> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/absender-fur-e-mails-gezielt-festlegen.md). # Absender für E-Mails gezielt festlegen ## Kurz erklärt Der Absender ist der Name und die E-Mail-Adresse, die Empfänger:innen in ihrem Postfach sehen. Je nachdem, ob du eine einzelne Nachricht, eine Vorlage, eine Massen-E-Mail oder einen Workflow verwendest, stellst du ihn an einer anderen Stelle ein. Lege den Absender bewusst fest: Ein erkennbarer Name schafft Vertrauen, eine passende Adresse erleichtert Antworten und ein Test vor dem Versand verhindert, dass Nachrichten mit einer falschen oder leeren Angabe verschickt werden. ## Was entscheidet über den sichtbaren Absender? | Versandart | Was zuerst gilt | | ---------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | Einzelne E-Mail aus der Inbox | Die E-Mail-Adresse der Person, die gerade angemeldet ist und die Nachricht schreibt. | | Massen-E-Mail oder E-Mail-Kampagne | Die Angaben, die du für genau diesen Versand einträgst. | | Workflow-E-Mail | Die Angaben direkt im Schritt **E-Mail senden**. | | Workflow-E-Mail ohne eigene Angaben im Schritt | Die allgemeine Absenderadresse in den Workflow-Einstellungen. | Bei automatischen E-Mails kann zusätzlich eine zugewiesene Person oder die Standardadresse deines Standorts als Ersatz greifen, wenn im Versand keine Absenderangaben hinterlegt sind. Verlass dich bei wichtigen Nachrichten nicht auf diesen Ersatz: Trage die gewünschte Absenderidentität direkt dort ein, wo du die E-Mail erstellst. ## Vor dem Start Du brauchst: * Zugriff auf den Bereich, aus dem du die E-Mail versenden möchtest. * Eine Absenderadresse, die für den Versand bestätigt ist. * Für Workflow-E-Mails einen bestehenden Workflow. * Für eine Massen-E-Mail eine ausgewählte Kontaktliste. * Für Kampagnen idealerweise ein eigenes Testpostfach. > **Tipp:** Verwende möglichst eine Absenderadresse, deren Domain zu deiner bestätigten Versanddomain passt. Das verringert verwirrende Zusatzhinweise in manchen E-Mail-Programmen. ## Einzelne E-Mail aus der Inbox senden Nutze diesen Weg, wenn du einer einzelnen Person persönlich antwortest oder eine neue Nachricht schreibst. 1. Öffne die **Inbox** und wähle den gewünschten Kontakt. 2. Erstelle eine E-Mail. 3. Prüfe vor dem Versand das Feld **Von**. 4. Standardmäßig steht dort die E-Mail-Adresse der aktuell angemeldeten Person. 5. Wenn für diese Person eine Zwei-Wege-E-Mail-Verbindung eingerichtet ist, kann stattdessen deren verbundene Adresse angezeigt werden. 6. Sende zuerst eine Testnachricht an ein eigenes Postfach, wenn der Absender besonders wichtig ist. **Wichtig:** Eine Einzel-E-Mail wird nicht automatisch im Namen der einem Kontakt zugewiesenen Person gesendet. Soll diese Person sichtbar Absender:in sein, muss sie selbst angemeldet sein und die Nachricht senden. ## Absender in einer E-Mail-Vorlage festlegen Vorlagen sind sinnvoll, wenn du denselben E-Mail-Aufbau wiederholt verwendest. 1. Öffne **Marketing > E-Mail > Vorlagen**. 2. Erstelle mit **Neu** eine Vorlage oder öffne eine bestehende Vorlage. 3. Hinterlege im Vorlageneditor den **Absendernamen** und die **Absender-E-Mail-Adresse**. 4. Prüfe Betreff, Inhalt und Absender mit einer Testnachricht. 5. Speichere die Vorlage erst, wenn alle Angaben stimmen. Der Absendername ist die Bezeichnung, die im Postfach sichtbar wird. Die Absenderadresse ist die Adresse hinter dieser Bezeichnung. Beides sollte zusammenpassen, damit Empfänger:innen sofort erkennen, von wem die Nachricht kommt. ## Absender bei einer Massen-E-Mail festlegen Dieser Weg gilt, wenn du mehrere ausgewählte Kontakte gleichzeitig anschreibst. 1. Öffne **Kontakte > Listen** und wähle die betreffenden Kontakte aus. 2. Klicke auf **E-Mail senden**. 3. Trage im Versanddialog **Absendername** und **Absender-E-Mail-Adresse** ein. 4. Prüfe Empfänger:innen, Betreff und Inhalt. 5. Versende zunächst an deine Testadresse oder starte den Versand erst nach einem abschließenden Abgleich. Die beiden Felder im Versanddialog überschreiben den Standardabsender für genau diesen Versand. Sie verändern keine späteren E-Mails. ## Standardabsender im Workflow festlegen Diese Einstellung ist hilfreich, wenn die meisten E-Mails eines Workflows mit derselben Absenderidentität versendet werden sollen. 1. Öffne **Automatisierung > Workflows**. 2. Öffne einen bestehenden Workflow oder wähle **Workflow erstellen**. 3. Starte bei einem neuen Workflow mit **Von Grund auf neu**. 4. Öffne im Workflow die **Einstellungen**. 5. Wähle **Absenderadresse festlegen**. 6. Trage den Namen und die E-Mail-Adresse ein und speichere. Diese Einstellung ist ein Standard für die E-Mail-Schritte dieses Workflows. Sie wirkt nur dann, wenn der jeweilige Schritt keinen eigenen Absender enthält. ## Absender in einem einzelnen Workflow-Schritt festlegen Nutze einen eigenen Absender im Schritt **E-Mail senden**, wenn diese eine Nachricht bewusst anders wirken soll – zum Beispiel als Nachricht einer bestimmten Ansprechperson. 1. Öffne den gewünschten Workflow. 2. Klicke auf das **Pluszeichen** an der Stelle, an der die E-Mail versendet werden soll. 3. Wähle **E-Mail senden**. 4. Fülle im Schritt **Absendername** und **Absender-E-Mail-Adresse** aus. 5. Speichere den Schritt. 6. Teste den Workflow mit einem Testkontakt. 7. Veröffentliche oder aktiviere den Workflow erst danach. Die Angaben im einzelnen Schritt haben Vorrang vor der allgemeinen Absenderadresse des Workflows. Das ist der wichtigste Prüfpunkt, wenn eine Workflow-E-Mail mit einem unerwarteten Absender ankommt. ## Standardwerte für neue E-Mail-Kampagnen vorbereiten Wenn du häufiger Kampagnen versendest, kannst du wiederkehrende Angaben einmal als Ausgangspunkt speichern. 1. Öffne **Marketing > E-Mails > Kampagnen**. 2. Öffne oben rechts die **Einstellungen**. 3. Wähle in der Seitenleiste **Absender-Einstellungen**. 4. Fülle **Absendername** aus. Das ist der Name, den Empfänger:innen sehen. 5. Fülle **Absender-E-Mail** aus und prüfe den angezeigten Bestätigungsstatus. 6. Trage bei Bedarf eine **Antwortadresse** ein. Bleibt sie leer, gehen Antworten an die Absenderadresse. 7. Hinterlege bei Bedarf bis zu fünf Testadressen, durch Kommas getrennt. 8. Speichere die Einstellungen. Wenn am Feld ein Symbol für dynamische Werte sichtbar ist, kannst du statt eines festen Texts einen verfügbaren Profil- oder Standortwert einsetzen. Teste dann besonders sorgfältig: Der verwendete Wert muss für alle Empfänger:innen vorhanden und passend sein. ### Was sich dadurch ändert – und was nicht Die gespeicherten Standardwerte füllen neue Kampagnen und neue Testsendungen vor. Bereits vorhandene Entwürfe, geplante Sendungen und Kopien einer älteren Kampagne behalten ihre bisherigen Werte. Öffne diese einzeln und prüfe **Absendername**, **Absender-E-Mail** und **Antwortadresse** erneut. ## So prüfst du das Ergebnis 1. Lege ein Testpostfach fest, auf das du selbst Zugriff hast. 2. Sende eine Test-E-Mail aus jeder verwendeten Versandart. 3. Prüfe im Postfach den sichtbaren Namen, die Absenderadresse und die Antwortadresse. 4. Antworte auf die Testnachricht und kontrolliere, ob die Antwort im gewünschten Postfach ankommt. 5. Teste bei einem Workflow einmal einen Schritt mit eigenem Absender und einmal einen Schritt ohne eigene Angaben. 6. Öffne dieselbe Testnachricht zusätzlich in einem zweiten E-Mail-Programm. Manche E-Mail-Programme zeigen einen Zusatz wie „über“ oder „gesendet von“, wenn sichtbare Absenderadresse und technische Versanddomain nicht zusammenpassen. Das ist ein Hinweis zum Prüfen der Versandkonfiguration, nicht automatisch ein Fehler im E-Mail-Inhalt. ## Häufige Probleme ### Im Workflow erscheint nicht der erwartete Absender Prüfe zuerst den einzelnen Schritt **E-Mail senden**. Ein dort eingetragener Absender übersteuert die allgemeine Einstellung des Workflows. Ist der Schritt leer, prüfe danach die Workflow-Einstellungen. ### Eine Massen-E-Mail nutzt eine andere Adresse als erwartet Kontrolliere die Felder **Absendername** und **Absender-E-Mail-Adresse** im Versanddialog unmittelbar vor dem Start. Diese Werte gelten nur für diesen Versand und sind die maßgebliche Angabe. ### Antworten landen im falschen Postfach Prüfe die **Antwortadresse** in den Absender-Einstellungen der Kampagnen. Ist sie leer, wird die Absenderadresse verwendet. Ist sie gefüllt, müssen Team und Zugriff auf dieses Postfach vorbereitet sein. ### Der Absender wirkt im Postfach ungewöhnlich Prüfe, ob die Absenderadresse bestätigt ist und zur Versanddomain passt. Sende dann eine neue Testnachricht an zwei unterschiedliche Postfächer. So erkennst du, ob die Darstellung nur von einem E-Mail-Programm stammt oder ob die Versandkonfiguration geprüft werden muss. ## Praxisbeispiel Ein Team versendet eine Informations-E-Mail an alle bestehenden Kontakte. Es öffnet **Kontakte > Listen**, wählt die passende Liste und nutzt **E-Mail senden**. Im Versanddialog trägt das Team als Absendernamen den bekannten Unternehmensnamen und als Absenderadresse das betreute Postfach ein. Für Antworten hinterlegt es in den Kampagnen-Einstellungen das gemeinsame Servicepostfach und speichert zwei interne Testadressen. Vor dem eigentlichen Versand prüft das Team die Testnachricht auf einem Desktop und auf dem Smartphone. Für eine anschließende persönliche Nachfass-E-Mail erstellt es im Workflow einen einzelnen Schritt mit dem Namen der zuständigen Ansprechperson. Weil dieser Schritt einen eigenen Absender enthält, gilt er für diese Nachricht vor dem allgemeinen Workflow-Standard. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/absender-fur-e-mails-gezielt-festlegen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.