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# Platzhalter und leere Felder sicher verwenden

## Kurz erklärt

Platzhalter setzen gespeicherte Informationen automatisch in einen Text ein. Damit kannst du eine Nachricht, einen Termintext oder ein Dokument einmal vorbereiten und für viele Kontakte passend ausgeben. Beim Erstellen des Inhalts wird ein Platzhalter wie `{{contact.first_name}}` durch den Wert aus dem passenden Datensatz ersetzt.

Beispiel: Aus `Hallo {{contact.first_name}}, dein Termin beginnt um {{appointment.only_start_time}}.` wird für einen Kontakt mit Vornamen Sarah eine persönliche Nachricht mit der passenden Uhrzeit.

## Voraussetzungen

* Der jeweilige Bereich unterstützt Platzhalter.
* Der benötigte Datensatz ist im aktuellen Ablauf vorhanden, etwa ein Kontakt für Kontaktdaten oder ein Termin für Termindaten.
* Das Quellfeld enthält einen gespeicherten Wert.
* Du testest den fertigen Text mit vollständigen und unvollständigen Datensätzen.

## Platzhalter einfügen

1. Öffne die E-Mail, Nachricht, Automatisierung, das Dokument, die Kalendereinstellung oder den unterstützten KI-Prompt.
2. Setze den Cursor an die Stelle, an der die Information erscheinen soll.
3. Öffne die Auswahl für Platzhalter oder benutzerdefinierte Werte. Je nach Bereich wird sie als Schaltfläche, Symbol mit geschweiften Klammern oder ähnliche Auswahl angezeigt.
4. Suche das gewünschte Feld oder öffne die passende Kategorie.
5. Wähle das Feld aus. Der richtige Platzhalter wird an der Cursorposition eingefügt.
6. Lies den vollständigen Satz noch einmal und speichere.
7. Teste mit einem Datensatz, der die benötigte Information enthält.

Nutze möglichst immer die Auswahl im Editor. Sie zeigt nur Felder, die an dieser Stelle unterstützt werden, und verhindert Tippfehler in der Schreibweise. Falls du einen Platzhalter selbst eingibst, beachte Groß- und Kleinschreibung genau.

## Den richtigen Datentyp auswählen

Die folgenden Begriffe haben unterschiedliche Aufgaben:

* **Standardfeld:** Ein fest eingebautes Feld, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Terminzeit oder zugeordneter Nutzer.
* **Benutzerdefiniertes Feld:** Speichert eine Information, die je Kontakt oder Chance unterschiedlich sein kann, zum Beispiel eine bevorzugte Leistung.
* **Benutzerdefinierter Wert:** Speichert einen wiederverwendbaren, gleichbleibenden Text, etwa eine allgemeine Kontaktadresse.
* **Eigenes Datenobjekt:** Speichert zusammenhängende, umfangreichere Daten. Es steht nur zur Auswahl, wenn diese Funktion im Standort eingerichtet ist.
* **Auslöserlink:** Eine besondere Verlinkung, deren Aufruf einen festgelegten Ablauf starten kann.
* **Zahlungslink:** Eine Verlinkung zu einem hinterlegten Zahlungsvorgang, sofern sie im jeweiligen Bereich eingerichtet ist.

Häufig verwendete Platzhalter sind zum Beispiel:

* Kontaktdaten: `{{contact.first_name}}`, `{{contact.name}}`, `{{contact.email}}`
* Nutzer: `{{user.name}}`, `{{user.email}}`, `{{user.calendar_link}}`
* Termin: `{{appointment.start_time}}`, `{{appointment.reschedule_link}}`, `{{appointment.cancellation_link}}`
* Kalender und Standort: `{{calendar.name}}`, `{{location.name}}`, `{{location.email}}`, `{{location.phone}}`
* aktuelles Datum: `{{right_now.middle_endian_date}}`, `{{right_now.year}}`
* Nachricht: `{{message.subject}}`, `{{message.body}}`

Die tatsächlich auswählbaren Platzhalter hängen vom verwendeten Editor, den Berechtigungen, aktivierten Funktionen und dem Datensatz im jeweiligen Ablauf ab.

## Unternehmensdaten im Kontaktworkflow

In einem kontaktbasierten Workflow können neben Kontaktfeldern auch Unternehmensfelder auswählbar sein. Sie liefern zum Beispiel Name, Rufnummer, E-Mail-Adresse, Website oder Anschrift des verknüpften Unternehmens.

Die Werte bleiben leer, wenn der Kontakt keinem Unternehmen zugeordnet ist. Prüfe diese Zuordnung daher vor einem Testlauf.

## Zusätzliche Felder im Workflow richtig einordnen

Einige Felder erscheinen nur, wenn der Workflow den passenden Kontext enthält. Dazu gehören beispielsweise die Kennung einer Aufgabe oder der Name der Person, die eine Notiz angelegt hat. Eine Kontaktbewertung steht nur zur Auswahl, wenn diese Bewertung im Standort aktiviert ist.

Wenn ein erwartetes Feld fehlt, prüfe zuerst Auslöser und vorherige Schritte. Ein Feld ist nicht automatisch in jedem Workflow verfügbar.

## Leere Felder sicher behandeln

Für leere Platzhalter gibt es keinen allgemeinen automatischen Ersatzwert. Ist das Quellfeld leer oder fehlt der passende Datensatz, wird der Platzhalter normalerweise ohne Inhalt ausgegeben.

In E-Mails kannst du bei unterstützter bedingter Darstellung mit zwei Inhaltsblöcken arbeiten:

1. Lege einen Block mit der persönlichen Anrede an und zeige ihn nur, wenn das benötigte Feld gefüllt ist.
2. Lege einen zweiten, allgemeinen Block ohne Platzhalter an und zeige ihn nur, wenn das Feld leer ist.
3. Sende einen Test an einen Kontakt mit und einen Kontakt ohne die Angabe.

Außerhalb unterstützter E-Mail-Bereiche formulierst du den Text besser so, dass er auch ohne optionale Angabe verständlich bleibt, oder vervollständigst die Daten vor dem Versand.

## Telefonnummern ohne Formatierung verwenden

Platzhalter mit der Endung `_raw` entfernen Leerzeichen, Klammern und Bindestriche aus einer Rufnummer. Nutze diese Variante, wenn eine durchgehende Nummer erforderlich ist, zum Beispiel in einem Link oder einem Übergabewert.

## Ergebnis prüfen

Teste immer im Kontext, in dem der Text später verwendet wird:

1. Kontrolliere, ob der Testkontakt die benötigten Werte enthält.
2. Starte den Test aus dem passenden Ablauf oder sende eine Test-E-Mail.
3. Prüfe den fertigen Text auf korrekte Werte und verständliche Sätze.
4. Wiederhole den Test mit einem Kontakt, bei dem mindestens ein optionales Feld leer ist.
5. Prüfe bei E-Mails, ob die vorgesehenen bedingten Blöcke richtig erscheinen.

## Häufige Fehler

### Der Platzhalter bleibt als Code sichtbar

Entferne ihn und füge ihn erneut über die Auswahl des aktuellen Editors ein. Prüfe außerdem, ob dieser Editor das Feld tatsächlich unterstützt.

### Der Platzhalter bleibt leer

Das Quellfeld enthält möglicherweise keinen Wert oder der benötigte Datensatz ist im Ablauf nicht vorhanden. Kontaktdaten benötigen einen Kontakt, Termindaten einen Termin. Unternehmensdaten setzen voraus, dass der Kontakt dem richtigen Unternehmen zugeordnet ist.

### Es erscheint der falsche Nutzer

Prüfe, welcher Nutzer dem Kontakt, Termin oder Versandvorgang zugeordnet ist. Der verfügbare Kontext bestimmt, welcher Name eingesetzt wird.

### Ein KI-Prompt verwendet einen Wert unpassend

Beschreibe im Prompt ausdrücklich, wie mit fehlenden Informationen umzugehen ist, und teste die Unterhaltung erneut mit vollständigen und unvollständigen Kontaktdaten.

## Gut zu wissen

* Ein gültiger Platzhalter kann trotzdem leer bleiben, wenn im aktuellen Ablauf der passende Datensatz fehlt.
* Ein Kontaktablauf kann Kontaktdaten einsetzen, aber keine Termindaten, wenn kein Termin vorhanden ist.
* Verwende eine Vorschau oder einen echten Testlauf, bevor du eine Automatisierung aktivierst.
* Wiederverwendbare Standardinformationen pflegst du besser als benutzerdefinierte Werte, individuelle Angaben besser im passenden Kontakt- oder Unternehmensfeld.

## Ersatztext für fehlende Platzhalter festlegen

Ein Ersatztext verhindert Lücken, wenn ein Kontaktfeld nicht gefüllt ist. Er wird nur an genau der Stelle angezeigt, an der du ihn festlegst. Die gespeicherten Kontaktdaten bleiben unverändert.

Du kannst diesen Ersatz in Betreff, Vorschautext und Nachrichtentext von Kampagnen, Vorlagen, Workflow-E-Mails und Sammelaktionen einsetzen. Derselbe Platzhalter darf innerhalb einer E-Mail unterschiedliche Ersatztexte haben, wenn der Satz es verlangt.

### Ersatztext im Editor einstellen

1. Öffne die E-Mail oder Vorlage und füge einen Platzhalter ein beziehungsweise wähle einen vorhandenen aus.
2. Klicke auf den Platzhalter, um den Editor für den Ersatztext zu öffnen.
3. Trage einen natürlich klingenden Text ein, der bei fehlendem Wert erscheinen soll.
4. Speichere die Einstellung.
5. Nach dem Speichern ist der Platzhalter grün hervorgehoben. Das zeigt, dass ein Ersatztext hinterlegt ist. Ein normaler grauer Platzhalter hat keinen Ersatztext. Beim Darüberfahren kannst du den hinterlegten Text kontrollieren.

Wenn du die Schreibweise direkt verwenden möchtest, kann der Editor eine Form wie **{{default contact.firstname "Guten Tag"}}** verarbeiten. Verwende die Platzhalterbezeichnung, die dir dein Editor für das betreffende Feld anbietet.

### Richtig testen

Sende eine Vorschau an zwei Testkontakte: einen mit gefülltem Feld und einen ohne diesen Wert. Beim ersten muss der echte Kontaktwert erscheinen, beim zweiten ausschließlich der Ersatztext. Fehlt der Wert und du hast keinen Ersatz festgelegt, kann an dieser Stelle eine Lücke bleiben.

> **Praxisbeispiel:** Eine Begrüßungs-E-Mail beginnt mit dem Vornamen. Für Kontakte ohne Vornamen legt das Team „Guten Tag“ fest. Im Text weiter unten verwendet es für denselben Platzhalter einen anderen Ersatz, weil dort eine allgemeinere Formulierung besser passt. Beide Varianten werden vor dem Versand getestet.

## Praxisbeispiel

Eine Beratung verschickt nach einem Erstgespräch eine E-Mail aus einem Workflow. Im Text stehen der Vorname der Person, der Name der zuständigen Beratung und ein Link zur Terminbuchung. Für Kontakte ohne eingetragene Ansprechperson hinterlegt das Team einen neutralen Ersatztext. Vor der Veröffentlichung wird mit zwei Testkontakten geprüft: einmal mit allen Angaben und einmal mit einer fehlenden Ansprechperson. So bleibt die Nachricht in beiden Fällen verständlich und zeigt keinen leeren Platzhalter.


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# Agent Instructions
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GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/platzhalter-und-leere-felder-sicher-verwenden.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

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