> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/ki-termine-auf-mehrere-kalender-verteilen.md). # KI-Termine auf mehrere Kalender verteilen Lass einen KI-Assistenten Buchungswünsche anhand klarer Beschreibungen auf den richtigen Kalender verteilen und sichere unklare Fälle mit einem Auffangkalender ab. ## Das Ergebnis Ein KI-Assistent kann Buchungswünsche auf mehrere Kalender verteilen. Er erkennt die gewünschte Leistung, das Team oder den Fachbereich anhand der Kalendernamen, Beschreibungen und optionaler Schlüsselwörter. Für unklare Anfragen kannst du einen Auffangkalender festlegen. Nutze diese Einrichtung nur, wenn sich die Kalender inhaltlich klar unterscheiden. Zu viele ähnliche Kalender machen die Zuordnung unsicherer. ## Voraussetzungen * Die benötigten Kalender sind eingerichtet, aktiv und haben aussagekräftige Namen sowie Beschreibungen. * Der KI-Assistent darf Termine buchen und wurde zuerst im Testmodus geprüft. * Für unklare Anfragen ist entschieden, ob ein Auffangkalender genutzt werden soll. ## Mehrere Kalender einrichten 1. Öffne **KI-Agenten** > **Konversations-KI** und bearbeite den gewünschten Assistenten. 2. Wechsle zu den Ziel-Einstellungen und öffne **Terminbuchung**. 3. Wähle oben die Einrichtung mit mehreren Kalendern. 4. Wähle alle Kalender aus, die der Assistent unterscheiden soll. 5. Prüfe die automatisch übernommenen Namen und Beschreibungen. 6. Ergänze nur bei Bedarf zusätzliche Schlüsselwörter oder Erläuterungen. 7. Lege optional einen Auffangkalender fest. 8. Ergänze im Gesprächsprompt eine kurze, verständliche Frage zur gewünschten Leistung. 9. Prüfe die erweiterten Optionen, speichere und teste jeden Kalender. Kalenderdetails dienen der Zuordnung. Wenn der Assistent eine Leistung erklären oder Rückfragen dazu beantworten soll, müssen diese Informationen zusätzlich im eigentlichen Gesprächsprompt oder in einer geprüften Wissensquelle stehen. ## Kalender für eine zuverlässige Zuordnung beschreiben Verwende Namen und Beschreibungen, die sich klar unterscheiden. Statt „Beratung 1“ und „Beratung 2“ sind konkrete Begriffe besser, etwa „Erstgespräch“, „Technische Beratung“ oder „Termin bei der Buchhaltung“. Zusätzliche Schlüsselwörter helfen bei gebräuchlichen Formulierungen. Notiere alternative Begriffe, die Kundinnen und Kunden tatsächlich verwenden. Schreibe keine langen Textblöcke: Die Zuordnung braucht kurze, eindeutige Hinweise. ## Auffangkalender bewusst einsetzen Ein Auffangkalender nimmt Buchungen auf, wenn der Assistent keinen passenden Kalender erkennt. Das verhindert, dass eine Anfrage verloren geht, kann aber zusätzliche Nacharbeit erzeugen. Wähle einen Auffangkalender nur, wenn dein Team dort falsch eingeordnete Buchungen zuverlässig prüfen und weiterleiten kann. Du kannst die Option auch deaktivieren, wenn der Assistent bei unklaren Anliegen zunächst an eine Person übergeben soll. ## Erweiterte Optionen: Was nach dem Termin passieren soll Nach der Kalenderauswahl folgt der Bereich **Erweiterte Optionen**. Dort steuerst du nicht die Zuordnung, sondern das Verhalten nach einer Anfrage oder Buchung. Aktiviere nur die Optionen, deren Folgen du getestet hast. | Option | Was tatsächlich passiert | Wann sie sinnvoll ist | | -------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------- | | **Nur Buchungslink senden** | Der Assistent bucht nicht selbst, sondern sendet den Link zum ausgewählten Kalender. | Wenn Besuchende den Termin bewusst selbst im Kalender auswählen sollen. | | **Antworten nach Buchung pausieren** | Nach einer erfolgreich angelegten Buchung beantwortet der Assistent keine weiteren Nachrichten. | Wenn danach immer ein Teammitglied übernehmen soll. | | **Workflow nach Buchung starten** | Nach erfolgreicher Buchung wird der ausgewählte Workflow ausgeführt. | Für getestete Bestätigungen, Erinnerungen oder interne Aufgaben. | | **Nach Buchung einem Teammitglied zuordnen** | Die Unterhaltung wird nach der erfolgreichen Buchung an das gewählte Teammitglied übergeben. | Wenn eine Person die neue Buchung nachbearbeitet. | | **Absagen erlauben** | Der Assistent darf vorhandene Termine absagen, soweit die Termineinstellungen dies zulassen. | Nur wenn der Ablauf für Absagen und Benachrichtigungen klar ist. | | **Verschieben erlauben** | Der Assistent darf vorhandene Termine verlegen, soweit die Termineinstellungen dies zulassen. | Nur wenn freie Zeiten und Rückmeldungen zuverlässig geprüft werden. | > **Wichtig:** Erlaubst du Absagen oder Verschiebungen, darf dein Gesprächsprompt diese Hilfe nicht gleichzeitig ausschließen. Sonst stehen Einstellung und Gesprächsregeln im Widerspruch. ## Ergebnis nach einer Buchung prüfen Nach einer erfolgreichen Buchung zeigt das Gespräch die Bestätigung und den gewählten Zeitraum. Öffne anschließend den Eintrag **Termin anzeigen** oder die Termindetails. Im Feld **Kalender** erkennst du, welcher Kalender tatsächlich verwendet wurde. Prüfe beim Test nicht nur die erste Buchung: Bitte auch um eine Verschiebung oder Absage, falls du diese Optionen aktiviert hast. Kontrolliere danach in den Termindetails, ob die Zeit aktualisiert beziehungsweise der vorherige Terminstatus korrekt gespeichert ist. ## Testplan 1. Teste je Kalender eine eindeutige Anfrage. 2. Teste mindestens eine alternative Formulierung je Leistung. 3. Teste einen unklaren Wunsch und prüfe den Auffangkalender oder die Übergabe. 4. Teste, ob die richtige Verfügbarkeit angezeigt und der Termin im richtigen Kalender angelegt wird. 5. Prüfe anschließend die geplanten Folgeaktionen, etwa Bestätigung oder interne Aufgabe. ## Praxisbeispiel Eine Praxis führt Kalender für „Erstberatung“, „Folgetermin“ und „Technische Unterstützung“. Die Kalenderbeschreibungen erklären Zweck und Zielgruppe; zusätzliche Schlüsselwörter decken „neu“, „wiederkommen“ und „Problem mit dem Gerät“ ab. Für eine Anfrage ohne eindeutige Zuordnung wird ein Kalender für Rückruftermine verwendet. Das Team testet alle drei Anliegen sowie eine unklare Anfrage und kontrolliert den Kalendernamen in den Termindetails. ## Häufige Fehler ### Der Assistent wählt den falschen Kalender Prüfe zuerst Namen und Beschreibungen. Sehr ähnliche Begriffe oder überlappende Leistungen erschweren die Zuordnung. Ergänze kurze alternative Schlüsselwörter und teste erneut. ### Der Assistent kann die Leistung nicht erklären Kalenderdetails steuern die Zuordnung, nicht den Gesprächsinhalt. Ergänze die Erklärung im Prompt oder in einer geprüften Wissensquelle. ### Unklare Anfragen landen in einem ungeeigneten Kalender Prüfe, ob ein anderer Auffangkalender oder eine Übergabe an eine Person besser zu deinem Ablauf passt. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/ki-termine-auf-mehrere-kalender-verteilen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.