. **Sonderfall:** Der Kontakt verlangt menschliche Hilfe oder stellt eine Frage außerhalb der vorbereiteten Regeln. Prüfe die Übergabe.
5. **Weiterer Kanal:** Wiederhole die Fälle, bevor du einen weiteren Kanal aktivierst.

Schau dabei nicht nur auf die letzte Nachricht. Lies den gesamten Gesprächsverlauf und prüfe, ob der Assistent den richtigen Zeitpunkt für Rückfrage, Abschluss oder Übergabe gewählt hat.

## Praxisbeispiel

Ein kleines Team möchte häufige Fragen zunächst auf einem einzelnen Nachrichtenkanal bearbeiten lassen. Es benennt den Assistenten nach seinem klaren Zweck, aktiviert nur diesen Testkanal und setzt eine bewusst begrenzte Anzahl automatischer Nachrichten.

Im ersten Test beantwortet der Assistent eine einfache Frage. Im zweiten Test fehlen wichtige Angaben; der Assistent fragt gezielt nach. Im dritten Test wird eine außergewöhnliche Frage gestellt und das Team prüft die Übergabe. Erst wenn alle drei Gesprächsverläufe nachvollziehbar sind, wird der Assistent für den nächsten geprüften Kanal eingerichtet.

## Typische Fehler

* **Unklare Namen:** Benenne jeden Assistenten nach seinem konkreten Gesprächszweck.
* **Automatik vor dem Test:** Aktiviere den Status erst nach einem vollständigen Testgespräch.
* **Alle Kanäle auf einmal:** Teste und aktiviere Kanäle nacheinander.
* **Zu hohes Limit als Ersatz für einen Ablauf:** Baue klare Ziele, Abschlüsse und Übergaben statt nur die Obergrenze zu erhöhen.
* **Nur den Normalfall testen:** Prüfe immer auch fehlende Angaben, lange Gespräche und menschliche Übergaben.

Wenn du nach einer Änderung nicht sicher erklären kannst, auf welchem Kanal der Assistent arbeitet, wann er aufhört und wer Sonderfälle übernimmt, ist die Einrichtung noch nicht bereit für den Einsatz.


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