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# Dateien in der Inbox versenden

Sende Dokumente, Bilder und Videos aus der Inbox sicher, verstehe den Linkversand bei großen Dateien und prüfe das Ergebnis aus Empfängersicht.

## Worum es geht

Mit einem Dateianhang ergänzt du eine Nachricht um ein Dokument, Bild oder Video. In der Inbox kannst du eine neue Datei vom Gerät hochladen, eine bereits vorhandene Datei aus der **Medienbibliothek** auswählen oder eine unterstützte Datei direkt aus der Zwischenablage einfügen.

Die Datei wird nicht immer als klassischer Anhang versendet. E-Mail-Dateien über **20 MB** werden in der Medienbibliothek abgelegt und als anklickbarer Link eingefügt. Eine reine Textnachricht enthält keine Datei; direkt zustellbare Medien werden als MMS versendet. Kann eine Datei wegen Größe, Dateityp oder Zustellvorgaben nicht direkt als MMS zugestellt werden, erscheint ebenfalls ein Link aus der Medienbibliothek. Das ist erwartetes Verhalten, kein Fehler.

> **Wichtig:** Ein sichtbarer Anhang oder Link vor dem Versand beweist noch nicht, dass er beim Empfänger wie erwartet ankommt. Prüfe wichtige Dokumente und Videos immer mit einem Testkontakt.

## Vor dem Versand prüfen

Stelle vor dem Anhängen sicher:

* Du hast die richtige Unterhaltung geöffnet oder eine neue Nachricht für den richtigen Kontakt begonnen.
* Die Datei ist aktuell, vollständig und darf an diese Person versendet werden.
* Der Dateiname erklärt den Inhalt klar, zum Beispiel **Terminbestaetigung.pdf** statt **Dokument-neu-final2.pdf**.
* Du kennst den vorgesehenen Kanal: E-Mail, Textnachricht oder ein anderer im Editor sichtbarer Kanal.
* Bei vertraulichen Dateien ist geklärt, ob dieser Versandweg dafür geeignet ist.

## Wo du Dateien anhängst

1. Öffne **Inbox**.
2. Öffne die gewünschte Unterhaltung oder starte eine neue Nachricht.
3. Wähle im Nachrichtenbereich den passenden Versandkanal.
4. Öffne in der Editorleiste die Anhangoption – je nach Oberfläche über die **Büroklammer** oder das Menü mit **drei Punkten**.
5. Wähle **Datei anhängen**. Es erscheinen zwei Auswahlmöglichkeiten:
   * **Vom Gerät hochladen** für eine Datei auf deinem Computer oder Mobilgerät.
   * **Aus Medienbibliothek auswählen** für eine bereits hinterlegte Datei.
6. Wähle die passende Datei aus.
7. Kontrolliere vor dem Versand den angezeigten Dateinamen oder Link, den Empfänger und deinen erklärenden Nachrichtentext.

Die Datei ist erst versandbereit, wenn sie im Editor sichtbar ist. Warte deshalb bei größeren Dateien, bis der Upload abgeschlossen ist.

## Die zwei Upload-Wege richtig wählen

| Weg                                | Wann er sinnvoll ist                                                                    | Was du prüfst                                                      |
| ---------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------ |
| **Vom Gerät hochladen**            | Du versendest die Datei zum ersten Mal oder hast sie gerade erstellt.                   | Richtige Datei, vollständiger Upload und verständlicher Dateiname. |
| **Aus Medienbibliothek auswählen** | Die Datei wurde bereits einmal hochgeladen und soll unverändert wiederverwendet werden. | Richtige Version, passender Inhalt und keine veraltete Datei.      |

Direkt hochgeladene Dateien werden in der Medienbibliothek gespeichert. Für wiederkehrende Dokumente vermeidest du mit der Medienbibliothek doppelte Uploads und unterschiedliche Versionen.

## Datei aus der Zwischenablage einfügen

Unterstützte Dateien und Bilder lassen sich direkt in den geöffneten Nachrichteneditor einfügen.

1. Kopiere die Datei oder das Bild auf deinem Gerät.
2. Klicke in das Textfeld der geöffneten Nachricht.
3. Drücke **Strg + V** unter Windows oder **Cmd + V** auf dem Mac.
4. Warte, bis die Datei im Editor erscheint.
5. Prüfe Dateiname, Empfänger und Versandkanal, bevor du sendest.

Auch beim Einfügen aus der Zwischenablage gelten dieselben Größen- und Kanalgrenzen wie beim Hochladen über die Büroklammer.

## Was bei großen Dateien und Textnachrichten passiert

| Situation                                              | Versandweg                       | Was die empfangende Person erhält                                |
| ------------------------------------------------------ | -------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| E-Mail-Anhang bis 20 MB                                | Direkter Anhang im E-Mail-Editor | Die Datei wird mit der E-Mail versendet.                         |
| E-Mail-Anhang über 20 MB                               | Medienbibliothek                 | Ein anklickbarer Link zur Datei wird in die E-Mail eingefügt.    |
| Reine Textnachricht                                    | Textnachricht                    | Textnachrichten unterstützen keine Datei.                        |
| Direkt zustellbares Bild in einer Textnachricht        | MMS                              | Häufig funktionieren JPEG, PNG oder GIF direkt als MMS.          |
| Datei, die nicht direkt als MMS zugestellt werden kann | Medienbibliothek                 | Ein anklickbarer Link zur Datei wird in die Nachricht eingefügt. |

Bei MMS können Netzbetreiber, Rufnummerntyp, Dateigröße und Empfängergerät die Zustellung beeinflussen. Halte Bilder für eine möglichst breite Zustellbarkeit lieber unter **500 KB**. Formate wie PDF, MP3 oder MP4 können je nach Zustellweg als Link statt als direktes MMS ankommen.

Während eines großen Uploads kann ein Hinweis erscheinen, dass die Datei als Link aus der Medienbibliothek versendet wird. Das ist die Bestätigung dafür, dass die Nachricht nicht wegen der Größe blockiert werden soll.

Schreibe bei einem Link immer kurz dazu, was die empfangende Person erwartet, zum Beispiel: „Hier findest du die vereinbarte Broschüre als PDF.“ So wird ein Link nicht mit einer unklaren oder unerwarteten Nachricht verwechselt.

## Videos verständlich versenden

Wenn du ein Video aus der Medienbibliothek für eine E-Mail verwendest, kann die Nachricht eine animierte Videovorschau erhalten. Die Vorschau macht sichtbar, dass hinter dem Element ein Video steckt und lädt zum Öffnen ein.

Verlasse dich aber nicht allein auf die Vorschau. Ergänze im Nachrichtentext:

* worum es in dem Video geht;
* wie lange es ungefähr dauert;
* was die empfangende Person danach tun soll.

> **Beispiel:** „Im zweiminütigen Video zeigen wir dir die nächsten Schritte. Öffne die Vorschau und antworte anschließend kurz, ob alles geklappt hat.“

Für kanalabhängige Besonderheiten bei Bildern, Videos und Audiodateien siehe Medien in Textnachrichten sicher einsetzen.

## Praxistest: Ein wichtiges PDF versenden

Ziel: Du willst einer Kundin eine aktuelle Anleitung als PDF per E-Mail zusenden.

1. Öffne die Unterhaltung in **Inbox** und wähle den E-Mail-Editor.
2. Klicke auf die **Büroklammer**.
3. Wähle **Vom Gerät hochladen** und anschließend die aktuelle PDF.
4. Warte, bis Dateiname oder Link im Editor sichtbar ist.
5. Ergänze einen kurzen Text, der erklärt, was die Datei enthält.
6. Sende die Nachricht zunächst an einen Testkontakt.
7. Öffne die E-Mail am Computer und auf dem Mobilgerät.
8. Prüfe:
   * Ist die Datei oder der Link sichtbar?
   * Lässt sich die Datei öffnen?
   * Ist der Inhalt vollständig und die richtige Version?
   * Ist klar, was nach dem Öffnen zu tun ist?

Erst nach diesem Test versendest du eine wichtige Datei an die eigentliche empfangende Person.

## Nach dem Versand prüfen

* Im Nachrichtenverlauf ist die gesendete Nachricht mit Anhang oder Link sichtbar.
* Der Testkontakt kann die Datei öffnen.
* Bei einer E-Mail mit Link funktioniert der Link auch auf einem Mobilgerät.
* Die Datei zeigt die richtige Version und keine vertraulichen Inhalte, die nicht versendet werden sollten.
* Der Empfänger versteht aus dem Nachrichtentext, was der Anhang oder Link enthält.

## Häufige Fragen

### Warum wurde meine Datei als Link versendet?

Das ist bei E-Mail-Dateien über 20 MB und bei Dateien in Textnachrichten erwartetes Verhalten. Die Datei wird in der Medienbibliothek abgelegt; die Nachricht enthält dann einen anklickbaren Link. Teste den Link aus Sicht des Empfängers.

### Kann ich dieselbe Datei mehrfach verwenden?

Ja. Wähle sie beim nächsten Mal über **Aus Medienbibliothek auswählen**. Prüfe vorher, ob es wirklich die aktuelle Version ist.

### Kann ich ein Bild einfach einfügen?

Ja, wenn es vom Editor und Versandkanal unterstützt wird: Kopiere das Bild, klicke in das Nachrichtenfeld und füge es mit **Strg + V** oder **Cmd + V** ein. Prüfe anschließend, ob es im Editor als Anhang erscheint.

### Die Datei wird nicht angezeigt. Was soll ich tun?

Prüfe zuerst, ob der Upload abgeschlossen ist und ob Dateiname oder Link im Editor erscheint. Wenn die Datei zu groß ist, erwarte einen Link statt eines direkten Anhangs. Teste außerdem einen anderen, kleineren Dateiausschnitt oder verwende die Medienbibliothek.

### Der Empfänger kann den Link nicht öffnen. Was prüfe ich?

Öffne den Link selbst über einen Testkontakt. Prüfe die vollständige Zustellung, den verwendeten Kanal und ob die Datei noch die richtige Freigabe besitzt. Vertrauliche Dateien gehören nur in einen dafür freigegebenen Versandweg.