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# E-Mail-Inhalte anhand von Kontaktfeldern steuern

Zeige in E-Mail-Inhalten passende Textblöcke abhängig von Kontaktfeldern und verwende einen klaren Ersatztext, wenn eine Angabe fehlt.

Mit **Bedingtem Senden** steuerst du, welcher Textblock einer E-Mail für einen Kontakt sichtbar ist. So vermeidest du leere Anreden oder unpassende Textteile: Hat ein Kontakt einen Vornamen, sieht er die persönliche Begrüßung. Fehlt der Vorname, sieht er stattdessen eine freundliche, neutrale Variante.

Die Funktion füllt keine fehlenden Daten auf. Sie entscheidet ausschließlich, ob ein vorbereiteter Block angezeigt oder ausgeblendet wird.

## Wann diese Funktion sinnvoll ist

Nutze die Funktion, wenn eine einzelne Kontaktangabe darüber entscheidet, welcher Text in der E-Mail passt. Typische Fälle sind:

* eine persönliche oder neutrale Anrede, je nachdem ob ein Vorname vorhanden ist;
* ein Hinweis, der nur für Kontakte mit einer bestimmten Angabe relevant ist;
* ein Ersatztext, wenn eine erwartete Kontaktangabe leer ist.

Lege die unterschiedlichen Texte immer als getrennte Blöcke an. Dann kann die Plattform für jeden Kontakt genau einen passenden Block einblenden.

> **Wichtig:** Bedingtes Senden ist kein Ersatz für gepflegte Kontaktdaten. Es verhindert leere oder unpassende Textstellen, ergänzt aber keine Information im Kontaktprofil.

## Vor dem Einrichten vorbereiten

Du brauchst:

1. eine E-Mail-Vorlage oder einen E-Mail-Entwurf mit einem Textblock;
2. ein Kontaktfeld, das die Entscheidung treffen soll, zum Beispiel **Vorname**;
3. zwei klar formulierte Texte: eine Variante für einen ausgefüllten Wert und eine Ersatzvariante für einen leeren Wert;
4. zwei vorhandene Testkontakte: einen mit ausgefülltem Feld und einen, bei dem dieses Feld leer ist.

Im folgenden Beispiel wird das Feld **Vorname** verwendet. Derselbe Ablauf eignet sich auch für andere Kontaktfelder, sofern du pro Block nur ein Feld prüfst.

## So arbeitet die Bedingung

Für eine sichere Anrede brauchst du zwei Textblöcke direkt untereinander:

| Textblock                                                         | Bedingung                           | Sichtbar für                         |
| ----------------------------------------------------------------- | ----------------------------------- | ------------------------------------ |
| Persönliche Anrede, zum Beispiel „Hallo {{contact.first\_name}},“ | Feld **Vorname** ist **nicht** leer | Kontakte mit eingetragenem Vornamen  |
| Neutrale Anrede, zum Beispiel „Guten Tag,“                        | Feld **Vorname** ist leer           | Kontakte ohne eingetragenen Vornamen |

Der leere Vergleichswert ist hier Absicht. Er prüft nicht nach einem bestimmten Namen, sondern nur, ob das ausgewählte Kontaktfeld einen Wert enthält oder nicht.

## Schritt für Schritt: persönliche und neutrale Anrede einrichten

1. Öffne die E-Mail-Vorlage oder den E-Mail-Entwurf, den du anpassen möchtest.
2. Füge einen Textblock für die persönliche Variante ein. Beispiel:

   ```
   Hallo {{contact.first_name}},
   ```

   Der Platzhalter wird beim Versand mit dem Vorname des jeweiligen Kontakts ersetzt, wenn dieser im Kontakt hinterlegt ist.
3. Wähle diesen Textblock aus. Aktiviere in seiner Seitenleiste **Bedingtes Senden**.
4. Lege die Regel für die persönliche Variante fest:

   * Kontaktfeld: **Vorname**
   * Bedingung: **Ist nicht**
   * Vergleichswert: leer lassen

   Dadurch wird dieser Block nur angezeigt, wenn beim Kontakt ein Vorname vorhanden ist.
5. Lege direkt darunter einen zweiten Textblock mit der neutralen Variante an. Beispiel:

   ```
   Guten Tag,
   ```
6. Aktiviere auch für diesen zweiten Block **Bedingtes Senden**. Verwende dasselbe Kontaktfeld, aber die umgekehrte Regel:

   * Kontaktfeld: **Vorname**
   * Bedingung: **Ist**
   * Vergleichswert: leer lassen

   Dieser Block bleibt für Kontakte mit Vorname verborgen und erscheint nur, wenn der Vorname fehlt.
7. Speichere den Entwurf. Erst die Vorschau mit beiden Testkontakten zeigt dir zuverlässig, ob die Regeln zusammenpassen.

## Die relevanten Einstellungen verstehen

| Einstellung          | Was du auswählst                                | Praktische Wirkung                                                                                                |
| -------------------- | ----------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Bedingtes Senden** | Ein- oder ausgeschaltet                         | Aktiviert die Entscheidung für genau diesen Textblock. Ohne aktivierte Bedingung wird der Block normal angezeigt. |
| **Kontaktfeld**      | Zum Beispiel Vorname                            | Diese Angabe im Kontakt entscheidet, ob der Block sichtbar wird.                                                  |
| **Bedingung**        | Ist oder Ist nicht                              | Legt fest, ob ein Kontaktwert dem Vergleichswert entsprechen muss oder davon abweichen soll.                      |
| **Vergleichswert**   | Für die Prüfung auf fehlende Daten bewusst leer | Mit einem leeren Wert unterscheidest du zwischen „Angabe vorhanden“ und „Angabe fehlt“.                           |
| **Text im Block**    | Persönliche oder neutrale Variante              | Das ist der Inhalt, den der Empfänger tatsächlich sieht, wenn die Regel zutrifft.                                 |

## Das Ergebnis vor dem Versand prüfen

Prüfe immer beide Kontaktfälle in der Vorschau:

1. Wähle zuerst einen Testkontakt mit ausgefülltem Vornamen.
2. Kontrolliere, ob nur die persönliche Anrede erscheint und der neutrale Block ausgeblendet bleibt.
3. Wähle danach einen Testkontakt ohne Vorname.
4. Kontrolliere, ob nur die neutrale Anrede erscheint und keine leere Stelle zurückbleibt.
5. Wiederhole die Prüfung, wenn du das Kontaktfeld, den Platzhalter oder einen der beiden Blöcke änderst.

Die Vorschau ist der entscheidende Kontrollpunkt. Eine Bedingung kann korrekt eingerichtet sein und dennoch das falsche Ergebnis zeigen, wenn du das falsche Kontaktfeld ausgewählt oder die beiden Regeln nicht gegensätzlich angelegt hast.

## Grenzen, die du einplanen solltest

* Pro Inhaltsblock ist nur **ein** Kontaktfeld für diese Bedingung vorgesehen.
* Mehrere bedingte Einstellungen für dasselbe Feld innerhalb desselben Blocks oder Abschnitts sind nicht vorgesehen.
* Wenn du mehrere Fälle abbilden möchtest, verwende klar getrennte Blöcke und prüfe jeden Fall einzeln.
* Die Bedingung prüft nur, ob der von dir gewählte Kontaktwert vorhanden ist oder dem festgelegten Vergleichswert entspricht. Sie ergänzt und korrigiert keine Kontaktinformationen.
* Verwende keine einzelne, bedingte Anrede ohne Ersatzblock. Fehlt die Angabe, könnte dann an dieser Stelle gar kein Text erscheinen.

## Typische Probleme und ihre Lösung

| Beobachtung                                               | Wahrscheinliche Ursache                                                                    | So prüfst du es                                                                          |
| --------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------- |
| Die persönliche Anrede fehlt trotz eingetragenem Vorname. | Es wurde ein anderes Kontaktfeld gewählt oder die Regel prüft auf „ist leer“.              | Öffne den persönlichen Block und kontrolliere Feld, Bedingung und leeren Vergleichswert. |
| Beide Anreden sind sichtbar.                              | Der neutrale Block hat keine Bedingung oder die Regel ist nicht umgekehrt.                 | Aktiviere Bedingtes Senden auch im neutralen Block und prüfe auf „ist leer“.             |
| Zwischen Anrede und Text entsteht eine Lücke.             | Der sichtbare Block enthält zusätzliche Leerzeilen oder beide Blöcke bleiben ausgeblendet. | Entferne überflüssige Leerzeilen und teste beide Kontaktfälle erneut.                    |
| Der Platzhalter wird nicht wie erwartet ersetzt.          | Der geprüfte Kontakt hat in diesem Feld keinen passenden Wert.                             | Öffne die Vorschau mit genau diesem Kontakt und kontrolliere das Kontaktfeld.            |

## Praxisbeispiel: Einladungs-E-Mail ohne leere Anrede

Ein Unternehmen versendet eine Einladung an bestehende Kontakte. Viele Kontakte haben einen Vornamen, einige nicht.

1. Im ersten Textblock steht: „Hallo {{contact.first\_name}},“.
2. Die Bedingung zeigt diesen Block nur an, wenn der Vorname vorhanden ist.
3. Direkt darunter steht im zweiten Block: „Guten Tag,“.
4. Die zweite Bedingung zeigt ihn nur, wenn der Vorname leer ist.
5. In der Vorschau prüft das Team einen Kontakt mit „Mara“ und einen Kontakt ohne Vorname.
6. Bei Mara erscheint „Hallo Mara,“; beim zweiten Kontakt erscheint nur „Guten Tag,“.
7. Erst wenn beide Ansichten stimmen, wird die E-Mail für den Versand freigegeben.

## Abschluss-Check

* [ ] Die persönliche und die neutrale Variante stehen in getrennten Textblöcken.
* [ ] In beiden Blöcken ist Bedingtes Senden aktiviert.
* [ ] Beide Regeln verwenden dasselbe Kontaktfeld.
* [ ] Die Regeln sind gegensätzlich: einmal „nicht leer“, einmal „leer“.
* [ ] Der Vergleichswert bleibt bei dieser Leer-Prüfung leer.
* [ ] Die Vorschau wurde mit einem Kontakt mit und ohne Wert geprüft.
* [ ] Kein leerer Platzhalter und keine doppelte Anrede sind sichtbar.

Weiterführend: [Platzhalter in E-Mails vor dem Versand prüfen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/platzhalter-in-e-mails-vor-dem-versand-prufen) · [E-Mail-Kampagnen und Vorlagen testen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/e-mail-kampagnen-und-vorlagen-testen)


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