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# E-Mail-Signaturen für Nutzer einrichten

## Kurz erklärt

Eine E-Mail-Signatur ist der feste Abschluss einer Nachricht, zum Beispiel mit Name, Rolle, Telefonnummer und hilfreichen Links. Sie sorgt dafür, dass ausgehende E-Mails auch dann vollständig aussehen, wenn unterschiedliche Personen im Team schreiben.

Die Signatur wird **pro Nutzer** gespeichert, nicht einmal zentral für den ganzen Standort. So kann jede Person ihre eigenen Kontaktdaten verwenden. Du hast zwei Möglichkeiten: Die Signatur kann automatisch in ausgehenden E-Mails erscheinen oder an einer bewusst gewählten Stelle in den Text eingesetzt werden.

## Was du vorab festlegst

Klärt vor dem Einrichten diese vier Punkte. Damit vermeidet ihr später widersprüchliche Absenderangaben.

1. **Für wen?** Lege fest, für welche Nutzer eine eigene Signatur nötig ist.
2. **Welche Angaben?** Prüfe Name, Rolle, direkte Telefonnummer, Website und Terminlink. Nutze nur Kontaktdaten, die tatsächlich für Empfänger bestimmt sind.
3. **Automatisch oder bewusst platziert?** Bei persönlichen Nachrichten ist die automatische Variante meist passend. Bei gestalteten Vorlagen entscheidest du mit dem Platzhalter genauer, wo die Signatur erscheint.
4. **Wie sollen Antworten aussehen?** Entscheide, ob die Signatur bei Antworten vor dem zitierten bisherigen E-Mail-Verlauf stehen soll.

## So öffnest du die richtige Nutzeransicht

1. Öffne **Einstellungen**.
2. Wähle den Bereich **My Staff**. In einer deutschen Oberfläche kann die Bezeichnung abweichen; gemeint ist die Liste der Nutzer im Standort.
3. Suche die Person, deren Signatur du bearbeiten möchtest.
4. Klicke in ihrer Zeile auf **Edit** beziehungsweise das Stift-Symbol.

In der Nutzerliste helfen Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer dabei, die richtige Person zu erkennen. Prüfe die Zeile sorgfältig, bevor du sie öffnest: Eine Änderung wirkt nur auf diesen einen Nutzer.

## Signatur erstellen oder ändern

1. Scrolle in der Bearbeitungsansicht zum Abschnitt **Signature**.
2. Gib den Signaturtext ein. Sinnvoll sind meist:
   * Vor- und Nachname
   * Rolle oder Zuständigkeit
   * direkte Telefonnummer
   * Website oder Terminlink
3. Nutze die verfügbaren Formatierungen zurückhaltend. Eine gut lesbare, kurze Signatur ist auf dem Smartphone zuverlässiger als ein aufwendiges Layout.
4. Prüfe jeden Link direkt im Editor. Ein falscher Link wird sonst in jeder E-Mail wiederholt.
5. Klicke auf **Next** und danach auf **Save**. Erst nach beiden Schritten ist die Änderung gespeichert.

> **Tipp:** Beginne mit einer einfachen Textsignatur. Ergänze erst nach einem Test Links oder Formatierungen. So lässt sich leichter erkennen, welche Änderung eine Darstellung beeinflusst.

## Automatisch in ausgehenden E-Mails einfügen

Im Bereich **Signature** findest du die Option **Enable Signature in All Outgoing Messages**.

| Deine Entscheidung          | Wirkung                                                                                               |
| --------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Option einschalten          | Die gespeicherte Signatur wird automatisch bei ausgehenden E-Mails dieses Nutzers eingefügt.          |
| Option ausgeschaltet lassen | Die Signatur erscheint nicht automatisch. Du fügst sie bei Bedarf gezielt über einen Platzhalter ein. |

Wähle die automatische Variante, wenn eine Person regelmäßig persönliche E-Mails schreibt und immer denselben Abschluss verwenden soll. Bei Vorlagen mit einem genau geplanten Aufbau ist die gezielte Platzierung oft besser.

### Position bei Antworten festlegen

Mit **Include This Signature Before Quoted Text in Replies** bestimmst du, wo die Signatur in einer Antwort steht.

* **Aktiviert:** Die Signatur steht oberhalb des zitierten bisherigen E-Mail-Verlaufs. Das macht neue Antworten leichter lesbar.
* **Deaktiviert:** Prüfe in einer Testantwort, ob die Reihenfolge für euren gewünschten E-Mail-Stil passt.

Diese Entscheidung trifft jede Person für ihre eigene Signatur. Sie verändert nicht die Signaturen anderer Nutzer.

## Signatur an einer bestimmten Stelle einsetzen

Mit dem Platzhalter kannst du die Signatur gezielt in einer E-Mail, Kampagne oder Vorlage positionieren. Das ist sinnvoll, wenn zum Beispiel zuerst ein Hinweis stehen und danach erst der persönliche Abschluss folgen soll.

1. Öffne den gewünschten E-Mail-Editor.
2. Klicke auf **Custom Values**.
3. Öffne den Bereich **User**.
4. Wähle **Signature**.
5. Im Inhalt erscheint der Wert `{{user.email_signature}}`.
6. Speichere den Entwurf und sende einen Test an ein echtes Postfach.

Die Bildschirmansicht zeigt im Menü **User** mehrere persönliche Werte; **Signature** ist dort ein eigener Eintrag. Setze den Platzhalter genau an die Stelle, an der der fertige Abschluss später erscheinen soll.

> **Wichtig:** Der Platzhalter ist keine allgemeine Textvorlage. Er verwendet die für den jeweiligen Nutzer gespeicherte Signatur. Prüfe deshalb die vollständige Nachricht immer mit der vorgesehenen Absenderkonfiguration.

## Welche Variante passt wann?

| Situation                            | Empfehlenswerte Variante                  | Warum                                                   |
| ------------------------------------ | ----------------------------------------- | ------------------------------------------------------- |
| Persönliche Antwort aus der Inbox    | Automatische Signatur                     | Der Abschluss wird nicht vergessen.                     |
| Einzelne E-Mail mit bewusstem Layout | Platzhalter `{{user.email_signature}}`    | Du bestimmst die genaue Position.                       |
| Wiederkehrende Vorlage oder Kampagne | Platzhalter und Testversand               | Der Textaufbau bleibt kontrollierbar.                   |
| Lange Antwortkette                   | Einstellung vor dem zitierten Text testen | Neue Nachricht und alter Verlauf bleiben klar getrennt. |

## Test vor dem ersten echten Einsatz

Führe nach dem Speichern diese drei kurzen Tests durch:

1. **Neue Nachricht:** Versende eine neue E-Mail an ein Testpostfach. Kontrolliere Name, Telefonnummer, Links, Abstände und Formatierung.
2. **Antwort:** Antworte auf diese E-Mail. Prüfe, ob die Signatur vor oder nach dem zitierten Verlauf an der gewünschten Stelle steht.
3. **Vorlage mit Platzhalter:** Erstelle einen kurzen Entwurf mit `{{user.email_signature}}`. Sende ihn mit der vorgesehenen Absenderkonfiguration und prüfe, ob die richtige Signatur vollständig erscheint.

**Erwartetes Ergebnis:** Alle Angaben sind korrekt, Links funktionieren, die Signatur ist gut lesbar und der E-Mail-Verlauf bleibt übersichtlich.

## Typische Probleme und passende Lösungen

### Es erscheint keine Signatur

Prüfe zuerst, ob du den richtigen Nutzer bearbeitet und nach **Next** auch **Save** gewählt hast. Kontrolliere danach die Option **Enable Signature in All Outgoing Messages**. Bei einer Vorlage prüfst du zusätzlich, ob der Platzhalter tatsächlich im E-Mail-Inhalt steht.

### Die Angaben sind falsch oder veraltet

Öffne wieder die Nutzeransicht, bearbeite nur die betroffene Signatur und speichere. Sende anschließend eine neue Test-E-Mail.

### Die Antwortkette wirkt unübersichtlich

Teste die Option **Include This Signature Before Quoted Text in Replies** mit einer echten Antwort. Entscheide anhand dieses Tests, welche Position für euer Team verständlicher ist.

### Eine Vorlage zeigt den Abschluss an der falschen Stelle

Verschiebe `{{user.email_signature}}` im E-Mail-Editor an die gewünschte Position. Teste danach sowohl auf einem großen Bildschirm als auch auf dem Smartphone.

### Die automatische Signatur und der Platzhalter erscheinen doppelt

Verwende pro E-Mail nur eine der beiden Varianten: entweder die automatische Einfügung oder den Platzhalter an der gewünschten Stelle. Prüfe den Entwurf vor dem Versand.

## Praxisbeispiel: Einheitlicher Abschluss, persönliche Erreichbarkeit

Anna und Daniel beantworten Anfragen im selben Standort. Beide erhalten eine eigene Signatur mit Namen, Rolle, direkter Nummer und Terminlink.

* Für ihre persönlichen Antworten aktivieren sie die automatische Signatur.
* Die Angebotsvorlage enthält stattdessen den Platzhalter `{{user.email_signature}}` am Ende des Textes.
* Anna sendet eine Test-E-Mail und eine Testantwort an Daniel.
* Daniel prüft Links, Darstellung und die Position oberhalb des zitierten Verlaufs.

So bleibt die Kommunikation einheitlich, während Empfänger immer die passende persönliche Ansprechperson sehen.

## Checkliste

* [ ] Die Angaben jeder Signatur sind fachlich geprüft.
* [ ] Die richtige Person wurde in **My Staff** geöffnet.
* [ ] Die Signatur wurde über **Next** und **Save** gespeichert.
* [ ] Die automatische Einfügung oder der Platzhalter ist bewusst gewählt.
* [ ] Neue Nachricht, Antwort und Vorlage wurden jeweils getestet.
* [ ] Links, Abstände und Darstellung auf dem Smartphone sind geprüft.


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