> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/e-mail-vorlagen-und-kampagnen-richtig-einsetzen.md). # E-Mail-Vorlagen und Kampagnen richtig einsetzen ## Der Unterschied Eine **Vorlage** ist ein wiederverwendbares Layout mit wiederkehrenden Bausteinen wie Logo, Bildern oder Standardtexten. Eine **Kampagne** ist die konkrete E-Mail, die du aus einer Vorlage ableitest, für eine Zielgruppe anpasst und einmalig versendest oder planst. Eine Vorlage allein verschickt noch keine E-Mail. Sie ist dein geprüfter Ausgangspunkt. Erst die Kampagne verbindet Inhalt, Empfänger und Versandzeitpunkt. ## Vor dem Start richtig entscheiden | Wenn du erreichen willst … | Dann arbeitest du zuerst mit … | Danach folgt … | | -------------------------------------------------------------- | ------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------- | | einen wiederverwendbaren Aufbau für ähnliche E-Mails | **einer Vorlage** | Die Vorlage bleibt dein Ausgangspunkt für spätere Inhalte. | | eine konkrete Nachricht an bestimmte Empfänger senden | **einer Kampagne** | Du passt Inhalt, Zielgruppe und Versandzeitpunkt für diesen Anlass an. | | eine frühere Aussendung zu einem neuen Termin erneut verwenden | **einer Kopie der Kampagne** | Du aktualisierst jeden inhaltlichen und zeitlichen Bezug vor dem Versand. | ## Vorlage auswählen und anpassen 1. Öffne **Marketing > E-Mail > Vorlagen**. 2. Wähle **Neu** und öffne die Vorlagenübersicht. 3. Suche, filtere oder durchsuche die Vorlagen nach Thema und Gestaltung. 4. Öffne eine Vorschau, bevor du sie übernimmst. 5. Wähle **Weiter**, um die Vorlage im E-Mail-Editor zu öffnen. 6. Bearbeite Text, Bilder und Layout. Im Editor kannst du Inhaltsblöcke bei Bedarf duplizieren, löschen oder in eine andere Reihenfolge ziehen. 7. Speichere die Vorlage unter einem eindeutigen Namen. Die Vorlagensuche kann zuletzt verwendete Suchbegriffe und passende Vorschläge anzeigen. Das beschleunigt die Auswahl, ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung. ### Wiederkehrende Bausteine bewusst vorbereiten Eine Vorlage eignet sich für Inhalte, die sich selten ändern: etwa Kopfbereich, Logo, Bildplatzhalter, Schaltfläche, Social-Media-Links oder ein Fußbereich. Die Originalansichten zeigen genau diese Mischung aus Bild, Handlungs-Schaltfläche, Symbolen und Abschlussbereich. Lege nur Bausteine fest, die in jeder späteren E-Mail wirklich passen. Aktuelle Angebote, Termine und Aussagen gehören in die jeweilige Kampagne. Prüfe besonders Bilder, Schaltflächenziel und Links vor jeder Verwendung erneut. ## Erst testen, dann verwenden Öffne die gespeicherte Vorlage und starte über das Aktionsmenü eine Test-E-Mail. Trage Absenderdaten und ein erreichbares Testpostfach ein. Prüfe Eingang, Darstellung, Bilder, Links und Platzhalter. Die vollständige Prüfliste findest du unter E-Mail-Kampagnen und Vorlagen testen. ## Aus der Vorlage eine Kampagne machen Du kannst eine Kampagne auf zwei Wegen starten: 1. Öffne **Marketing > E-Mail > Kampagnen** und wähle **Neu > Vorlage auswählen**. 2. Oder öffne bei einer Vorlage das Aktionsmenü und wähle **Kampagne erstellen**. Öffne anschließend **Senden oder planen**, wähle Empfänger und verfügbare Versandoptionen, prüfe die Zusammenfassung und bestätige den Versand oder die Planung. Je nach Einsatz wählst du einzelne Kontakte, eine gespeicherte Kontaktliste (in manchen Oberflächen **Smart List**) oder Kontakte mit passenden Tags. Der Status zeigt nach dem Start zunächst den laufenden Versand und danach den erfolgten Versand an. ### Eine frühere Kampagne wiederverwenden Für eine ähnliche Aussendung zu einem späteren Zeitpunkt kannst du eine bestehende Kampagne kopieren. Die Kopie gibt dir einen schnellen Start, ersetzt aber keine Prüfung. 1. Erstelle eine Kopie der passenden Kampagne. 2. Benenne sie eindeutig mit neuem Anlass und Zeitraum. 3. Aktualisiere Betreff, Inhalt, Bilder, Schaltflächenziel und Zielgruppe. 4. Sende wieder eine Test-E-Mail. 5. Plane oder versende erst nach der Zusammenfassungsprüfung. So übernimmst du den bewährten Aufbau, ohne versehentlich alte Informationen erneut zu versenden. ## Praxisbeispiel Das Team erstellt eine Newsletter-Vorlage mit Kopfbereich und Fußzeile. Für den Monatsversand wird daraus eine Kampagne erstellt, mit aktuellen Inhalten ergänzt und an die passende Kontaktliste gesendet. Vorher erhält ein Testpostfach die E-Mail, damit Links und mobile Darstellung überprüft werden. ## Weiterführende Hilfe Für den vollständigen Versandablauf lies E-Mail-Kampagne senden oder planen. Für mehrstufige oder ereignisgesteuerte Nachrichten verwende einen Workflow. ## Abstände im E-Mail-Layout gezielt setzen Mit dem Element **Abstand** erzeugst du freien Raum zwischen Inhaltsblöcken. Es ist sinnvoller als Leerzeichen im Text oder ein missbrauchter Trennstrich, weil sich der Abstand unabhängig vom Inhalt anpassen lässt. 1. Öffne eine Vorlage oder eine Kampagne im E-Mail-Editor. 2. Wähle **Elemente hinzufügen**. 3. Ziehe das Element **Abstand** an die gewünschte Stelle. 4. Öffne das Element und stelle Höhe, Breite und bei Bedarf die Hintergrundfarbe ein. 5. Lege unter **Sichtbarkeit** fest, ob es auf bestimmten Geräten oder unter Bedingungen sichtbar sein soll. 6. Prüfe Desktop- und Mobilansicht. 7. Lösche das Element über das Papierkorb-Symbol, wenn es nicht mehr gebraucht wird. Der Abstand selbst zeigt keinen Text und keine sichtbare Trennlinie. Breite und Höhe bestimmen nur den freien Raum. Besonders auf Mobilgeräten kann ein zu großer Abstand den Inhalt unnötig auseinanderziehen. ## Praxisbeispiel Zwischen einem kurzen Einleitungstext und einer Schaltfläche ist die E-Mail zu gedrängt. Du ziehst einen kleinen Abstand zwischen beide Elemente, prüfst die Mobilansicht und passt die Höhe an, bis die Schaltfläche klar getrennt ist, ohne dass die Nachricht zu lang wirkt. ## Typische Fehler * **Leerzeilen statt Abstandselement:** Die Darstellung kann je nach Endgerät uneinheitlich wirken. * **Zu große Höhe auf Mobilgeräten:** Prüfe immer die mobile Vorschau. * **Abstand als Trennlinie erwartet:** Verwende ein eigenes Trennelement, wenn eine sichtbare Linie nötig ist. * **Bedingte Sichtbarkeit übersehen:** Teste die E-Mail mit den relevanten Kontaktbedingungen. ## Textvarianten in einer E-Mail-Vorlage verwenden Mit Textvarianten kannst du mehrere gleichwertige Formulierungen in einer Vorlage hinterlegen. Beim Versand wird eine der Varianten ausgewählt. Das eignet sich für natürlich formulierte Begrüßungen, Erinnerungen oder Handlungsaufforderungen – vorausgesetzt, jede Variante ist für den Empfänger gleich passend und wahr. ### Variante schreiben Setze die möglichen Texte in geschweifte Klammern, beginne mit SPIN und trenne die Varianten mit einem senkrechten Strich. Ein Beispiel lautet: {SPIN|Guten Tag|Hallo|Schön, dass du da bist}. Du kannst eine Variante mit einem Kontaktplatzhalter kombinieren, etwa: {SPIN|Guten Tag|Hallo} {{contact.first\_name}}. 1. Öffne die E-Mail-Vorlage, Kampagne, Unterhaltung oder den Ablauf, in dem du die Nachricht erstellst. 2. Schreibe die vollständige Nachricht zuerst ohne Varianten. 3. Ersetze nur einen passenden Satzteil durch eine Varianten-Gruppe. 4. Prüfe jede einzelne Variante auf Sinn, Ton und korrekte Satzzeichen. 5. Speichere und versende Test-E-Mails, bis mehrere Varianten sichtbar geworden sind. ### Verantwortlich einsetzen Textvarianten ersetzen keine gute Zielgruppenauswahl, Einwilligung oder hilfreiche Inhalte. Sie sollen den Text sinnvoll variieren, nicht Zustellregeln oder Erwartungen von Empfängern umgehen. Verändere lieber ganze, inhaltlich gleichwertige Sätze als nur einzelne Begrüßungswörter. Eigene Kontaktfelder und zentral verwaltete Werte können innerhalb einer Variante verwendet werden. Bleibt ein Platzhalter bei einem Test leer, prüfe zuerst den Testkontakt und die Feldzuordnung. > **Praxisbeispiel:** Ein Team verschickt eine kurze Erinnerung an angemeldete Teilnehmende. In der Begrüßung stehen drei natürliche Varianten. Der eigentliche Termin, die Ansprechperson und der Link bleiben unverändert. Vor dem Versand prüft das Team alle Varianten mit Testkontakten und sendet nur an Personen, für die die Erinnerung erwartet ist. ## Typische Fehler * **Unterschiedliche Aussagen als Varianten:** Jede Auswahl muss fachlich und rechtlich gleichermaßen stimmen. * **Trennzeichen oder Klammer vergessen:** Dann wird der Text nicht wie erwartet ausgewertet. Teste immer vor dem Einsatz. * **Zu viele Varianten in einem Satz:** Das macht Texte schwer prüfbar. Beschränke dich auf wenige klare Alternativen. * **Leeren Platzhalter übersehen:** Fülle Testdaten am Kontakt oder formuliere den Satz auch ohne diesen Wert verständlich. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/e-mail-vorlagen-und-kampagnen-richtig-einsetzen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.