> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/gesprachszusammenfassungen-fur-ki-assistenten-einrichten.md). # Gesprächszusammenfassungen für KI-Assistenten einrichten Erzeuge nach abgeschlossenen KI-Gesprächen eine kurze Zusammenfassung oder ein vollständiges Protokoll und leite die Informationen gezielt an dein Team weiter. ## Das Ergebnis Nach einem inaktiven KI-Gespräch kann der Assistent zwei unterschiedliche Ausgaben erzeugen: | Ausgabe | Inhalt | Geeignet für | | ---------------------- | -------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | | **Zusammenfassung** | Die wichtigsten Punkte in kurzer Form. | Schnellen Überblick, Übergabe und eine interne Nachfassaufgabe. | | **Gesprächsprotokoll** | Der vollständige Nachrichtenverlauf. | Dokumentation und die Prüfung einzelner Aussagen im Originalkontext. | Die Funktion ist zunächst ausgeschaltet. Eine erzeugte Zusammenfassung oder ein Protokoll wird außerdem nicht automatisch dauerhaft gespeichert. Lege deshalb vorab fest, ob dein Team die Ausgabe in einer internen Notiz, einem Workflow oder als E-Mail-Benachrichtigung braucht. ## Voraussetzungen und Grenzen Die Funktion bezieht sich auf Gespräche, die dein KI-Assistent geführt hat. Eine Zusammenfassung entsteht erst, wenn beide Bedingungen erfüllt sind: 1. Für die festgelegte Zeit kommt weder vom Kontakt noch vom Assistenten eine neue Nachricht. 2. Das Gespräch enthält mindestens die von dir festgelegte Anzahl an Nachrichten. Eine Zusammenfassung ist eine Arbeitserleichterung, kein Ersatz für die Prüfung des Originalgesprächs. Nutze sie nicht als alleinige Grundlage für wichtige fachliche oder rechtliche Entscheidungen. ## Zusammenfassung aktivieren 1. Öffne **KI-Agenten > Konversations-KI**. 2. Öffne einen vorhandenen Assistenten oder lege einen neuen an. 3. Wechsle zum Bereich **Ziele**. 4. Scrolle zum Abschnitt **Einstellungen**. 5. Aktiviere **Gesprächszusammenfassung erzeugen**. 6. Öffne den darunterliegenden Abschnitt **Gesprächszusammenfassung**. 7. Lege Inaktivitätszeit, Mindestanzahl der Nachrichten und das gewünschte Ziel fest. 8. Speichere die Einstellungen des Assistenten. Die sichtbare Schaltfläche aktiviert nur die Erzeugung. Sie entscheidet noch nicht, wo das Ergebnis später landet. ## Die Einstellungen verständlich festlegen | Sichtbare Einstellung | Bedeutung | Empfehlung für den ersten Test | | ----------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Inaktivitätszeit festlegen** | Wartezeit ohne neue Nachricht vom Kontakt oder Assistenten, bevor die Zusammenfassung erzeugt wird. | Wähle einen überschaubaren Wert und warte ihn im Test vollständig ab. | | **Mindestanzahl Nachrichten** | Unterhalb dieser Gesamtzahl entsteht keine Zusammenfassung. | Wähle eine Grenze, die kurze Begrüßungen ausschließt, aber echte kurze Anliegen nicht verliert. | | **Workflow starten, wenn Zusammenfassung oder Protokoll erzeugt wurde** | Startet den ausgewählten Workflow, sobald die Ausgabe vorliegt. | Aktiviere dies erst, nachdem der Workflow fertig getestet und veröffentlicht ist. | | **E-Mail-Benachrichtigung für Gesprächszusammenfassung** | Sendet die Zusammenfassung an die gewählten internen Empfänger. | Wähle Empfänger sparsam, weil die Nachricht vertrauliche Informationen enthalten kann. | Beispiel: Bei 15 Minuten Inaktivitätszeit und mindestens vier Nachrichten wird erst dann eine Zusammenfassung erzeugt, wenn nach der vierten Nachricht 15 Minuten lang weder der Kontakt noch der Assistent schreibt. Ein Gespräch mit nur drei Nachrichten erzeugt keine Zusammenfassung, auch wenn die Wartezeit abgelaufen ist. ## Zusammenfassung oder Protokoll im Workflow speichern Ein Workflow ist der zuverlässige Weg, wenn die Ausgabe am Kontakt oder in einer internen Dokumentation erhalten bleiben soll. Der Workflow braucht dafür keinen eigenen Standardauslöser: Die Zusammenfassungseinstellung des Assistenten startet ihn direkt. 1. Öffne **Automatisierung > Workflows** und erstelle einen neuen Workflow. 2. Überspringe das Anlegen eines eigenen Auslösers. 3. Wähle **Aktion hinzufügen** und füge die Aktion ein, die zu deinem Ziel passt, zum Beispiel eine interne Notiz. 4. Vergib der Aktion einen verständlichen Namen. 5. Klicke im Inhaltsfeld auf das Symbol für Variablen oder Platzhalter. 6. Öffne **Konversations-KI** und wähle **Zusammenfassung** und/oder **Protokoll**. 7. Speichere die Aktion, veröffentliche den Workflow und speichere ihn. 8. Kehre zu den Einstellungen des Assistenten zurück. 9. Aktiviere **Workflow starten, wenn Zusammenfassung oder Protokoll erzeugt wurde** und wähle den vorbereiteten Workflow aus. 10. Speichere den Assistenten. Wähle die Platzhalter über das Menü aus, statt sie selbst in das Textfeld zu schreiben. So wird die passende Ausgabe sicher in die Aktion eingefügt. Du kannst Zusammenfassung und Protokoll gemeinsam verwenden, wenn dein Team zuerst den kurzen Überblick und bei Bedarf den vollständigen Verlauf sehen soll. Ohne eine Zielaktion im Workflow wird die Ausgabe nicht automatisch als interne Notiz im Kontaktprofil abgelegt. ## Zusammenfassung per E-Mail weitergeben Aktiviere **E-Mail-Benachrichtigung für Gesprächszusammenfassung**, wenn eine kurze Information an ausgewählte interne Empfänger gehen soll. Speichere anschließend die Einstellungen des Assistenten. Diese Einstellung verschickt die Zusammenfassung, nicht automatisch das vollständige Gesprächsprotokoll. Wenn auch das Protokoll erhalten bleiben soll, nutze den Workflow und füge dort den Platzhalter **Protokoll** ein. Wähle Empfänger und Inhalt bewusst. Eine Gesprächszusammenfassung kann personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten. Teste zuerst mit einer internen Testadresse und prüfe, ob nur die wirklich benötigten Inhalte weitergegeben werden. ## Vollständigen Ablauf testen 1. Führe ein Testgespräch, das die festgelegte Mindestzahl an Nachrichten sicher erreicht. 2. Lass das Gespräch für die eingestellte Inaktivitätszeit ruhen. 3. Prüfe, ob eine Zusammenfassung erzeugt wird. 4. Kontrolliere die interne Notiz oder die andere Workflow-Aktion. 5. Prüfe bei aktivierter Benachrichtigung den Empfang der E-Mail. 6. Vergleiche bei einem längeren Testgespräch Zusammenfassung und vollständiges Protokoll mit dem Originalverlauf. 7. Passe erst danach Wartezeit, Mindestanzahl oder Ziel an und teste die Änderung erneut. ## Praxisbeispiel Ein Dienstleister setzt einen KI-Assistenten für erste Fragen ein. Nach 20 Minuten ohne neue Nachricht soll eine Zusammenfassung entstehen, sofern mindestens vier Nachrichten ausgetauscht wurden. Das Team legt einen Workflow ohne eigenen Auslöser an und fügt in einer internen Notiz sowohl **Zusammenfassung** als auch **Protokoll** über das Platzhalter-Menü ein. Nach einem Testgespräch wartet das Team die 20 Minuten ab und kontrolliert die erzeugte Notiz am Kontakt. Erst wenn die Ausgabe vollständig und nachvollziehbar ist, aktiviert es die Benachrichtigung für die zuständige Person. So bleiben kurze Testnachrichten außen vor, während echte Gespräche sauber dokumentiert werden. ## Häufige Fehler ### Es wird keine Zusammenfassung erstellt Prüfe in dieser Reihenfolge: 1. Die Einstellung **Gesprächszusammenfassung erzeugen** ist aktiv. 2. Die Inaktivitätszeit ist vollständig abgelaufen. 3. Das Gespräch erreicht die Mindestanzahl Nachrichten. 4. Es kam weder vom Kontakt noch vom Assistenten eine weitere Nachricht. ### Die Zusammenfassung ist nirgends zu finden Die Erzeugung allein speichert nichts dauerhaft. Richte einen Workflow mit einer Zielaktion ein oder aktiviere eine passende E-Mail-Benachrichtigung. ### Der Workflow startet nicht Prüfe, ob der Workflow veröffentlicht ist, in den Zusammenfassungseinstellungen ausgewählt wurde und die Option zum Starten des Workflows aktiv ist. Kontrolliere außerdem, ob der Testkontakt die Inaktivitätszeit und Mindestanzahl Nachrichten erfüllt. ### Das Protokoll fehlt in der E-Mail Die E-Mail-Benachrichtigung ist für die Zusammenfassung vorgesehen. Speichere das vollständige Protokoll über einen Workflow und den Platzhalter **Protokoll**. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/gesprachszusammenfassungen-fur-ki-assistenten-einrichten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.