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# KI-Werkzeuge gezielt einsetzen

KI kann dir Arbeit abnehmen, aber keine Verantwortung. Sie erstellt Texte, sortiert Informationen oder formuliert Antworten aus den Angaben, die du ihr gibst. Das Ergebnis ist ein Entwurf oder eine Verarbeitungshilfe – keine verlässliche Quelle für Fakten.

Diese Seite hilft dir, das passende KI-Werkzeug auszuwählen, klare Arbeitsaufträge zu formulieren und Ergebnisse sicher in deinen Alltag zu übernehmen.

## Zuerst die passende Aufgabe wählen

Nutze KI nicht „für alles“, sondern für einen klaren Arbeitsschritt. So bleibt das Ergebnis nachvollziehbar und gut prüfbar.

| Dein Ziel                                                                        | Passender Einsatz                            | Was danach immer nötig ist                                         |
| -------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| Einen Textentwurf schneller erstellen oder umformulieren                         | KI im jeweiligen Texteditor                  | Aussagen, Ton und Links prüfen; erst dann übernehmen               |
| Einen Social-Media-Beitrag vorbereiten                                           | Geführte Inhaltserstellung im Social Planner | Plattform, Botschaft, Ziel und Handlungsaufforderung prüfen        |
| Wiederkehrende Kundennachrichten beantworten                                     | KI-Antwortassistent                          | Wissensquellen, Übergaben und Antworten testen                     |
| Einen einzelnen Schritt in einem Workflow sprachlich oder inhaltlich verarbeiten | KI-Textaktion im Workflow                    | Ausgabe im Testlauf prüfen, bevor sie etwas auslöst oder versendet |

Eine KI-Textaktion in einem Workflow ist nicht dasselbe wie ein KI-Antwortassistent: Die Aktion verarbeitet eine konkrete Eingabe innerhalb eines Ablaufs. Der Antwortassistent führt dagegen ein fortlaufendes Kundengespräch nach seinen Regeln und Wissensquellen.

Für die detaillierte Einrichtung von Kundennachrichten nutze die Anleitung [KI-Antwortassistent für Kundennachrichten einrichten](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/ki-antwortassistent-fur-kundennachrichten-einrichten). Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung für Social-Media-Beiträge findest du unter [Social Posts mit KI entwerfen und prüfen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/marketing/social-media/social-posts-mit-ki-entwerfen-und-prufen).

## Was ein guter Arbeitsauftrag enthält

Ein guter Arbeitsauftrag beschreibt nicht nur, *was* entstehen soll, sondern auch die Grundlage und die Grenzen. Je genauer deine Angaben, desto besser kannst du das Ergebnis beurteilen.

Formuliere diese sechs Punkte:

1. **Ziel:** Was soll am Ende vorliegen? Zum Beispiel ein kurzer Antwortentwurf, eine Zusammenfassung oder drei Überschriften.
2. **Empfänger:** Für wen ist der Text bestimmt und welches Vorwissen darfst du voraussetzen?
3. **Faktenbasis:** Welche geprüften Informationen, Stichpunkte oder Kontaktangaben darf die KI verwenden?
4. **Ton:** Soll der Text sachlich, freundlich, knapp oder erklärend wirken?
5. **Grenzen:** Was darf nicht behauptet, zugesagt oder erwähnt werden?
6. **Ausgabeform:** Wie soll das Ergebnis aussehen – etwa drei Varianten, eine Liste oder ein Text mit maximal fünf Sätzen?

Du kannst dafür diese einfache Vorlage verwenden:

> Erstelle **\[gewünschtes Ergebnis]** für **\[Empfänger]**. Verwende ausschließlich diese Angaben: **\[Fakten/Stichpunkte]**. Der Ton soll **\[Ton]** sein. Nenne keine Informationen, die nicht in den Angaben stehen. Wenn etwas fehlt oder unklar ist, kennzeichne es als offene Frage. Gib das Ergebnis als **\[Format]** aus.

## Ergebnisse zuerst prüfen, dann verwenden

Prüfe jede erzeugte Ausgabe mit derselben kurzen Routine:

* **Fakten:** Stimmt jede Aussage mit deinen geprüften Informationen überein?
* **Vollständigkeit:** Fehlt eine wichtige Einschränkung, ein Termin, eine Bedingung oder ein nächster Schritt?
* **Tonalität:** Passt Sprache, Anrede und Länge zu deiner Zielgruppe?
* **Handlungsaufforderung:** Ist klar, was die Empfängerin oder der Empfänger als Nächstes tun soll?
* **Risiko:** Enthält der Text persönliche, vertrauliche oder fachlich heikle Angaben? Dann entscheidet immer eine Person vor dem Versand.
* **Technik:** Funktionieren Links, Platzhalter und eingefügte Kontaktwerte im Test?

Eine flüssig formulierte Antwort kann trotzdem falsch oder ungeeignet sein. Übernimm einen Text nie allein deshalb, weil er überzeugend klingt.

## Texte im Editor erstellen oder verbessern

Wenn in einem Texteditor der KI-Button sichtbar ist, stehen je nach Bereich mehrere Optionen bereit. Die sichtbaren Bezeichnungen können englisch sein.

| Option                       | Wann sie sinnvoll ist                                                | Was du kontrollierst                                            |
| ---------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------- |
| **Generate with AI**         | Du startest mit einem leeren Text oder brauchst einen ersten Entwurf | Ob Ziel, Fakten und Ton im Auftrag vollständig waren            |
| **Improve writing**          | Ein eigener Entwurf soll klarer oder flüssiger werden                | Dass Bedeutung, Zusagen und wichtige Details erhalten bleiben   |
| **Fix spelling and grammar** | Du willst Rechtschreibung und Grammatik prüfen                       | Dass Eigennamen, Fachbegriffe und Zahlen nicht verändert wurden |
| **Simplify writing**         | Ein komplizierter Text soll leichter verständlich werden             | Dass keine relevante Bedingung herausgekürzt wurde              |
| **Make longer**              | Ein vorhandener Gedanke braucht mehr Erklärung                       | Dass keine unbelegten Aussagen ergänzt wurden                   |
| **Make shorter**             | Ein Text ist zu lang für seinen vorgesehenen Platz                   | Dass Aussage, Frist und nächste Handlung erhalten bleiben       |

Bei einer neuen Inhaltserstellung können – je nach sichtbarem Editor – Felder für **Kontext**, **Titel**, **Kurzbeschreibung**, **Schlüsselwörter**, **Tonalität** und **Anzahl der Varianten** erscheinen. Diese Felder sind keine Formalität: Sie bestimmen, worauf sich der Entwurf bezieht und wie unterschiedlich die vorgeschlagenen Varianten ausfallen.

Gehe dabei so vor:

1. Schreibe dein Ziel und die geprüften Fakten zuerst selbst in Stichpunkten auf.
2. Wähle die passende KI-Option.
3. Fülle die sichtbaren Felder vollständig aus; ergänze besonders Zielgruppe, Ton und gewünschte Länge.
4. Lass mehrere Varianten erzeugen, wenn du eine Formulierung auswählen möchtest.
5. Lies jede Variante vollständig. Wähle eine passende Fassung aus und übernimm sie erst nach der Prüfung über **Copy** oder **Continue**.
6. Kontrolliere den übernommenen Text noch einmal im tatsächlichen Layout und im vorgesehenen Kommunikationskanal.

## Social-Media-Beiträge gezielt vorbereiten

Die geführte Inhaltserstellung im Social Planner passt ihre Fragen an das ausgewählte Netzwerk und an die Beitragsart an. Dadurch fragst du nicht bei jedem Beitrag dieselben Details ab.

Der sichtbare Weg ist:

1. Öffne **Marketing** und dann **Social Planner**.
2. Wähle **+ New Post**.
3. Öffne im Auswahlmenü **Content AI**.
4. Wähle das gewünschte Netzwerk und die Beitragsart, zum Beispiel Beitrag oder Reel.
5. Gib Kernbotschaft, Ziel und Handlungsaufforderung an.
6. Prüfe die vorausgefüllten Angaben zur Markenstimme und passe sie bei Bedarf für diesen Beitrag an.
7. Öffne zusätzliche Fragen nur dann, wenn sie den Beitrag wirklich präzisieren, etwa für Zielgruppenhinweise oder Hashtags.
8. Erzeuge den Entwurf, überarbeite ihn fachlich und speichere ihn zunächst als Entwurf oder plane ihn erst nach der Prüfung ein.

Wichtig: Die Fragen und die Ausgabe beziehen sich auf die gewählte Plattform und Beitragsart. Ein Text für einen kurzen Beitrag ist deshalb nicht automatisch für jede andere Plattform passend. Erstelle bei Bedarf getrennte, jeweils geprüfte Fassungen.

## KI in einem Workflow richtig einordnen

Eine KI-Aktion im Workflow verarbeitet eine klar abgegrenzte Eingabe und gibt ihr Ergebnis an den nächsten Schritt weiter. Sie ist sinnvoll für einen einzelnen Arbeitsauftrag, etwa eine Zusammenfassung, einen Entwurf oder eine strukturierte Einordnung. Sie führt kein eigenständiges Kundengespräch.

Verwende sie nur, wenn die Aktion in deinem Workflow sichtbar und freigeschaltet ist. Gib ihr ausschließlich die Daten, die für diesen einen Arbeitsschritt nötig sind, und beginne mit einer internen Prüfung statt mit einem direkten Versand.

Die vollständige Einrichtung – Auslöser, Arbeitsauftrag, dynamische Werte, Ausgabe, Testlauf und sichere Weiterverwendung – findest du unter [KI-Texte im Workflow erzeugen und weiterverwenden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/automatisierung/workflows/ki-texte-im-workflow-erzeugen-und-weiterverwenden).

Für diese Übersichtsseite genügt folgende Entscheidung:

* **Du willst einen einmaligen Textschritt innerhalb eines bestehenden Ablaufs:** Nutze die KI-Aktion im Workflow.
* **Du willst fortlaufende Kundennachrichten mit Regeln, Wissensquellen und Übergaben bearbeiten:** Nutze den KI-Antwortassistenten.
* **Du willst einen Text einzeln erarbeiten oder verbessern:** Nutze die KI-Funktion direkt im passenden Editor.

## Wie viel Automatisierung ist sinnvoll?

| Stufe                   | Was geschieht                                                     | Geeignet für                                                               |
| ----------------------- | ----------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- |
| **Entwurf**             | Die KI bereitet einen Text vor; eine Person übernimmt ihn bewusst | Neue Formate, anspruchsvolle Kundennachrichten und Inhalte mit Faktenbezug |
| **Vorschlag**           | Die KI liefert eine Antwort, die das Team prüft und versendet     | Wiederkehrende Fragen mit klaren, geprüften Antworten                      |
| **Begrenzte Automatik** | Der Ablauf verarbeitet oder versendet nach festen Regeln selbst   | Einfache, häufig getestete und risikoarme Fälle mit klarer Übergabe        |

Beginne immer auf der ersten Stufe. Wechsel erst weiter, wenn du genügend echte Testfälle geprüft, Fehler dokumentiert und eine zuverlässige Übergabe für unklare Fälle eingerichtet hast.

## Häufige Fehler vermeiden

| Problem                                           | Ursache                                                       | Bessere Vorgehensweise                                                                      |
| ------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Das Ergebnis klingt allgemein und austauschbar    | Ziel, Zielgruppe oder Fakten fehlen im Arbeitsauftrag         | Ergänze konkrete Stichpunkte, gewünschte Aussage und Ausgabeform                            |
| Der Text enthält falsche Behauptungen             | Die KI ergänzt naheliegende, aber nicht belegte Informationen | Erlaube nur die angegebenen Fakten und führe vor dem Einsatz einen Faktencheck durch        |
| Eine Nachricht passt nicht zur Marke              | Ton und Beispiele wurden nicht beschrieben                    | Gib gewünschte Anrede, Sprachstil und ein gutes Beispiel vor                                |
| Ein Workflow verarbeitet eine falsche Ausgabe     | Die dynamische Ausgabe wurde nicht eindeutig ausgewählt       | Benenne Aktionen klar und prüfe jeden Folge-Schritt im Testlauf                             |
| Ein Automatismus reagiert bei Sonderfällen falsch | Es fehlen Tests, Grenzen oder eine Übergabe                   | Teste Normalfall, Ausnahme und fehlende Angaben; leite Unsicherheiten an eine Person weiter |
| Der gleiche Fehler kommt immer wieder vor         | Korrekturen wurden nur im Einzelfall vorgenommen              | Passe Arbeitsauftrag, Wissensgrundlage oder Folgeweg an und teste denselben Fall erneut     |

## Praxisbeispiel: Formularanfragen erst prüfen, dann beantworten

Ein Dienstleistungsunternehmen erhält über ein Formular viele ähnliche Anfragen. Die KI soll daraus einen Antwortentwurf vorbereiten – aber noch nichts selbst senden.

1. Das Formular startet einen Workflow.
2. Der Arbeitsauftrag übergibt nur Name, Anliegen und die geprüften Angaben zur passenden Leistung.
3. Die KI erstellt einen kurzen Entwurf mit Begrüßung, Zusammenfassung des Anliegens und einem klaren nächsten Schritt.
4. Der Workflow speichert den Entwurf für das Team.
5. Eine Person prüft Fakten, Anrede und Terminangaben und sendet die Nachricht erst danach.
6. Das Team sammelt wiederkehrende Fehler und verbessert den Arbeitsauftrag, etwa durch eine klare Regel für fehlende Informationen.

Erst wenn der Ablauf über viele typische und schwierige Fälle zuverlässig funktioniert, kann ein eng begrenzter Teil automatisch erfolgen – zum Beispiel eine neutrale Eingangsbestätigung ohne fachliche Zusage.

## Kurz-Check vor dem Einsatz

* [ ] Das Ziel des KI-Schritts ist klar und klein genug.
* [ ] Die KI erhält nur geprüfte und notwendige Informationen.
* [ ] Arbeitsauftrag, Ton, Grenzen und Ausgabeformat sind beschrieben.
* [ ] Ich habe das Ergebnis auf Fakten, Sprache, Links und Platzhalter geprüft.
* [ ] Der Ablauf ist mit Normalfall, Ausnahme und fehlenden Angaben getestet.
* [ ] Unklare oder sensible Fälle werden an eine Person übergeben.
* [ ] Automatische Schritte sind erst nach wiederholter Prüfung aktiv.


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