> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://one-loop.gitbook.io/help/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/inbox/manuelle-anruf-und-sms-aufgaben-in-der-inbox-bearbeiten.md). # Manuelle Anruf- und SMS-Aufgaben in der Inbox bearbeiten Bearbeite manuell erzeugte Anruf- und SMS-Aufgaben in einer klaren Reihenfolge, nutze Filter für die passende Arbeitsliste und dokumentiere jedes Ergebnis beim Kontakt. > **Kurz gesagt:** Diese Aufgabenliste hält fest, welche Anrufe oder SMS eine Person im Team persönlich erledigen soll. Sie führt nicht selbst den Anruf aus und verschickt keine Nachricht automatisch. Nach der Bearbeitung hältst du das Ergebnis beim jeweiligen Kontakt fest. ## Wofür diese Liste gedacht ist Eine manuelle Aufgabe entsteht, wenn ein Workflow oder eine Kampagne einen persönlichen Schritt erforderlich macht – zum Beispiel einen Rückruf nach einer Anfrage oder eine individuell formulierte SMS. In der Liste siehst du, **wen** du bearbeiten sollst, **welche Art** von Aufgabe ansteht und **wer** dafür zuständig ist. Du findest die Liste in der **Inbox** unter **Manuelle Aktionen**. Sie ist für die tägliche Abarbeitung gedacht: Aufgabe auswählen, Kontakt prüfen, persönlich handeln, Ergebnis festhalten und anschließend den passenden Status setzen. ## Bevor du startest Prüfe bei einer neuen Aufgabe zuerst drei Dinge: 1. **Kontakt:** Ist es die richtige Person und stimmen die erreichbaren Kontaktdaten? 2. **Anlass:** Aus welchem Workflow oder welcher Kampagne stammt die Aufgabe? So verstehst du, warum der Schritt jetzt ansteht. 3. **Zuständigkeit:** Bist du selbst zugewiesen? Wenn nicht, übergib die Aufgabe zuerst an die passende Person. Eine Aufgabe kann als **Anruf** oder **SMS** gekennzeichnet sein. Arbeite sie nicht nur in der Tabelle ab: Die eigentliche Kommunikation und die Notiz zum Ergebnis gehören immer zum Kontakt. ## Die Arbeitsliste richtig lesen Jede Zeile steht für eine Aufgabe. In der Tabelle werden unter anderem diese Informationen angezeigt: | Sichtbare Information | Wofür sie dir hilft | | -------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | | **Kontakt** | Du erkennst sofort, für wen der Schritt gedacht ist. | | **Workflow oder Kampagne** | Du siehst den Ursprung und damit den Anlass der Aufgabe. | | **Zugewiesen an** | Du erkennst, wer die Aufgabe bearbeiten soll. | | **Typ** | Zeigt, ob ein Anruf oder eine SMS geplant ist. | | **Status** | Zeigt, ob die Aufgabe noch ansteht, erledigt oder übersprungen wurde. | | **Hinzugefügt am** | Hilft dir, ältere oder zeitkritische Aufgaben zuerst zu bearbeiten. | Nutze die Auswahlkästchen am Anfang jeder Zeile nur dann, wenn du mehrere Aufgaben gemeinsam bearbeiten oder neu zuweisen möchtest. Für einen einzelnen Anruf oder eine einzelne SMS öffnest du die betreffende Aufgabe direkt. ## Aufgaben gezielt filtern Bei vielen offenen Aufgaben solltest du nicht mit der gesamten Liste arbeiten. Du kannst die Ansicht unter anderem nach folgenden Merkmalen eingrenzen: * **Quelle:** Aufgaben aus einem bestimmten Workflow oder einer bestimmten Kampagne * **Typ:** Anruf oder SMS * **Status:** noch anstehend, erledigt oder übersprungen * **Zugewiesen an:** die zuständige Person * **Datum:** Aufgaben aus dem gewünschten Zeitraum Die aktuelle Filterauswahl wird in der Seitenadresse gespeichert. Du kannst die gefilterte Ansicht deshalb als Lesezeichen speichern oder den Link intern weitergeben. Wer diesen Link öffnet, erhält dieselbe Filterauswahl. Wenn du wieder die vollständige Liste brauchst, wähle in der Filterleiste **Filter zurücksetzen**. Alternativ kannst du die Filterangaben aus der Seitenadresse entfernen und die Seite neu laden. ## Eine Aufgabe Schritt für Schritt bearbeiten 1. Öffne die **Inbox** und wähle **Manuelle Aktionen**. 2. Filtere die Liste bei Bedarf, etwa auf deine noch anstehenden Anrufe. 3. Prüfe in der Zeile Kontakt, Ursprung, Typ und Status. 4. Wähle die Aufgabe aus und starte sie über den sichtbaren Start-Button. 5. Öffne den Kontaktbereich. Lies den bisherigen Verlauf und die vorhandenen Notizen, bevor du anrufst oder eine SMS schreibst. 6. Führe den persönlichen Schritt aus. Halte Ergebnis, Vereinbarung oder nächsten Termin direkt beim Kontakt fest. 7. Lege abschließend den richtigen Aufgabenstatus fest. Wenn eine Aufgabe ausgewählt ist, kannst du mit der **Eingabetaste** den nächsten Schritt in der Liste starten. Das ist besonders hilfreich, wenn du viele gleichartige Aufgaben nacheinander bearbeitest. ## Nach der Bearbeitung: den richtigen Status wählen | Aktion | Wann sie passt | | -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Abschließen** | Der persönliche Schritt ist erledigt und das Ergebnis ist beim Kontakt dokumentiert. | | **Überspringen** | Die Aufgabe kann derzeit nicht sinnvoll erledigt werden. Ergänze den Grund im Kontaktverlauf, damit der nächste Schritt nachvollziehbar bleibt. | | **Erneut einreihen** | Es braucht später einen weiteren Versuch, zum Beispiel nach einer vereinbarten Rückrufzeit. Dokumentiere auch hier den Grund und den nächsten Termin. | Die Liste zeigt erledigte und übersprungene Aufgaben weiterhin über den jeweiligen Status. Ein Status allein erklärt jedoch nicht, was passiert ist. Deshalb sollte die Notiz beim Kontakt immer Teil deines Abschlusses sein. ## Mehrere Aufgaben einer Person zuweisen Wenn sich Zuständigkeiten ändern, kannst du mehrere Zeilen über die Auswahlkästchen markieren. Wähle anschließend **Mehrfachaktionen** und **Person zuweisen**, um die Aufgaben gesammelt an die richtige Person zu übergeben. Prüfe vor dem Zuweisen noch einmal Filter und Auswahl. So übergibst du nur die tatsächlich passenden Aufgaben und vermeidest, dass offene Aufgaben in der falschen Arbeitsliste landen. ## Praxisbeispiel: Rückrufe nach einer Anfrage Ein Workflow legt nach einer Anfrage eine Anrufaufgabe an. Am Morgen filtert Mia die Liste auf **ihre** noch anstehenden **Anrufe**. In der Tabellenzeile erkennt sie den Kontakt, den Anlass und das Erstellungsdatum. Mia öffnet die Aufgabe, liest die Anfrage im Kontaktverlauf und ruft die Person an. Im Anschluss dokumentiert sie, dass am Donnerstag ein Rückruf gewünscht ist, und reiht die Aufgabe erneut ein. Erst wenn das Anliegen geklärt ist und die Notiz gespeichert wurde, schließt sie die Aufgabe ab. ## Wichtige Grenzen und typische Fehler ### Eine Aufgabe erledigt sich nicht selbst Ein Workflow kann die Aufgabe vorbereiten, aber Anruf oder SMS brauchen immer eine persönliche Bearbeitung. Ohne den Schritt durch eine Person bleibt die Aufgabe offen. ### Die Liste ist unübersichtlich Filtere zuerst nach Zuständigkeit, Typ und Status. Eine kleine, klar abgegrenzte Arbeitsliste ist zuverlässiger als das Abarbeiten aller Aufgaben auf einmal. ### Das Ergebnis fehlt im Kontakt Das Abschließen der Aufgabe ersetzt keine Gesprächsnotiz. Dokumentiere mindestens Ergebnis, vereinbarten nächsten Schritt und gegebenenfalls einen Termin. So kann jede zuständige Person nachvollziehen, was bereits passiert ist. ### Ein geteilter Link öffnet nicht wie erwartet Die Filterauswahl steckt in der Seitenadresse. Öffne für dieselbe Ansicht genau den geteilten Link. Auf Mobilgeräten kann ein solcher Link – je nach Unterstützung der App – stattdessen im mobilen Browser geöffnet werden. ### Bestehende Aufgaben nach einer Oberflächenänderung Die Ansicht kann sich optisch ändern; vorhandene Aufgaben, Notizen und der bisherige Verlauf bleiben dabei bestehen. Kontrolliere bei Unsicherheit zuerst Status und Kontaktverlauf, bevor du eine Aufgabe neu anlegst. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://one-loop.gitbook.io/help/plattform/one-loop-plattform/kommunikation/inbox/manuelle-anruf-und-sms-aufgaben-in-der-inbox-bearbeiten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.