> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/wissensquellen-fur-den-ki-antwortassistenten-pflegen.md). # Wissensquellen für den KI-Antwortassistenten pflegen ## Das Ergebnis Eine Wissensbasis gibt dem KI-Antwortassistenten die fachlichen Informationen, auf die er sich bei Antworten stützen soll. Du kannst geprüfte Texte, Dateien, Tabellen, häufige Fragen und Website-Inhalte zusammenführen. Der Assistent sucht bei einer Anfrage passende Abschnitte heraus und verwendet sie als Grundlage für seine Antwort. Eine gute Wissensbasis ersetzt keine Kontrolle. Sie hilft dem Assistenten, verlässlicher zu antworten, wenn Inhalt aktuell, vollständig und verständlich gepflegt wird. ## Geeignete Wissensquellen wählen Wähle für jede Information die einfachste und verlässlichste Form: | Quelle | Geeignet für | Wichtige Grenze | | -------------- | ---------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Eigener Text | kurze Regeln, Antworten und Arbeitsanweisungen | Halte Abschnitte klar und aktuell | | Datei | ausführliche Unterlagen und Leitfäden | Unterstützt werden PDF, DOC, DOCX, PPT, PPTX und TXT; eingebettete Bilder werden nicht als Textquelle übernommen | | Tabelle | strukturierte Fakten in CSV-Dateien | Eine Datei kann bis zu 500 Spalten enthalten; verwende nur die fachlich wichtigen Spalten | | Häufige Fragen | wiederkehrende Fragen mit klaren Antworten | Jede Antwort sollte ohne zusätzlichen Kontext verständlich sein | | Website-Inhalt | gepflegte, öffentliche Informationsseiten | Prüfe die gefundenen Seiten vor der Freigabe sorgfältig | | Websuche | ergänzende, webbasierte Informationen | Nur einsetzen, wenn externe Inhalte zum gewünschten Verhalten passen | Verwende keine veralteten, vertraulichen oder widersprüchlichen Inhalte. Wenn sich eine Leistung, ein Ablauf oder eine Regel ändert, passt du die Wissensquelle an und testest die Antwort erneut. ## Wissensbasis anlegen oder ergänzen 1. Öffne **KI-Agenten** > **Wissensbasis**. 2. Wähle **Wissensbasis erstellen** oder öffne eine bestehende Wissensbasis. 3. Wähle **Quelle hinzufügen**. 4. Entscheide dich für Text, Tabelle, Datei, häufige Fragen, Website-Inhalt oder Websuche. 5. Füge die Inhalte ein beziehungsweise wähle die Datei oder Website aus. 6. Speichere die Quelle und warte, bis sie verarbeitet wurde. 7. Prüfe die Quelle in der Übersicht auf Inhalt, Name und Aktualität. Eine neue oder geänderte Quelle wird nach abgeschlossener Verarbeitung für die Wissensbasis berücksichtigt. Bei Website-Abrufen bestätigst du die Auswahl der gefundenen Seiten im jeweiligen Übernahmeschritt. ## Website-Quellen automatisch aktuell halten Für Website-Quellen kannst du eine regelmäßige Aktualisierung einrichten. Die Plattform ruft die hinterlegten Seiten dann erneut ab, übernimmt den aktuellen Inhalt und indiziert ihn für die Wissensbasis neu. Das reduziert veraltete Antworten, ersetzt aber keine Inhaltsprüfung. Die Einstellung gilt für **alle Website-Links der geöffneten Wissensbasis** gemeinsam, nicht nur für eine einzelne Adresse. Lege deshalb vor dem Aktivieren fest, ob diese Links ungefähr gleich häufig aktualisiert werden sollen. 1. Öffne **KI-Agenten** > **Wissensbasis**. 2. Wähle die Wissensbasis und anschließend den Bereich für Website-Quellen. 3. Wähle **Automatische Aktualisierung**. 4. Aktiviere die Einstellung. 5. Wähle **täglich**, **wöchentlich** oder **monatlich**. 6. Speichere die Auswahl. * **Täglich:** Die Website-Links werden ungefähr alle 24 Stunden erneut abgerufen. * **Wöchentlich:** Wähle zusätzlich den gewünschten Wochentag. * **Monatlich:** Wähle zusätzlich den gewünschten Kalendertag. Wähle den Rhythmus nach der tatsächlichen Änderungsrate und der Anzahl der Links: wenige, häufig veränderte Hilfeseiten eher öfter; eine große Sammlung stabiler Seiten eher seltener. So verteilst du die wiederkehrenden Abrufe sinnvoll. Nach dem Speichern erscheint die Verwaltung der automatischen Aktualisierung. Dort kannst du die Einstellung bei Bedarf vorübergehend deaktivieren und später wieder einschalten. Die bereits hinterlegten Website-Links bleiben dabei erhalten. ## Status und Fehler einer Website-Quelle prüfen Die Übersicht zeigt den Zustand jeder abgerufenen URL: * **Daten werden abgerufen:** Die Seite wird gerade erneut gelesen. * **Verarbeitet:** Der aktuelle Inhalt wurde gespeichert; prüfe den Zeitstempel der letzten Aktualisierung. * **Fehlgeschlagen:** Der Abruf konnte nicht abgeschlossen werden. Bei einem fehlgeschlagenen Abruf bleibt die zuvor verarbeitete Version der Website-Quelle aktiv. Prüfe zuerst, ob die URL öffentlich erreichbar, stabil und nicht durch eine Anmeldung geschützt ist. Sehr lange oder stark skriptgesteuerte Seiten können langsam verarbeitet werden oder scheitern. Korrigiere die Ursache, starte die Aktualisierung erneut und teste danach eine passende Frage im Assistenten. ## Wissensbasis dem Assistenten zuordnen 1. Öffne **KI-Agenten** > **Konversations-KI**. 2. Erstelle einen Assistenten oder öffne einen vorhandenen. 3. Wechsle in den Bereich für Training oder Wissensbasis. 4. Wähle die vorbereitete Wissensbasis aus. 5. Speichere den Assistenten zunächst im Test- oder Vorschlagsmodus. 6. Stelle typische Fragen aus Kundensicht. Die Wissensbasis kann unterschiedliche Quellentypen gleichzeitig enthalten. Prüfe jedoch, ob sich die Antworten aus den Quellen gegenseitig ergänzen. Zwei Quellen mit unterschiedlichen Aussagen führen zu unklaren Antworten. ## Abruf realistisch testen Prüfe nicht nur, ob eine Datei hochgeladen wurde, sondern ob der Assistent die richtige Information tatsächlich findet: 1. Öffne die Testfunktion der Wissensbasis. 2. Stelle eine typische Kundenfrage in normaler Sprache. 3. Prüfe Antwort und verwendete Quellen. 4. Wiederhole den Test mit einer schwierigen Frage, einer Rückfrage und einer Frage zu einer Ausnahme. 5. Ergänze oder korrigiere die Quelle, wenn eine Information fehlt, zu allgemein ist oder falsch ausgewählt wird. 6. Teste dieselbe Frage danach erneut. 7. Prüfe anschließend den vollständigen Gesprächsassistenten. Bei einer KI-Antwort in einem Gespräch kannst du über die Antwortinformationen die verwendeten Wissensabschnitte einsehen. Dort siehst du bis zu drei passende Abschnitte sowie die zugehörige Quelle. Nutze diese Ansicht, um fehlende oder unpassende Inhalte gezielt zu verbessern. ## Gute Pflegepraxis * Verwende stabile öffentliche URLs ohne häufige Weiterleitungen. * Teile lange Anleitungen in klare Abschnitte mit aussagekräftigen Überschriften. * Hinterlege pro Thema eine eindeutige, fachlich geprüfte Aussage. * Prüfe fehlgeschlagene Website-Aktualisierungen regelmäßig statt sie unbeachtet zu lassen. * Teste nach jeder wichtigen Änderung mindestens eine typische und eine kritische Frage. * Lege für unklare, sensible oder individuelle Anliegen immer eine Übergabe an dein Team fest. ## Praxisbeispiel Ein Handwerksbetrieb hinterlegt eine Leistungsübersicht als Textquelle, eine PDF-Anleitung für die Vorbereitung eines Termins und seine öffentliche Hilfeseite als Website-Quelle. Die Hilfeseite wird monatlich aktualisiert. Nach einer Änderung an der Anfahrtsbeschreibung prüft das Team, ob der Abruf erfolgreich war, und stellt im Test dieselbe Kundenfrage erneut. Bei einer nicht angebotenen Leistung antwortet der Assistent nicht mit einer Vermutung, sondern übergibt an eine Person. ## Website-Inhalte mit dem Web-Crawler übernehmen Der Web-Crawler liest öffentliche Website-Inhalte für eine Wissensbasis aus. Er eignet sich besonders für umfangreiche Hilfeseiten oder moderne Websites, bei denen wichtige Texte in aufklappbaren Bereichen, Reitern oder erst beim Scrollen sichtbar werden. ### Den passenden Umfang wählen Beim Hinzufügen einer Website-Quelle wählst du, wie weit der Abruf gehen soll: | Umfang | Wann verwenden | | ------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------- | | **Exakte URL** | Nur eine bestimmte Seite soll als Quelle dienen. | | **Alle URLs unter einem Pfad** | Eine zusammenhängende Rubrik, etwa ein Hilfe-Bereich, soll übernommen werden. | | **Gesamte Domain** | Die öffentliche Website enthält überwiegend passende und gepflegte Informationen. | Wähle den kleinsten sinnvollen Umfang. So verringert sich das Risiko, dass unpassende oder veraltete Seiten in die Wissensbasis gelangen. ### Abruf durchführen und Auswahl prüfen 1. Öffne **KI-Agenten > Wissensbasis** und wähle die gewünschte Wissensbasis. 2. Klicke auf **Quelle hinzufügen** und wähle **Web-Crawler**. 3. Wähle den Umfang und trage die öffentliche Start-URL ein. 4. Starte den Datenabruf. 5. Öffne nach Abschluss die Liste der gefundenen Seiten. 6. Wähle nur fachlich passende URLs aus oder prüfe die Gesamtauswahl sorgfältig. 7. Bestätige die Übernahme in die Wissensbasis. 8. Warte auf die Verarbeitung und stelle anschließend typische Testfragen. Der Abruf kann öffentlich sichtbare Reiter, Akkordeons und beim Scrollen nachgeladene Texte berücksichtigen. Das ist besonders nützlich, wenn die erste sichtbare Seite nur eine Kurzfassung zeigt und weitere Informationen erst nach einer Auswahl erscheinen. ### Was der Crawler ausführt – und was nicht Der Crawler öffnet für den Abruf passende, öffentlich sichtbare Inhaltsbereiche selbst. Er kann Reiter wechseln, Akkordeons aufklappen und beim Scrollen weitere Texte erfassen. Du musst diese Bereiche nicht vorher einzeln verlinken. Zum Schutz deiner Website führt er jedoch keine Formulare ab, ändert keine Filter und legt keine Warenkörbe an. Inhalte hinter einer Anmeldung oder anderen Zugriffssperre können nicht übernommen werden. Lege vertrauliche Informationen daher niemals auf einer Seite ab, die du als öffentliche Wissensquelle auswählst. ### Was bei größeren Websites wichtig ist Der Crawler kann Verweise über mehrere Ebenen und auch Sitemap-Dateien erkennen. Er begrenzt die Navigation auf den gewählten Umfang und behandelt wiederkehrende Links so, dass dieselbe Seite nicht unnötig mehrfach ausgewählt wird. Prüfe bei einer großen Domain zuerst eine kleine Auswahl. Öffne stichprobenartig die übernommenen Seiten und kontrolliere, ob sie fachlich passend, aktuell und öffentlich bestimmt sind. Wenn der Abruf zu viele oder falsche Seiten findet, grenze den Umfang auf einen Pfad oder eine exakte URL ein. ### Praxisbeispiel Ein Dienstleistungsbetrieb möchte seinem KI-Antwortassistenten nur die öffentliche Hilferubrik beibringen. Das Team wählt den Pfad der Hilfeseiten, startet den Abruf und entfernt aus der Trefferliste ältere Ankündigungen. Nach der Übernahme stellt es Fragen zu Terminvorbereitung, Leistungen und Ausnahmen. Bei einer falschen Antwort prüft es zuerst die zugehörige Quellseite und passt anschließend die Auswahl oder den Website-Text an. ## Tabellen als Wissensquelle verwenden Eine CSV-Tabelle eignet sich für strukturierte Fakten, die ein KI-Assistent nach Bedeutung durchsuchen soll, etwa Leistungsvarianten, Bestandsinformationen oder interne Zuständigkeiten. Der Assistent verarbeitet die Tabellenzeilen und kann passende Datensätze für seine Antwort heranziehen. ### Tabelle vorbereiten | Anforderung | Bedeutung | | ----------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Dateiformat** | Verwende eine CSV-Datei, idealerweise mit UTF-8-Kodierung. | | **Kopfzeile** | Die erste Zeile enthält die eindeutigen Spaltennamen. | | **Umfang** | Eine Tabelle kann bis zu 50.000 Zeilen und 500 Spalten enthalten; wähle für die Auswertung höchstens 20 fachlich relevante Spalten. | | **Dateigröße** | Eine Datei darf höchstens 50 MB groß sein. | | **Datenqualität** | Entferne leere Platzhalter, verdeckte Berechnungen und widersprüchliche Werte, bevor du hochlädst. | 1. Öffne die gewünschte Wissensbasis und wähle **Quelle hinzufügen > Tabellen**. 2. Lade die CSV-Datei hoch. 3. Prüfe die erkannten Spalten und passe den Datentyp an, wenn eine Zahl, ein Datum oder ein Text falsch erkannt wurde. 4. Wähle die Spalten aus, die der Assistent wirklich kennen soll. 5. Bestätige den Import und warte auf die Verarbeitung. 6. Ordne die Wissensbasis dem passenden Assistenten zu. 7. Teste konkrete Fragen in normaler Sprache. Neue Tabellen sind nach abgeschlossener Verarbeitung verfügbar. Eine Excel-Datei musst du vorher als CSV exportieren. ### Importabschluss und Fehleranzeige richtig nutzen Der Tabellenimport besteht sichtbar aus drei Schritten: **Datei hochladen**, **Spalten auswählen** und **Zusammenfassung**. Gib der Tabelle beim Hochladen einen eindeutigen Namen. Dieser Name hilft dir später, die richtige Quelle wiederzufinden – er ändert den Inhalt der Datei nicht. In der Spaltenauswahl siehst du je Spalte den Namen, einen Beispielwert, den erkannten Datentyp und ob die Spalte verarbeitet wird. Die automatische Einordnung ist nur ein Vorschlag. Kontrolliere sie besonders bei Zahlen, Datumsangaben und Ja/Nein-Werten: * **Text:** für Namen, Beschreibungen, Regionen oder kurze Antworten. * **Zahl:** für Mengen oder andere Werte, mit denen du später Fragen beantworten möchtest. * **Datum:** für klar formatierte Datumsangaben. * **Ja/Nein:** für echte Entscheidungen mit genau zwei Zuständen. Lass nur Spalten ausgewählt, die zur Aufgabe des Assistenten passen. Die Ansicht kennzeichnet außerdem erforderliche Angaben. Fehlen dort Werte, kann der Import einzelne Zeilen als ungültig melden. Die Zusammenfassung zeigt vor dem Abschluss unter anderem Tabellenname, Dateigröße, Gesamtzahl der Zeilen, gültige und ungültige Zeilen sowie die Anzahl der verarbeiteten Spalten. Öffne bei Auffälligkeiten **Fehler prüfen**: Dort steht für jede betroffene Zeile, welcher Wert fehlt oder nicht verarbeitet werden konnte und warum. So suchst du nicht in der ganzen Datei, sondern korrigierst genau die genannte Zeile und Spalte. Ein technisch akzeptierter CSV-Upload bedeutet noch nicht automatisch, dass jede Zeile verwendbar ist. Öffne die Datei bei Fehlern in einem Tabellenprogramm oder notfalls in einem Texteditor, prüfe Trennzeichen, Kopfzeile und die genannten Werte, exportiere sie erneut und lade die bereinigte Fassung hoch. Wenn eine leere Angabe fachlich gewollt ist, prüfe zuerst, ob die betroffene Spalte überhaupt als erforderlich behandelt werden soll. Nach **Fertig** wird die Tabelle vorbereitet. Das kann einige Minuten dauern und läuft auch weiter, wenn du das Fenster schließt. Verwende sie erst, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist, und teste anschließend eine Frage mit einem Wert aus der neuen Tabelle. ### Antworten sinnvoll testen Tabellenquellen eignen sich zuerst für beschreibende Fragen. Filter-, Vergleichs- und Sortierlogik in der Frage ist nach aktuellem Stand nicht als verlässliche Tabellenfunktion bestätigt. Frage deshalb zunächst klar und mit genug Kontext, zum Beispiel nach einer bestimmten Leistung oder einem eindeutig beschriebenen Datensatz. Prüfe in den Antwortinformationen, welche Zeilen als Grundlage genutzt wurden. Der Zugriff folgt den Berechtigungen der Wissensbasis: Nur Assistenten und Personen mit Zugriff auf diese Wissensbasis können die darin hinterlegte Tabelle nutzen. ### Praxisbeispiel Ein Betrieb lädt eine CSV mit Dienstleistungen, Regionen und zuständigen Teams hoch. Vor dem Import wählt er nur die Spalten, die für Kundenfragen benötigt werden. Anschließend testet er Fragen wie „Wer betreut den Raum Nord?“ und kontrolliert die in den Antwortinformationen verwendete Zeile. Eine vertrauliche interne Spalte wird nicht ausgewählt und kann deshalb nicht in Antworten erscheinen. ## Dokumente und Rich-Text als Wissensquelle nutzen Neben Webadressen, Fragen und Tabellen kannst du eine Wissensbasis mit **DOC**, **DOCX** und **PDF** erweitern oder Inhalte direkt als **Rich-Text** schreiben. Das System übernimmt nur auswählbaren Text. Bilder in hochgeladenen Dokumenten werden nicht als Wissensinhalt verarbeitet. Überschriften helfen dabei, den Text in passende Abschnitte zu gliedern. 1. Öffne **KI-Agenten > Wissensbasis** und bearbeite eine vorhandene Wissensbasis oder lege eine neue an. 2. Wähle **Quelle hinzufügen > Datei hochladen**. 3. Lade ein DOC-, DOCX- oder PDF-Dokument mit klaren Überschriften hoch. 4. Warte, bis der Status **Verarbeitet** erscheint. 5. Ergänze bei Bedarf über **Quelle hinzufügen > Rich-Text** einen direkt im Editor gepflegten Beitrag und speichere ihn. 6. Stelle konkrete Fragen im Abruf-Test und prüfe, ob die passende Quelle verwendet wird. Eine Datei und ein Rich-Text-Beitrag sind zwei getrennte Quellen. Änderungen im Rich-Text aktualisieren keine hochgeladene Datei. Ändert sich ein Dokument, entferne die alte Datei, lade die überarbeitete Fassung hoch und teste die wichtigen Fragen erneut. ### Quellen vor dem Einsatz prüfen * Entferne vertrauliche Angaben, die ein Assistent nicht verwenden soll. * Nutze klare Überschriften und direkte Antworten statt langer, gemischter Sammeldokumente. * Lade keine passwortgeschützten, beschädigten oder nur als Bild gescannten Dateien hoch. * Wenn eine Datei lange verarbeitet wird, aktualisiere die Quellenansicht und versuche bei Bedarf eine kleinere, bereinigte Datei. * Erhältst du unpassende Antworten, suche nach doppelten oder veralteten Quellen und teste erneut. ### Praxisbeispiel Ein Dienstleistungsbetrieb lädt ein aktuelles Handbuch als PDF hoch und ergänzt eine kurze Rich-Text-Notiz mit den häufigsten Rückfragen. Nach dem Verarbeitungsstatus testet das Team typische Kundenfragen. Eine alte Anleitung wird entfernt, damit sie nicht mit dem neuen Handbuch konkurriert. ## Webseiten über Sitemap und Crawler präzise auswählen Bei einer Website-Quelle kannst du die gefundenen URLs vor der Übernahme prüfen. Das ist besonders wichtig bei großen Websites: So gelangen nur Seiten in die Wissensbasis, die für Antworten wirklich geeignet sind. 1. Öffne die gewünschte Wissensbasis und wähle **Web-Crawler** > **Website hinzufügen**. 2. Wähle **Exakte URL**, **Alle URLs unter einem Pfad** oder **Gesamte Domain**. 3. Gib die öffentliche Start-URL mit `https://` ein. 4. Wähle **Seiten zum Übernehmen auswählen**. 5. Suche in der Liste nach passenden Begriffen oder Pfaden. 6. Markiere einzelne Seiten oder wähle mehrere Einträge bewusst aus. 7. Kontrolliere die Anzeige für ausgewählte und noch verfügbare Seiten. 8. Starte erst danach die Übernahme der Auswahl. Die Auswahlansicht kann viele Sitemap-Adressen mit Suche, Seitenwechsel und anpassbarer Anzahl sichtbarer Zeilen anzeigen. **Alle auswählen** ist nur sinnvoll, wenn du Domain und Inhalte zuvor sorgfältig geprüft hast. ### Wenn die Sitemap wichtige Seiten nicht enthält Wähle **Durch Crawler suchen**, wenn eine benötigte Seite fehlt oder die Sitemap unvollständig ist. Der Crawler folgt dann internen Links innerhalb des gewählten Umfangs und ergänzt die Trefferliste. Das kann länger dauern als die Sitemap-Auswahl. Während des Abrufs zeigt eine Fortschrittskarte, ob URLs gefunden, verarbeitet oder fehlgeschlagen sind. Du kannst den Bereich verlassen oder zu einem anderen Tab wechseln; prüfe später die Karte und die Ergebnisliste. ### Fehlgeschlagene Seiten gezielt wiederholen Einzelne Seiten können wegen Zeitüberschreitungen, Weiterleitungsschleifen oder Zugriffsschutz scheitern. 1. Öffne die Website-Quelle in der Wissensbasis. 2. Suche nach fehlgeschlagenen URLs. 3. Öffne die Adresse im Browser und prüfe, ob sie öffentlich, erreichbar und ohne Anmeldung lesbar ist. 4. Wiederhole nur die betroffenen URLs oder eine kleine Gruppe. 5. Prüfe nach Abschluss erneut den Status und stelle eine Testfrage im Abruf-Test. So vermeidest du, dass ein kompletter Abruf wegen weniger problematischer Seiten erneut gestartet wird. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/ki-funktionen/wissensquellen-fur-den-ki-antwortassistenten-pflegen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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