> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/e-mail-sequenzen-erstellen-und-steuern.md).

# E-Mail-Sequenzen erstellen und steuern

Erstelle eine mehrstufige E-Mail-Sequenz, lege Start, Zielgruppe, Abstände, Bedingungen und Stopp-Regeln fest und werte die einzelnen Schritte aus.

## Was eine E-Mail-Sequenz leistet

Eine E-Mail-Sequenz versendet mehrere E-Mails in festgelegter Reihenfolge als zusammenhängenden Gesprächsverlauf. Für Empfänger erscheinen die Nachrichten damit als eine Folge statt als einzelne, unverbundene E-Mails.

Sie ist gut geeignet für Nachfassaktionen, Willkommensreihen, Erinnerungen und schrittweise Informationen. Jede Sequenz kann mehrere E-Mail-Schritte, Wartezeiten, Bedingungen und eine Stopp-Regel bei Antwort enthalten.

| Wenn du erreichen möchtest                                           | Passendes Werkzeug |
| -------------------------------------------------------------------- | ------------------ |
| Eine einzelne Nachricht an eine Zielgruppe senden                    | E-Mail-Kampagne    |
| Mehrere E-Mails in einer klaren Reihenfolge senden                   | E-Mail-Sequenz     |
| Einen Ablauf mit verschiedenen Auslösern und vielen Aktionen steuern | Workflow           |

## Vor dem Anlegen entscheiden

Eine gute Sequenz braucht vor allem einen klaren Plan. Notiere vor dem Start:

1. **Zielgruppe:** Liste, Segment oder einzelne Kontakte.
2. **Start:** Sofort oder zu einem geplanten Zeitpunkt.
3. **Schritte:** Welche Information kommt in welcher Reihenfolge?
4. **Abstände:** Wie viel Zeit liegt zwischen zwei E-Mails?
5. **Bedingungen:** Wann darf der nächste Schritt versendet werden?
6. **Antwort-Regel:** Soll die Sequenz nach einer Antwort sofort enden?

Die Option **Bei Antwort stoppen** ist besonders wichtig bei persönlichen Nachfassaktionen. Antwortet ein Kontakt, werden die restlichen E-Mails dieser Sequenz für diesen Kontakt nicht mehr versendet. So vermeidest du, dass eine automatische Erinnerung nach einer persönlichen Rückmeldung unpassend wirkt.

## Sequenz anlegen

1. Öffne **Marketing** → **E-Mail** → **Kampagnen**.
2. Wähle **Neue Sequenz**.
3. Lege unter dem Sequenz-Auslöser fest, ob sie sofort oder zu einem geplanten Zeitpunkt startet.
4. Wähle die Empfänger: eine Liste, ein Segment oder einzelne Kontakte.
5. Aktiviere bei Bedarf **Bei Antwort stoppen**.
6. Füge den ersten E-Mail-Schritt hinzu.
7. Prüfe oben rechts die gesamte Abfolge und starte die Sequenz erst, wenn Zielgruppe, Reihenfolge und Stopp-Regel stimmen.

Im Editor siehst du links die zeitliche Abfolge der Schritte. Ein erster Schritt kann sofort senden; ein weiterer Schritt kann beispielsweise erst nach einer Stunde folgen. So erkennst du vor dem Start, ob der Abstand zwischen den Nachrichten wirklich passend ist.

## Jeden E-Mail-Schritt einrichten

Öffne nacheinander jeden Schritt und prüfe die folgenden Angaben:

| Feld oder Einstellung   | Wofür sie wichtig ist                                                                                                             |
| ----------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **E-Mail-Inhalt**       | Du kannst eine Vorlage auswählen, eine E-Mail gestalten oder eine reine Textnachricht nutzen.                                     |
| **Vorschautext**        | Optionaler kurzer Text, den viele Postfächer neben oder unter dem Betreff zeigen.                                                 |
| **Wartezeit**           | Bestimmt, wann dieser Schritt im Verhältnis zum vorherigen Schritt beginnt.                                                       |
| **Bedingte Zustellung** | Legt fest, wann der Schritt überhaupt gesendet werden darf, zum Beispiel nur nach erfolgreicher Zustellung der vorherigen E-Mail. |
| **Versandpräferenzen**  | Hier legst du – soweit in deinem Schritt verfügbar – bevorzugte Versandzeit und Versandtage fest.                                 |
| **Nachverfolgung**      | Hilft dir später zu sehen, wie Empfänger auf den Schritt reagieren.                                                               |

Eine Bedingung ist kein bloßer Hinweis: Ist sie nicht erfüllt, wird der betreffende Schritt nicht wie geplant an diesen Kontakt versendet. Wähle Bedingungen daher nur, wenn der Zusammenhang sinnvoll ist.

> **Einfaches Beispiel:** Die zweite E-Mail soll erst einen Tag nach der ersten versendet werden – aber nur, wenn die erste E-Mail zugestellt wurde. Damit vermeidest du eine weitere Nachricht an eine Adresse, bei der schon die erste Zustellung fehlgeschlagen ist.

## Die richtige Reihenfolge prüfen

Bevor du die Sequenz startest, gehe sie Schritt für Schritt durch:

1. Ist der erste Schritt sofort oder geplant richtig eingestellt?
2. Ist die Zielgruppe korrekt eingegrenzt?
3. Hat jede E-Mail einen eindeutigen Zweck?
4. Sind die Wartezeiten realistisch und nicht zu kurz?
5. Passen die Bedingungen zu dem gewünschten Ablauf?
6. Ist **Bei Antwort stoppen** aktiv, wenn eine Antwort die automatische Folge beenden soll?
7. Sind Betreff, Vorschautext, Links und Absender getestet?

Sende bei einer neuen Sequenz zunächst an einen kleinen internen Testkreis. So überprüfst du Gesprächsverlauf, Wartezeit, Bedingung und Stopp-Regel ohne Risiko für die eigentliche Zielgruppe.

## Was nach dem Start passiert

Die E-Mails der Sequenz bilden für den Kontakt einen zusammenhängenden E-Mail-Verlauf. Du findest diesen Verlauf auch in der Kontakt-Inbox. Das erleichtert es, vorherige Schritte und Antworten im Zusammenhang zu lesen.

Antwortet ein Kontakt bei aktivierter Stopp-Regel, endet die Sequenz nur für diesen Kontakt. Andere Kontakte erhalten ihre Schritte weiterhin nach dem vorgesehenen Ablauf.

## Pausieren und Änderungen richtig verstehen

Du kannst eine veröffentlichte Sequenz wieder in den Entwurfsstatus zurücksetzen. Das hält aber nicht alle Kontakte an einer Wartemarkierung fest:

* Wird ein Kontakt während der Pause für den nächsten Schritt berechtigt, wird dieser Schritt für ihn übersprungen.
* Beispiel: Die zweite E-Mail soll nur nach dem Öffnen der ersten folgen. Öffnet ein Kontakt die erste E-Mail während die Sequenz pausiert ist, erhält er die zweite E-Mail später nicht automatisch.
* Sobald der erste Schritt ausgeführt wurde oder die erste E-Mail des ersten Schritts versendet wurde, kannst du den Auslöser und diesen ersten E-Mail-Schritt nicht zuverlässig nachträglich über eine Pause ändern.

Prüfe deshalb Start, ersten Inhalt und Antwort-Regel besonders gründlich, bevor du eine Sequenz aktivierst. Wenn eine grundlegende Änderung nötig ist, ist eine neue, sauber getestete Sequenz oft sicherer als eine nachträgliche Umstellung.

## Ergebnisse auswerten

Du kannst Ergebnisse auf zwei Ebenen ansehen:

1. Öffne in der Sequenzübersicht das Drei-Punkte-Menü und wähle **Statistik**.
2. Prüfe zunächst die gesamte Sequenz.
3. Wähle danach im Schritt-Dropdown einen einzelnen E-Mail-Schritt aus.
4. Vergleiche Zustellungen, Öffnungen, Klicks, Antworten, Fehlzustellungen, Abmeldungen, übersprungene und fehlgeschlagene Kontakte.
5. Öffne bei auffälligen Werten die zugehörige Detailansicht, statt nur auf die Gesamtzahl zu reagieren.

Die Gesamtansicht beantwortet: „Erreicht die Sequenz ihr Ziel?“ Die Ansicht eines einzelnen Schritts beantwortet: „An welcher E-Mail verliert die Sequenz Kontakte oder erzeugt sie Antworten?“ Diese Trennung ist wichtig, damit du nicht den falschen Inhalt oder Abstand änderst.

## Ergebnis prüfen

Teste eine neue Sequenz mit mindestens einem kleinen internen Empfängerkreis:

1. Prüfe die erste Zustellung und den sichtbaren Gesprächsverlauf.
2. Prüfe, ob die nächste E-Mail erst nach der vorgesehenen Wartezeit erscheint.
3. Teste eine Bedingung bewusst, zum Beispiel Zustellung der vorherigen E-Mail.
4. Antworte auf eine Test-E-Mail, wenn **Bei Antwort stoppen** aktiv ist.
5. Kontrolliere, dass danach keine weiteren Sequenz-E-Mails an diesen Testkontakt gesendet werden.
6. Öffne die Statistik der gesamten Sequenz und die Statistik eines einzelnen Schritts.

## Praxisbeispiel: Willkommensreihe

Ein Beratungsunternehmen erstellt eine dreiteilige Willkommenssequenz:

| Schritt          | Zeitpunkt                              | Bedingung                          |
| ---------------- | -------------------------------------- | ---------------------------------- |
| Begrüßung        | sofort nach Aufnahme in die Zielgruppe | keine                              |
| Überblick        | zwei Tage später                       | erste E-Mail wurde zugestellt      |
| Terminerinnerung | weitere drei Tage später               | Kontakt hat noch nicht geantwortet |

Für alle Schritte aktiviert das Team **Bei Antwort stoppen**. Ein Kontakt antwortet nach der Begrüßung mit einer Rückfrage. Die Sequenz endet für ihn automatisch; die weiteren zwei E-Mails werden nicht mehr versendet. Die anderen Kontakte erhalten die Reihe wie geplant.

## Häufige Fehler

### Kontakte erhalten trotz Antwort weitere E-Mails

Prüfe, ob **Bei Antwort stoppen** vor dem Start der Sequenz aktiviert war. Die Einstellung muss für diese Sequenz gelten; eine Antwort in einem anderen Zusammenhang beendet sie nicht automatisch.

### Ein Schritt wird unerwartet übersprungen

Prüfe zuerst die Bedingung dieses Schritts. Danach kontrolliere, ob die Sequenz zu diesem Zeitpunkt pausiert oder im Entwurf war. Kontakte, die während einer Pause für den nächsten Schritt berechtigt werden, können übersprungen werden.

### Die zweite E-Mail erscheint zu früh oder zu spät

Kontrolliere die Wartezeit am zweiten Schritt und den tatsächlichen Startzeitpunkt der Sequenz. Prüfe außerdem, ob eine Bedingung den Versand verzögert oder verhindert.

### Ich kann den ersten Schritt nicht mehr sinnvoll ändern

Nach dem ersten ausgeführten Schritt oder der ersten versendeten E-Mail ist dieser Bereich nicht für eine nachträgliche Grundänderung gedacht. Erstelle bei einer wesentlichen Korrektur eine neue Testsequenz und prüfe sie vor dem Start.

### Die Gesamtstatistik sieht gut aus, aber ein Schritt funktioniert nicht

Wähle im Statistikbereich gezielt den betreffenden Schritt. Öffnungen, Antworten, Fehlzustellungen und übersprungene Kontakte können sich zwischen den einzelnen E-Mails deutlich unterscheiden.