> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/inbox/eingegangene-e-mails-aus-der-inbox-weiterleiten.md). # Eingegangene E-Mails aus der Inbox weiterleiten Leite eine eingegangene E-Mail aus einer Inbox-Unterhaltung gezielt weiter, prüfe Absender, Anhänge, Empfänger und den Eintrag im Gesprächsverlauf. Mit der Weiterleitungsfunktion schickst du **eine ausgewählte eingegangene E-Mail** direkt aus der Inbox an eine weitere Person. Das ist sinnvoll, wenn etwa eine Fachperson, ein Dienstleister oder ein Teammitglied genau diese Nachricht prüfen soll, aber keinen Zugriff auf den gesamten Gesprächsverlauf benötigt. Die ursprüngliche E-Mail bleibt im Gesprächsverlauf erhalten. Nach dem Senden erscheint auch die Weiterleitung dort als ausgehende E-Mail. So ist nachvollziehbar, was weitergegeben wurde. ## Was die Inbox automatisch erledigt | Wenn du … | passiert anschließend | Was du selbst prüfst | | --------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | | eine einzelne eingehende E-Mail weiterleitest | ursprünglicher Inhalt und Formatierung werden für die Weiterleitung übernommen, soweit der Versandweg sie unterstützt | Lies den Inhalt trotzdem vollständig und prüfe, ob er weitergegeben werden darf. | | die Weiterleitung sendest | sie wird im selben Gespräch als ausgehendes E-Mail-Ereignis festgehalten | Kontrolliere im Verlauf, dass die Aktion sichtbar ist. | | **To** ausfüllst | die Weiterleitung wird über das für dieses Gespräch eingerichtete Versandpostfach versendet | Prüfe Adresse, Absender und Betreff vor dem Senden. | | **CC** oder **BCC** ergänzt | weitere Personen werden nach den Regeln dieser Felder einbezogen | Entscheide bewusst, wer die anderen Empfänger sehen darf. | | eine Antwort auf die Weiterleitung eingeht | sie kann über das verbundene Postfach zurücklaufen und wieder im Gespräch erscheinen | Verlass dich erst nach einem Test auf diese Rückführung. | {% hint style="warning" %} Eine Weiterleitung kann persönliche Angaben, Anhänge und den ursprünglichen Gesprächskontext weitergeben. Sende sie nur an Personen, die diese Informationen für ihre konkrete Aufgabe erhalten dürfen. {% endhint %} ## Das richtige Ziel wählen: einzelne E-Mail oder ganzer Verlauf Öffne bei der betreffenden E-Mail das Menü mit den drei Punkten. Dort können zwei unterschiedliche Aktionen erscheinen. | Wenn du … | Wähle … | Ergebnis | | ----------------------------------------------------- | ----------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | nur die ausgewählte eingehende E-Mail teilen möchtest | **E-Mail weiterleiten** | Ein eigener Entwurf für genau diese Nachricht wird geöffnet. | | den gesamten Gesprächsverlauf teilen möchtest | **Unterhaltung weiterleiten** | Das ist eine getrennte Aktion mit anderem Umfang und nicht Gegenstand dieser Anleitung. | Wähle die einzelne E-Mail, wenn die empfangende Person nur die relevante Nachricht sehen soll. Dadurch gibst du nicht unnötig weitere Teile des Gesprächs weiter. ## Manuelle Weiterleitung oder dauerhafte Regel? Die Inbox-Aktion ist für einen bewussten Einzelfall gedacht. Sie ersetzt keine zentralen Einstellungen und ändert keine automatisierten Nachrichten. | Ziel | Passender Weg | Warum | | ---------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | Eine konkrete eingehende E-Mail einmalig teilen | Manuelle Weiterleitung in der Inbox | Du bestimmst den einzelnen Gesprächsbeitrag, die Empfänger und den Kontext. | | Antworten dauerhaft an ein Team weiterleiten | E-Mail-Einstellungen für Weiterleitungen | Die Regel wird zentral gepflegt und gilt nicht nur für ein Gespräch. | | Jede versendete Einzel- oder Workflow-E-Mail zusätzlich kopieren | E-Mail-Einstellungen für BCC | Die Kopie folgt einer festen Regel statt einer einzelnen Inbox-Aktion. | | Nach einem Ereignis automatisch eine E-Mail senden | Workflow | Absender, Empfänger und Auslöser werden getrennt im Workflow festgelegt. | Nutze die manuelle Weiterleitung nicht als Notlösung für einen wiederkehrenden Ablauf. Das führt leicht zu ausgelassenen Nachrichten, Doppelversand oder unklaren Zuständigkeiten. ## Voraussetzungen Prüfe vor dem ersten Einsatz: 1. Du hast in der **Inbox** eine Unterhaltung mit einer eingegangenen E-Mail geöffnet. 2. Für deinen Standort ist ein E-Mail-Kanal zum Senden verbunden. 3. Du darfst aus der Inbox E-Mails versenden. 4. Bei der geöffneten Nachricht ist die Aktion **E-Mail weiterleiten** verfügbar. 5. Die Zieladresse ist korrekt und der Empfänger darf Inhalt und Anhänge erhalten. 6. Wenn Antworten wieder im Gespräch erscheinen sollen, funktioniert der Abgleich des verwendeten Postfachs. Die Funktion ist für eingegangene E-Mails gedacht. Bei anderen Nachrichtentypen oder bereits gesendeten E-Mails kann die Aktion fehlen. Auch die mobile Ansicht kann abweichen; fehlt sie dort, prüfe die Webansicht. ## Die Felder im Weiterleitungsentwurf verstehen | Feld oder Aktion | Bedeutung | Worauf du achtest | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Drei-Punkte-Menü** | Öffnet Aktionen für diese einzelne E-Mail. | Du befindest dich an der richtigen eingehenden Nachricht. | | **E-Mail weiterleiten** | Öffnet den Weiterleitungsentwurf. | Verwechsle die Aktion nicht mit der Weiterleitung des gesamten Verlaufs. | | **Von / From** | Absenderadresse der Weiterleitung. | Sie folgt dem verbundenen Versandpostfach und den vorhandenen Versandregeln. | | **Absendername / From Name** | Sichtbarer Name beim Absender. | Er folgt den bestehenden Absenderregeln; plane nicht damit, ihn im Entwurf frei zu ändern. | | **An / To** | Hauptempfänger der Weiterleitung. | Prüfe die Adresse Zeichen für Zeichen. | | **CC** | Sichtbare Kopie an weitere Personen. | Alle Personen in **An** und **CC** sehen einander. | | **BCC** | Verdeckte Kopie an weitere Personen. | BCC-Empfänger bleiben für die übrigen Empfänger verborgen. | | **Betreff / Subject** | Titel der Weiterleitung. | Er enthält üblicherweise einen Weiterleitungs-Hinweis und soll den Anlass klar machen. | | **Nachrichtentext** | Deine Einordnung zusammen mit dem übernommenen E-Mail-Inhalt. | Formuliere knapp, welche Prüfung oder Entscheidung du erwartest. | | **Senden** | Versendet den geprüften Entwurf. | Eine versendete E-Mail lässt sich nicht zuverlässig zurückrufen. | ## Schritt für Schritt: eine E-Mail weiterleiten 1. Öffne **Inbox** und wähle den richtigen Kontakt. 2. Öffne den Gesprächsverlauf und finde die konkrete **eingegangene E-Mail**. 3. Lies sie vollständig. Achte auf vertrauliche Angaben, Bilder und Anhänge. 4. Öffne an dieser E-Mail das Menü mit den drei Punkten. 5. Wähle **E-Mail weiterleiten**. 6. Kontrolliere **Von / From** und **Absendername / From Name**. Sie werden durch das verwendete Postfach und die vorhandenen Versandregeln bestimmt. 7. Trage die Hauptempfängeradresse in **An / To** ein. 8. Ergänze **CC** oder **BCC** nur, wenn weitere Personen den Vorgang wirklich sehen müssen. 9. Prüfe den Betreff und ergänze im Nachrichtentext eine kurze Einordnung, zum Beispiel: „Bitte prüfe die angehängte Rückfrage bis Mittwoch und gib mir eine Rückmeldung.“ 10. Kontrolliere, ob die wichtigen Anhänge, Bilder und Formatierungen sichtbar sind. 11. Wähle **Senden**. 12. Öffne den Gesprächsverlauf erneut und prüfe, ob die Weiterleitung als ausgehende E-Mail erscheint. ## Was mit Inhalt und Anhängen passiert Der ursprüngliche Inhalt und die Formatierung werden für die Weiterleitung übernommen, soweit der ursprüngliche und der verwendete Versanddienst dies unterstützen. Eingebettete Bilder, Signaturen und Anhänge können ebenfalls enthalten sein. Das ist keine Garantie, dass jedes Detail vollständig ankommt. | Inhalt | Mögliche Wirkung | Sicherer Umgang | | ------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Text und Formatierung | Werden normalerweise mit dem ursprünglichen Kontext übernommen. | Lies die weitergeleitete Fassung gegen, bevor du sie absendest. | | Eingebettete Bilder oder Signaturen | Können enthalten sein, wenn Quelle und Versanddienst sie unterstützen. | Erkläre entscheidende Informationen zusätzlich im Text. | | Anhänge | Können enthalten sein, wenn Dateigröße, Dateityp und Anbieterregeln es erlauben. | Prüfe wichtige Dateien nach dem Versand mit einem Testempfänger. | | Große, gesperrte oder ungewöhnliche Dateien | Können abgelehnt oder entfernt werden. | Hänge eine zulässige Version manuell an oder verwende einen nach euren Regeln freigegebenen sicheren Link. | Wiederhole einen Versand nicht blind, wenn eine Datei fehlt. Prüfe zuerst Dateigröße, Dateityp und den konkreten Fehlerhinweis. ## Was nach dem Senden sichtbar ist Die Weiterleitung bleibt in derselben Unterhaltung als ausgehende E-Mail dokumentiert. Der Verlauf kann dadurch zeigen, dass weitergeleitet wurde, wann dies geschah und an welche Empfänger die Nachricht ging; einzelne Angaben können dabei geschützt dargestellt werden. Antworten auf die Weiterleitung können über das verwendete, verbundene Postfach zurücklaufen und im Gespräch erscheinen. Das hängt vom Abgleich und der Antwortzuordnung für genau diesen Versandweg ab. Wenn eine Antwort nicht im Gespräch erscheint: 1. prüfe, welches Postfach als Absender verwendet wurde; 2. prüfe, ob der Abgleich für dieses Postfach aktiv ist; 3. prüfe im externen Postfach, ob die Antwort dort eingegangen ist; 4. dokumentiere Zeitpunkt, Empfänger und Betreff, bevor du die zuständige Person für die E-Mail-Einrichtung einbeziehst. ## Vollständiger Test vor dem ersten Einsatz Verwende einen Testkontakt und zwei Testpostfächer, auf die du Zugriff hast. 1. Sende vom ersten Testpostfach eine E-Mail an den verbundenen Standort. 2. Öffne die eingehende Nachricht in der Inbox. 3. Wähle im Drei-Punkte-Menü **E-Mail weiterleiten**. 4. Trage die zweite Testadresse in **An / To** ein. 5. Ergänze einen kurzen Hinweis im Nachrichtentext und prüfe Betreff, Absender und Empfänger. 6. Nutze einen kleinen, unkritischen Anhang oder eine Nachricht mit einem vorhandenen kleinen Anhang. 7. Sende die Weiterleitung. 8. Prüfe im zweiten Testpostfach Inhalt, Betreff, Absender, Formatierung und Anhang. 9. Antworte vom zweiten Testpostfach auf die Weiterleitung. 10. Kontrolliere danach sowohl das verwendete externe Postfach als auch die Inbox und dokumentiere, wo die Antwort sichtbar wird. ## Praxisbeispiel: Technische Rückfrage sicher übergeben Eine Kundin sendet eine E-Mail mit einer technischen Frage und einem Screenshot. Die zuständige Fachperson hat keinen Zugriff auf den gesamten Standort. 1. Die Mitarbeitende öffnet genau diese eingegangene E-Mail. 2. Sie prüft, ob die Fachperson Kontaktdaten und Screenshot für die Fehleranalyse erhalten darf. 3. Sie wählt **E-Mail weiterleiten**, nicht die Weiterleitung der ganzen Unterhaltung. 4. Sie trägt die Supportadresse in **An / To** ein und ergänzt: „Bitte prüfe die Ursache und sende mir bis morgen einen Lösungsvorschlag.“ 5. Sie kontrolliert Betreff, Absender und sichtbaren Screenshot und sendet die Weiterleitung. 6. Im Gesprächsverlauf ist der Versand nachvollziehbar festgehalten. 7. Die Fachperson antwortet. Die Mitarbeitende prüft erst die Antwortzuordnung und übernimmt die Lösung dann in die Kommunikation mit der Kundin. ## Häufige Probleme | Beobachtung | Wahrscheinliche Ursache | Nächster Schritt | | ----------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **E-Mail weiterleiten** fehlt. | Es ist keine eingehende E-Mail geöffnet, kein E-Mail-Kanal verbunden oder die Sendeberechtigung fehlt. | Prüfe Nachrichtentyp, Verbindung und Berechtigung; nutze bei Bedarf die Webansicht. | | Die Weiterleitung kommt mit unerwartetem Absender an. | Das Versandpostfach und die vorhandenen Versandregeln bestimmen die Absenderadresse. | Prüfe Verbindung und Absenderregeln, statt im Entwurf eine nicht verfügbare Adresse zu erzwingen. | | Ein Anhang oder Bild fehlt. | Größe, Dateityp, Einbettung oder Sicherheitsregeln verhindern die vollständige Übernahme. | Prüfe die Datei und verwende eine zulässige Version oder einen freigegebenen sicheren Weg. | | Der Versand zeigt einen Fehler. | Versanddienst, Domain, Absenderreputation oder Empfängerdienst lehnen ab. | Lies den Fehlerhinweis und ändere nicht mehrere E-Mail-Einstellungen gleichzeitig. | | Eine Antwort erscheint nicht im Verlauf. | Der Abgleich oder die Antwortzuordnung für das Postfach funktioniert nicht. | Prüfe zuerst das externe Postfach und danach den beidseitigen Abgleich. | | Eine Person erhielt eine unerwünschte Kopie. | **An**, **CC** oder **BCC** wurde nicht sorgfältig geprüft. | Dokumentiere den Vorfall intern und ändere den weiteren Versandweg erst nach Klärung. | ## Grenzen, die du einplanen solltest * Die Aktion gilt für einzelne eingehende E-Mails, nicht für andere Nachrichtentypen oder dauerhafte Verteiler. * Absenderadresse und Absendername folgen den vorhandenen Versandregeln. * Anhänge, Bilder und Formatierungen können je nach Quelle und Versanddienst abweichen. * Antworten erscheinen nur dann wieder im Gespräch, wenn der verwendete Versandweg einen funktionierenden Abgleich unterstützt. * Die Inbox-Aktion ändert keine automatisierten Nachrichten, BCC-Regeln oder zentralen Weiterleitungseinstellungen. * Eine versendete Weiterleitung kann nicht zuverlässig zurückgerufen werden. ## Weiterführende Anleitungen * [E-Mails in der Inbox testen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/e-mails-in-der-inbox-testen) * [Absender für E-Mails gezielt festlegen](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/absender-fur-e-mails-gezielt-festlegen) * [Persönliches E-Mail-Postfach mit der Inbox verbinden](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/personliches-e-mail-postfach-mit-der-inbox-verbinden) * [E-Mail-Zustellbarkeit nachhaltig verbessern](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/e-mail/e-mail-zustellbarkeit-nachhaltig-verbessern) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/inbox/eingegangene-e-mails-aus-der-inbox-weiterleiten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.