> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/e-mails-im-nur-text-editor-erstellen.md).

# E-Mails im Nur-Text-Editor erstellen

Erstelle schlichte E-Mail-Vorlagen im Nur-Text-Editor, prüfe Inhalt und Empfängeransicht und verwende sie sicher für wiederkehrende Nachrichten.

Der Nur-Text-Editor ist für E-Mails gedacht, bei denen der Inhalt wichtiger ist als ein aufwendiges Layout. Er eignet sich zum Beispiel für eine persönliche Begrüßung, eine Rückfrage, eine Erklärung nach einem Termin oder eine kurze, direkte Information.

Eine Vorlage spart Zeit, weil sie den wiederkehrenden Teil vorbereitet. Sie sendet jedoch nichts selbst und ersetzt keine Prüfung vor dem Versand. Passe Anrede, Anlass, Links und den nächsten Schritt immer an den konkreten Kontakt an.

## Wann der Nur-Text-Editor die passende Wahl ist

Wähle den Nur-Text-Editor, wenn eine E-Mail bewusst einfach, persönlich und gut lesbar sein soll.

| Passt gut für                                                         | Wähle besser einen anderen Editor, wenn                                                   |
| --------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| persönliche Antworten, Willkommensnachrichten und längere Erklärungen | ein stark gestaltetes Layout mit vielen Bereichen im Vordergrund steht                    |
| eine Nachricht mit klarem Text und einem eindeutigen nächsten Schritt | du ein bereits vorhandenes HTML-Layout gezielt bearbeiten musst                           |
| Inhalte, die auch ohne grafische Elemente verständlich bleiben sollen | die Nachricht nur aus Bildern, aufwendigen Spalten oder grafischen Effekten bestehen soll |

Der Nur-Text-Editor ist kein Ersatz für eine sorgfältige E-Mail. Gerade weil der Inhalt schlicht wirkt, müssen Betreff, Absätze, Links und Absender besonders klar sein.

## Was du vorab brauchst

Bereite diese Punkte vor, bevor du eine Vorlage erstellst:

1. **Ein klarer Anlass:** Formuliere, wann die Vorlage verwendet wird. Beispiele sind „Vorbereitung auf Erstgespräch“ oder „Persönliche Rückfrage nach Anfrage“.
2. **Ein Testempfänger:** Nutze eine eigene Testadresse oder eine freigegebene Testadresse. Nur so siehst du, wie die Nachricht tatsächlich ankommt.
3. **Vollständige Angaben für Platzhalter:** Wenn der Text einen Vornamen, einen Termin oder einen Link aus Kontaktangaben verwenden soll, müssen diese Angaben beim Testkontakt vorhanden sein.
4. **Ein Ziel für die Nachricht:** Entscheide vor dem Schreiben, was die lesende Person als Nächstes tun soll – antworten, einen Termin bestätigen oder einen Link öffnen.

> **Wichtig:** Eine Vorlage darf allgemein bleiben. Die versendete E-Mail muss trotzdem zum konkreten Anlass und zur angesprochenen Person passen.

## Vorlagen öffnen und vorhandene Inhalte finden

1. Öffne links den Bereich **Marketing**.
2. Wähle dort **E-Mail**.
3. Öffne den Reiter **Vorlagen**.
4. In der Liste siehst du vorhandene Vorlagen und Ordner. Suche zuerst nach einer passenden, bereits freigegebenen Vorlage, bevor du eine neue anlegst.
5. Öffne eine vorhandene Vorlage mit einem Doppelklick, wenn du sie prüfen oder ändern darfst.

Die Vorlagenliste zeigt unter anderem Typ, letzten Änderungszeitpunkt und die Person, die zuletzt geändert hat. Das hilft dir, ältere oder ähnliche Varianten vor dem Einsatz zu erkennen.

## Eine neue Nur-Text-Vorlage anlegen

1. Klicke oben rechts auf **Neu**.
2. Wähle **Leere Vorlage**.
3. Die Oberfläche bietet verschiedene Editoren an. Wähle **Nur-Text-Editor** und bestätige mit **Auswählen**.
4. Vergib oben einen eindeutigen Vorlagennamen, zum Beispiel **Erstgespräch – persönliche Vorbereitung**.
5. Schreibe den E-Mail-Inhalt in kurzen, klaren Absätzen.
6. Speichere die Vorlage erst, nachdem du Vorschau und Testdurchlauf geprüft hast.

In der Auswahl stehen neben dem Nur-Text-Editor auch ein Gestaltungs- und ein Code-Editor. Der Nur-Text-Editor ist die bewusste Wahl für einen ruhigen, textorientierten Aufbau. Ein späterer Wechsel kann Aufbau und Darstellung verändern. Lege deshalb vor dem ersten Schreiben fest, welchen Stil die Vorlage wirklich braucht.

## Den Inhalt verständlich aufbauen

Eine persönliche E-Mail wird leichter verstanden, wenn sie in dieser Reihenfolge aufgebaut ist:

1. **Anrede und Anlass:** Sage direkt, warum die Person diese Nachricht erhält.
2. **Wichtigste Information:** Erkläre das Thema in einem kurzen Abschnitt.
3. **Nächster Schritt:** Formuliere genau eine verständliche Aufforderung, etwa eine Antwort, Bestätigung oder einen Link.
4. **Abschluss:** Nenne eine erreichbare Ansprechperson und verabschiede dich freundlich.

### Grundlegende Schreibfunktionen gezielt nutzen

Der Editor stellt trotz seines schlichten Fokus grundlegende Schreibfunktionen bereit. In der Oberfläche sind unter anderem Absatzart, Schrift, Schriftgröße, Textauszeichnung, Links, Listen, Ausrichtung und ein Werkzeug für Bilder sichtbar.

Nutze diese Möglichkeiten sparsam:

* Verwende **Absätze** statt langer Textblöcke.
* Hebe nur die wichtigste Information **fett** hervor.
* Setze **Links** an verständlichen Text statt an lange Adressen.
* Ergänze ein **Bild** nur, wenn die E-Mail auch ohne dieses Bild vollständig verständlich bleibt.
* Nutze Listen, wenn mehrere Schritte oder Unterlagen schnell erfassbar sein sollen.

Eine vermeintlich einfache E-Mail wird unübersichtlich, wenn sie zu viele Schriftarten, Farben, Hervorhebungen oder Links enthält. Der Nutzen des Nur-Text-Editors liegt in Klarheit, nicht in möglichst vielen Effekten.

## Platzhalter vor dem Einsatz sicher prüfen

Platzhalter können beim Versand Angaben aus dem Kontakt einsetzen, etwa den Vornamen. Setze sie nur ein, wenn die Angabe zuverlässig vorhanden ist.

1. Füge den gewünschten Platzhalter an der passenden Stelle in die Vorlage ein.
2. Öffne einen Testkontakt mit vollständig ausgefüllten Angaben.
3. Erstelle eine Test-E-Mail mit diesem Kontakt.
4. Prüfe in der empfangenen Nachricht, ob der Wert vollständig und verständlich erscheint.
5. Wenn eine Angabe fehlen kann, schreibe eine lesbare Alternative oder verzichte an dieser Stelle auf den Platzhalter.

Eine ausführliche Prüfung von Platzhaltern und möglichen Leerwerten findest du unter [Platzhalter und leere Felder sicher verwenden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/platzhalter-und-leere-felder-sicher-verwenden).

## Bilder und Dateien richtig einordnen

Du kannst im Editor Bilder ergänzen. Ein Bild soll jedoch nie die einzige Quelle einer wichtigen Information sein, weil Bilder im E-Mail-Programm der empfangenden Person möglicherweise nicht sofort sichtbar sind.

Prüfe bei jedem Bild:

* Ist die Kernaussage zusätzlich als Text formuliert?
* Hat das Bild einen nachvollziehbaren Bezug zur Nachricht?
* Bleibt die E-Mail ohne Bild verständlich?
* Wird die Datei oder das Bild im Test tatsächlich angezeigt?

Wenn du eine Datei ankündigst, kontrolliere sie im späteren Versandschritt erneut. Eine gespeicherte Vorlage allein ist kein Nachweis dafür, dass ein Anhang in jedem Einsatzweg automatisch mitgesendet wird.

## Vorschau, Test und Einstellungen verwenden

Oben im Editor findest du ein Drei-Punkte-Menü. Dort stehen je nach Ansicht unter anderem diese Funktionen zur Verfügung:

* **Test-E-Mail:** Schickt eine Version an eine Testadresse.
* **Vorlage ansehen:** Zeigt dir die Darstellung vor dem Einsatz.
* **Versionsverlauf:** Hilft dir, Änderungen einer Vorlage nachzuvollziehen.
* **Einstellungen:** Dort prüfst du die Angaben, die zur Vorlage gehören.

Arbeite vor der ersten echten Verwendung immer in dieser Reihenfolge:

1. Speichere einen ersten Entwurf.
2. Öffne die Vorschau und lies die E-Mail vollständig durch.
3. Sende eine Test-E-Mail an deine Testadresse.
4. Öffne sie auf einem großen Bildschirm und auf dem Smartphone.
5. Prüfe Betreff, Absender, Anrede, Absätze, Links, Bilder und die Lesbarkeit.
6. Korrigiere die Vorlage, speichere erneut und wiederhole den Test, wenn etwas nicht stimmt.

Für einen vollständigen Test von Vorlagen und Kampagnen nutze zusätzlich die Anleitung [E-Mail-Kampagnen und Vorlagen testen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/e-mail-kampagnen-und-vorlagen-testen).

## Eine bewährte Vorlage sicher weiterverwenden

Wenn du nur eine Variante einer bestehenden Vorlage brauchst, überschreibe nicht vorschnell den gemeinsamen Ausgangstext.

1. Prüfe Namen und letzten Änderungszeitpunkt der bestehenden Vorlage.
2. Öffne sie und lies Inhalt, Platzhalter und Links vollständig durch.
3. Erstelle – falls die Oberfläche dies anbietet – eine eigene Variante oder lege eine neue, klar benannte Vorlage an.
4. Ändere nur das, was für den neuen Anlass nötig ist.
5. Teste die Variante erneut, auch wenn die Ausgangsvorlage schon getestet wurde.

So verhinderst du, dass eine Änderung für einen Einzelfall unbeabsichtigt die Nachricht anderer Teammitglieder verändert.

## Ergebnis vor der Veröffentlichung prüfen

Nutze diese Checkliste, bevor die Vorlage im Alltag verwendet wird:

1. Der Vorlagenname beschreibt Anlass und Ziel.
2. Betreff und erster Satz erklären verständlich, warum die E-Mail ankommt.
3. Jeder Platzhalter wurde mit einem vollständigen Testkontakt geprüft.
4. Die E-Mail enthält kurze Absätze und einen klaren nächsten Schritt.
5. Alle Links wurden in der Test-E-Mail geöffnet.
6. Bilder oder Dateien sind nicht die einzige Quelle einer wichtigen Information.
7. Die Darstellung wurde auf Desktop und Smartphone geprüft.
8. Absender und Inhalt passen zusammen.
9. Die gespeicherte Variante ist eindeutig von ähnlichen Vorlagen zu unterscheiden.

## Praxisbeispiel: persönliche Vorbereitung vor einem Gespräch

Ein Beratungsbetrieb möchte nach einer Terminvereinbarung eine kurze persönliche Vorbereitung senden. Die zuständige Person erstellt eine Nur-Text-Vorlage mit dem Namen **Erstgespräch – Vorbereitung**.

Die E-Mail beginnt mit einer Anrede und erklärt in zwei kurzen Sätzen, was bis zum Gespräch vorbereitet werden kann. Danach folgt eine Liste mit drei Punkten und ein Link zum Termin. Vor dem Einsatz wird ein Testkontakt mit Vorname und Terminangaben verwendet. Die Mitarbeiterin öffnet die Test-E-Mail auf dem Smartphone, kontrolliert Absätze und Link und speichert die Vorlage erst danach.

Bei einer echten Terminvereinbarung fügt sie die Vorlage ein, prüft Namen und konkreten Anlass und ergänzt bei Bedarf einen persönlichen Satz. So bleibt die Nachricht schnell vorbereitet, wirkt aber nicht wie eine unpassende Standardantwort.

## Häufige Fehler und schnelle Lösung

| Beobachtung                                                | Wahrscheinliche Ursache                                                     | Lösung                                                                                              |
| ---------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Die E-Mail wirkt wie ein schwer lesbarer Textblock.        | Absätze und klare Zwischenpunkte fehlen.                                    | Teile die Nachricht in kurze Sinnabschnitte und setze den nächsten Schritt in einen eigenen Absatz. |
| Der Text wirkt trotz Nur-Text-Editor überladen.            | Zu viele Schriftarten, Hervorhebungen, Bilder oder Links wurden eingesetzt. | Reduziere auf eine klare Schrift, wenige Hervorhebungen und einen Hauptlink.                        |
| Ein Platzhalter bleibt leer oder unverständlich.           | Die benötigte Angabe fehlt beim Kontakt.                                    | Prüfe die Angabe am Testkontakt und verwende eine Alternative für mögliche Leerwerte.               |
| Ein Link oder Bild funktioniert nicht wie erwartet.        | Die E-Mail wurde nur im Editor, nicht als echte Test-E-Mail geprüft.        | Sende einen Test und prüfe die Darstellung im E-Mail-Programm.                                      |
| Eine bewährte Vorlage wurde für andere Einsätze unpassend. | Ein gemeinsamer Ausgangstext wurde direkt überschrieben.                    | Lege für den Sonderfall eine klar benannte Variante an und teste sie separat.                       |